【正文】 拿到手后，要馬上看正確記住對方姓名，將名片收起。（2） 、由前臺文員安排就座，端茶送水，并請客人稍候。在轉(zhuǎn)交前，應(yīng)先把對方所談內(nèi)容簡明扼要告訴接聽人。在通道、走廊里遇到上司或?qū)Ψ揭Y讓，不能搶行。（5）工作時(shí)不宜穿過分臃腫的服裝。 五、電話管理電話要保持干凈衛(wèi)生，辦公室內(nèi)電話的規(guī)格型號應(yīng)統(tǒng)一。第二節(jié) 辦公室標(biāo)準(zhǔn)一、文件夾 所有文件應(yīng)分類分夾管理，每一類文件應(yīng)附有文件登錄表，格式可根據(jù)其性質(zhì)、用途自行設(shè)計(jì)，有明確的文件標(biāo)識以便于索引查詢，做到能夠在最短時(shí)間內(nèi)查詢到所需文件。六 物料放置1．應(yīng)分類分區(qū)放置，同一區(qū)域內(nèi)不得同時(shí)出現(xiàn)兩種或兩種以上不同的物料；2．物料與標(biāo)識，區(qū)域一致；3．應(yīng)放在區(qū)域線內(nèi)，且不得壓線，不得超高；4．應(yīng)按一定順序擺放，堆疊；5．物料放置應(yīng)與通道線或區(qū)域線平行一致，大致成直角；6．放置區(qū)域應(yīng)標(biāo)識清楚（如草酸鈷放置區(qū)應(yīng)標(biāo)識為“草酸鈷放置區(qū)” ，而不應(yīng)標(biāo)識為“物料周轉(zhuǎn)區(qū)” ） ；7．硫酸鎳，氯化鈷，草酸鈷，草酸鎳，碳酸鎳，碳酸鈷的放置均要加桶蓋，不得露放于空氣中，以防污染；8．鈷粉，鎳粉應(yīng)按要求充入氮?dú)獠⒚芊獗４妫?．原材料，成品及半成品不得直接放在地上；。如：電路板上的臟污，是短，斷路的主要原因。，決定日常用量。五 缺勤率為零——可形成愉快的工作現(xiàn)場1．一目了然的工作場所，沒有浪費(fèi)，免強(qiáng)，不均衡等蔽端；2．崗位明亮，干凈，無灰塵無垃圾的工作場所讓人工作愉快，不會讓人厭倦和疲勞；3．工作也成為一種樂趣，員工不會無故缺勤曠工；4．能給人一種“只要大家肯努力，什么都做得到”的信念，讓大家都親自動手進(jìn)行改善；5．在有活力的一流工作場所，員工都由衷感到自豪和驕傲；6．工作環(huán)境清爽舒適，員工有被尊重的感覺；7．員工凝聚力增強(qiáng)，工作更愉快。工序間物流通暢，能夠減少甚至消除尋找，滯留時(shí)間，改善零件/物料在庫周轉(zhuǎn)率。目的：騰出空間，提高生產(chǎn)效率。企業(yè)內(nèi)員工的理想，莫過于有良好的工作環(huán)境，和諧融洽的管理氣氛。6S 活動的內(nèi)容：包括對現(xiàn)場的整理，整頓，清掃，清潔, 安全和素養(yǎng)。概括來講，推行 6S 最終要達(dá)到的目的有八點(diǎn)：改善和提高企業(yè)形象整齊，清潔的工作環(huán)境，容易吸引顧客，讓顧客有信心；同時(shí)，由于口碑相傳，會成為其他公司的學(xué)習(xí)對象。1．能減少庫存量，排除過剩生產(chǎn)，避免零件，半成品，成品在庫過多；2．避免庫房，貨架，工棚過剩；3．避免卡板，臺車，推車等搬運(yùn)工具過剩；4．避免購置不必要的機(jī)器，設(shè)備；5．避免“尋找，等待，避讓”等動作引起的浪費(fèi)；6．消除“拿起，放下，清點(diǎn)，搬運(yùn)”等無附加值動作。“需要”和“不需要”的判別基準(zhǔn)（1）工作場所全面檢查后，所有的物品一一判別，哪些是“要”的，哪些是“不要”的；（2）制定“要”和“不要”的基準(zhǔn)表，并經(jīng)開會決定基準(zhǔn)，同時(shí)要反省不要物產(chǎn)生的根源。三 清掃1．