檔案管理知識培訓ppt課件-資料下載頁
2025-01-10 19:57本頁面
【正文】 或通知 [關于加強勞動紀律的通知 ] 7. 責任者：即發(fā)文機關；就是文件落款處蓋章單位。責任者可以用通用簡稱。 ：按照檔案主題詞表進行著錄，此項可以省略。 ：即文件形成日期，用 8位阿拉伯數(shù)字表示，如 20220221。 ：此件文件的總頁數(shù)，包括附件。有字的一面就算是一頁?？瞻醉摬挥嬳摂?shù)。 ：一般歸檔文件只保存 1份，利用頻繁或非常重要的可以保存兩份。如有其它需要，保存份數(shù)較多，應在備注中注明。 ：就是檔案分類、保管期限表中歸檔文件的實體分類。 ：此項由系統(tǒng)自動生成。 ：為所有年度的大流水號，從第一盒檔案排起。作為查找檔案的輔助項目。因有些公司插卷很多，此項不強制要求填寫。 ：此項為查找檔案檔案的輔助項目，為方便查找檔案，建議填寫。 ：用于填寫歸檔文件需要說明的各種情況，包括缺損、銷毀等。 ：為文件上所標示的密級，如無標示，為內部。 （七）裝盒、排架 ：按文件順序進行裝盒。為節(jié)省空間，不建議一個問題（或類別）僅有幾份文件也裝為一盒；禁止跨年度裝盒。 ※ 特別注意：裝盒時一定要按照件號的順序排放，不要把里面的文件放錯，借閱后也要放回原位，否則以后查找起來就會查找不到。 ：如文件盒內有備考表，直接填寫其中項目；若沒有，則打印一份，將其置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。 ：填寫年度、保管期限和起止件號。 ：按年度從檔案柜最上層排起，永久和長期的可以一起排架，短期則另排一架。
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