【正文】 室存檔。 表格的管理 資源部負責表格編號分類、登記及檢查、督促等管理工作。 行政助理要嚴格遵守印章管理規(guī)定，嚴格核對《印章使用申請單》上注明的文件內容、份數(shù)，對不符合管理處印章使用范圍的要予以指正。 資產購入后的驗收 資產管理的公司責任人應負責資產到達后的質量確認，保證其今后的正常使用。 周期性的盤點 周期性的盤點為每 年的 3 月和 9 月。 17 采購方式 ： 員工宿舍租賃、辦公設備的維護、保養(yǎng)（協(xié)議期限一般為一年）等。 于議價后商定的貨品規(guī)格與采購清單上載明的有出入或屬代用品，行政助理應在《請購單》上注明并附上詳細資料，一同呈報使用部門核準后，再依權限逐級報批。 根據(jù)清點結果，填寫《庫存物品盤點表》。 MA 手機統(tǒng)一由資源部管理，由資源部統(tǒng)一調配，員工不能干涉。 公司每月提供給使用者的定額話費報銷費用，是為滿足公司通信需求及日常工作需要，使用者不能因個人原因而導致關機甚至停機，影響公司工作效率；違者將按公司管理制度追究相關責任。 24 須嚴格按對講機的操作規(guī)范使用，發(fā)話時，按住發(fā)話按鈕，發(fā)話完畢后松開發(fā)話按鈕接聽，嚴禁長時間按住發(fā)話按鈕，影響正常通話。 每周一由客服部前臺匯總未完成工作任務單交工程部主管核對后，書面反饋客服部跟進完成情況。 員工應保管及愛護好制服 ,除集中換洗外 ,員工應勤洗勤慰熨 ,時刻保持制服清潔 。 車輛的管理 ． 1 車輛調配權歸屬資源部。 單元宿舍統(tǒng)一由保安部住宿人員中職位最高者擔任宿舍舍監(jiān)，其工作任務如下： 總管一切內務，保持整潔、維持秩序； 備置員工資料（ 如暫住證資料、緊急聯(lián)絡人等）； 監(jiān)督舍員的行為規(guī)范，宿舍制度的執(zhí)行，定期向行政人事部匯報各項情況，配合行政人事部定期的宿舍檢查。 任何情況下，嚴禁接駁信息臺，一旦出現(xiàn)信息費，將由使用人自行負擔此項費用。對電話費用定額管理的執(zhí)行情況做好跟蹤協(xié)調，適時向物管公司提出檢討方案。 下班前整理桌面，關閉電腦、顯示器、打印機等設備的電源和所屬區(qū)域內的門窗，將桌面上 的物品減少到最低程度，而且要擺放整齊。 離職員工必須將員工證交回，否則扣罰工本費 30 元。 未經特別允許，非本公司的工作人員，原則上不得進入辦公區(qū)域；特別 情況，需經批準并由管理處人員陪同下，方可進入辦公區(qū)域，不能操作辦公設備。 使用二次用紙 傳真用紙，一律使用二次用紙，此項工作主要由行政人員負責。謝謝！”接聽內線電話的用語為“您好，前臺！”其他內容視情況回答，要求規(guī)范、簡潔、禮貌。 19 電話管理制度 為規(guī)范公司及所轄各管理處電話的使用和管理， 特制定本制度。 ． 12 用車人違反交通規(guī)則或發(fā)生交通事故責任和費用由當事人承擔。 ． 2 需用車人員根據(jù)行程表做出外出辦事安排，用車部門需提前一天填寫“公司車輛使用申請表”，由部門經理批準后交資源部。 圖書歸還 借閱人歸還圖書時，須經圖書管理員檢查所歸還之圖書是否整潔、完整、并簽名確認。 前臺在接到回單后，先檢查回單上有否維修人員完成工作后的簽名，再收集三聯(lián)《工作任務單》一同簽名。 收對講機發(fā)現(xiàn)有損壞或故障，必須立即通知行政助理處理。 內部手機管 理協(xié)議 為便于與新世界公司的溝通，提高工作效率，新世界物業(yè)管理有限公司決定對主管級以上員工統(tǒng)一配發(fā)手機及對應的號碼。 10． 4 每月 25 日工程部各班組須將剩余和回收材料填寫退料單、領料單，交倉管員入賬，工程部、管理處行政人員每月不定期抽查并核實用料。 《工作任務單》向行政助理辦理材料出倉手續(xù)。 （ 1000元以上）采購需填寫《固定資產采購申請表》。 采購行為分類 指單位價值在 1000 元以上（含 1000 元）且使用期不少于 2 年的、在廣州新世界物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處內使用的資產。 由于遺失（或被盜）而處理的，在歸檔時必須附有遺失（或被盜）報告。 資產使用部門責任 資產作用部門應清楚本部門所屬下的資產所處的位置，并確保該固定資產處于正常的使用中； 如發(fā)現(xiàn)使用人變更、 或使用地點變更、或損壞、或遺失等，應及時通知該資產管理部門，以便于更改資產的登記資料和作相應的處理； 資產管理部門已對管理處所有資產及其使用人進行了編號并登記，各資產使用部門及資產的具體使用權人須對應使用，并妥善保管、愛惜使用。 