建立清掃責(zé)任區(qū)（室內(nèi)外）（1） 利用公司平面圖，標(biāo)識各責(zé)任區(qū)及負(fù)責(zé)人；（2） 各責(zé)任區(qū)應(yīng)細(xì)化成各自的定置圖。二 標(biāo)識（另外設(shè)計(jì)）三 通道1．通道應(yīng)當(dāng)有明顯的標(biāo)識；18 / 332．通道內(nèi)無雜物，如紙屑，塑料袋等；3．物品擺放不得占用通道；4．通道必須時(shí)刻保持干凈。十七 部門內(nèi)應(yīng)定期舉行早會，重點(diǎn)傳達(dá)公司精神，檢查工人隊(duì)伍的服裝，儀容，儀表，改善工人的精神面貌。應(yīng)用軟件使用規(guī)定：A、通用軟件，所有電腦只能安裝 WORLD,EXCEL,殺毒軟件；B、專業(yè)軟件，各部門根據(jù)其業(yè)務(wù)性質(zhì)可使用其他軟件，但必須要經(jīng)專業(yè)人士安裝認(rèn)可，并在行政中心將其存檔備案，以備考核查詢。（2）領(lǐng)帶：領(lǐng)帶要與西裝、襯衫顏色相配，領(lǐng)帶不得骯臟或歪斜松馳。（6）遞交物件時(shí)，如遞文件等，要把正面，文字對著對方的方向遞上去，如是鋼筆，要把筆尖向自己，使對方容易接著；至于刀子或剪刀等利器，應(yīng)把刀尖向著自己。未聽清時(shí)，及時(shí)告訴對方，結(jié)束時(shí)禮貌道別，待對方切斷電話，自己再放話筒。（3） 、前臺文員立即通知行政負(fù)責(zé)人。男女地位、年齡有很大差別時(shí)，若女性年輕，可先把女性介紹給男性。電話是溝通的命脈，如果接聽者沒有問清楚來電者的身份，在轉(zhuǎn)接過程中遇到問詢時(shí)就難以回答清楚，從而浪費(fèi)了寶貴的工作時(shí)間。實(shí)際上，對方是公司的衣食父母，公司的成長和盈利的增加都與對方的來往密切相關(guān)。 　　同仁：好的，我會轉(zhuǎn)告高琦您已經(jīng)把腳本ＳＥＮＤ過來了。因此，保持端坐的姿勢，尤其不要趴在桌面邊緣，這樣可以使聲音自然、流暢和動聽。實(shí)際上，跟對方進(jìn)行電話溝通的過程也是對員工能力的鍛煉過程。介紹和被介紹的方法：（1） 、無論是何種形式，關(guān)系的介紹，應(yīng)該對介紹負(fù)責(zé)。（2） 、行政負(fù)責(zé)人以文件形式下發(fā)參觀通知書給各相關(guān)部門，注明參觀時(shí)間、來訪單位、參觀內(nèi)容、接待標(biāo)準(zhǔn)、特別要求等。公司內(nèi)以職務(wù)稱呼上司，同事間以李工、黃生、小文等稱呼，對方間以先生、小姐相稱。（3）公司內(nèi)同事相遇應(yīng)點(diǎn)頭行禮表示致意。女性職員涂指甲油盡量用淡色。 電腦、電話用電纜、電線應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)進(jìn)行分類固定。十三 工藝，質(zhì)量記錄1．記錄本應(yīng)保持干凈，不亂寫亂畫；2．按照表格要求認(rèn)真填寫；3．字體工整，清潔，無連筆現(xiàn)象；4．表格記錄齊全完整；5．交接班必須有簽字，在班內(nèi)遺留未解決的問題應(yīng)在記錄上說明向下一班次交待清楚；6．記錄本應(yīng)保存好，不應(yīng)有污垢，折角，破損現(xiàn)象。五 安全1．強(qiáng)酸，強(qiáng)堿，易燃，易爆品的放置應(yīng)遠(yuǎn)離工作場所；2．各種配線，配管的安置做到整齊有序，不應(yīng)有雜亂；3．建立配線，配管，易燃，易爆品，酸，堿及消防器材的巡檢制度；4． 在所有危險(xiǎn)區(qū)域備有緊急解救措施；5． 遵守作業(yè)指導(dǎo)書（操作規(guī)程） ，不違章操作，不違章作業(yè)。2．