【正文】 來衡量目標完成情況的標準，你的目標愈明確，就能提供給你愈多的指引。 由于工作能夠有計劃地進行，自然也就能夠看到這些工作應該 按什么次序進行，各哪些是可以同時進行的工作。 第 11 頁 共 23 頁 先做只需花費少量時間即可做好的事，然后再做需要花費大量時間才能做好的事。舉個例子來說，所有的主管都承認（包括我們業(yè)務工作人員），業(yè)務報告是一件極其重要的事，但若現(xiàn)在距離上交業(yè)務報告的時間尚有一個月的話，則一般人大概不會把它視為 “ 今天應該做的事 ” ，更不會把它視為 “ 今天必須做的事 ” ，既然今天可以不做這件事，那么就可以不斷地拖延下去。做好事先的規(guī)劃、準備與預防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。 更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。 （ ） 我處理危機時表現(xiàn)最好。 這個故事除了告訴我們樹立正確的目標的重要性，還體現(xiàn)了巴列特定律（也稱 80/20原理）：總結果的 80%是由總消耗時間中的 20%所形成的 按事情的 “ 重要程度 ” 編排行事優(yōu)先次序的準則是建立在 “ 重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù) ” 的原理的基礎上。在時間管理中，我們同樣強調(diào)紀律與規(guī)則。在本項練習中列有一個你在一星期內(nèi)花費時間的清單。依上述方法填滿表二，直到 “ 時間小 計 ” 中都有一個數(shù)目字（可能是零）。在努力擬定計劃與設定目標之后，你大概會發(fā)現(xiàn)你的時間管理技巧有了進展。另外，還可以對前期的工作時間分配進行分析，不斷改進時間管理。 步驟二：估計時間 v 工序時間 =(a+4b+c)/6 （ a：最樂觀時間； b：期待時間； c：最悲觀時間） v 倒推法：一般確定結束時間，再逐步推出各部分需要時間。不過，如果你就是一名上司，你還是應該首先想想，你是不是也會對下屬這樣呢？ 第 21 頁 共 23 頁 以下是如何處理類似問題的一個實際例子和妙招： 有一位職員，每當他應召支見上司時，他手上總是帶著一件仍待完成的工作：編寫一份報告、檢查報告草案、或者閱讀必要的資料等，一來可以利用在一旁等待上司打電話或是其它事務處理的時間，二來可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以盡快結束對話或事情的安排，三來還可以讓主管對他的工作態(tài)度留下深刻的印象。愛 因斯坦曾組織過享有盛名的 “ 奧林比亞克科學院 ” ，利用晚上休息的時間聚會，與會者總是手捧茶杯，邊飲茶，邊議論，后來相繼問世的許多科學創(chuàng)見，有不少產(chǎn)生于飲茶之余。 ” 不管你多么有效率，總是有人讓你等待：你可能錯過公車、地鐵、飛機，碰上出其不意的中途休息；你也許已經(jīng)盡可能地小心計劃每一件事，但是你可能意外地被困在機場。雙方各就各位后，一場激戰(zhàn)即將展開。琳達相信和客戶維持良好的關系是很重要的，所以她常利用在飛機上的時間寫短箋給他們。你可能有休閑時間，卻沒有 “ 空 ” 的時間。我們有許多人喜歡拿起電話就開始喋喋不休，而且經(jīng)常是缺乏主題。 具體來講，網(wǎng)絡計劃評審技術是：首先，用網(wǎng)絡圖來表達一項開發(fā)計劃中各工作（階段、模塊等）的先后順序和相互關系；然后，通過計算找出計劃中關鍵工序和關鍵路線； 第三，通過不斷改善網(wǎng)絡計劃，選擇最優(yōu)方案并付諸實施，最后，在計劃執(zhí)行過程中進行有效的控制和監(jiān)督，保證合理地使用人、財、物，按預定目標完成任務。 