【正文】 _________________________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案1－1人際關(guān)系與溝通技巧認(rèn)知人際關(guān)系1．增進(jìn)人際互動人是一種群體動物，沒有人可以離群獨居，我們每天都要進(jìn)行人與人之間的互動。但是隨著現(xiàn)代高科技的發(fā)展，尤其是因特網(wǎng)的出現(xiàn)，使得空間距離已經(jīng)不是問題，為人們的交往提供了極大的便利。198。尊重他人“敬人者，人恒敬之”，一個懂得尊重別人的人，必能獲得更多的尊重。造成人際交往失敗的原因主要有：198。通過本講的學(xué)習(xí)，我們要明確自己的職位要求，并且掌握如何在工作中處理好各種人際關(guān)系?！九e例】小張是剛進(jìn)入公司的大學(xué)生，他很聰明、能干，所以也有一些傲氣。___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案2－1要有敬業(yè)精神1．端正工作態(tài)度工作是一個人的生活基礎(chǔ)，按照馬斯洛的需求理論，工作也是一個人高層次的需求。此外還應(yīng)詢問上司是否還有其他指示，并且表明：“我會馬上去辦您交待的工作，請放心。首先，講解了怎樣與同事相處，包括樹立獨立意識、講究禮節(jié)、言行謹(jǐn)慎、工作積極主動、遵守公眾禮儀、小心處理辦公室戀情等方面；其次，從端正工作態(tài)度和樹立專業(yè)形象兩個角度強(qiáng)調(diào)了要有敬業(yè)精神；然后，介紹了如何接受直接上司的指令以及如何接受其他部門主管的指令；最后，提出必須要進(jìn)行匯報，分析了匯報的時間、匯報的方式，并指出匯報時的注意事項。這種檔案盒的特點是能實現(xiàn)數(shù)據(jù)單元化、分類分盒放好，適合用來存放新產(chǎn)品開發(fā)企劃書、資料影印文件、圖片、慣用表格、常用記事本等資料。應(yīng)該避免同時使用過于接近的顏色，比如青色、藍(lán)色、紫藍(lán)色等，顏色太過接近，不容易一眼就區(qū)分開來。按時間劃分按時間劃分是比較常用的分類方法，比如可將2002年的資料都收集在一個資料夾里，將2003年的資料收集在另一個資料夾里。文件夾可以根據(jù)檔案的內(nèi)容和自己的習(xí)慣進(jìn)行分組，否則檔案會越積越多。要避免在無意中被別人看到機(jī)密，使用者就需要對自己的重要文檔進(jìn)行加密。3．穩(wěn)重端莊的坐姿坐的姿勢非常重要，因為人們?nèi)粘Ｗ臅r間很長，平時工作、開會或與朋友聚會的時候，大部分時間都是坐著的，而有些人有各種不良的坐姿習(xí)慣，比如抖腿、駝腰、過于前傾或后倒等等，這些都會給人留下不好的印象。前兩年非常流行條紋式的襯衫，近年又開始流行淺色的襯衫，如米黃色的、鵝黃色的、粉紅色的、粉紫色的等等，要注意不是所有流行的衣服都適合上班的時候穿著，對于那些過于復(fù)雜或夸張的服裝，最好留在下班以后或者休閑娛樂時再穿。一些女士喜歡留長發(fā)，長發(fā)披肩雖然好看，但是不符合上班的要求，因為長發(fā)在低頭或者做其他動作的時候，往往會蓋住臉，使得行動不便，影響工作效率。198。秘書的形象非常重要，因此在塑造形象上應(yīng)多花一些心思，不斷學(xué)習(xí)、不斷改進(jìn)、不斷積累經(jīng)驗，把自己塑造成具有專業(yè)形象的優(yōu)秀秘書。見參考答案5－1如何引導(dǎo)訪客1．用手勢引導(dǎo)客人當(dāng)秘書了解了客人來訪的目的和要見的人之后，如果需要，還應(yīng)把客人引導(dǎo)到目的地，這時一般要用手勢示意客人跟隨自己。