【正文】 一 采購(gòu)行為的量化分析和供應(yīng)商數(shù)據(jù)的更新維護(hù) 崗 位 描 述 主要工作 ? 負(fù)責(zé)對(duì)所有 有審批權(quán) 采購(gòu)定價(jià)流程 相關(guān)部門 主要流程步驟 價(jià)格部 分析員 部長(zhǎng) 戰(zhàn)略采購(gòu)經(jīng)理 采購(gòu)組組長(zhǎng) 提出需求 詢價(jià) 報(bào)價(jià)分析 談判 開調(diào)價(jià)單 簽合同 價(jià)格維護(hù) 審核 向供應(yīng)商詢價(jià) 與供應(yīng)商進(jìn)行 價(jià)格談判 價(jià)格變動(dòng)時(shí)開調(diào)價(jià)單 更新供應(yīng)商數(shù)據(jù) 通知分析員 簽合同 合同期滿需要談價(jià)時(shí) 對(duì)供應(yīng)商報(bào)價(jià) 進(jìn)行比較分析 C類 和頻率 28 TTT 采購(gòu)部門的運(yùn)作效率取決于采購(gòu)與技術(shù)、生產(chǎn)之間以及采購(gòu)部門內(nèi)部各相關(guān)人員之間信息的良好傳遞和反饋 采購(gòu)信息傳遞 /反饋流程圖 計(jì)劃員 生產(chǎn)部門 操作采購(gòu)業(yè)務(wù)員 戰(zhàn)略采購(gòu)經(jīng)理 技術(shù)部門 分析員 數(shù)據(jù)庫(kù) ERP 產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài) BOM表 簽 3個(gè)月 /半年 /1年的合同，鎖定價(jià)格和交貨周期等主要條款 ? 供應(yīng)商數(shù)量一般維持在 2~3家，以確保其穩(wěn)定供貨 ? 幫助有潛力的供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)全系列供貨 齊套做為考核的重要指標(biāo) 的采購(gòu)行為 ? 月、季、年的匯報(bào) 書面 操作采購(gòu)組組長(zhǎng) 部長(zhǎng) /副部長(zhǎng) ? 總體采購(gòu)的具體操作情況 ? 存在的問(wèn)題和改進(jìn)意見(jiàn) ? 月、季、年的匯報(bào) 書面 口頭 計(jì)劃員 操作采購(gòu)組長(zhǎng) ? 計(jì)劃下達(dá)情況 ? BOM表的完善程度 ? 月、季、年的匯報(bào) 書面 32 TTT 流程上的各個(gè)環(huán)節(jié)必須文件化、程序化，以規(guī)范內(nèi)部的控制制度 輸入 處理 輸出 流程控制文件編寫的一般準(zhǔn)則 ? 來(lái)源是否經(jīng)過(guò)授權(quán)？ ? 程序是否被處理？ ? 是否與所批準(zhǔn)的相符？ 授權(quán) ? 是否準(zhǔn)確和完整？ ? 是否及時(shí)？ ? 是否有文件證明？ ? 由誰(shuí)處理？ ? 何時(shí)處理？ ? 是否遵循程序？ ? 是否可恢復(fù)？ ? 管理人員的審查是否充分？ ? 是否準(zhǔn)確和完善？ ? 是否有審計(jì)線索？ ? 管理人員的審查是否充分？ ? 是否平衡？ 記錄 ? 應(yīng)由誰(shuí)控制？ ? 職責(zé)是否劃分？ ? 誰(shuí)可進(jìn)入？ ? 職責(zé)是否劃分？ ? 遵循的程序是否完善？ ? 是否有保密性？ ? 誰(shuí)應(yīng)持有？ ? 差異是否得以妥善解決？ 保護(hù) / 安全 ? 來(lái)源是否正當(dāng)？ ? 關(guān)于差異的調(diào)查和審查是否充分？ ? 管理人員的審查是否充分？ 驗(yàn)證 33 TTT 流程程序文件的編寫必須包括內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)和可能存在的風(fēng)險(xiǎn)兩部分 流程：供應(yīng)商選擇和管理程序文件 步驟 內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn) 1. 供應(yīng)商選 擇原則 2. 供應(yīng)商考 察、評(píng)估 3. 供應(yīng)商數(shù) 據(jù)維護(hù) ? 