【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 有打擾且有足夠空間容納參加討論的全部成員的中立處，兩部門的聚會(huì)可能會(huì)獲得更積極的結(jié)果。一個(gè)構(gòu)建良好的會(huì)議室并不保證能有一個(gè)好的會(huì)議，但是它可顯著增加這種機(jī)會(huì)。記住你的會(huì)議目標(biāo)。大多數(shù)會(huì)議的主要目的是與別的與會(huì)者口頭交談來(lái)分享信息，所以優(yōu)良的音響效果是必需的。即使在一個(gè)小房間里只有少數(shù)人進(jìn)行交流也會(huì)有這種問題，而音響效果對(duì)于有眾多與會(huì)者參加的會(huì)議尤其重要。如果運(yùn)用視覺因素，例如使用視覺輔助裝置，視聽效果都必須良好，所有椅子的安放位置都不能有礙視線。小提示35：找一個(gè)肯定不會(huì)受到打擾的會(huì)議場(chǎng)所。好的設(shè)備有助于氣氛，如良好的音響裝置、適宜的照明以及舒適的座位。如果聽眾注意力不分散，就能集中在發(fā)言者身上。發(fā)言者會(huì)由此受到鼓勵(lì)而講得更好。一家廣告公司安排會(huì)見一個(gè)潛在的客戶，討論一項(xiàng)宣傳活動(dòng)。這個(gè)客戶的工作場(chǎng)所相當(dāng)遠(yuǎn)，是一個(gè)小型的開放式辦公室，所以廣告公司建議利用一家鄰近客戶且有會(huì)議設(shè)備的飯店。會(huì)前一周，廣告公司的一名成員來(lái)飯店檢查會(huì)議室，看到一套多媒體系統(tǒng)和一張大桌子。他要求把桌子搬走，并要求安置一套標(biāo)準(zhǔn)的視聽設(shè)備，因?yàn)樗雷约汗镜恼故臼鞘褂眠@種設(shè)備來(lái)準(zhǔn)備的。開會(huì)那天，廣告公司的執(zhí)行人員提早到來(lái)測(cè)試影響強(qiáng)度，并將座位安排成半圓形，調(diào)整了窗簾和空調(diào)，并定好了點(diǎn)心。會(huì)議進(jìn)行得很順利，廣告公司贏得了這個(gè)新的客戶。提供完善的會(huì)議場(chǎng)所：正如這個(gè)事例所表明的，每件事均須預(yù)先組織，并有一個(gè)試運(yùn)作過程，這樣這個(gè)廣告公司能預(yù)先排除潛在的問題，從而能集中在他的展示工作上。另外，這里廣告公司做了一個(gè)明智的決定，拒絕了現(xiàn)代化硬件，而使用較老式的但更恰當(dāng)?shù)脑O(shè)備。與會(huì)者座位的安排對(duì)會(huì)議的成功有很大的影響。預(yù)先考慮座位安排，如果必要，設(shè)計(jì)一個(gè)座位安排方案，給會(huì)議創(chuàng)造一個(gè)良好機(jī)會(huì)來(lái)達(dá)到目的。小提示36：考慮多個(gè)安排座位的方案，然后選擇其中最恰當(dāng)?shù)囊粋€(gè)。在一個(gè)一對(duì)一的會(huì)上，兩人的座位安排可決定會(huì)議的格調(diào)，并影響討論的進(jìn)程。如果你正在主持會(huì)議，可通過適當(dāng)安排座位來(lái)影響會(huì)議的正式程度。一對(duì)一會(huì)議有三種座位安排：支持性的、合作性的和面對(duì)面的。為了解與會(huì)對(duì)方對(duì)會(huì)議氣氛的感受，可在桌子四周放四把椅子，在他到會(huì)前你先坐下，再看他坐在哪里。支持性的：如果你希望是支持性的，可與另一個(gè)人在桌角兩邊就座，這有助于消除障礙且可進(jìn)行目光接觸。合作性的：坐在另一個(gè)人旁邊表示合作，這種安排提示觀點(diǎn)的相似性。面對(duì)面的：坐在桌子的對(duì)面，使自己與另一人保持距離，這個(gè)位置能使不一致的觀點(diǎn)表達(dá)得更自在一些。小提示37：在非正式的會(huì)議上用圓形會(huì)議桌。大型會(huì)議的目的決定會(huì)議安排。圍繞一張桌子安排一群人就座時(shí)，用兩種形狀的桌子有三種基本的選擇。如有談判或?qū)沟目赡苄?，選一張長(zhǎng)方形的桌子，“雙方”可相對(duì)而坐，在一邊的中心安排一位中立的主席。