【正文】 的記錄工作，做好文字、圖像記錄 。 職責(zé) 6 完成辦公室主任交代的其他工作。 職責(zé) 5 公司各類公文檔案的管理 。 職責(zé) 4 員工名片、工作服、工號(hào)牌的管理 職責(zé) 5 信件、報(bào)刊雜志等的接受分發(fā)工作 職責(zé) 6 外來(lái)人員的接待工作 職責(zé) 7 辦公物資的采購(gòu)以及物品領(lǐng)用工作 職責(zé) 8 出差人員的旅程安排工作 職責(zé) 9 行政管理看板的管理，信息的公示 職責(zé) 10 每日與小車駕駛員溝通，了解 車輛情況，保證合理安排車輛的使用 職責(zé) 2 各類會(huì)議、活動(dòng)的組織工作 第 二 章 行政辦公室日常事務(wù)列表及辦事流程 1. 辦公室日常事務(wù)列表 部門 辦公室 負(fù)責(zé)人 辦公室主任 主要事務(wù) 文檔管理 公司各類通知及日常公文的規(guī)范處理工作 制度的建設(shè)與執(zhí)行 與集團(tuán)、區(qū)域的聯(lián)系，保證各類文件的及時(shí)上傳下達(dá) 會(huì)議記錄管理 檔案管理 公文管理 公司各類總結(jié)、計(jì)劃的編纂工作 OA 管理 物資管理 小車管理，辦公用車調(diào)度 固定資產(chǎn)的申購(gòu)與管理 辦公物品的領(lǐng)用 辦公物品的采購(gòu) 行政事務(wù) 員工名片、工作服、工號(hào)牌的訂做 各類會(huì)議的組織工作 合理化建議征集、評(píng)選、公示、后續(xù)跟進(jìn)工作 工作周報(bào) 、經(jīng)營(yíng)月報(bào)的制作 臺(tái)帳印刷 行政管理看板的管理，信息的公示 信件、報(bào)刊雜志等的接受分發(fā)工作 5S 管理 每月一線員工會(huì)議的組織工作 辦公區(qū)域的日常管理 1廉政臺(tái)帳管理 外聯(lián)工作 外來(lái)人員的接待 出差人員的旅程安排 預(yù)定酒店、旅館 其他事務(wù) 圖書館管理 宿舍管理 各類活動(dòng)的組織工作 員工通訊錄的更新，生日蛋糕的定制發(fā)送 2. 主要事務(wù)工作流程 合理化建議管理流程 圖 21 合理化建議 管理流程圖 開 始結(jié) 束員 工 提 交 建 議 ①部 門 研 究 反 饋 ④建 議 人 簽 字落 實(shí) 完 成 ⑤晨 會(huì) 紅 單 獎(jiǎng) 勵(lì)評(píng) 優(yōu) ③評(píng) 審 ②辦 公 室 匯 總 整 理結(jié) 果 檢 查 ⑥未 完 成 表 21 合理化建議管理流程圖說明表 序號(hào) 事 項(xiàng) 說 明 ① 員工提交建議 月底前 可個(gè)人提交、也可部門匯總后統(tǒng)一交予辦公室。 ③ 聯(lián)系單位 聯(lián)系印刷單位，將名片內(nèi)容單傳真予印刷單位并確定取回的時(shí)間 。 合理化建議反饋、實(shí)施 對(duì)于員工提出的每一條合理化建議，辦公室將分類別與相關(guān)部門對(duì)接。各部門需指定本部門辦公用品負(fù)責(zé)人，此負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門辦公用品的計(jì)劃、領(lǐng)用和分發(fā)管理，并建立本部門的辦公用品臺(tái)帳，辦公室在辦公用品領(lǐng)用的時(shí)候?qū)Σ块T辦公用品負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)； 3．新進(jìn)員工的辦公用品領(lǐng)用由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)；離職或轉(zhuǎn)崗員工的辦公用品由本部 門的辦公用品負(fù)責(zé)人進(jìn)行管理； 4．各部門的辦公用品按公司標(biāo)準(zhǔn)額度進(jìn)行配發(fā)：每月領(lǐng)用的物品僅限于低值易耗品，如水筆、筆芯、曲別針、橡皮、大頭針、書寫便箋等。 