【正文】 對(duì)信件與信封所寫(xiě)的收件人是否無(wú)誤。4. 摺起文件放入信封內(nèi)并封口。5. 由于酒店部門(mén)眾多，應(yīng)在信封上當(dāng)眼位置用鉛筆寫(xiě)上部門(mén)名稱或代號(hào)，方便信差計(jì)算各部門(mén)郵費(fèi)及日后退件處理。6. 集中所有發(fā)出的郵件，交由商務(wù)中心統(tǒng)一寄出。7. 計(jì)算信件重量，記錄郵費(fèi)。8. 將一般信件與掛號(hào)、特快、航空郵件、包裹等分開(kāi)，并且填妥所需的表格或報(bào)關(guān)表等。 中央信箱1. 設(shè)置在各辦公室職員容易到達(dá)的地方。2. 信箱尺碼宜于可放置標(biāo)準(zhǔn)信件。3. 每部門(mén)一格，設(shè)一格較大的來(lái)放置寄出的信件。使用內(nèi)部信封,可節(jié)省傳送內(nèi)部文件的成本。4. 復(fù)印文件 復(fù)印復(fù)印操作的要點(diǎn)：1. 尺碼合用的紙張，以免造成不必要的浪費(fèi)。2. 各部門(mén)自帶復(fù)印紙張。3. 正確地?cái)[放正本，使影印之副本(無(wú)論文件或圖形)合理工整。4. 按需要可將文件縮印，節(jié)省儲(chǔ)存空間。5. 操作完畢，切記帶走所有文件，尤其是正本。6. 勿浪費(fèi)不合用的副本，這些紙張之背面可作草稿。機(jī)密文件，應(yīng)立刻銷(xiāo)毀。5. 出外公干的安排 出外公干主要涉及公干人員的交通、住宿的安排。1. 查詢預(yù)計(jì)出發(fā)、回程日期、目的地、公干人員正確姓名。2. 查詢航班時(shí)間表及到達(dá)時(shí)間，以配合預(yù)計(jì)行程。3. 把以上資料交給旅行社代辦，或直接與鐵路局、輪船公司、航空公司聯(lián)系。4. 若不能符合預(yù)計(jì)中的安排，應(yīng)盡快知會(huì)公干人員并落實(shí)修改行程與否。5. 當(dāng)所有安排確實(shí)后，盡快安排付款及取票。6. 準(zhǔn)備明細(xì)行程表給公干人員備用。. 住宿安排在訂房之前，應(yīng)考慮酒店地點(diǎn)是否接近探訪的機(jī)構(gòu),交通方便,價(jià)格適中。酒店訂房應(yīng)提供的事項(xiàng)：1. 入住公干人員的姓名2. 入住及離店日期3. 入住人數(shù)及房間數(shù)量(基本為雙人標(biāo)準(zhǔn)客房)4. 到達(dá)及離開(kāi)時(shí)使用的交通工具及詳細(xì)資料，應(yīng)在訂房時(shí)確保房間的預(yù)定。6. 說(shuō)明公司名稱、地址、電話、傳真等，以便酒店參考及方便進(jìn)一步聯(lián)絡(luò)。. 行程表1. 行程表應(yīng)方便隨身攜帶及翻閱。2. 大城市通常有多個(gè)火車(chē)站(機(jī)場(chǎng)或碼頭)，盡可能安排在同一地方進(jìn)出境。3. 留意交通工具的時(shí)間表，隨時(shí)更新資料。4. 留意各地時(shí)差，正確說(shuō)明離境及到達(dá)目的地的當(dāng)?shù)貢r(shí)間。5. 在公干期間，應(yīng)花最短的時(shí)間在交通上。. 計(jì)劃海外公干搜集目的地一般資料，例如面積、人口、主要城市、氣候、服飾、工作時(shí)間等。入境方面則查詢有關(guān)護(hù)照、入境簽證、防疫注射、通用貨幣、生活習(xí)慣等。酒店及餐廳。郵務(wù)、電話及電訊設(shè)施。經(jīng)濟(jì)發(fā)展、進(jìn)出口貿(mào)易條例、政府及工商機(jī)構(gòu)、商務(wù)法則等。：按已批準(zhǔn)預(yù)算案向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)公干費(fèi)用，兌換目的地流通貨幣。：預(yù)備當(dāng)?shù)氐牡貓D或交通圖確認(rèn)交通、酒店訂房、被訪者的約會(huì)詳情制作行程表，內(nèi)容包括酒店、約會(huì)、會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)電話等。若其上司出外公干，出發(fā)前須集中一切行程中所需要的文件、文具交付。6. 辦公室文儀器材操作計(jì)算機(jī)須先練習(xí)指法。1. 保持機(jī)器清潔，用干抹布擦試。2. 清潔鼠標(biāo)內(nèi)壁。，并以機(jī)背為重心。，容易被人碰倒。，可嘗試找出根源，作適當(dāng)調(diào)正。若修正無(wú)效或理由不明，應(yīng)停止使用及通知維修人員。舊檔案或機(jī)密文件初稿不適合留存在辦公室內(nèi)，應(yīng)利用碎紙機(jī)第一時(shí)間把它們毀滅，將紙張放在機(jī)內(nèi)切成條狀或碎屑。