電梯里如果沒有其他人，秘書可以主動與客人聊聊天，這樣既可以增加彼此的了解，又可以避免電梯里太過于安靜，讓人覺得不舒服。有的人習(xí)慣順手把名片放在口袋里，結(jié)果需要的時候，卻翻出來一張皺巴巴的名片。198。老板開車的坐次安排如果老板親自開車，那么秘書必須坐在老板的旁邊，而不能大咧咧地坐在后面，把老板當(dāng)司機(jī)。宴會前的準(zhǔn)備工作1．邀請函的制作宴會前的準(zhǔn)備工作包括很多方面，尤其是重大宴會的準(zhǔn)備更是需要細(xì)心、耐心和恒心，其中，邀請函的制作就是非常重要的一個環(huán)節(jié)。一桌如果只有一桌，這一桌一般設(shè)在房間的中央，正對著門口，這時主人應(yīng)該坐在離門口比較近的位置，主賓坐在面向門口、離門口比較遠(yuǎn)的位置，這樣既可以便于主人招呼遲到的客人，又不會讓主賓受上菜動作的影響。喝湯的時候，湯碗應(yīng)稍微提高，在碗的邊緣上稍微剮一下，再送到嘴中，這樣不會弄臟桌面；198。中餐歷史悠久，我們應(yīng)該把中餐的精髓傳承下去。幸運的是，現(xiàn)代的禮儀不再勉強(qiáng)大家喝酒，一般來說，每個人根據(jù)自己的酒量適當(dāng)?shù)谋硎揪涂梢粤?，有風(fēng)度的男士更不應(yīng)勉強(qiáng)女士喝酒。太遠(yuǎn)的菜用湯匙跟著，拿過去把菜承接過來，避免中途掉下來或撒下汁水；198。198。但是同時必須認(rèn)識到，很多國人在餐桌上的禮儀卻是讓人不堪入目的。2．商務(wù)車次安排在日常工作與生活中，我們經(jīng)常要乘坐汽車，車上的座次如何安排也是有講究的。（ ）3．客人把名片遞給小周，小周一不小心沒接住，掉在地上了。熟悉名片內(nèi)容接過名片之后，要認(rèn)真地看名片上的內(nèi)容，熟悉對方的姓名、工作單位、職務(wù)、聯(lián)系方法等，而且立即用對方的頭銜來稱呼他。到達(dá)目的地之后，秘書應(yīng)主動幫客人開門，但是一定要注意，應(yīng)等客人完全進(jìn)去后，再松手放開門，否則門會彈回去打到客人?！咀詸z】小李是公司的秘書，下面是她在工作中遇到的問題，您認(rèn)為小李應(yīng)該怎樣做？（1）一個穿著很簡樸的客人來訪，看起來似乎比較窮困，這時小李應(yīng)該：ａ．熱情地說聲：“您好！”然后問他有什么事。表4－2 大禮服和小禮服的使用方法一覽表大禮服小禮服服裝及地長禮服，合身直立式剪裁或大蓬裙，不規(guī)則裙擺亦可裙長可到膝蓋或足踝，可釘亮片或亮珠，可選擇華麗的質(zhì)料發(fā)型長發(fā)可挽起，不宜裝飾華麗發(fā)夾或頭花可吹大波浪，短發(fā)可用摩絲來增加服帖感化妝用粉條上底妝可增加臉上光彩，化妝可比白天濃艷些盡量采用立體化妝，突出臉上輪廓與五官皮包手包宜小，可釘亮片或選擇金、銀色，不能太鼓或太大綢緞或珠包，金銀色小皮包也可鞋襪綢緞或絲絨的鞋面很得體，絲襪可以比較亮麗同大禮服香水應(yīng)抹些許香水，但不要太濃，可將香水舉起，在頭頂上噴灑在空氣中同大禮服【自檢】在學(xué)習(xí)了本講的形象塑造之后，請檢查自己以前的做法，看看存在哪些失誤之處，您打算怎么改進(jìn)？對今后的著裝，您有什么樣的想法？___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【本講小結(jié)】本講介紹了專業(yè)形象的塑造。有一天，小李在公司里搬了一些東西，累得汗流滿面，結(jié)果臉上的粉被汗水沖出了條條溝壑！