【正文】 當(dāng)今之世，西方發(fā)達國家有關(guān)專家都正在從各方面探討和研 究秘書科學(xué)。（）安涅馬里、連納爾茨著：《秘書的有效工作》費爾拉格出版社年版，頁。國務(wù)秘書一般皆具有兩重身份，對國家元首或部長來講呢，是參謀是助手，執(zhí)行的是秘書職責(zé)；對下級單位來講，他們卻又是領(lǐng)導(dǎo)和指揮者。該專家認為，有效地借助現(xiàn)代技術(shù)，只能解決信息程序問題，而在通過管理決議方面，使程序及通訊型式化則極其困難。概而言之，議會國務(wù)秘書必須是議院議員，協(xié)助部長處理行政事務(wù)，負責(zé)部里的常務(wù)工作，相當(dāng)于某些國家的常務(wù)副部長，他有權(quán)代表該部出席內(nèi)閣會議、議會、各專門委員會和從事其它各種活動。文件可分為下列各類：不太有用的或極少用的文件；短時保存的公文；保存期明確文件（如保存到??年為止）；等待答復(fù)的公文；在??法律生效期間內(nèi)保存的文件；長期保存的文件，共此六種。通電話時話語速度要慢，言談要準(zhǔn)確，免使對方再問；電話交談時精力要集中，以免遺漏，更重要的是，將注意力集中于當(dāng)時對方的精神狀態(tài)，而免犯心理上的錯誤判斷。此外，還設(shè)一位議會國務(wù)秘書，負責(zé)議會院和政府之間的聯(lián)系，并協(xié)助總理保持同議會的聯(lián) 系。企業(yè)秘書的檔案室工作亦屬重要，檔案室文件要進行分類：企業(yè)內(nèi)部規(guī)章；顧客訂貨信息單據(jù)；有關(guān)同行業(yè)競爭信息；生產(chǎn)計劃；有關(guān)公司對手方面的信息；進行舉辦講習(xí)班的資料；簽字無訛的字樣證明；有關(guān)各學(xué)院進行秘書講習(xí)班提高技能的辦法；企業(yè)史；企業(yè)工作活動圖表；參觀訪問者的統(tǒng)計表冊；實習(xí)生工作須知等等。電話交談時要多做記錄，刪去不需要的內(nèi)容，記錄簡潔而通情達理。三為國家的秘書，負責(zé)政府機關(guān)的政務(wù)工作，名為秘書，實為部長。換言之，這四 類行政人員的工作，大致包括了英國的實際秘書工作，英國的全部秘書工作或秘書職責(zé)盡然歸屬于上述內(nèi)涵。這些現(xiàn)象的抽象 ，就是孕育 秘書 含義的本原。首先，秘書現(xiàn)象產(chǎn)生 發(fā)展 分離 再發(fā)展 再分離的演進規(guī)律，表明了它既有廣義的擴展性，又有狹義的規(guī)定性。所以，需要對秘書含義有個正確的把握。但值得指出的是，秘書除為領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力運行服務(wù)外，還應(yīng)重視為他的責(zé)任服務(wù)。（ｅ能／ｒ） ６ .參謀注意事項 ７ .預(yù)測與預(yù)案（專家預(yù)測的要點） 三、秘書工作方法 （一）為領(lǐng)導(dǎo)工作前期鋪墊 （二）為領(lǐng)導(dǎo)工作拓展伸延 （三）為領(lǐng)導(dǎo)工作補償代勞 （四）配合領(lǐng)導(dǎo)管理時間 １ .統(tǒng)籌計劃時間法； ２ .ａｂｃ分類處理時間法； ３ .零碎時間利用法； ４ .海外的幾種時間管理法（１）時間表；（２）時間統(tǒng)計法。 （三）秘書的分類 １ .兩大部類分類法（含意義） ２ .其他分類：按層次、行業(yè)、工種、型的分類 附 ：秘書職業(yè)的特征及其重要性 １ .遍布管理領(lǐng)域 ２ .近身圍核運轉(zhuǎn) ３ .綜合服務(wù)領(lǐng)導(dǎo) 二、秘書工作 （一）秘書工作的性質(zhì) １ .本質(zhì)屬性 —— 輔助性 派生出：（１）從屬性；（２）被動性；（３）賦予性；（４）潛隱性。這就歪曲了秘書的社會屬性。