【正文】 你左右別人的觀點。無論何時需要AV設(shè)備，要在會前預先試用并熟練掌握，確保這些設(shè)備是好的，以及從所有的位置上都能看到圖像。會議時間較長時，雖然在會議期間提供水和熱飲，你仍可能要中間休息。通過收集新的數(shù)據(jù)（例如與同事或?qū)＜矣懻摶蜷喿x相關(guān)的出版物或研究材料），或查閱以前的數(shù)據(jù)（如過去的筆記、會議紀要和公司檔案），來匯總信息。記?。阂坏╇p方都列出了他們的基本要求和考慮，這就說明雙方為了達成一個可以接受的解決方案都愿意作出讓步。為這些演講質(zhì)量方面所花的時間應(yīng)至少相當于為準備發(fā)言內(nèi)容所花的時間。傾聽每個發(fā)言者的講話并思考其潛在的含意，利用一些線索例如身體語言和聲調(diào)來估計發(fā)言者的自信程度有多大。緊張的身體語言揭示出她的不耐煩。學會察覺這些問題，然后你就能采取行動，防止主席失去控制。主席的職責是：實施一個可接受的方案；在混亂的情形下恢復秩序；若未到法定人數(shù)，可以休會；需要時可尋求更多的信息。如果備忘錄特別長，應(yīng)為其做索引。3． 在兩個會議之間跟蹤那些要采取的行動。 1 2 3 4 4 我緊張時能控制自己的語調(diào)。第4章 主持會議每個會議需要一個主席去主持會議的進行。一般，主席必須表現(xiàn)的不偏不倚，所以不能充分參加討論。小提示66：開會前了解新的出席者。3． 識別會議中可能的派別。若有些與會者遲到了，不等他們趕到就先開始。l 提醒離會議結(jié)束還有多少時間。觀察這些信號，你才能做出適當?shù)姆磻?yīng)，或許需要改變會議的節(jié)奏。表示熱情：一種支持性并且專注的姿勢，意味著這個人對發(fā)言者所講的內(nèi)容感興趣。會議氣氛可以迅速地從熱情友好轉(zhuǎn)變?yōu)槭謹骋獾?。在小會上表決時，要求舉手或投票。秘密會議由從一個組織如公司的某個部門中選擇出來的成員參加，組織的章程決定主席的權(quán)力范圍。l 將任務(wù)轉(zhuǎn)給他人。保持低調(diào)的小型非正式會議，容易控制，倘若會議陷入混亂，你可行使紀律程序，休會直到恢復秩序，或者在嚴重混亂時，驅(qū)逐鬧事者。主席常常退出會議，讓與會者慢慢地進行討論來獲得解決辦法。3． 通知與會者下次會議的時間和地點。確保全部決定均被正確記錄，并且所有后續(xù)程序均在動議中立項。作為主席，在僵持局面中你可能還有第二次或起決定作用的投票權(quán)。l 休會，而且不確定重新集合的時間。將討論引回主題并避免個人因素的卷入，通過調(diào)解來消除導火線，以平息爭論，例如“我肯定瓊不是這個意思……”小提示78：爭吵后讓大家安靜一會，以使會議恢復秩序。作為主席你必須保證會議有序進行，如果發(fā)生爭吵，要使之恢復平靜。在俄羅斯的會議上，倘若主席允許交流激烈地進行，甚至某些與會者走出去，不要驚奇。想要發(fā)言：這位女士正力圖在討論中發(fā)言，她那夸張的姿勢是一種吸引主席注意的表示。小提示73：以積極的反饋去鼓勵猶豫的與會者?？刂茣h的關(guān)鍵在于事先預見問題所在，如果你學者解讀與會者的身體語言，你就能鼓勵正確的行為，避免發(fā)生問題，并爭取獲得積極的富有成效的結(jié)果。主持會議時，嚴格按照議程，每項議程都應(yīng)有嚴格的時間限制，使會議輕松愉快地順利進行。始終要保證有一個議程且按照議程進行，并且既能讓發(fā)言人有充分的時間講述他們的論點，又不會使會議超過預定時間。通過仔細研究關(guān)鍵出席者的背景情況，預先找出他們的目的，這樣，你會處于一個較有利的位置，去預料和面對任何可能會被用于促成這些目標的負面的策略。3． 阻止無關(guān)的爭論。l 傾聽不同意見時的坦誠和寬容。