必須按照公司確定的供應(yīng)商資格確認(rèn)程序，并經(jīng)過(guò)批準(zhǔn) ? 選擇供應(yīng)商的過(guò)程涉及采購(gòu)、技術(shù)、質(zhì)量、成本等方面，選擇供應(yīng)商不得只由采購(gòu)部門或采購(gòu)人員負(fù)責(zé) ? 選擇和確認(rèn)供應(yīng)商過(guò)程中所使用的所有標(biāo)準(zhǔn)必須形成文件并妥善保存 ? 選擇 /資格認(rèn)定的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該包括： – 到供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行考察 – 供應(yīng)商的技術(shù)能力 – 評(píng)價(jià)供應(yīng)商現(xiàn)行的質(zhì)保體系 – 按時(shí)交貨記錄 – … ? 必須按照公司的規(guī)定確定供應(yīng)商名錄 /數(shù)據(jù)庫(kù)，并經(jīng)過(guò)批準(zhǔn) ? … 未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)存在的風(fēng)險(xiǎn) 采購(gòu)可能： ? 未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當(dāng) ? 購(gòu)自未經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商 ? 由未經(jīng)授權(quán)的人員訂貨和接收貨物 所采購(gòu)貨物可能不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) ? 可能接受了未經(jīng)核準(zhǔn)的價(jià)格或條款 ? 對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估不全面 ? … 例 子 34 TTT 未來(lái)產(chǎn)品事業(yè)部制下的采購(gòu)分工和協(xié)調(diào) 35 TTT 適應(yīng)未來(lái)產(chǎn)品事業(yè)部制的要求，在實(shí)現(xiàn)的前期可以采取三種采購(gòu)分工模式相結(jié)合的方式進(jìn)行 集中采購(gòu) ? 材料 – 金屬材料 – 化工材料 – 絕緣材料 集中協(xié)調(diào)、分散實(shí)施 ? 業(yè)部的生產(chǎn)性 大多屬于專用 的流程方案安排 1) 具體是 ABC類產(chǎn)品分類表 ? 鋁板 ? 塑料 ? 優(yōu)質(zhì)紙張 ? A、 B類產(chǎn)品中除了適合方案一之外的其它產(chǎn)品 1) (閥門等 ) 47 TTT 未來(lái)的發(fā)展目標(biāo)應(yīng)該是絕大部分 A、 B類產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)流程方案二或方案三 降低供應(yīng)商的數(shù)量 現(xiàn)在 未來(lái) 與主要供應(yīng)商建立起戰(zhàn)略聯(lián)盟 加強(qiáng)供應(yīng)市場(chǎng)的分析和預(yù)測(cè) 減少專用 均可以采取標(biāo)準(zhǔn)合同的方式采購(gòu)設(shè)計(jì)流程 AB ? 所采購(gòu)的 的采購(gòu)行為 (價(jià)格、交貨期、批量、批次、付款期、庫(kù)存、資金占用、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)金額 ) ? 月、季、年的匯報(bào) 書面 操作采購(gòu)業(yè)務(wù)員 操作采購(gòu)組長(zhǎng) ? 