【正文】 各類檔案標(biāo)準(zhǔn)格式擬案，並要填寫《文件制訂、修訂／廢止申請(qǐng)單》．對(duì)於新制訂之表單，同時(shí)還應(yīng)制作一份空白表單填寫格式范例及表單功能使用流程說明等，一併送審． ： 文件若有不合使用需予以修改、增訂者，由申請(qǐng)單位填具《文件制訂、修訂／廢止申請(qǐng)單》，提出變更原因，由原擬案單位議定修改．文件修改後，版本號(hào)亦應(yīng)隨之變更．原版本應(yīng)列入修訂記錄中由管理部進(jìn)行存檔之． (二 )文件之審查、核準(zhǔn)、分發(fā) ： 由擬案人員將草案或《文件制訂、修訂／廢止申請(qǐng)單》等送直屬主管審查，並圈選相關(guān)會(huì)簽部門，草案經(jīng)審查會(huì)簽後呈送權(quán)限主管核準(zhǔn)． ： (1)各擬案部門內(nèi)部使用 (不涉及對(duì)外或跨部門會(huì)簽 )之文件或表單，由直屬部門主管進(jìn)行核準(zhǔn)；各部門制訂之跨部門使用之表單或文件，須呈總經(jīng)理室核準(zhǔn)． (2)各部門、單位涉及本公司章程、制度、考核等方面的規(guī)定、條例、辦法等文件，均須參照公司統(tǒng)一頒佈之制度進(jìn)行制訂，並經(jīng)管理部核稿、總經(jīng)理室核準(zhǔn)並敬會(huì)執(zhí)行長同意後始得生效． ： (1)由擬案部門根據(jù)文件傳達(dá)范圍，對(duì)文件資料進(jìn)行複印、分發(fā)，並由接收人員予以簽收? 13 長誠浪板 (昆山 )有限公司 (2)對(duì)內(nèi)發(fā)行文件若為列管文件時(shí)，應(yīng)加蓋“列管文件”章，並根據(jù)其機(jī)密性註明“嚴(yán)禁復(fù)印”及機(jī)密等級(jí)； (3)各部門新增制訂 (修訂 )的表單、會(huì)議記錄及制度方面的文件均須送交管理部一份備案之? (4)進(jìn)行文件分發(fā)時(shí)，須填制《文件發(fā)放／回收記錄》，請(qǐng)各收文單位主管或文管助理簽名接收． (三 )檔案的廢止、回收、銷毀 ： 由申請(qǐng)廢止的單位填具《文件制訂、修訂／廢止申請(qǐng)單》，提出廢止原因．經(jīng)核準(zhǔn)後，於文件上用紅筆注記，退出執(zhí)行過程．並按對(duì)照所規(guī)定的廢止文件保存期限進(jìn)行保存，到期銷毀之． ： 對(duì)已確認(rèn)失效或因有誤須重新修正之文件，擬案部門提出《文件制訂、修 訂／廢止申請(qǐng)單》，由文管中心人員對(duì)照《文件發(fā)放／回收記錄》將下發(fā)文件全部收回，並請(qǐng)各單位經(jīng)手人簽字確認(rèn)． ： (1)對(duì)於收回之作廢文件或超過保存期限之檔案資料，經(jīng)核準(zhǔn)後進(jìn)行統(tǒng)一銷毀． (2)檔案銷毀須實(shí)行雙人監(jiān)銷之原則． (3)《文件資料銷毀記錄》應(yīng)予以存檔、備查? (四 )歸檔作業(yè) ：公司各類文件 /資料之保存年限詳見《檔案資料保存年限一覽表》 . ：每年度 12 月中、下旬；或?qū)冻Ｓ帽韱?，每三個(gè)月進(jìn)行一次歸檔． ：各部門、單位文管人員． /資料保 管之相關(guān)要求及規(guī)定 ： 文件管理被納為內(nèi)部稽核項(xiàng)目之一，定期實(shí)行稽核檢查，以確保資 14 長誠浪板 (昆山 )有限公司 料之正確使用．