要強(qiáng)調(diào)會(huì)議中的等級(jí)觀念，主席就座于長(zhǎng)桌的頂端。對(duì)于較非正式、不分等級(jí)的會(huì)議，選擇一張圓桌，每個(gè)人平等的圍桌而坐。如果一個(gè)會(huì)議的參加人數(shù)眾多、將在禮堂或大房間內(nèi)舉行，就將座位安排成行且面對(duì)主席。等級(jí)在某些文化中顯得特別重要。在亞洲許多地區(qū)，年齡有很大的份量，所以最年長(zhǎng)者在會(huì)議上往往就座于地位最高的座位。另一些文化中，重要性與職位相聯(lián)系，所以一個(gè)資力較低的副總裁決不會(huì)被安排在比總裁更重要的座位上。面對(duì)面就座：當(dāng)你在討論問題或試圖做出決定時(shí)，安排持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長(zhǎng)桌的相對(duì)的兩邊。主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間。顯示等級(jí)：如果你希望顯示等級(jí)，讓主席坐在長(zhǎng)方桌子的頂端，其他與會(huì)者座位按資力遞降順序就座。主席坐在長(zhǎng)桌的頂端，資力最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處。自由討論：如果坦誠(chéng)的討論比與會(huì)者的地位更值得關(guān)注，在會(huì)議中用一張圓桌。主席可坐在任何一個(gè)座位上小提示38：確保任何與會(huì)者能互相看到。主席坐的位置決定了其他座位的意義。習(xí)慣上主席位置在長(zhǎng)桌的頂端，其右手座位是最優(yōu)先的位置。但并不一定要這樣排座。策略性排座是以與會(huì)者會(huì)受其鄰座的影響這個(gè)假設(shè)為基礎(chǔ)的。明確你想從會(huì)議得到什么，然后通過安排座位幫助你達(dá)到目的。對(duì)于有爭(zhēng)議的問題，通過座位安排把派系分散開，避免讓觀點(diǎn)相反或觀點(diǎn)十分相似的人相鄰而坐，這樣做，使觀點(diǎn)涇渭分明，并防止討論離題。可根據(jù)你了解和分析的與會(huì)各人對(duì)所要討論問題的觀點(diǎn)，來(lái)構(gòu)劃座位安排圖。目光接觸對(duì)于向自己團(tuán)隊(duì)的成員表示下一步將做什么是很重要的。想一想誰(shuí)應(yīng)該能夠與誰(shuí)進(jìn)行目光接觸，相應(yīng)地安排人們的座位。小提示39：安排座位時(shí)，使就座者相互間保持一臂間距。小提示40：不要讓與會(huì)者就座于直射的陽(yáng)光下。畫一張座位安排表，以與會(huì)者對(duì)即將討論的最有爭(zhēng)議的問題的觀點(diǎn)為依據(jù)，這會(huì)有助于分散與會(huì)者在這一事項(xiàng)上的對(duì)抗性。圖例主席意見未定者支持者反對(duì)者視線意見未定者看著主席尋求引導(dǎo)反對(duì)者坐在主席對(duì)面，在討論中起很大作用意見未定的與會(huì)者可清楚地看到和聽到全部觀點(diǎn)動(dòng)議的支持者坐在其他支持者的斜對(duì)面，可以直接看到其他支持者動(dòng)議的反對(duì)者被支持者的座位隔開支持者在這個(gè)位置上有利于把情況傳給意見未定的出席者主席與大部分與會(huì)者尤其是意見未定者保持目光接觸反對(duì)者坐在主席旁邊以“平衡”會(huì)議桌支持者可以影響那些反對(duì)者如果會(huì)議沒有正式排座，可觀察別的與會(huì)者坐的位置，相應(yīng)地選擇你自己的座位。某人坐的位置可能顯示他對(duì)所討論的問題的感覺以及他想在會(huì)上起什么作用。強(qiáng)硬的反對(duì)者可能會(huì)選擇靠近主席的位置向全體與會(huì)者發(fā)號(hào)施令。坐在中間可能提示希望充分參與或?qū)?huì)議桌那邊的討論起支配作用。如果你是主席，盡力勸說(shuō)聲音最響、最直言不諱的人坐在你的正對(duì)面。小提示41：要求與會(huì)者關(guān)閉移動(dòng)電話或傳呼機(jī)。會(huì)議桌周圍的每一個(gè)座位你都能有所獲，這決定于你想得到什么。