剛才我們已經(jīng)介紹了如何確定目標，實際上目標是計劃的基礎，確定了方 向，怎么走就清楚多了。 現(xiàn)在，請你完成誠實地做到下列練習。 該星期結束時，表二的所有空格都應該有一個號碼。 分析自己使用時間的方式和狀況 大多數(shù)人不喜歡好好地了解自己，逃避現(xiàn)實比觀察及解釋我們的行為更容易。在這種情況下，我們需要互相尊重對方的時間安排，也就是說要與別人的時間取得協(xié)作。他發(fā)現(xiàn)， 80%的業(yè)績都來自于 20%的客戶中，同時，不管客戶的購買量大小，他花在每個客戶身上的時間都是一樣的。 （ ） 我似乎永遠在趕時間。 現(xiàn)在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意，在劃分第一和每三象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤認為重要的事。 第二象限是重要但不緊急的事。假如愈是緊迫的事，其重要性愈高，愈不緊迫的事，其重要性愈低，則依循上面的判斷規(guī)則。 這個故事的教訓是：成功地將一個好主意付諸實踐，比在家空想出一千個好主意要有從價值得多。通常會體現(xiàn)在以下五個方面： 將有聯(lián)系的工作進行分類整理。他對第一組說： “ 你們能夠跳過 。他希望活得更扎實，但現(xiàn)在卻無法支配自己的命運，這使他覺得受挫。 有 一天，他拿起柯維的第一本著作《相會在巔峰》，從那時起，他對自己的看法完全改變，發(fā)現(xiàn)自己有不平凡的能力。 雖說目標能夠刺激我們奮勇向上，但是，對許多人來說， 擬定目標實在不是一件容易的事，原因是我們每天單是忙在日常工作上就已透不過氣，還哪來時間好好想想自己的將來 。 一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話號碼的 Email。 不擅處理不速之客的打擾。我們提供了一個拖延商數(shù)的測驗，請你先做一下自我評核。 由于目標中擬定假設的客觀環(huán)境發(fā)生變動，計劃與事實常常難以趨于一致，所以我們必須定期審察我們的目標與計劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。有人曾粗略地統(tǒng)計過 一個活到 72歲的美國人對時間是怎么花的： 睡覺： 21年 工作： 14年 個人衛(wèi)生： 7年 吃飯： 6年 旅行： 6年 排隊： 6年 學習： 4年 開會： 3年 打電話： 2年 找東西： 1年 其它： 3年 看了上面的這一組數(shù)據(jù)，您有何感受？ “ 時間管理 ” 一直是個重要的問題，但從來沒像今天這么重要 過，為什么？原因如下： *尋求事業(yè)、家庭與社會生活平衡的需要 第 4 頁 共 23 頁 *信息爆炸 *競爭的壓力 *你的客戶對品質的要求 看來我們要成為一個高效的時間管理者和職業(yè)人，減少時間浪費的現(xiàn)象，確非易事。 小案例： 如果銀行每天早晨向你的帳號撥款 ?？葱竽?？還是打麻將呢？還是努力做一個學 者呢？全靠你們自己選擇！ 易卜生說： 你的最大責任就是把你這快材料鑄造成器 。第 1 頁 共 23 頁 時間管理培訓 課程時數(shù) ： 3． 5小時 課程簡介 : 本課程通過對有效時間管理重要性的講解，通過對人們?nèi)粘９ぷ髦性?時間管理上存在的誤區(qū)的分析 及 時間管理基本方法、技巧的講解 ，幫助學員進行有效的時間管理、提高工作績效。 學問就是鑄器的工具。你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何的規(guī)定。那么，我們的問題究竟在哪里呢？ 第二章、時間管理的誤區(qū) 我們探索克服時間浪費的途徑便是 “ 培養(yǎng)克服時間管理誤區(qū)的技能 ” 。