工作程序：見《印章申請使用流程》 申請使用印章部門 填寫《印章使用申請表》 13 使用規(guī)定： 管理處印章只限于發(fā)布管理處內部文件、對業(yè)主的通告、管理處內部制度及與物管公司各管理處之間文件往來；不得用于發(fā)往外部單 位、政府部門及個人等的對外發(fā)文，及有關合同、協(xié)議、擔保、證明等事項。 3） 頁號數(shù)的位置：在表尾的中間。如因工作需要未能及時歸還的，須將其原因和檔案的存放地點知會項目中心檔案管理員，并由檔案管理員作出追蹤。 歸檔 具有保存價值的文件物管公司秘書應及時移交給項目中心資源部檔案室；其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員 負責保管和處理，做好文件類別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。 公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞 ，即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。 員工在使用保密范圍內的信息時，應當取得公司 /管理處的許可，并應妥善保存有關資料，以保證不被外泄。 7 商業(yè)秘密是指不為公 眾所知悉、能為權利人帶來經濟利益，具有實用性的技術信息和經營信息；或者是因被泄露而引致公司 /管理處權益受損的內容。 5 預算管理 編制公司行政預算的費用指標； 編制公司本部的行政預算； 協(xié)助管理處完成行政預算； 執(zhí)行公司的行政預算，對預算目標負責； 監(jiān)督管理處執(zhí)行行政預算； 對公司及管理處的行政預算執(zhí)行情況做定期檢討。 資源部 二零零五年七月 管理處行政的工作職責 3 貫徹落實物管公司制定 的行政管理制度，在做好管理處行政后勤支持的同時，控制及節(jié)約行政成本； 組織和監(jiān)督辦公行為規(guī)范的執(zhí)行，維護辦公環(huán)境的整潔、衛(wèi)生及安全； 負責管理處的各類物品采購和固定資產管理； 嚴格執(zhí)行保密制度，負責管理處文件、資料、檔案、圖書等管理。 按公司文檔管理標準規(guī)定的細則，實施文檔管理工作； 正確使用公司文本和表格模式。任何人如復印或抄錄保密文件，公司有權根據(jù)本規(guī)定追究其泄密責任。 員工泄密的后果與處理 若因員工泄密而造成公司 /管理處損失的，該員工須承擔連帶責任，公司 /管理處同時有權追繳其違法所得。 文件執(zhí)行或處理完畢后，由收件物 管公司秘書 /管理處行政人員存檔，重要的文件正文（如有）物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。 文件必須存放在文件柜等安全的地方，不得隨意或 雜亂地堆放。 4 月報制度 月報制度：每月 25 日前，各管理處以規(guī)定書面格式上報該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。 所有表格均由資源部統(tǒng)一公布適用。 8 資產管理規(guī)定 本文件的適用范圍 管理處主任 人事行政助理向管理處主任口頭匯報（文件內容） 審查 人事行政助理代簽（管理處主任上班后一天內補辦有關手續(xù)） 在申請表上簽字 使用部門在《印章使用登記表》登記 蓋章 文件復印存檔 不同意 14 適用于對公司及公司轄下各管理處之全部相關資產的管理。 當物品送到時，申請人或接收人應檢查該物品以確保以下幾點： 。 9 采購管理規(guī)定 目的 規(guī)范物管公司各管理處物品采購，物品入倉、出倉的程序，確保采購物品符合規(guī)定要求。 ： 文具 /辦公用品、工程物料、制服洗滌、對講機購置維保、電腦設備購置及維保、消防保安用品、制服制作、飲用水供應商等。 采購材料較專業(yè)復雜時，行政助理需密切聯(lián)系使用部門，并先把《請購單》交使用部門確認無誤后，才依權限逐級報批。 將庫存物品明細賬的庫存物品額和盤點表上的實物余額進行核對。 員工在使用 CDMA 手機時，必須保證在工作時間內開機，如果發(fā)現(xiàn)在工作時間內無故關機，無法聯(lián)系的情況，資源部有權做出處理。 使用者實際話費如超過公司批準的定額報銷費用，超出部分由使用者自行承擔。 在公眾場合注意控制對講機音量，避免對客戶造成滋擾。