【正文】 各部門 應嚴格控制話費的使用，因公 事需要 撥 打長途電話時，應填寫《長途電話登記表》，寫清時間，事由，對方電話號碼等，月底將當月《長途電話登記表》和當月該部電話的《長途電話單》一起進行核對，若有員工違反《電話管理規(guī)定》，私自撥打私人長途電話 ，一經發(fā)現，罰款 50 元 ，所撥打電話話費從該員工當月工資中扣除 。 （ 4）例會由 辦公室 發(fā)通知，并做好會議的相關準備工作。 二、公司總 經理 主持 公司的 例會、臨時行政會議原則上由 公司總 經理助理 負責會議的記錄工作， 公司總 經理 另有規(guī)定的，依據 公司總經理指定的辦法實行。 燈具、微機、打印機等電器應表面潔清，無灰塵，各種電器開關、線路無灰塵，無安全隱患。 合同采取書面形式，所謂的書面合同指正式合同文本、備忘錄、傳真、信函、圖表等可以以書面形式加以固定的形式。 格式化的合同由經辦人按 雙方談好 的 事項 填寫。 以上資料不得隨意改動、棄置、銷毀、遺失。碼放時應做到定位、定架、定號，一目了然，易于盤庫，易于清點 。 歸檔： 辦公室 人員在做好來文的登記工作后，應定期進行公文處理的統(tǒng)計和歸檔工作。 十一、 不經廠長許可，禁止非本公司人員前來工廠 用餐，若有違反，對伙食管理員處以每次 20 元的罰款。 五 、《員工外出登記表》由辦公室負責管理，每月 1 日前，辦公室將根據上一個月《員工外出登記表》上的登記，統(tǒng)計整理每個員工的外出記錄，與員工考勤相結合，作為員工當月出勤依據。并認真做好衛(wèi)生工作，員工用餐結束后，應及時將餐廳 地面清洗干凈，盛放食物的器具 也 應定期做好消毒工作。 拆封：拆封應由指定人員進行，其他人不得隨意拆封。物 料 出庫后要相應減掉賬目數字，以保證賬物相符 五、 庫房盤點：每月 28 日 庫管員應 對庫房 進行盤點，嚴格按照賬目核實出入庫單及現貨庫存，并列出詳細的物料庫存明細表， 經 庫房主管 審核 簽字后，于下月 1 日前 上報 公司 辦公室 。經辦人要對入檔材料的真實性負責。 四 、 合同的訂立步驟 當經辦人 與 其他公司 達成經濟往來意向， 協(xié)商 一致 時 ，應訂立書面合同。 六、 辦公室節(jié)約意識 行政部工作匯總 28 28 樹立節(jié)約意識，下班后關閉電腦、空調、電燈、飲水機、打印機等一切電氣設備。 辦公桌面、辦公抽屜內物品應整齊有序，分類放置。 三、 參會人員準時參加會議并簽到，準備好與會議有關的資料，做好會議記錄，對要求傳達的會議內容要 及時進行傳達。 會議管理制度 第一章 目的 一、 為規(guī)范企業(yè)會議管理，提高會議質量，降低會議成本，特制定本制度。 一、 各部門電話與傳真的需求申報由該部門經理負責。 二、借閱管理 檔案主要歸本公司使用，外單位人員一律不準借用本公司檔案，如遇特殊情況，需經公司總經理特批，方可借閱。 二、 復印，打印文件及照片字跡 ，線條和影像的清晰和牢固程度應符合設備標定質量。 1 會計檔案：有關會計工作的方針，政策，制度，預算，計劃，總結，報告，合同以及往來文書等都應歸檔。 工廠 的耗材管理由 工廠行政人員負責 檔案管理制度 第一章 總則 一、 目的 檔案是 公司 企業(yè)文化的重要部分，為了加強公司的檔案管理工作，特制定本制度。 印章原則上不允許帶離公司，如確因工作特殊需要，必須由董事長簽字認可后，方可帶出 。 駕駛員在車輛使用過程中，應該慎重選擇 停車的地方，對于不當的停車罰款，公司不予以承擔，由駕駛員個人承擔該項罰款。 行政部工作匯總 10 10 公司所有車輛統(tǒng)一用油卡加油，實行一車一卡制度。 公司 對辦公用品的使用情況，實行年內不定期檢查、年末普查的檢查制度，檢查工作由行政部負責 。 實行定期計劃批量采購供應。 已核定物料的購買， 采購人員 必須經常分析或收集資料，以 降低成本。 辦公桌上應保持整潔，并注意保持辦公室的安靜。 二、 適用范圍 本制度適用于公司各種物料采購時，價格之審核、下單、訂購、驗收等，除另有規(guī)定外，本公司的各種采購均依照本制度執(zhí)行。 七、物料采購申領流程 各部門每月 25 日前向辦公室提交本部門當月的采購計劃，由辦公室 根據實際需 要編制公司《月采購計劃》，經總經理批準后，實施購買。 辦公 用品分發(fā)應做好登記，寫明分發(fā)日期、品名與數量等 ，并由各部門負責申領人員在《辦公用品申領單》上簽 字確認。 