在文件的保管中應(yīng)做到： (1)不得於原件上書寫不相關(guān)之文字、符號(hào)或擅加標(biāo)記． (2)文件、品質(zhì)記錄之電腦檔案由專人負(fù)責(zé)管制，不得任意拷貝． (3)文件的保管應(yīng)注意其安全性，並要防毒、防潮． (4)歸檔文件應(yīng)盡量為原件，並按同一文件只存檔一份之原則? (5)文管中心須於每一檔案冊(cè)建目錄索引，其中應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、版次、歸檔日期等要項(xiàng)． (6)文件 /資料之存檔位置應(yīng)正確並符合分類要求． (五 )文 件 /資料的借閱、補(bǔ)發(fā) : (1)檔案資料僅限本公司員工在文管處借閱，如因抄錄或複印需帶出文管處者，必須辦理登記手續(xù)? (2)借閱本人業(yè)務(wù)范圍內(nèi)一般文件時(shí)，不需進(jìn)行審批程序? (3)借閱密級(jí)或機(jī)密級(jí)文件者，由部門主管審核後，須轉(zhuǎn)至管理部核準(zhǔn)? (4)極機(jī)密級(jí)文件之借閱須進(jìn)行書面申請(qǐng)，寫明借閱用途及借閱期限後，按部門主管→管理部→總經(jīng)理室之順序進(jìn)行簽核? :借閱文件必須履行登記手續(xù)．文管和借閱人員必須當(dāng)面查點(diǎn)所借文件類別、份數(shù)，並在借閱簿上登記簽字；退還文件時(shí)，文管人員要根據(jù)借閱登 記簿檢查核對(duì)所借文件，確認(rèn)無誤后予以銷帳．並履行簽字手續(xù)． :借出去的文件應(yīng)限定借閱時(shí)限．過期不還者，應(yīng)及時(shí)催退回收，以免文件散失或影響他人借閱．對(duì)確需延長借閱時(shí)間的，須重新辦理借閱手續(xù)． ： (1)對(duì)借閱件要加強(qiáng)保密和保管工作，如需複印或抄錄者，須經(jīng)權(quán)限主管核準(zhǔn)． (2)借閱文件只限本人閱讀，不得轉(zhuǎn)借他人，並按時(shí)退還，嚴(yán)禁拍照、抽頁、剪裁和涂改． 15 長誠浪板 (昆山 )有限公司 ，並要求再次補(bǔ)發(fā)．補(bǔ)發(fā)文件須視文件的機(jī)密性，提交補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)以說明原因，經(jīng)權(quán)限主管核準(zhǔn)後，文管 中心始得重新列印，並做好記錄． (六 )文件的翻印 ，對(duì)於列管性文件要嚴(yán)格控制翻印份數(shù)，不得隨意擴(kuò)大閱讀和傳達(dá)范圍，並須做到： (1)複印文件須經(jīng)發(fā)文單位同意，未經(jīng)許可，任何單位和個(gè)人不得私自複?。? (2)複印文件要確保準(zhǔn)確無誤，並對(duì)翻印時(shí)間、份數(shù)及發(fā)放范圍等予以備案． ，可視實(shí)際需要進(jìn)行復(fù)?。? 關(guān)規(guī)定及要求進(jìn)行復(fù)印之． 參 、 電腦檔案作業(yè)管理辦法 一 、 公司資訊網(wǎng)絡(luò)由資訊部統(tǒng)一進(jìn)行設(shè)計(jì)、規(guī)劃 、 管理與維 護(hù)事宜． 二 、 各部門均通過本部門微機(jī)操作人員專用網(wǎng)絡(luò)密碼登錄上網(wǎng)，並將文件檔案存入服務(wù)器中本部門子目錄下． 三、 存於服務(wù)器中較重要之執(zhí)行生效文件，應(yīng)設(shè)為唯讀文件． 四 、 資訊部應(yīng)每月不定期對(duì)公司所有電腦進(jìn)行抽查 ,是否有未按規(guī)定操作之情況，並予以要求改善． 五 、 屬於公司列管文件的電腦檔案之變更、調(diào)用、列印，一律須經(jīng)權(quán)責(zé)部