監(jiān)督輪值人員維護(hù)環(huán)境清潔。 就寢后不得有影響他人睡眠行為。 擅自于宿舍內(nèi)接待異性客人或留宿外人者。 閱覽結(jié)束，請(qǐng)把椅子放回原處。 B類：客人來(lái)后，詢問來(lái)意，電話告知相關(guān)部門經(jīng)理，并指引來(lái)客前去接待室，做好先期接待，茶水的準(zhǔn)備并請(qǐng)客人等候； 征詢 —— 如廠商老板需要代訂賓館住房，辦公室可幫其代訂。 企業(yè)員工應(yīng)在收到禮品、禮金 3個(gè)工作日內(nèi)上繳至辦公室。 廢舊物資變賣管理規(guī)定 1．目的： 為了合理規(guī) 范可回收垃圾變賣流程，加強(qiáng)資金管控力度，創(chuàng)造節(jié)約環(huán)境，特制定可回收垃圾變賣管理制度。 辦公室每月 10日前將款項(xiàng)交與財(cái)務(wù)入帳。采 購(gòu)合同采用經(jīng)公司決委會(huì)簽批的標(biāo)準(zhǔn)合同范本，對(duì)于無(wú)標(biāo)準(zhǔn)合同范本的物資采購(gòu)合同可根據(jù)辦公物資采購(gòu)授權(quán)一事一報(bào)。 主持人：負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議進(jìn)程進(jìn)行整體現(xiàn)場(chǎng)組織、控制，保證會(huì)議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)、進(jìn)行會(huì)議總結(jié)。 會(huì)議議程：會(huì)議議程的第一項(xiàng)是主持人宣布請(qǐng)假者（人員或部門）名單、點(diǎn)名、講解會(huì)議要求及會(huì)議注意事項(xiàng)。 。 計(jì)劃 /總結(jié)管理辦法 １．目的： 計(jì)劃管理是公司對(duì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、重要事件處理、資源分配、以及日常業(yè)務(wù)等一切事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)先安排，據(jù)此安排執(zhí)行，并對(duì)執(zhí)行效果進(jìn)行檢查、考核的一系列活動(dòng)。 、各店、超市每周須對(duì)周工作完成情況進(jìn)行總結(jié)，對(duì)周計(jì)劃任務(wù)的完成情況進(jìn)行總結(jié)、評(píng)定。 ：計(jì)劃內(nèi)容不得空洞無(wú)物，計(jì)劃任務(wù)不得過于模糊，策略與措施要具體、可操作。 、流轉(zhuǎn)工作的監(jiān)督部門。 為提高公司文件提報(bào)質(zhì)量及處理事務(wù)的能力，要求第一個(gè)文件閱批人對(duì)所報(bào)文件的質(zhì)量及闡述的觀點(diǎn)的正確與否予以評(píng)價(jià)，同時(shí)要求其余接下來(lái)的各級(jí)文件 審批人員對(duì)上一級(jí)審批的意見進(jìn)行評(píng)價(jià)，即在文件報(bào)批單的右側(cè)“處理意見”欄里作 出評(píng)價(jià)，作為考評(píng)的依據(jù)。 ： 適用于無(wú)錫紅星美凱龍。 歸檔應(yīng)履行交接手續(xù)，填 寫《檔案移交收進(jìn)登記表》一式二份，交接雙方各留一份備查。每臺(tái)打印機(jī)每月配備 2瓶墨粉、墨水。 職能部門員工 離職時(shí)必須經(jīng)辦公室 /財(cái)務(wù)部在離職交接清單上簽字，對(duì)其所著 工服應(yīng)按相關(guān)工服折舊辦法進(jìn)行退款，舊工服一律不予收回。 。 “絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。