各類 外，大部分 招標(biāo) 1)的基本流程 相關(guān)部門 主要流程步驟 審計(jì)法務(wù)部 技術(shù)部門 成本工程師 質(zhì)量工程師 采購(gòu)組長(zhǎng) 戰(zhàn)略采購(gòu)經(jīng)理 部長(zhǎng) 招標(biāo)通知 2) 文件準(zhǔn)備 邀標(biāo) 接標(biāo) 開標(biāo) /評(píng)標(biāo) 審批 中標(biāo)通知 簽訂合同 通知更新供應(yīng)商數(shù)據(jù) 批準(zhǔn) 批準(zhǔn) 審核 審核 文件準(zhǔn)備 文件發(fā)放 接收投標(biāo) 在約定的時(shí)間、地點(diǎn)，當(dāng)眾宣讀或通過(guò)傳真將各投標(biāo)方的投標(biāo)情況公開，并進(jìn)行澄清和評(píng)審 綜合意見(jiàn)書 通知中標(biāo)方 簽訂合同 通知分析員 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 技術(shù)指標(biāo) ? 更改供應(yīng)商數(shù)據(jù) 1) 建議：在供貨商內(nèi)進(jìn)行招標(biāo)，對(duì)于新的供應(yīng)商，應(yīng)該先認(rèn)定，后招標(biāo) 2) 預(yù)先規(guī)定好招標(biāo)的 采購(gòu)組組長(zhǎng)對(duì) C類 品種的采購(gòu)模式 ? 制訂優(yōu)化的計(jì)劃并實(shí)施 與新品產(chǎn)品開發(fā)的協(xié)調(diào) ? 了解新品開發(fā)計(jì)劃和進(jìn)程 ? 在供應(yīng)商選擇上有技術(shù)部門協(xié)調(diào) 15人 18 TTT 分析員主要負(fù)責(zé)各種 ? 單一 采購(gòu)內(nèi)部先實(shí)行戰(zhàn)略采購(gòu)和操作采購(gòu)的分開 過(guò)渡期目標(biāo)方案 部長(zhǎng) / 副部長(zhǎng) 數(shù)據(jù)組 操作 采購(gòu)組 質(zhì)量 工程師 重點(diǎn) 1) 項(xiàng)目組 戰(zhàn)略采購(gòu)組 非生產(chǎn) 性 采購(gòu)組織機(jī)構(gòu)改革的過(guò)渡期方案和目標(biāo)方案 8 . 流程優(yōu)化方案 41 . 供應(yīng)商評(píng)價(jià)和管理體系 54 . 與核心供應(yīng)商建立戰(zhàn)略聯(lián)盟的可行性分析和方案建議 69 C. 其它方面的建議 84 D. 機(jī)構(gòu)改革過(guò)渡方案的實(shí)施安排 92 3 TTT A. 項(xiàng)目目標(biāo)和工作總結(jié) 4 TTT 供應(yīng)鏈優(yōu)化課題的主要目標(biāo)是通過(guò)一些核心采購(gòu)模式的改變來(lái)提高采購(gòu)供應(yīng)鏈的運(yùn)作效率，最終體現(xiàn)于采購(gòu)競(jìng)爭(zhēng)力的提升 項(xiàng)目目標(biāo) ?分析影響采購(gòu)周期的主要因素，相應(yīng)提出縮短采購(gòu)周期的方案建議 ?優(yōu)化采購(gòu)核心流程，實(shí)現(xiàn)流程效率的提高和流程成本的降低 ?完善 (20) 在產(chǎn)品制造過(guò)程中是否使用危險(xiǎn)的 采購(gòu)在產(chǎn)品事業(yè)部制下分工和協(xié)調(diào)的建議方案 ?制定分供方的量化評(píng)價(jià)指標(biāo)體系 ?與核心供應(yīng)商建立戰(zhàn)略聯(lián)盟的可行性分析和相關(guān)建議 5 TTT 為了實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，羅蘭 ?貝格項(xiàng)目組與？？課題小組在過(guò)去 3個(gè)月中組織了比較全面的內(nèi)外部調(diào)查和研討會(huì)，并相應(yīng)提出關(guān)鍵問(wèn)題和其它問(wèn)題的解決方案建議 內(nèi)部審計(jì)和研討會(huì) ? 18個(gè)采購(gòu)組有關(guān)組織分工、采購(gòu)周期和流程的訪談約 30次 ? 小型的研討會(huì) 25次 ? 大型研討會(huì) 3次 ? 采購(gòu)核心數(shù)據(jù)的搜集，整理和分析 ? 發(fā)放不同調(diào)查問(wèn)卷 15份 ? 采購(gòu)支持功能部門的訪談 5次 ? 與采購(gòu)相關(guān)的其它部門訪談 3次 ? 