試著從其他與會(huì)者坐的位置“讀”出他們的目的。坐這個(gè)位置有良好的視線，可以看到全體與會(huì)者桌子中央位置能讓與會(huì)者在會(huì)議上發(fā)揮積極作用沒有什么意見的與會(huì)者選擇這個(gè)位置，希望不被卷入強(qiáng)有力而且自信的發(fā)言者取與主席正面相對(duì)的位置與自信心很強(qiáng)的發(fā)言者觀點(diǎn)相同的與會(huì)者坐這個(gè)位置主席的右邊是傳統(tǒng)的優(yōu)先位置主席或主要發(fā)言者為控制會(huì)議選擇的強(qiáng)有力的位置小提示42：不要用太舒適的椅子，它們會(huì)使與會(huì)者感到懶洋洋。你的情況介紹會(huì)受到你與聽眾之間座位安排的影響。巧妙地安排別人的座位，可使你更容易達(dá)到目標(biāo)。讓聽眾坐在你的周圍，意味著合作性與非正式的討論，但它可能無(wú)助于你左右別人的觀點(diǎn)。站在離你的聽眾有一段距離的位置，坐在臺(tái)上或坐在桌子后邊，會(huì)提高你的權(quán)威性和風(fēng)度，但可能阻撓雙向討論，并且也較難評(píng)估他們的態(tài)度。大多數(shù)會(huì)議的成功在很大程度上依賴于事先的準(zhǔn)備和組織，包括為這些場(chǎng)合提供恰當(dāng)?shù)脑O(shè)備和材料——其中有會(huì)議地點(diǎn)，各種視聽設(shè)備，以及書寫材料。小提示43：會(huì)議開始之前檢查全部視聽設(shè)備是否都能工作。1． 檢查是否預(yù)定了點(diǎn)心。2． 檢查休息室的設(shè)備是否夠用。3． 保證有足夠的停車位置。4． 多準(zhǔn)備一些書面背景材料，以防有些與會(huì)者遺失了這些材料。5． 確定供電系統(tǒng)是否正常。在會(huì)議場(chǎng)所，你可能只有有限的一點(diǎn)時(shí)間可以檢查設(shè)備，安排座位，準(zhǔn)備好視聽設(shè)備如投影儀和屏幕，以及分發(fā)議程和背景材料。如果真是這樣，考慮多找些人來(lái)幫忙，作會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)后的收拾整理。如果使用一個(gè)確定的會(huì)議室，會(huì)前檢查那一天的會(huì)議室是否被雙重預(yù)定。預(yù)定的時(shí)間應(yīng)比你所使用的時(shí)間更長(zhǎng)一些，以便準(zhǔn)備好開會(huì)所需的設(shè)備和會(huì)后撤走設(shè)備。檢查座位裝置是否適合你的需要，并且確保會(huì)議前后房間是整潔的。在大型會(huì)議、演講和討論會(huì)中，為了突出所討論的要點(diǎn)，視聽（AV）設(shè)備用得越來(lái)越多。這些設(shè)備可以從基本的活動(dòng)紙板到精巧的背投式視頻熒光屏幕。無(wú)論何時(shí)需要AV設(shè)備，要在會(huì)前預(yù)先試用并熟練掌握，確保這些設(shè)備是好的，以及從所有的位置上都能看到圖像。若有必要，爭(zhēng)取技術(shù)支持。小提示44：謹(jǐn)防會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員為獲取額外利潤(rùn)而提供過多食品。小提示45：確保能夠滿足特殊的飲食要求。對(duì)會(huì)議記錄速度和精確性的要求以及現(xiàn)場(chǎng)的格調(diào)——正式和非正式——會(huì)影響與會(huì)者對(duì)書寫工具的選擇。在某些類型的會(huì)議（例如新聞發(fā)布會(huì)）中，與會(huì)者可能用筆記本電腦、電子記事本或口述錄音機(jī)來(lái)記錄信息。然而在大多數(shù)會(huì)議中，筆記仍記在紙上。為與會(huì)者提供作筆記用的拍紙簿和圓珠筆或鉛筆，以避免人們?yōu)閷ふ宜麄冏约簬?lái)的這些物品而可能出現(xiàn)的延誤和干擾。利用分發(fā)印有你公司標(biāo)志、名稱、地址和電話號(hào)碼的拍紙簿和筆的機(jī)會(huì)進(jìn)行免費(fèi)宣傳。電子記事本口述錄音機(jī)拍紙簿和筆作記錄提供基本的書寫物品，如拍紙簿和筆，與會(huì)者可能帶有自己的口述錄音機(jī)或電子記事本。