【正文】 35 單位：毫米 備 考 表 30 情 況 說 明 ： 10 45 10 60 10 10 整 理 人： 10 檢 查 人： 10 年 月 日 25 30 25 — 25— 附件 10: 集 團 各單位檔案全宗代號 順號 企 業(yè) 全 稱 名 稱 代號 備注 1 中鐵隧道集團有限公司 13 2 中鐵隧道勘測設計院有限公司 131 3 中鐵隧道股份有限公司 132 4 一處有限公司 133 5 二處有限公司 134 6 三處有限公司 135 7 四處有限公司 136 8 北京中鐵隧建筑有限公司 137 9 內(nèi)江新鴻路業(yè)發(fā)展有限公司 138 10 隧道設備制造有限公司 139 — 26— 中 鐵 隧道集 團 有限公司 文書檔案管理 規(guī) 則 第一章 總 則 第一條 為規(guī)范 集團公司 文書檔案管理工作，統(tǒng)一 集團公司文書檔案工作標準，充分發(fā)揮文書檔案的作用，根據(jù)國家檔案局《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》、 《中國中鐵股份有限公司文書檔案管理規(guī)則》及 《 中鐵隧道 集團 有限 公司檔案管理辦法》，制定本 規(guī) 則。 第十二條 歸檔文件的載體和字跡應符合耐久性要求。對本單位、國家建設和歷史研究 有長遠利用價值的檔案，列為永久保存 。檔案庫房應有專人負責管理，實行定期檢查和清點制度，并做好平時記錄。由移交單位（部門）填寫歸檔文件移交清冊、歸檔文件目錄一式兩份，經(jīng)雙方單位（部門）蓋章和經(jīng)辦人簽字后各存一份。 （六）審計工作。 （十）境外項目管理。 （六）產(chǎn)品質(zhì)量事故分析及處理。 第二條 會計檔案是記錄和反映本企 業(yè) 生產(chǎn)、經(jīng)營、建設等全過程的重要經(jīng)濟史料和憑證，是企業(yè)檔案的重要組成部分。 （三）銀行對帳單及銀行存款余額調(diào)節(jié)表應當附在月末最后一張銀行收款或銀行付款憑證后面一并裝訂，也可單獨裝訂與當年會計憑證一同保管。 （五）除有特殊規(guī)定外，各種賬簿不得跨年度使用。 第十 五 條 各級財務會計部門向 本單位的 檔案部門移交會計檔案時，其案卷質(zhì)量、手續(xù)必須符合本《 規(guī) 則》的要求，如達不到要求，財務會計部門應在檔案部門指導下重新整理，合格后再向檔案部門移交。卷盒要統(tǒng)一，采用牛皮紙盒，規(guī)格為 220 310mm，根據(jù)案卷的厚度可分別裝入厚度為 50mm 檔案盒內(nèi)（會計檔案盒及其封面式樣見附件 5Ａ、 B）。 （ 九 ） 編制會計檔案歸檔說明 ： 檔案部門每年在完成會計檔案任務后，編寫歸檔說明，放在案卷目錄索引前面，與案卷目錄一并裝訂，其內(nèi)容應包括：年度內(nèi)哪些財務會計部門已歸檔，哪些應歸檔但尚未歸檔及其原因。會計檔案原則上不得借出，如借出須限期歸還。 第三十 四 條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其它原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業(yè)務主管部門或財產(chǎn) 所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。 第 三 十 一 條 檔案部門接收的撤銷單位的會計檔案保管期滿后，由檔案部門和財務部門共同做好鑒定銷毀工作。 第 二 十 一 條 各單位檔案部門要建立會計檔案定期檢查制度，發(fā)現(xiàn)可疑情況和發(fā)生意外事故，要及時向單位領導和上級主管部門匯報。 — 52— （ 八 ） 編制會計檔案案卷目錄索引 ： 為便于查找會計檔案案卷目錄，需要編制案卷目錄索引，以揭示每類會計檔案數(shù)量、所在張次及案卷起止號（會計檔案案卷目錄索引式樣見附件 7Ａ、 B） 。 第十 九 條 檔案部門對接收的會計檔案進行整理，其主要任務是： （一） 每卷歸檔文件均要在案卷封面右下側(cè)加蓋“會計檔案歸檔卷 位戳”（尺寸和內(nèi)容詳見附件 4），其加蓋的歸檔卷位戳使用紅色印油，內(nèi)容用藍、黑色填寫，具體填法是： “年度”為該卷形成的年度，用阿拉伯數(shù)字填寫 ；“保管期限”為該卷內(nèi)容針對的保管期限； “類別”按憑證、年度財務會計報告、季度財務會計報告、工資支付單、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總賬、明細賬、輔助賬，會計檔案保管、移交、銷毀清冊等填寫 ； “會計處理號”（又稱處理號）為財務會計部門保管會計檔 — 50— 案時編制的順序號 ； “全宗號”為上級檔案部門 給 本單位所確定的全宗 代 號 ； 歸檔卷位戳加蓋的位置是：憑證、報表及檔案保管、移交、銷 毀清冊等蓋在案卷封面右下側(cè)，賬本蓋在扉頁右下側(cè)。 