為配合大型工商機(jī)構(gòu)的需要，例如內(nèi)部預(yù)算、計(jì)劃書(shū)，可能有數(shù)十頁(yè)紙之多，小型訂裝機(jī)便甚為全用。由于訂裝機(jī)款式形形種種，操作按個(gè)別種類而定。7. 輔助記憶材料為求部門(mén)運(yùn)作過(guò)程中所有工作、資料不致遺漏，文職人員必須采取下列輔助工具作記錄及跟催。使用日志要點(diǎn)：，方便更改。待確定后可用原子筆、墨水筆記下。，會(huì)面者之姓名(及公司名)、地點(diǎn)及話題。，應(yīng)記下酒會(huì)時(shí)間及有關(guān)衣著服飾提示之類。(分上、下午)記下。，應(yīng)先看日志，預(yù)備其上司的約會(huì)、備好會(huì)議所需要的文件。，確定日志上每一事項(xiàng)都已辦理，沒(méi)有遺漏。從日志談到安排約會(huì)應(yīng)注意的事項(xiàng)：，避免與會(huì)面重疊。，預(yù)留一些花在交通上的時(shí)間。，應(yīng)先向前者解釋有可能延遲散會(huì)。除非其上司事先聲明或來(lái)訪者乃非常重要人物，否則不可騷擾會(huì)議的進(jìn)行。，掛線后應(yīng)補(bǔ)發(fā)信確認(rèn)談話內(nèi)容，將信件副本存檔，還須記錄在其上司的日志內(nèi)。、職衍、公司名稱、地址、電話，若更改約會(huì)可與他(她)聯(lián)系。，確定其上司的伴侶(女伴)是否有空才作回復(fù)。其上司可能一整天在外會(huì)面及拜訪，不方便攜帶日志，這時(shí)便可替他預(yù)備一張約會(huì)卡。把當(dāng)天約會(huì)卡連同有關(guān)文件放在他的桌上。綜合所有工作的清單，內(nèi)容包括：記錄日期、任務(wù)內(nèi)容、預(yù)計(jì)完成日期、實(shí)際完成日期等各項(xiàng)。一頁(yè)年志提供年、月、日、星期，方便記下每天大計(jì)。便于全年事項(xiàng)一目了然，易于系統(tǒng)籌備。8. 會(huì)議會(huì)議是一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)不可缺乏的溝通方式。議程是有次序地列出會(huì)議中所要進(jìn)行的項(xiàng)目。此外還有會(huì)議日期、星期、時(shí)間、地點(diǎn)。議程在會(huì)議前七至十四天發(fā)給出席者，令他們?cè)缱鳒?zhǔn)備。每次會(huì)議日期在每一年度開(kāi)始便已決定，并在上一次會(huì)議終結(jié)時(shí)重申。議程由行政辦經(jīng)理制作，內(nèi)容除了包括上次會(huì)議仍未解決之項(xiàng)目外，行政辦經(jīng)理應(yīng)咨詢其上司其他新的事項(xiàng)。會(huì)議主席議程會(huì)議主席議程有別于一般議程，它包括會(huì)議中需要的額外資料，與及在議程中右方騰出空白部份，方便主席記下重點(diǎn)。：會(huì)議以前，預(yù)備議程并分發(fā)各與會(huì)者。(會(huì)議室、會(huì)客室或其他指定地點(diǎn))，但因任何理由不能出席，應(yīng)預(yù)早以書(shū)面列明有關(guān)事項(xiàng)，讓行政辦秘書(shū)轉(zhuǎn)交會(huì)議主席在會(huì)上提出。：、紙張、檔案開(kāi)會(huì)當(dāng)天1. 提早到達(dá)會(huì)場(chǎng)，帶備文具、文件、出勤記錄等。2. 若有需要，在會(huì)場(chǎng)通道放置指示牌。3. 安排座位，放上名牌。4. 派發(fā)紙張。5. 安排開(kāi)水及水杯、煙灰碟放在方便地方。6. 檢查出勤記錄，確定所有出席者都已簽署。7. 讀出上一次會(huì)議記錄、缺席者通知書(shū)及其他信件。8. 提供討論事項(xiàng)的文件。9. 詳細(xì)記錄會(huì)議過(guò)程內(nèi)容、動(dòng)議者、和議者及投票結(jié)果。1. 確保所有文件已帶回辦公室。2. 草擬會(huì)議記錄待會(huì)議主席批閱。3. 將批閱后的記錄整理，并分發(fā)各出席者。4. 預(yù)備議決后的跟催文件。5. 把第4項(xiàng)及會(huì)議中使用的文件存檔。6. 把下次會(huì)議日期記在日志中。會(huì)議記錄必須小心保存，每一項(xiàng)議決都是日后執(zhí)行及參考的依據(jù)。它是一項(xiàng)永久的記錄，亦有其法律效力。會(huì)議記錄包括跟催上次會(huì)議內(nèi)容、是次會(huì)議事項(xiàng)、下次會(huì)議的日期、時(shí)間及休會(huì)時(shí)間各項(xiàng)。