1224：需要全面注意你的技巧。利用你的回答，找出你最需要改進的方面。經(jīng)過一段適當?shù)臅r間，但必須在下次會議之前，追蹤備忘錄上所記錄項目的進展情況，并且將最新的情況呈報給主席。備忘錄必須公正、風格簡明、清晰準確。小提示58：若你拒絕一個動議，至少找出其中一個可取得一致的領(lǐng)域。小提示56：為了使每個會議取得成功，擔起個人的責任。講話者傾聽者保持專注的目光接觸微微前傾表示熱情文雅地合著手表示身體放松作為傾聽者，你應(yīng)當留意你無意識發(fā)出的信號，如果你讓不相信、不耐煩或滿不在乎表露出來，可能會打擊正在試圖向你表達他們的理論和觀點的發(fā)言者的熱情。在規(guī)模很大的會議中，你可能只有一次機會參與發(fā)言，所以會前必須精心準備，只有這樣，在發(fā)言時才能全神貫注，簡潔有力。如果你表現(xiàn)得十分自信，人們就會認為你充滿信心，并且更容易信服你的論點。如果你即將去談判，帶上一個堅定的目的或目標坐到談判桌前，再加上一個為實現(xiàn)目標而制定的策略。l 必須了解與會者個人之間的敵意。如果事情進展順利，與會者也更會記住你的信息。預定的時間應(yīng)比你所使用的時間更長一些，以便準備好開會所需的設(shè)備和會后撤走設(shè)備。試著從其他與會者坐的位置“讀”出他們的目的。策略性排座是以與會者會受其鄰座的影響這個假設(shè)為基礎(chǔ)的。如有談判或?qū)沟目赡苄裕x一張長方形的桌子，“雙方”可相對而坐，在一邊的中心安排一位中立的主席。會議進行得很順利，廣告公司贏得了這個新的客戶。選擇了錯誤的會議場所：這個事例指出，盡管有完好的意圖，卻選擇了一個不好的會議場所，實際上是損害而不是改善了兩個部門之間的關(guān)系。● 空調(diào)不合適，房間悶熱，或氣溫太高，難以調(diào)節(jié)。下級的辦公室一位下級的工作處。大城市中心地段可能適合于大多數(shù)與會者，并且公共交通服務(wù)良好，但是市中心地段肯定比稍不位于中心的地段要昂貴一些。與增加項目相比，他們可能會更喜歡減少一些項目，除非他們對你希望加上去的項目有特殊的趣。若有許多的問題要討論，就給每一項目分配一個時間限度，以保證你不會超過規(guī)定的時間。小提示24：議程的每個項目旁列出發(fā)言者的姓名組織會議最困難的部分之一是確定一個時間，以適合你的全體與會者。小提示22：排定會議時間表之前要考慮旅行時間。會議之前，考慮周到并詳細計劃是非常重要的，這樣可以保證會議順利進行。小提示14：仔細地思考你需要舉行的會議的類型。小提示11：組織和舉行電話會議時，考慮世界各地的時差?！駪?yīng)提前一些時間向股東們發(fā)出臨時股東大會的通知，提前多少時間則隨國家而異。與會者應(yīng)仔細思考哪些信息必須保密；為了達到目的哪些信息可以在會上披露。有些國家的法律規(guī)定董事會必須共同行使權(quán)力。注意面部表情：因為與會者可能走神，他們的面部表情會真實地告訴做你這一點。小提示4：考慮一下，如果一個例行會議沒有如期舉行，會有什么后果?！?透露住處信息或提供意見；● 發(fā)布指示；● 提出申訴和仲裁；● 做出決定或貫徹決定● 激發(fā)創(chuàng)意；● 提了建議，進行討論，并做出最終決定；如果你已決定一個會議的主題，就可開始考慮其他細節(jié)。開始時小組會議曾有一個明確的目標，然而后來成為一個慣例，或者被看成從各自的工作中解脫出來休息一下的機會。作為編輯顧問和作者，他完成了許多著作，其中包括《袖珍經(jīng)理手冊》、《袖珍MBA》和《袖珍金融手冊》、1979年以來一直是《經(jīng)濟學家》雜志的撰稿人，19941996年任《歐洲商務(wù)》雜志的編輯。如果你能不斷地應(yīng)用本書所提供的寶貴建議，你就可以非常自信并且成功地管理會議。