可將備考表印在卷盒封三上。 （二）訂本式賬簿以一本為一個保管單位，活頁式賬簿在整理時去掉空白頁，按科目順序整理成冊，對賬目較多的科目，應按科目分開裝訂組卷。 第九條 各種會計 憑證 的整理要求是： （一）要分別將收款、付 款、轉(zhuǎn)賬憑證及所附原始單據(jù)粘貼在“會計憑證粘貼單”上，粘貼時張與張之間要均勻、整齊。 （六）職工的培訓與崗位技能評定等。 （二）產(chǎn)品的工藝、工裝、試制、加工制造。 （六）商務合同正本及與合同有關(guān)的補充材料，有關(guān)調(diào)查等。 （二）企業(yè)領導班子（包括董事會、股東會、監(jiān)事會和經(jīng)理層，下同）構(gòu)成及變更，企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)及變更。凡是經(jīng)過變動的案卷或文件，都應將剔出文件的內(nèi)容、鑒定時間、經(jīng)手人姓名等，在盒內(nèi)備考表上如實注明。歸檔文件可以采用保管期限 年度 機構(gòu)或年度 機構(gòu) 保管期限等分類方法。 第二十條 企業(yè)員工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結(jié)束后及時歸檔。文件歸檔后不得更改。 第二十 四 條 本規(guī)則 自印發(fā) 之日起 實施 。轉(zhuǎn)發(fā)文件和來文文件的字號，如不能在文號欄內(nèi)顯示，可在標題后加 “ [ ]” 注明 ； （四 ） 題名 :文件標題。 與外單位 聯(lián)合行文，定稿由主辦 單位 歸檔，其它 單位 歸正本。一般以每份文件為一件，文件的正 9 本與定稿為一件（如定稿過厚不易裝訂可單獨為一件）；正文與附件為一件（如附件數(shù)量較多不易裝訂可各為一件）；原件與 復制 件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件；來文與復文、請示與批復同一年度的為一件，不同年度的可分開（但必須標識存放的關(guān)聯(lián)位置）；沒有批復的重要請示可視為一件。 建立檔案借閱制度， 6 編制檢索工具，編輯史志、年鑒、專題文件匯編，開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)各項工作提供及時、有效的服務。 第十六條 歸檔時間：紙質(zhì)文件一般應在文件材料形成年度的第二年上半年向檔案部門移交歸檔。 第七條 集團公司 辦公室 是全 集團 檔案業(yè)務主管部門，依法履行下列職責： （ 一 ） 貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度； （ 二 ） 統(tǒng)籌規(guī)劃 全 集團 檔案工作 并負責 集團公司 檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作； （ 三 ） 指導 各子公司、集團公司 各 單位 、總部 各部門 文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作； （四） 監(jiān)督、指導 集團公司 所屬機構(gòu)（ 含 指揮部、項目部 、境外 機構(gòu)）的檔案工作。 第二條 本辦法所稱的檔案，是指 集團公司 在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和 企業(yè) 有保存價值的各種形式的文件材料。 第十三條 各單位可結(jié)合文件材料形成的流程、文件材料的專業(yè)內(nèi)容特征等 分類確定文件材 料的收集、歸檔責任部門和人員： （ 一 ） 公文類（如正式公文、函、電報）文件材料，由單位的文書部門專人負責收集、整理、歸檔，單位有關(guān)部門兼職文書人員予以配合。 （ 四 ） 主動向領導匯報工作情況，反映存在問題，提出建議 或 意見。 第三十條 本辦法自發(fā) 布 之日起實施 。 第十 三 條 歸檔文件及各種表格的用紙，應符合公文格式的要求，檔案管理的各種表格采用 A4 紙。 