女士化妝的基本步驟如下，可以根據(jù)場合和需要的不同，重點強(qiáng)調(diào)某些步驟或者省略某些步驟。無尾夜禮服（Ｔｕｘｅｄｏ）無尾夜禮服屬于夜間的半正式禮服，樣式與普通西裝相似，差別在于這種禮服一般采用西裝劍領(lǐng)或絲瓜領(lǐng)上縫上絹領(lǐng)，長褲外側(cè)縫上一條絹縫邊，褲腳不反折，不系腰帶，用腰圍或吊帶，搭配小領(lǐng)結(jié)。總之，選擇西裝的目的就是拉長身材，使自己顯得高大挺拔，而不是壓縮自己的身高。2．優(yōu)雅得體的站姿秘書在站立的時候一般采用丁字步，這樣站的好處是，因為弧度的傾斜，側(cè)身的時候會有三條線：一個是臀線，一個是腰線，一個是胸線，這三條線形成一個曲線，看起來會比較優(yōu)雅。Ｗｉｎｄｏｗｓ備份精靈如果把檔案存在“我的文檔”中，就會自動把資料備份一份。198。按形式劃分根據(jù)形式的不同進(jìn)行劃分，如適用于會議記錄的資料，或者規(guī)定格式的文檔等。使用顏色區(qū)分時，顏色種類不宜太多，一般以紅、藍(lán)、黃、褐、綠五色為佳，中間色及粉嫩色容易造成混淆，要盡量少用。3．穿孔式活頁夾穿孔式的活頁夾最大的優(yōu)點就是易于保存資料，不必?fù)?dān)心資料次序錯亂或遺失。如果工作比較復(fù)雜、耗時長、范圍廣、影響大，則應(yīng)進(jìn)行書面匯報，把工作成果寫成報告，供上司批閱，并存檔以便今后查閱。198。做法ｂ：既然自己搬得動，就自己動手把打印機(jī)搬進(jìn)去、安裝好。小張回頭一看，傻眼了，王經(jīng)理正站在那兒。2．如何與同事互動一般來說，同事會認(rèn)為秘書是老板的眼線，秘書與老板是站在同一陣營的，所以會處處提防秘書，秘書要想與同事建立良好的關(guān)系，就須要放下姿態(tài)，對人謙恭有禮，不倚勢欺人，對同事一視同仁，公私分明，并且欣賞同事的優(yōu)點，不輕易許諾、不濫用職權(quán)，不吹毛求疵，做好上司與同事之間的溝通，日久見人心，最終同事們一定會接受你，與你通力合作。運用語言表情說話速度如連珠炮，會使人無法完全理解，溝通時就會產(chǎn)生瓶頸；談話時有氣無力，冗長無味，也沒有幾個人能夠忍受；只有音量適中、音調(diào)柔和、速度適中、用字遣詞高雅動人、搭配合宜的姿態(tài)，才能展現(xiàn)聲音表情的美學(xué)。198。認(rèn)知的差距對事情認(rèn)知的差異性，也會造成不同的人際距離。我好，你也好，這是我們追求的目標(biāo)，希望大家都能夠有和諧的博愛的精神。2．秘書應(yīng)該具備的能力秘書的工作非常繁瑣，而且經(jīng)常有突發(fā)性的事件要處理，所以秘書的能力應(yīng)該是多元化的，決不能只有單一專長。198?！镎n程目標(biāo)——通過學(xué)習(xí)本課程，您將實現(xiàn)以下轉(zhuǎn)變1. 掌握成為優(yōu)秀專業(yè)秘書的各項技能2. 如何開創(chuàng)多元化秘書生涯3. 學(xué)習(xí)國際性接待和會議禮儀4. 掌握企劃案撰寫與公文寫作技巧1．秘書的工作內(nèi)容秘書的工作非常煩雜瑣碎，公司所產(chǎn)生的任何事務(wù)性工作都可能會涉及，所以秘書需要非常細(xì)致和耐心。檔案管理在高科技迅速發(fā)展的今天，我們已經(jīng)擺脫了以前傳統(tǒng)的檔案管理方式，而是采用電腦來管理檔案，所以秘書應(yīng)該學(xué)會在傳統(tǒng)化與電腦化之間取得平衡。人際關(guān)系涉及各種問題，職位、地位、社會背景等都會影響到人際關(guān)系，有一句老話說得好，“先學(xué)做人，再學(xué)做事”，如果不會做人，人際關(guān)系就會一團(tuán)糟，辦事自然就會到處碰壁。