供應(yīng)商訪談共 10家 競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手訪談 3家 ? 其它行業(yè)的訪談 2 家 (GE、 菲利浦亞明 ) 外部調(diào)查 主要工作總結(jié) 關(guān)鍵問(wèn)題和其它問(wèn)題的解決方案建議 6 TTT 由于六個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題的解決方案之間存在不同程度的交叉，羅蘭 ?貝格將從四個(gè)模塊給出相應(yīng)的建議 項(xiàng)目 目標(biāo) 采購(gòu)內(nèi)部進(jìn)行戰(zhàn)略采購(gòu)和操作采購(gòu)的分開 ? 供應(yīng)商的交叉最少 ? 利用“集團(tuán)采購(gòu)”的協(xié)同優(yōu)勢(shì) ? 適應(yīng)未來(lái)產(chǎn)品事業(yè)部制的要求 ? 對(duì)日常業(yè)務(wù)的運(yùn)作影響較小 ? 非生產(chǎn)性 的采購(gòu)金額小 ? 除瓶頸產(chǎn)品之外，采購(gòu)的復(fù)雜度較低 ? 對(duì)采購(gòu)人員的要求一般 ? 單一 的采購(gòu)行為的分析并提交報(bào)告 ? 對(duì)供應(yīng)商的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù) 采購(gòu)行為的分析匯報(bào) ? 分析各種 審批 批準(zhǔn) A、 B類 代碼 新品開發(fā)，技術(shù)信息 行業(yè)情況，供應(yīng)商能力 供應(yīng)商數(shù)據(jù)更改通知 分析報(bào)告 錄入和維護(hù) 各種 齊套得到較大程度的保證 分散采購(gòu) 概念定義 ? 戰(zhàn)略采購(gòu)和操作采購(gòu)均在股份公司 ? 戰(zhàn)略采購(gòu)在股份公司，操作采購(gòu)在各個(gè)事業(yè)部 ? 戰(zhàn)略采購(gòu)和操作采購(gòu)都在各個(gè)事業(yè)部 ? 非生產(chǎn)性 不存在供應(yīng)商交叉 ? NPR和工程準(zhǔn)備件的分散采購(gòu)可以減少流程，提高效率 理由 36 TTT 靈活性 ? 操作采購(gòu)的下放使得采購(gòu)行為與生產(chǎn)能夠更緊密的協(xié)作，提高整個(gè)供應(yīng)鏈 (采購(gòu) 生產(chǎn) 銷售 )的反應(yīng)速度 ? 非生產(chǎn)性 的數(shù)目 ? 頻繁地詢價(jià)、選擇供應(yīng)商、簽合同 ? 單一產(chǎn)品的供應(yīng)商數(shù)量多 ? 供貨的供應(yīng)商不穩(wěn)定 ? 合同期比較短 (如： 1個(gè)月 ) ? 相對(duì)較長(zhǎng)期的合同 (3個(gè)月、半年、 1年 ) ? 價(jià)格相對(duì)穩(wěn)定 (合同期內(nèi) ) ? 集中于幾個(gè)實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商身上，并建立良好的長(zhǎng)期伙伴關(guān)系 1 2 3 4 48 TTT 對(duì) C類產(chǎn)品和部分 B類非關(guān)鍵產(chǎn)品管理的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)“供應(yīng)商管理庫(kù)存”的采購(gòu)模式 現(xiàn)狀 ? 分析需求和計(jì)劃 – 根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行發(fā)，核算每一個(gè)產(chǎn)品的需求 ? 處理例外事件 – 短期內(nèi)的計(jì)劃調(diào)整 ? 下訂單 /供貨計(jì)劃安排 – 每月 (半月 )的訂單 – 通過(guò)電話、傳真、 EMS傳遞 ? 支付 /結(jié)算 – 每一筆支付 /結(jié)算 目標(biāo) (“供應(yīng)商管理庫(kù)存” ) ? 由供應(yīng)商根據(jù)需求來(lái)安排供貨計(jì)劃 – 根據(jù)最高 /最低的庫(kù)存水平限制決定供貨安排 ? 