未完成的任務單由工程部主管跟進落實，并每單完成后由具體處理人即時回復客服前臺登記。 任何人為損壞或遺失 ,員工需負責賠償制服費用 ,同時亦將會給予必要的紀律處分 ,嚴重者將由公司管理層作出裁決 。 ． 2 必須在公司指定的場所進行定期維修、保養(yǎng)，以確保車輛保持良好運行；司機有責任在每次出車前進行檢查，確保安全后方可用車。 舍員應遵守下列規(guī)定，違犯者將視情節(jié)輕重給予必要行政處分，甚至解雇。 員工打電話，用語應盡量簡潔、明確，以節(jié)約話費成本。 各管理處的每月電話費用應不超過費用預算的 10%，若超出該范圍，管理處主任須提交充分合理的理由，書面報告予物管公司審核，否則超出費用由該管理處相關責任人自行負擔。 辦公桌下不許放置非經同意的任何物品，如文件夾、圖紙、紙箱、或私人物品等；電腦主機、電源設備、移動柜、垃圾簍除外。 . 更衣柜、鑰匙的管理 員工更衣柜不能隨便與他人調換，不能私裝鎖頭和私配鑰匙，不能存放易燃易爆危險物品，不要存放貴重物品，物管公司 /管理處不負任何私人財物損失的責任。 會客請在會議室。 對已無效、但原有的內容屬保密的二次用紙，可留作自用，在可能的情況下避免 碎、毀的處理方法。 前臺文員接聽外線電話的標準用語為“您好， x x 新世界 管理處 ，當對方告知分機電話時，說“請稍候！”如分機占線，說“電話占線，請稍后再撥。 通話完畢時，應說：“謝謝，再見”。 ． 11 杜絕員工無證或未經允許駕駛公司車輛。 車輛使用程序 ． 1 周一上午本部各部門以電郵形式申報本周用車計劃，交由前臺文員定出“公司車輛行程安排表”，以電郵形式通知本部所有員工。 圖書借閱 管理處每一位員工都可以借閱管理處圖書，先向行政助理查詢書籍明細， 查出所需圖書的編號，再填寫借閱登記； 為了提高圖書的利用效率和資源共享的目的，原則上圖書借閱一般不得超過三個月；因工作需要未能及時歸還的，須將其原因和現(xiàn)用人的情況通知行政助理，并由行政助理作出追蹤、登記工作； 圖書借閱人應有高度責任感，保持圖書的整潔的完整，不得涂污及損壞；如有損壞或遺失，公司將酌情要求賠償。工程部每天已完成的任務單于當日中班 19： 00 到客服部前臺回單。 行政助理應建立對講機的設備臺帳，及時掌握對講機的性能狀況及使用情況。 員工如想把原屬于自己的 CDMA 手機號碼退出公司集團網(wǎng)，可以向資源部提出申請，由資源部辦理。 各部門內部需領用物品時，由部門提出申請，報人事行政經理批準后方可領用。 倉庫管理 . 物品出倉 ：《請購單》中申購的物品； 必需的辦公用品。 大件貴重物品除按照資金使用程序報批外，仍需由使用管理處擬寫書面詳細申請報告報總經理批準。倉存金額最高限額在 10,000 元內，零星或補儲備倉的采購每月的次數(shù)不超過（含） 三次。 由于使用中損壞而處理的，在歸檔時必須附有損壞報告。 資產管理部門責任 負責按照規(guī)定辦理資產的增加、轉移、報廢、減少、盤點等組織、登記手續(xù)，并對資產進行必要的維護安排。 管理處行政人員按《印章申請使用流程》辦理蓋章手續(xù)。 2） 頁號數(shù)的字體：宋體， 9 號。 2）檔案原件外借期一般不得超過一個月。傳閱并簽名后的文件，交回歸檔。 3 收發(fā)文及檔案管理 文件定義 本規(guī)定所提的文件是指：證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門 /管理處 /物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。 員工保密的義務 員工負有對公司 /管理處上述信息及資料保密的義務，不得以任何手段或方式向第三方披露公司/管理處有關保密資料。 保密的范圍 本規(guī)定所指保密的范圍是指未經許可不能向他人透露的涉及公司 /管理處各方面運作的所有信息資料，包括商業(yè)秘密、技術信息、業(yè)主資料、經營信息及公司 /管理處認定為秘密的其他資料。 執(zhí)行物管公司行政管理制度； 匯報管理處行政手冊的執(zhí)行情況及提出改進建議。 1）管理體系文件的發(fā)放管理。 檔案管理 制定公司及管理處的《檔案管理制度》； 負責公司及管理處的證照、合同、文件等重要檔案的集中管理； 發(fā)揮檔案價值，保障檔案安全完整； 監(jiān)督管理處檔案管理工作； 組織實施公司本部檔案室盤點工 作。 對于尚在草擬或討論中的、未經最后確定及公布的方案或計劃，草案人必須在有關的討論會議后立即回收，以避免草案或計劃外泄，造成公司方面不必要的負