對(duì)于大型公開性會(huì)議或討論會(huì)，會(huì)議組織與內(nèi)容一樣重要。欠缺的計(jì)劃、技術(shù)故障、糟糕的設(shè)備，會(huì)造成與會(huì)者不能專注于會(huì)議的實(shí)質(zhì)內(nèi)容。如果事情進(jìn)展順利，與會(huì)者也更會(huì)記住你的信息。檢查一下大批人員是否能夠容易進(jìn)出會(huì)場(chǎng)，是否已經(jīng)準(zhǔn)備了足夠的座位，與會(huì)者是否可以看到所有視聽設(shè)備的顯示。提供一個(gè)擴(kuò)音（PA）系統(tǒng)或分立的話筒擴(kuò)音器和放大器。保證所有的發(fā)言者知道如何調(diào)整和操縱這些設(shè)備，并給他們提供技術(shù)支持或其他必需的幫助。會(huì)議時(shí)間較長(zhǎng)時(shí)，雖然在會(huì)議期間提供水和熱飲，你仍可能要中間休息。利用休息，讓與會(huì)者在復(fù)會(huì)前以小組形式非正式地討論有關(guān)事宜。避免在休息時(shí)提供大量食物，否則與會(huì)者會(huì)變得懶洋洋的。小提示46：會(huì)前少飲酒，它極少能提高效率。第3章 出席會(huì)議參加會(huì)議的每個(gè)與會(huì)者都有保證會(huì)議達(dá)到預(yù)定目的的責(zé)任。每個(gè)與會(huì)者都需要預(yù)先準(zhǔn)備并積極做出貢獻(xiàn)，從而使每次會(huì)議更富成效。作為會(huì)議的與會(huì)者，認(rèn)真了解大致情況是很重要的。通過預(yù)先閱讀議程和以前的備忘錄，你可以關(guān)注到會(huì)議的主題?？紤]一下你在會(huì)議中將發(fā)揮的作用以及如何發(fā)揮作用，然后就可以作相應(yīng)的準(zhǔn)備。小提示47：會(huì)議開始前擬定你的發(fā)言。l 為了在會(huì)議中做出貢獻(xiàn)，背景調(diào)查是必要的。l 會(huì)前與其他與會(huì)者進(jìn)行接觸，從而消除隔閡，并交流信息。l 必須了解與會(huì)者個(gè)人之間的敵意。l 對(duì)于大的事項(xiàng)，可能有必要預(yù)先游說(shuō)以獲得支持。l 會(huì)前試探與會(huì)者的意見。會(huì)前進(jìn)行一些基本而透徹的背景調(diào)查，能幫助你在會(huì)議中做出有見地且有效的發(fā)言。通過收集新的數(shù)據(jù)（例如與同事或?qū)＜矣懻摶蜷喿x相關(guān)的出版物或研究材料），或查閱以前的數(shù)據(jù)（如過去的筆記、會(huì)議紀(jì)要和公司檔案），來(lái)匯總信息。你的會(huì)前準(zhǔn)備還應(yīng)包括對(duì)其他與會(huì)者作些研究。在這個(gè)階段的細(xì)致的準(zhǔn)備，會(huì)使你很容易地找到一條通往目標(biāo)的合適途徑。會(huì)議前你需要努力去了解其他與會(huì)者對(duì)議程上議題的觀點(diǎn)，他們的興趣所在，以及是否有足夠的權(quán)威在背后支持這些觀點(diǎn)從而影響會(huì)議的結(jié)果而不管討論的結(jié)果如何。倘若你的觀點(diǎn)可能會(huì)受到強(qiáng)大的抵制，盡力辨認(rèn)出你的反對(duì)者，并預(yù)先與其協(xié)商一個(gè)折中辦法，這樣在公眾面前雙方的威信都不會(huì)受到破壞。要想成功地駁倒對(duì)方，理解對(duì)立的觀點(diǎn)是很重要的。你可能未必會(huì)勝過對(duì)手，但應(yīng)避免出現(xiàn)僵局。小提示48：會(huì)前向其他與會(huì)者簡(jiǎn)單介紹議題的情況。會(huì)前與別人分享信息總是有益的，尤其是與那些持相反觀點(diǎn)者，因?yàn)樗麄兛赡芟Ｍ磉_(dá)不同的看法。這種交流會(huì)幫助每一派別容忍甚至接受另一種意見。（開放的身體語(yǔ)言表示愿意傾聽）談判是發(fā)生在兩個(gè)派別之間的討價(jià)還價(jià)，這兩個(gè)派別都擁有一些對(duì)方想要的東西。談判的對(duì)象可能不是具體有形的物體，而可能是對(duì)特定行為過程給予的支持，或?qū)ν瓿梢粋€(gè)特定的任務(wù)給予的幫助。