要計算出一個會議的總成本，首先計算全部出席人員的總薪金，加上他們每年在各自單位的日常開支，然后將其和除以一年中的工作小數(shù)（每周工作時數(shù)乘以每年工作周數(shù)）。對于例行會議，應(yīng)每隔一段時間檢查一下這些會議是否仍符合一個實用目的而不是浪費時間。小提示5：記住，高層經(jīng)理的在場可能會妨礙討論。如果你在領(lǐng)導一次討論，你一定要多多運用大量鼓勵性的目光接觸，來幫助你保持對會議的控制。董事會會議由董事會主席主持，他是根據(jù)公司章程被選舉出來的大會在大會上，通常就一個主題作幾個報告?！裨S多公司董事會發(fā)現(xiàn)難以在一個月內(nèi)召開一次以上的會議，而專門委員會可以定期召開會議，而且只涉及必要的人員。小提示8：注意正式會議中的一切法律要求。 跨文化商務(wù)交流中的常見障礙包括語言的不同、時區(qū)差異和國與國之間旅行時間的不同，以及文化期望的不同。大會或小會都有其優(yōu)缺點：大群人可提出各種意見，但是這些成員可能會分成派系；小群人一起行動可能會更有效，但是思路比較狹窄。通過良好的準備和全體與會者的參與，會議上出現(xiàn)的大多數(shù)陷阱是可以避免的。他們能夠幫助小組卓有成效地工作。要點● 必須明確通知與會者關(guān)于會議的日期、時間、地點和會議的目的。小提示27：議程應(yīng)盡可能簡短。⒊將建議匯總到下一個草案中。給年會設(shè)定一個使股東無法投票的日期和地點，這是不合法的。會議中心一個大的聚會場所，例如在一所大學里。● 房間最好有窗，可以打開或關(guān)上以調(diào)節(jié)溫度。即使在一個小房間里只有少數(shù)人進行交流也會有這種問題，而音響效果對于有眾多與會者參加的會議尤其重要。小提示36：考慮多個安排座位的方案，然后選擇其中最恰當?shù)囊粋€。在亞洲許多地區(qū)，年齡有很大的份量，所以最年長者在會議上往往就座于地位最高的座位。想一想誰應(yīng)該能夠與誰進行目光接觸，相應(yīng)地安排人們的座位。站在離你的聽眾有一段距離的位置，坐在臺上或坐在桌子后邊，會提高你的權(quán)威性和風度，但可能阻撓雙向討論，并且也較難評估他們的態(tài)度。若有必要，爭取技術(shù)支持。利用休息，讓與會者在復會前以小組形式非正式地討論有關(guān)事宜。你的會前準備還應(yīng)包括對其他與會者作些研究。為確保你的信息傳遞到其他與會者，你應(yīng)當看著他們講話。l 第一印象很重要。小提示53：不要打斷別人的發(fā)言——讓他們把話講完。小提示54：用不同的詞匯使同一個觀點顯得更有趣味。類型如何識別偏袒一方主席在討論中支持某一方的要求。主席可獨自迅速實施諸如驅(qū)逐鬧事者之類的解決辦法，而收集信息可能需同與會者合作。舉例：7月6日會議備忘錄綠龍飯店，上午11：00出席：EW，LS，RD，KS，F(xiàn)M，SR，DW，ST。4． 利用備忘錄就一個正在進行的事項編一個情況報告，與下次會議的議程一起傳閱。 1 2 3 45 我的身體語言顯示自信。作為主席，你必須充分發(fā)揮重要作用，保證會議順利進行，并成功完成。然而，主席仍可通過允許詳細討論某些問題，限制討論另外一些問題，來影響會議的結(jié)果。小提示67： 開會前研究一些重要觀點的領(lǐng)頭人。4． 了解各種個性類型。然而若一個關(guān)鍵的發(fā)言人遲到，等他到來再開始會議是可以接受的，或者改變議程順序以免延誤會議。l 不能準時結(jié)束會議會招致與會者反感。表露憤怒：一種不愉快的表情表示出這個人對會議進行的方式感到不高興。密切注意的姿勢。若氣氛緊張，應(yīng)趕快行動，改善狀況。若你要達到一致通過，則可進行多次投票。