公司各部門用車應按照“先急后緩”“先生產后行政”的使用原則，按照同一方向集中派遣，以減低車輛的派出頻率。 車輛日常補胎及小零件的 更 換，必須在正規(guī)的 4S 店進行，取得正規(guī)發(fā)票，不許抵票報銷。 三、 職責 公司的公章、合同專用章，法人章，股東私章由 董事長 指定專人保管。 四、打印、復印文件 范圍 以公司名義上報下發(fā)的文件、報表 、 工作 計劃 、 總結、請示、報告 、簡報、紀要 、 通知、通報 、通告、信函、 規(guī)章制度、宣 傳材料、任免決定、表彰或處理決定 ， 以及公司領導批準翻印的文件、材料均屬打印范圍 。 公司的重大決議：包括由公司會議、總經理 辦公會及相關行政會議等形成的文件和會議材料會議記錄等。 行政部工作匯總 18 18 二、 公文承辦人員 應及時將辦理完畢或經領導批存的文件資料收集齊全，并加以整理，交由部門檔案管理人員歸檔。 人事檔案，薪資性檔案，勞動合同。 D：未及時上報歸檔者。公司員工不能將未經審核的文件傳真出去，否則，造成的后果完全由當事人本人承擔。 （ 2）會議由 辦公室 轉發(fā)通知，并安排時間、地點。 行政部工作匯總 26 26 二、 會議室衛(wèi)生由 辦公室 安排人員負責進行，在每次會議召開前后均要進行衛(wèi)生打掃，并做好日常保潔。 上班時間注意保持，隨時自我檢查，對發(fā)現的不符合規(guī)定的隨時更改。 如無特殊情況，審批 程序 如下： ⑴ 、 采購 合同 金額在人民幣 5 萬 以 上 的（含 5 萬） 由 董事長 進行審批簽署； 金額在 5 萬元以內的， 由總經理 親自或授權他人簽署。 董事長 對重要合同稿和有爭議合同稿予以審核并具有 最終核定 權。 庫房管理制度 一、 入庫驗收： 庫管員 接到購進物料 時 ，要求根據申購單與原始發(fā)票進行檢查點數，檢查規(guī)格和質量，驗收合格后 方可 按規(guī)定入賬。 行政部工作匯總 35 35 收 發(fā)文管理制度 一、 發(fā)文 發(fā)文是指公司發(fā)出的一切關于公務的文件、信函、及其他材料，主要是指編號文，發(fā)文處理工作一般包括擬稿、核稿，簽發(fā)、編號，登記、打印、校對、用印、封發(fā)、歸卷等程序。 三、 每次采購完成后，伙食管理員應將 購買食材種類，數量，價格，以及所花費金額 逐項列清，交給廠務內勤，對于米面糧油等有相關單據的，也一起交給廠務內勤 。 二、 員工在工作時間內有下列情況之一者，可在當班時間內申請外出： 上級交代的必須馬上辦理的事情。 行政或業(yè)務方面計劃辦理的事 情 。 五、 員工應在工廠規(guī)定的用餐時間在指定的員工餐廳 用餐，并自備餐具，以保 證衛(wèi)生，避免發(fā)生疾病傳染。 核稿：擬稿完成后， 辦公室 應根據文稿的內容， 格 式進行審核，以保證文件質量，節(jié)省總經理審閱時間，然后由總經理審批簽發(fā)。 二、 庫存管理辦理正常入庫手續(xù)后，按照物料性質種類分別存入庫房， 將物品名稱 、 規(guī)格 、 數量 、 單價 、入庫時間等 如實填寫 在入庫單上（不得涂改原始憑證），庫管員簽字確認。 當合同在執(zhí) 行過程中出現任何新的重大 事實情況時，經辦人應及時地向 上級領導 匯報并及時征求律師 的意見，以尋求對策。 律師合同附簽 上述重要合同在交由上述管理人員簽字之前 應 由 法律 顧問 附簽，以說明該合同已經得到了法律上的審查。 下班后整理好辦公桌上的物品，放置整齊。 公司衛(wèi)生管理制度 為營造良好的衛(wèi)生環(huán)境，并不斷提升員工的素質修養(yǎng)，結合公司的實際情況，特制這本制度 一、 辦公室整理 辦公桌面只擺放必須物品，不擺放其他物品。 四、 其他會議管理 （ 1） 辦公室 每周 二之前 應將 公司下一周 例會和各種臨時會議，統(tǒng)一編制《會議計劃》并印發(fā)給 公司 領導和各部門。 十 、 辦公室 負責將各部門的《長途電話記錄》備案，并根據記錄內容，計算員工應當扣減的話費 ，轉交財務部 。 二、對破損檔案及時進行修補。 金額在 元至 元的合同。 二、 歸檔文件資料的種數，份數以及每份文件的頁數要保持齊全完整。 總結性文件：包括公司年度和月度工作總結，下屬部門的年度、月度總結工作報告，方 向性工作總結調查報告等。 不需上報的各部門的工作計劃 、 臨時性工作安排 ， 非上報的一般表格 、一般技術資料和便函都不屬打印的范圍 。 四、 使用 各部門 因工作需要使用公章時，須填寫《印章使用