12 (一 )全宗號： 集團公司 給所屬各立 檔單位 全宗代號（ 見 附件 10） ； (二 )年度：歸檔文件形成的年度，以 4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如 “ 1998” ； (三 )保管期限 :歸檔文件保管期限（永久、長期、短期）或代碼（永久 長期 短期 3） ； (四 )件號 :文件的排列序號。 （一） 檔案盒封面應標明全宗名稱（即立檔單位名稱全稱）。 — 27— 第三章 歸檔范圍 第五條 企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料 ， 都 應 按 照《 國有企業(yè)文件材料歸檔范圍》 （見附件 1）及時 歸檔。 第十五條 各部門的專（兼）職檔案人員應檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門負責人簽字核準后向檔案部 門移交。 第二十四條 檔案密級的劃分 ： 屬于國家秘密的文件資料，應按規(guī)定標明密級（絕密、機密、秘密），確定保管期限。 第三十二條 檔案部門應根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定和本單位檔案的具體情況，制定檔案查閱、摘抄、復制等制度、辦法，嚴格借閱手續(xù)，處理好保密和利用的關(guān)系。 第四十二條 本 規(guī) 則 自印發(fā) 之日起 實施 。 （十一）公安保衛(wèi)，綜合治理，防范自然災害。 （四）企業(yè)管理現(xiàn)代化和信息化建設，科技管理。 — 38— （三）科研項目的總結(jié)、鑒定。 第五條 各單位當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年（出納人員不得兼管會計檔 — 44— 案）。 （七）工資支付單如形成數(shù)量少可與記賬憑證裝訂在一起，如形成數(shù)量較多應與會計憑證分開組卷，按月裝訂 。 （二）本單位月、季度財務會計報告較薄的，可以分別合并組卷裝訂。 （ 五 ） 除了收集本單位的財務會計報告外，還應收集所屬單位的年度、季度財務會計報告，但保管期限應有所不同。 （ 五 ） 會計檔案盒脊背各項內(nèi)容的填法與歸檔卷位戳相同，“單位”和“類別”欄可填寫標準簡稱 。即按保管期限 — 年度 — 立卷部門 — 種類排列。 第二十 八 條 各單位檔案管理部門要 認真做好利用會計檔案反饋記錄，積累利用會計檔案實例。 單位某一部分業(yè)務移交其它單位經(jīng)辦的，所涉及的會計檔案按照前款規(guī)定辦理。對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 （三）銷毀會計檔案時 ,應由檔案部門和財 務會計部門共同派員監(jiān)銷。定期保管期限分為３年、５年、 15 年、 25 年四種。加蓋卷盒脊背各項內(nèi)容用藍、黑色印油，字體、字號各單位自定。歸檔范圍詳見附件 1。 （三）凡合并組卷的財務會計報告應在案卷標題中注明月、季及合并組卷的單位名稱，單位名稱可以用規(guī)范的簡稱。 — 46— （八）考勤表、計工表為編制工資單的依據(jù)，若考勤表、計工表在財務部門，則應隨工資單一起保存；若在勞資部門，則不作為會計檔案保存，但由勞資部門出示的如加班天數(shù)、加班費計算憑單等原始憑證可與工資單裝訂在一起。未經(jīng)檔案管理部門同意，財務會計部門不得自行封包保存。 七、職工個人管理形成的文件材料 （一）職工（包括離退休職工、死亡職工）的履歷材料。 （六）環(huán)境保護、檢測與控制。 三、經(jīng)營管理工作形成的文件材料 （一）企業(yè)改革，經(jīng)營戰(zhàn)略決策。 （二）黨組織建設、黨員和干部管理、黨紀監(jiān)察工作、重要政治活動或 事件 。 第三十四條 調(diào)閱本部門檔案，可持有效證件借閱；調(diào)閱其他部門檔案，需經(jīng) 主管檔案工作的領導批準 。保密期限屆滿的，自行解密；保密期限需要延長的，由原確定密級和保管期限的部門決定；在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級和保管期限的部門或者上級機關(guān)應當及時解密。檔案部門接收時應全面檢查歸檔文件的質(zhì)量。 （ 三 ） 本企業(yè)引進項目、外購設備附帶的文件材料； （ 四 ） 本企業(yè)投