并依據(jù)會(huì)議機(jī)密程度限定參 加會(huì)議人員的范圍，對(duì)參加涉及密級(jí)事項(xiàng)會(huì)議的人員予以指定并說明保密責(zé)任與義務(wù)。 ，經(jīng)證實(shí)采取及時(shí)通報(bào)或補(bǔ)救措施，避免或減輕損害后果的，給予通報(bào)表?yè)P(yáng)，同時(shí)給予行政獎(jiǎng)勵(lì) 5分。對(duì)電子版密件應(yīng)完全刪除，影音版密件應(yīng)及時(shí)毀損。任何員工不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露商業(yè)秘密，不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)撋虡I(yè)秘密。 。 。 5．管理制度： ： (具體要求見附表 ) ： 商場(chǎng)對(duì)所需工服進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并提前 45 天按照費(fèi)用授權(quán)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，由辦公室統(tǒng)一制作并配發(fā)至各單位； 各部門在統(tǒng)計(jì)上報(bào)時(shí)，要認(rèn)真按照工服著裝的相關(guān)規(guī)定如實(shí)上報(bào)，需經(jīng)辦公 室、人力資源部簽字確認(rèn)后上報(bào)。 4．職責(zé)： ，負(fù)責(zé)辦公物資計(jì)劃、采購(gòu)、保管、發(fā)放、核算，并監(jiān)督各部門、各店、超市辦公物資臺(tái)賬的管理。 工商登記、年度檢驗(yàn)、工商變更事項(xiàng)完成后一周內(nèi)，經(jīng)辦部門應(yīng)將各類決議、 章程或其修改案、合同或其修改案、委派函等文件以及營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證（國(guó)、地稅）正副本等，按移交手續(xù)移交財(cái)務(wù)部存檔。 ，并嚴(yán)格按批示意見辦理。 ，即“同意”或“不同意”，“不同意”應(yīng)說明原因或建議。 ，商場(chǎng)未按時(shí)審批的常規(guī)文件自動(dòng)轉(zhuǎn)為加急文件。 7．注意事項(xiàng)： ，專項(xiàng)任務(wù)屬于重點(diǎn)工作。 、各店、超市周工作計(jì)劃經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后上報(bào)。如有特殊的著裝要求需要明確指出。 緊急會(huì)議由專人跟蹤、落實(shí)，在要求時(shí)間內(nèi)向會(huì)議主持人催答。 （見附件 ）上簽到，簽到表由會(huì)議召集單位準(zhǔn)備。 ：本規(guī)定適用于無(wú)錫紅星美凱龍各店、各部門、超市 本規(guī)定中會(huì)議范疇：包括無(wú)錫紅星美凱龍有關(guān)商場(chǎng)經(jīng)營(yíng)管理的正式工作會(huì)議，不含其它非工作性質(zhì)會(huì)議。 ，是指采購(gòu)部門直接邀請(qǐng)三家以上的供應(yīng)商就采購(gòu)事宜進(jìn)行談判的采購(gòu)方式。每月 15日前由辦公室統(tǒng)一上交財(cái)務(wù)部入帳。 ，將給予資產(chǎn)管理專員口頭指導(dǎo)一次， 行政扣罰 2分。 5．作業(yè)內(nèi)容： 、禮金。 本規(guī)定由本館執(zhí)行部門負(fù)責(zé)解釋，若再有疑難問題，可到 辦公室 咨詢。 閱覽室管理制度 、 每次限借一本圖書或雜志，并在借閱臺(tái)帳上登記借閱時(shí)間、姓名、書名、電話號(hào)碼。 2宿舍熄燈時(shí)間為晚上 22： 30整。 煙灰、煙蒂不得丟棄地上，易燃物品不得放置寢室。 主管、部門經(jīng)理每 2個(gè)人一間。 