布置流程，確定放置場所（1） 參照管理中“依使用頻率判斷之基準(zhǔn)” ，決定放置場所；（2） 放置場所的確定可以用圖紙或電腦模擬來演練，以便配置；（3） 流程布置基本上遵循的原則是：綜合原則，最短距離原則，流程化原則，安全與滿足感原則以及彈性化原則；（4） 物品的保管要定位，定時(shí)，要恰當(dāng)確定放置場所的最適空間地域范圍；（5） 生產(chǎn)線附近只能放真正需要使用的物品，危險(xiǎn)品在特定的場所保管；（6） 無法規(guī)定位置放置的物品，應(yīng)掛“暫放”標(biāo)識牌，注明原因，放置時(shí)間，負(fù)責(zé)人，預(yù)計(jì)放至何時(shí)等。二 整頓1．設(shè)備、機(jī)器儀器等擺放整齊，干凈，保養(yǎng)好，均處于最佳運(yùn)行狀態(tài)；2．工具均為可用工具，有保養(yǎng)，有定位放置，且各工具均一目了然；3．零件保管有定位，有圖示，合格品與不合格品有明確區(qū)分；4．圖紙和作業(yè)標(biāo)示均有目錄，有次序且整齊，任何人均能很快使用；5．文件檔案明確定位，易檢索，任何人均可隨時(shí)使用；6．報(bào)告，日報(bào)表即日上交，且數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；7．生產(chǎn)工序排列整齊，一目了然；8．作業(yè)場所按不同的工作程序和物料類別進(jìn)行明確區(qū)分且標(biāo)識清楚?？s短作業(yè)周期，確保交貨期由于實(shí)施了“一目了然”的管理，使異?，F(xiàn)象明顯化，減少人員，設(shè)備，時(shí)間的浪費(fèi)，生產(chǎn)順暢，提高了作業(yè)效率，縮短了作業(yè)周期，從而確保交貨期。6 / 335S 安全：即遵守作業(yè)指導(dǎo)書和操作規(guī)程，其要點(diǎn)是不違章操作。具有一定的指導(dǎo)性和可操作性。很顯然連企業(yè)內(nèi)部的細(xì)枝末節(jié)都沒有理順，最起碼的臟、亂、差都沒有解決，又哪來的成本差異，品質(zhì)差異呢？又從何處去談市場競爭呢？對此，行政中心為配合公司廣泛開展 6S 活動，特編寫了《6S 現(xiàn)場管理手冊》 ，手冊中較為詳細(xì)的介紹了 6S 活動的內(nèi)容、定義、目的、作用、要領(lǐng)、要求參照標(biāo)誰、評分內(nèi)容。目的：防止產(chǎn)品的污染和浪費(fèi)，能留住優(yōu)秀的員工。改善員工精神面貌，使組織活力化人人都變成有修養(yǎng)的員工，有尊嚴(yán)和成就感，對自己的工作盡心盡力，并帶動改善意識（可以實(shí)施合理化提案改善活動） ，增加組織的活力。第五章 6S 管理對員工的要求一 整理1．每月確定二至三天作為整理日；2．通道狀況整潔暢通；3．工作場所的設(shè)備材料均為日內(nèi)需用物品，且整理好，其余物品置于儲藏室，不再使用的物品或已廢棄物品按廢棄處理；4．料架上工具為近日需用，且整齊；5．辦公桌上下及抽屜內(nèi)物品均為當(dāng)日使用的物品，且干凈整齊；6．倉庫有定位且在管理狀態(tài)，任何人均易了解，退還也簡單方便；7．原料、 ，成品，半成品等均用明顯標(biāo)志區(qū)分，不得互相混合；8．生活用品專架擺放，且遠(yuǎn)離生產(chǎn)線。1．要落實(shí)前一步驟整理工作（1） 整理工作沒落實(shí)則不僅空間浪費(fèi)，而且零件或產(chǎn)品會因變舊不能使用而造成浪費(fèi)；（2） 連不要的東西也要管理造成的浪費(fèi)（如庫存管理和盤點(diǎn)會比較麻煩） 。3．制定稽核方法（1） 建立清潔稽核表，主管人員做不定期的復(fù)查；（2） 作業(yè)人員或責(zé)任者應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行逐一點(diǎn)檢工作。20 /