綜合上述，筆者認為所謂 秘書 ，從本原意義說，是人類一種特有文化現(xiàn)象即秘書現(xiàn)象在社會的反映?？傊?，歷史的發(fā)展，產(chǎn)生了秘書現(xiàn)象，秘書現(xiàn)象孕育和分娩了秘書人，秘書人承擔(dān)了秘書現(xiàn)象的兼容升華和圍核指向，滿足了社會定位的需要；同時，社會對秘書現(xiàn)象及其 圍核機制 的功能性選擇，還在不斷發(fā)展和擴新，呼喚出現(xiàn) 新的 秘書 定位。 （二） 第四篇：秘書現(xiàn)象與秘書概念 一、秘書現(xiàn)象和秘書現(xiàn)象的社會定位秘書和秘書工作，作為客觀存在的社會事物和社會現(xiàn)象，是歷史發(fā)展的必然產(chǎn)物。二是非行政級，這一級為 文官的中下層干部，其職務(wù)是對次要提案進行初步審查分析，對不重要的事務(wù)進行直接指導(dǎo)，以及解決、處理公務(wù)中所引起的問題，負責(zé)主持次要工作的進行等等。今天西方秘書的種種工作雖有發(fā)展變化，而機密和通信技能的原始 概念，卻依然保持，同這種職務(wù)有最基本的傳統(tǒng)關(guān)聯(lián)。內(nèi)容：通信；秘書處實用方面的工作與技術(shù)方面的工作；準(zhǔn)備會議；準(zhǔn)備公務(wù)旅行；按期完成工作檢查；提供領(lǐng)導(dǎo)人信息；組織工作的技術(shù)設(shè)備；同人聯(lián)系；縱橫交錯計劃的擬定方法。同時，閱讀文件要求思維將文件分為段落，便于掌握文件內(nèi)容和重點，便于擬出扼要提綱。 德國于世界二次大戰(zhàn)后，作為戰(zhàn)敗國，國家枯萎凋零，百廢待興，但世人皆知，德國人能干肯干，其經(jīng)濟由復(fù)蘇到崛起舉世矚目。電話交談之前，宜認真短暫準(zhǔn)備，電話前應(yīng)將認為重要之事記于紙上或?qū)㈦娫挃M通知之事錄于小冊上。關(guān)于變更重要定貨人電話號碼的通知；關(guān)于分配全年獎金的指示；同你號合作的企業(yè)的定期咨詢；非主要訂貨人提出的減價要求；邀請你公司或號領(lǐng)導(dǎo)人出席作為重要供應(yīng)者的企業(yè)紀(jì)念會；關(guān)于某企業(yè)首領(lǐng)生病需要休假之際變更代替人的通知；有關(guān)電話洽談重要的縮減開支方面的決定；對本公司領(lǐng)導(dǎo)人報告內(nèi)容質(zhì)詢，秘書要立即答復(fù)，如在休假期間，假終進行；整頓七天一疊未拆開的公文；本公司領(lǐng)導(dǎo)人報告摘要手稿三天之內(nèi)作好；進行關(guān)于發(fā)起 組織技術(shù)裝備的提案；電話中達成的協(xié)議，值本公司領(lǐng)導(dǎo)人休假，會晤問題由秘書負責(zé)；對本公司或號領(lǐng)導(dǎo)人參加的董事會重要會議計劃記錄事項要由秘書掌握；十分重要的是，供領(lǐng)導(dǎo)人用的資料要由秘書進行擇選，以便于領(lǐng)導(dǎo)人對各種情況廣泛清楚透徹了解，所以秘書的重要任務(wù)就在于擇選最需要的材料。本著此原則，德國秘書工作之發(fā)展，極端注意時間，分秒 必爭，重又引起世人注目。該專家的這種論點，可貴之處符合實情。此等秘書之一般工作為重新打印呈送領(lǐng)導(dǎo)者的報告，電話交談，書寫內(nèi)容復(fù)雜的信函，（不得超過分鐘）同領(lǐng)導(dǎo)人座談，向同事進行咨詢，與秘書實習(xí)生進行入門座談，準(zhǔn)備整理書信，發(fā)出電傳打字和通訊，為領(lǐng)導(dǎo)人擇選材料，匯編和裝訂檔案，皆有時間限制，不得超過規(guī)定時間。（）克里斯塔亞捷著：《秘書簡明手冊》，第八版，年版，頁。人際關(guān)系中的心理因素方面，對管理領(lǐng)域的工作效率，仍能夠起到極大的影響。德國企業(yè)秘書唯一重要的原則是，要合理計劃時間，合理安排工作。（）烏爾蘇拉