辦公用品領(lǐng)用制度 [目的 ] 有效管理辦公用品領(lǐng)用，加強(qiáng)內(nèi)部控制，杜絕浪費(fèi)。 設(shè)置顧客意見箱，置于各店入口合適位置，顧客可在“陸萍服務(wù)簽”意見欄上填寫意見并留下聯(lián)系方式，投入箱中。 ④ 會(huì)場(chǎng)、車輛安排 與總經(jīng)理室確定時(shí)間、地點(diǎn)，安排酒店、車輛 。 職責(zé) 5 無(wú)出車任務(wù)時(shí)，正常在辦公室上班。 職責(zé) 4 負(fù)責(zé)商場(chǎng)固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品、材料物資、禮品禮金辦公物資的實(shí)物與臺(tái)帳管理，并組織盤點(diǎn)工作，并負(fù)責(zé)商場(chǎng)的零星辦公物資的價(jià)格復(fù)核和采購(gòu)。 ② 評(píng) 審 次月 5日前由公司決策委員會(huì)進(jìn)行。 辦公用品領(lǐng)用流程 圖 25 辦公用品領(lǐng)用 流程圖 開 始結(jié) 束提 出 申 請(qǐng)?zhí)?寫 領(lǐng) 料 單部 門 負(fù) 責(zé) 人 簽 字符 合 標(biāo) 準(zhǔn)辦 公 室 審 核領(lǐng) 用 物 品不 符 合 標(biāo) 準(zhǔn) 表 25 辦公用品領(lǐng)用流程圖說明表 序號(hào) 事 項(xiàng) 說 明 ① 提出申請(qǐng) 領(lǐng)料單交至辦公室領(lǐng)用物品。無(wú)論合理化建議采納與否，責(zé)任部門或責(zé)任人必須進(jìn)行反饋， 向 提報(bào)員工 解釋不采納原因或詳細(xì)實(shí)施計(jì)劃，以便建議者了解其建議的落實(shí)情況 。（其他如剪刀、美工刀、尺、訂書器、計(jì)算器等用品按一次配發(fā)原則進(jìn)行配發(fā)） 5．如非計(jì)劃內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)配發(fā)的辦公用品，申請(qǐng)部門應(yīng)以書面申請(qǐng)?zhí)崆皟扇瞻戳鞒虒徟蠓娇捎赊k公室按其申請(qǐng)予以準(zhǔn)備配發(fā)； 墨盒等高價(jià)值易耗品需以舊換新，同時(shí)一次限領(lǐng)一只。 有下列情況之一者，應(yīng)通知主管部門： （ 1）違反宿舍管理規(guī)則，情節(jié)重大者。 宿舍不得留宿外人或親友，如外人拜訪應(yīng)登記姓名、關(guān)系及進(jìn)出時(shí)間。 經(jīng)常妨礙宿舍安寧、屢戒不改者。 書刊借還制度 本館實(shí)行開架借書，請(qǐng)勿將本人書刊及物品帶入書庫(kù)。 C類：辦公室人員做好接待工作，了解來(lái)客意圖，并做好記錄。 實(shí)物保管員清點(diǎn)禮品、禮金后，開具入庫(kù)單（一式四聯(lián)），經(jīng)上交人、實(shí)物保管員簽字后，實(shí)物保管員留存第一聯(lián)（存根）、 上繳人留存第二聯(lián)（送貨憑證），帳務(wù)員留存第三聯(lián)（記賬憑證），財(cái)務(wù)部門留存第四聯(lián)（財(cái)務(wù)憑證）用以登記實(shí)物臺(tái)賬； ，財(cái)務(wù)開具收據(jù)，收據(jù)由實(shí)物保管員轉(zhuǎn)交帳務(wù)員留存；上繳人以實(shí)物保管員開具的入庫(kù)單作為上繳憑證，禮金不作為外聯(lián)使用，不得領(lǐng)用。 2．范圍： 無(wú)錫紅星美凱龍 3．名詞解釋： 可回收垃圾：是指在經(jīng)營(yíng)過程中所剩余的可回收性垃圾，如：紙箱、廢舊報(bào)紙、雜志、廢舊硒鼓、墨盒等。 : : 各 部門、各店、超市必須嚴(yán)格按此制度執(zhí)行，若發(fā)現(xiàn)未按此管理辦法執(zhí)行或者弄虛作假的部門和個(gè)人，公司將予以嚴(yán)懲。 ：辦公設(shè)備采購(gòu)合同范本、辦公家具采購(gòu)合同范本、辦公用品采購(gòu)合同范本 、印刷品采購(gòu)合同范本、工服采購(gòu)合同范本，共 5種。 ：對(duì)會(huì)議議題的 內(nèi)容進(jìn)行闡述，并回答參會(huì)人員的問題，參與討論。 每項(xiàng)會(huì)議議程原則上應(yīng)該列出本項(xiàng)議程的匯報(bào)人、時(shí)長(zhǎng)。 會(huì)議形成的專項(xiàng)任務(wù)需明確任務(wù)的內(nèi)容、完成標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任人、完成時(shí)間、預(yù)警期等相關(guān)內(nèi)容。 ２．范圍： 無(wú)錫紅星美凱龍各店、各部門、超市； ３．名詞解釋： 計(jì)劃：計(jì)劃是經(jīng)營(yíng)單位一段時(shí)間內(nèi)工作內(nèi)容的具體安排，計(jì)劃必須以單位職責(zé)和上級(jí)給定的任務(wù)目標(biāo)為中心。 、各店、超市總結(jié)工作必須依據(jù)辦公室確認(rèn)上報(bào)的計(jì)劃進(jìn)行。 1 公文編寫分類管理規(guī)范 結(jié)合公司目前的發(fā)展，為提高商場(chǎng)的各項(xiàng)政策、指令下達(dá)的準(zhǔn)確性、針對(duì)性，保障商場(chǎng)各項(xiàng)政策文件得到及時(shí)、有效的貫徹和執(zhí)行，同時(shí)加強(qiáng)公文的統(tǒng)一性、規(guī)范性，現(xiàn)對(duì)商場(chǎng)公文工作進(jìn)行進(jìn)一步規(guī)范，具體要求如下： 1．文號(hào)要求 商場(chǎng)發(fā)文 的編號(hào)分為：發(fā)、行字、紀(jì)字。 5．管理制度： 急需商場(chǎng)、區(qū)域或集團(tuán)公司對(duì)口部門審批的文件：商場(chǎng)遇緊急問題需向區(qū)域及集團(tuán)公司對(duì)口中心領(lǐng)導(dǎo)單線請(qǐng)示時(shí)，可采取電話請(qǐng)示的形式急事急辦。 各部門文件流轉(zhuǎn)人應(yīng)將急件文檔和普通文檔分類呈報(bào)上級(jí)主管，并提醒上級(jí)主管及時(shí)處理急件文檔，批復(fù)后的急件文檔秘書應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)出，不得延誤。 ： 公司證照：是指公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織 機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證（國(guó)、地稅）、各類決議、章程或其修改案等，是公司合法權(quán)益受法律保護(hù)的憑證，是規(guī)范公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或業(yè)務(wù)聯(lián)系活動(dòng)的憑證，具有法律效力。 。 、色帶芯需求量根據(jù)打印機(jī)數(shù)量、實(shí)際使用量申請(qǐng)。 ： 領(lǐng)取或購(gòu)買的工服由個(gè)人妥為保管，員工應(yīng)保持工服干凈整齊，不得人為損壞，如未到更換期限，工服遺失或已破損且無(wú)法穿著，員工應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)更換新工服，費(fèi)用由員工自付； ，應(yīng)存放在庫(kù)房干燥、無(wú)漏雨、無(wú)浸水的區(qū)域，為防止蟲蛀可放置適量蟑腦丸等，避免因儲(chǔ)藏不當(dāng)造成霉變、蟲蛀、鼠咬等； 1 保密制度 1．目的： 為規(guī)范公司商業(yè)秘密管理，維護(hù)公司權(quán)益，特