公眾會議每個人開放，會議在公共場所舉行，可能受地方法律或法令條例支配；而若在私人聚會地點進行，則受組織者定下的規(guī)則約束。設(shè)伏與會者試圖暗中破壞會議，所以會議沒有達到預定的目標?；謴痛笮蜁h的秩序，是困難的，尤其當破壞是有預謀的時候。然而在美國，與會者希望主席用個人魅力和領(lǐng)導才能加與會以來取得一致意見。4． 所有重要的事項都被記下并列入下次會議中。當議程上的全部事項均已討論過，并一致同意采取必要的行動時，主席該履行其結(jié)束會議的職責了。如果一場激烈的爭辯將會失控，你可以堅持通過投票解決問題。l 要求該與會者離開，或趕他出去。）當辯論趨于白熱化時，不加思考的或者針對個人的評論往往成為火藥庫，導致摩擦和爭論進一步加劇。 程序混亂，興趣各異，甚至故意搗亂，會導致會議秩序發(fā)生問題。小提示76：點到個人，并直接向他們提問題，以激起辯論。若你感覺到那些害羞的與會者不會通過他們的發(fā)言來促進討論，就不要強迫他們發(fā)言。如果你自己能敏銳覺察到這些信號，就能利用這些積極的身體語言來估計一個或多個與會者何時已做出決定，這能幫助你把握結(jié)束討論或付諸表決的正確時機。避免凌亂的小吃，不提倡會議上吃東西。45分鐘的開會時間較理想，可使思想不集中的時間最少。準確掌握會議的節(jié)奏是主席的一個重要任務(wù)。在一個具有重要戰(zhàn)略意義的會議之前，關(guān)鍵與會者會籌劃他們的戰(zhàn)略，以求達到其目的。2． 允許所有派別對正在討論的主題發(fā)表他們的觀點。l 應(yīng)付不同風格和類型與會者的靈活性。找出你的薄弱方面并參考本書的有關(guān)章節(jié)，你會找到實用的指導與提示，幫助你建立和磨練參加會議的技巧。將你的得分相加，參考“分析”部分，看你得分多少。備忘錄應(yīng)清楚指出每個項目應(yīng)完成的最后期限，以及由誰負責執(zhí)行。在會議過程中做筆記，然后再據(jù)其寫出完整的備忘錄。最好的方法是指出主席的職責范圍及未盡到職責的情況，明確指出你對主席的期望，并讓他有機會改進當時狀況。一個堅定公正而又熟悉程序的主席應(yīng)當能夠維持秩序。右邊的女士是一個很好的聆聽者，她的身體語言顯示出她對談話很感興趣。如果會議有主席，用身體語言向他表示你想要發(fā)言。通過目光接觸顯示自信前傾表示活躍而感興趣服裝得體而整潔書寫紙疊放有序自信的建立是一個循環(huán)的過程。談判的對象可能不是具體有形的物體，而可能是對特定行為過程給予的支持，或?qū)ν瓿梢粋€特定的任務(wù)給予的幫助。l 會前與其他與會者進行接觸，從而消除隔閡，并交流信息。欠缺的計劃、技術(shù)故障、糟糕的設(shè)備，會造成與會者不能專注于會議的實質(zhì)內(nèi)容。如果使用一個確定的會議室，會前檢查那一天的會議室是否被雙重預定。會議桌周圍的每一個座位你都能有所獲，這決定于你想得到什么。但并不一定要這樣排座。圍繞一張桌子安排一群人就座時，用兩種形狀的桌子有三種基本的選擇。開會那天，廣告公司的執(zhí)行人員提早到來測試影響強度，并將座位安排成半圓形，調(diào)整了窗簾和空調(diào)，并定好了點心。經(jīng)理回來詢問建議，但幾 沒有什么響應(yīng)，結(jié)果未獲得實際的解決辦法。● 出席人數(shù)比預計的少得多，空蕩蕩的房間令人 ?！?可能會有電話干擾，或者有人打擾。你可能發(fā)現(xiàn)你能談成一個折扣。如果你希望在一份已經(jīng)正式批準的議程上增加或刪除項目，必須征得與會者的同意。你會發(fā)現(xiàn)與其他會者商計是有用的。授權(quán)行動：尤其是財務(wù)方面的決定，如簽署或談判一個新的合同，可能要求一位財務(wù)主管在場授權(quán)這個行動。小提示21：考慮與會者在一個小組