自動(dòng)地傳送消耗情況和預(yù)測(cè) – 近期通過(guò)傳真或者電子郵件，未來(lái)能過(guò) Inter ? 每月搜集信用單據(jù) – 庫(kù)存屬于供應(yīng)商，以領(lǐng)用數(shù)量作為支付 /結(jié)算的基礎(chǔ) – 供應(yīng)商核對(duì)發(fā)票 ? ？？提供倉(cāng)庫(kù) (免費(fèi)或以有競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)格 )給供應(yīng)商 C類產(chǎn)品的管理 49 TTT ―供應(yīng)商管理庫(kù)存”通過(guò)實(shí)施流程方案三：長(zhǎng)期供貨標(biāo)準(zhǔn)合同可以實(shí)現(xiàn)及時(shí)供貨 (JIT， Justintime)和零庫(kù)存的目標(biāo) 供應(yīng)商 庫(kù)房 ？？的生產(chǎn)線 “供應(yīng)商管理庫(kù)存”的運(yùn)作模式 領(lǐng) 料 區(qū) I III II VI IV V VII ? 與供應(yīng)簽訂長(zhǎng)期供貨標(biāo)準(zhǔn)合同 ? 供應(yīng)根據(jù)最低、最高庫(kù)存的要求和滾動(dòng)生產(chǎn)計(jì)劃決定供貨計(jì)劃和安排生產(chǎn) ? 庫(kù)房?jī)?nèi)的產(chǎn)品屬于供應(yīng)商，領(lǐng)料時(shí)才發(fā)生購(gòu)買行為 ? 每個(gè)供應(yīng)商能獲得自己的庫(kù)存數(shù)據(jù) ? 庫(kù)存由？？統(tǒng)一管理 ? 實(shí)時(shí)地根據(jù)各生產(chǎn)線的生產(chǎn)安排進(jìn)行配送 ? 避免運(yùn)輸車隊(duì)的交叉而導(dǎo)致的 效率損失 ? 快速反應(yīng) 說(shuō)明 供應(yīng)商 I 供應(yīng)商 II 供應(yīng)商 III 生產(chǎn)線 I 生產(chǎn)線 II 生產(chǎn)線 III I II III … … I II V VI IV I II III VI IV I II III VI 50 TTT 可以通過(guò)目前比較適合“供應(yīng)商管理庫(kù)存”模式的 C類產(chǎn)品的試點(diǎn)來(lái)逐步推廣應(yīng)用 產(chǎn)品種類 條件完全具備 基本具備，尚需改善 尚不具備條件 1)包含部分 B類產(chǎn)品 ? 油墨 ? 化學(xué)試劑 ? 座 ? 等 C類產(chǎn)品 1)實(shí)行“供應(yīng)商管理庫(kù)存”的可行性分析 51 TTT 簡(jiǎn)單、標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)流程可以大大節(jié)省 C類產(chǎn)品的采購(gòu)時(shí)間和流程成本 供應(yīng)商選擇、訂立長(zhǎng)期的合同 供應(yīng)計(jì)劃安排和實(shí)施 支付和結(jié)算 C類產(chǎn)品的采購(gòu)流程 采購(gòu)控制 ? 選擇和評(píng)價(jià)供應(yīng)商、確定供應(yīng)商(1~2家 ) ? 簽訂長(zhǎng)期的供貨合同 (價(jià)格、質(zhì)量、付款、結(jié)算 ) ? 與供應(yīng)商一起確定最高 /最低的安全庫(kù)存 ? 業(yè)務(wù)員把年、季、月、日的需求計(jì)劃提供給供應(yīng)商 ? 供應(yīng)商根據(jù)需求計(jì)劃，并在最高 /最低庫(kù)存的約束下自己安排配送計(jì)劃 ? 供應(yīng)商可以獲得庫(kù)存數(shù)據(jù) ? ？？從集中庫(kù)領(lǐng)取時(shí)才發(fā)生采購(gòu)行為，以領(lǐng)取的的時(shí)點(diǎn)做好付款結(jié)算的時(shí)間起點(diǎn) ? 月度的結(jié)算 ? 質(zhì)量協(xié)議的執(zhí)行情況 (產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn) /下線合格率 ) ? 最高 /最低庫(kù)