如果你即將去談判，帶上一個(gè)堅(jiān)定的目的或目標(biāo)坐到談判桌前，再加上一個(gè)為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而制定的策略。你的策略應(yīng)當(dāng)包括反對(duì)的理由以及可以妥協(xié)的范圍。要成為一個(gè)成功的談判者，你必須對(duì)他人的需求和偏愛十分敏感。傾聽別人發(fā)言會(huì)發(fā)現(xiàn)能夠取得一致的領(lǐng)域，或者發(fā)現(xiàn)在談判中你可利用的弱點(diǎn)。記?。阂坏╇p方都列出了他們的基本要求和考慮，這就說(shuō)明雙方為了達(dá)成一個(gè)可以接受的解決方案都愿意作出讓步。為確保你的信息傳遞到其他與會(huì)者，你應(yīng)當(dāng)看著他們講話。每次會(huì)議要穿著得體，并確保演講清晰而又自信。小提示49：保持積極的面部表情和聲調(diào)。小提示50：錄下你自己的演講排練，檢查你講得是否清晰。當(dāng)你作演講時(shí)，職業(yè)性的外表能為你獲得更多的尊重，因?yàn)槿藗兺紫纫酝饷踩∪?，如果你將與另一個(gè)公司舉行會(huì)議，了解該公司的著裝準(zhǔn)則，這樣你就可以避免出現(xiàn)諸如所有與會(huì)者都穿著牛仔服而只有你穿著西裝的情況。在正式會(huì)議上，尤其當(dāng)其他與會(huì)者都不認(rèn)識(shí)你的時(shí)候，穿一套正式的服裝。不論你穿何種服裝，檢查并確保你的外表整潔，頭發(fā)干凈，指甲修剪整齊，皮鞋光亮。這位男士看上去很自信并控制著會(huì)議局面。他渾身上下干凈利落，穿著一件合身的深色外套和一件挺括的白襯衫，系一條整潔的暗色領(lǐng)帶。他積極的身體語(yǔ)言將給人們留下一個(gè)好印象。通過目光接觸顯示自信前傾表示活躍而感興趣服裝得體而整潔書寫紙疊放有序自信的建立是一個(gè)循環(huán)的過程。如果你表現(xiàn)得十分自信，人們就會(huì)認(rèn)為你充滿信心，并且更容易信服你的論點(diǎn)。一旦你感受到其他與會(huì)者對(duì)你的信任，你的信心就會(huì)增強(qiáng)。在任何用語(yǔ)言進(jìn)行溝通的場(chǎng)合，與你表達(dá)論點(diǎn)而實(shí)際使用的詞匯相比，你的聲調(diào)有五倍以上的影響力，你的身體語(yǔ)言有八倍以上的影響力。注意要在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候發(fā)言并表達(dá)清楚，并注意遣詞造句和語(yǔ)音語(yǔ)調(diào)。為這些演講質(zhì)量方面所花的時(shí)間應(yīng)至少相當(dāng)于為準(zhǔn)備發(fā)言內(nèi)容所花的時(shí)間。l 第一印象很重要。一個(gè)論辯的開場(chǎng)白應(yīng)當(dāng)反復(fù)練習(xí)。l 因?yàn)槟憧赡苤挥幸淮伟l(fā)言機(jī)會(huì)，所以要一次成功。l 當(dāng)表達(dá)有誤時(shí)，應(yīng)立即糾正，這樣其他與會(huì)者就會(huì)察覺到你十分了解你正在討論的主題。l 變換語(yǔ)調(diào)（如熱情的、祝賀的、強(qiáng)有力的、正式的，等等）會(huì)產(chǎn)生不同的效果。l 會(huì)議結(jié)束時(shí)總結(jié)要點(diǎn)。小提示51：開始發(fā)言前做一個(gè)深呼吸。小提示52：如果一個(gè)主意出自于你的辛勤工作，就對(duì)它沖滿信心。一個(gè)會(huì)議中你的參與程度在很大程度上決定于會(huì)議的規(guī)模。如果是一個(gè)小型內(nèi)部會(huì)議，你或許能經(jīng)常介入，表達(dá)觀點(diǎn)，但始終要確保你有一些相關(guān)內(nèi)容要講，這些內(nèi)容最好是有趣的。如果會(huì)議有主席，用身體語(yǔ)言向他表示你想要發(fā)言。在規(guī)模很大的會(huì)議中，你可能只有一次機(jī)會(huì)參與發(fā)言，所以會(huì)前必須精心準(zhǔn)備，只有這樣，在發(fā)言時(shí)才能全神貫注，