198。溝通協(xié)調(diào)有效的溝通能夠拉近兩個人的距離，而失敗的溝通則恰恰相反，正所謂“話不投機(jī)半句多”。我們不要因?qū)Ψ降某錾肀拔⒍蛔鹬貙Ψ?。?xí)慣動作不雅，如挖鼻孔、剔牙、抓頭皮、隨地吐痰等，讓人退避三舍?！拘牡皿w會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________同事之間的相處之道與同事相處是職場的重要一課，與同事建立友好、融洽的關(guān)系是順利開展工作的基本前提之一。一天，由于小張沒有經(jīng)驗，在做一個策劃案的過程中出現(xiàn)了錯誤，經(jīng)理對此很惱火，問他是怎么回事，小張不知該如何回答，這時秘書林小姐為他說了幾句話，主動承認(rèn)自己沒有及時提醒他，自己也有督導(dǎo)不周的責(zé)任，經(jīng)理這才平息了火氣，讓小張重新做一次。人們常說，“認(rèn)真工作的女人是最美麗的”，因此我們首先要端正工作態(tài)度，才能做到認(rèn)真工作?！薄九e例】林秘書的上司交待她，明天上午有一個公司要來參觀，總共有10個人，讓林秘書準(zhǔn)備午餐。在學(xué)習(xí)了本講的知識之后，要運用于實際工作中，在辦公室里注意禮儀、講究禮儀，你將會發(fā)現(xiàn)，只是一點小小的改變，就會帶來很大的成果。5．金屬文件夾金屬文件夾里面有一個彈簧片，可以很方便地拉起來，再扣下去，夾住資料。198。名片的檔案管理名片雖然小，卻是人們拓展人際關(guān)系的橋梁，所以要認(rèn)真地收集好名片，作為秘書，還要替上司管理好名片，在上司需要的時候，能隨時為他找到所需的名片。全部存在Ｃ盤或Ｅ盤同一個目錄下，當(dāng)需要某一個資料的時候，僅僅是瀏覽各個文件夾的名稱就要消耗很多的時間和精力。ｏｆｆｉｃｅ程序中提供了加密的功能，專業(yè)秘書應(yīng)該學(xué)會應(yīng)用該功能。坐的時候要保持身體的挺直，大概坐椅子的三分之二，雙手輕輕的擱在大腿中央，至于男士，可以將雙手放在大腿兩側(cè)，男士也可以兩腳稍微跨開，與肩同寬。198。工作中的發(fā)型要以簡單、方便為原則，如果是長頭發(fā)，可以扎一個馬尾辮，或者利用發(fā)夾把頭發(fā)固定住，此外還可以把長發(fā)盤起來，使得臉龐清清爽爽地呈現(xiàn)出來。襪子在上班的時候，應(yīng)盡量穿著接近皮膚顏色的絲襪，黑色的長絲襪或者網(wǎng)眼襪在辦公室里太引人注目，而且在國外有一種曖昧的意思，容易引起誤會?！拘牡皿w會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________訪客接待禮儀如何接待訪客接待訪客是秘書幾乎每天都要做的，一位優(yōu)秀的秘書要能夠讓客戶在受到接待的過程中認(rèn)同公司，也認(rèn)同自己。引導(dǎo)客人要用優(yōu)雅的手勢，首先手心要朝天，手心下壓是命令式的，手不要過于僵硬，有的人五指并攏，讓人一看就覺得他的內(nèi)心很緊張，所以手要自然的往前伸，最好不要往旁邊伸，以避免不小心碰到別的人或物。會見過程中的禮儀1．長幼有序的介紹在作介紹的時候，一般要遵守年齡長幼、職位高低的規(guī)則，具體地說，就是要以客為尊，先將自己的同仁介紹給客戶認(rèn)識；先將同輩份的男士介紹給女士認(rèn)識；先將晚輩女性介紹給長輩男士；先將晚輩介紹給長輩；先將職位低的介紹給職位高的；先將個人介紹給團(tuán)體。作為秘書，應(yīng)該比別人更注意細(xì)節(jié)。事先約定拜訪時間貿(mào)然的前去拜訪有時是一件非常失禮的事，所以作為秘書