但如果是處于無計劃的引導，則一切行動將雜亂無章，最終走進死胡同 。 拖延商數(shù)測驗 請據(jù)實選擇以下每一個陳述最切合你的答案 ： （ 1）為了避免對棘手的難題采取行動，我于是尋找理由和借口。 不擅處理無端電話的打擾。 組織內(nèi)其 它平行部門的來函，要求取得你的部門的市場（或其它）調(diào)查報告。但這正是問題的癥結，就是因為沒有目標，每天才弄得沒頭沒腦、蓬頭垢面，這只是一個惡性循環(huán)罷了！ 另外有些人沒有目標，則是因為他們不敢接受改變，與其說安于現(xiàn)狀，不如坦白一點，那便是沒有勇氣面對新環(huán)境可能帶來的挫折與挑戰(zhàn)，這些人最終只會是一事無成！ 事實 上，隨波逐流，缺乏目標的人，永遠沒有淋漓盡致發(fā)揮自己的潛能。重獲新生的賴嘉，終于了解到目標的重要性。 “ 只有自己與上帝才能支配我的命運 ” 驚醒了 他。 ” 他對第二組說： “ 你們能夠跳得更高。 將整理好有各類事務按流程或輕重緩急加以排列。 原則之三：分清工作的輕重緩急 請看下面的行事次序，看看你自己平時喜好用哪種方式？ 先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。可是在多數(shù)情況下，愈是重要的事偏偏不 緊迫。主要是與生活品質有關，包 括長期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預防、參加培訓、向上級提出問題處理的建議等等。其實二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標，如果答案是否定的，便應歸入第三象限。 （ ） 我常為了完成某項事情而拒人于千里之外。于是，穆爾的下一步就是將其中購買量最小的 36個客戶退回公司，然后全 力服務其余 20%的客戶。 認清并適應組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。面對自己并客觀地制定我們對時間的使用，需要巨大的勇氣?，F(xiàn)在統(tǒng)計每一項活動出現(xiàn)的次數(shù)。拿出幾張紙、你的時間使用清單以及你寫下來的目標，詳細考慮后，寫出你對下列問題的答案： 我如何浪費我的時間？未 來有何算途徑可預防或減低時間的浪費？ 我如何浪費別人的時間？我浪費了誰的時間？我應如何預防不使其發(fā)生？ 哪些活動我現(xiàn)在可以減少、不予考慮或交給別人做？ 別人如何浪費我的時間？未來有沒有方法減少或排除其發(fā)生？如果有的話，是什么方法？ 我做的哪些事既重要又緊急？ 我做的哪些事對我的目標很重要？ 我是否花費時間追求那些對我很重要的事？如果沒有，原因何在？如果有，是哪些事？ 第 17 頁 共 23 頁 這些問題的答案應能提供許多使你將時間使用得更理想的構想。 注意事項 事先的了解： 1 、所在部門的業(yè)務定位 2 、所在崗位的業(yè)務定位 3 、上級主管的業(yè)務目標 4 、上級主管對你的期望和要求 5 、與其它相關崗位的業(yè)務接口關系 遵循 5W2H原則 Why: 為什么要做這項任務，對工作目標是否有支持 What： 任務的內(nèi)容和達成的目標 When： 在什么時間段進行 Where： 任務發(fā)生的地點 Who： 哪些人員參加此任務，由誰 負責 第 18 頁 共 23 頁 How to： 用什么方法進行 How much：需要多少成本 設置控制點（ milestone） 在目標或任務中設置階段性的里程碑，通過檢查，可以及時發(fā)現(xiàn)問題，對自己難以解決的，還可以獲得同事或領導的支持。 計劃要素 （ 1） PERT主要反映任務的時間、資源、配合、控制等。在這種情況下，你不妨直言： “ 你現(xiàn)在需要我們解決的問題是什么呢？ ” 、 “ 你的重點是什么？ ” 、 “ 你看我們今天的溝通 /討論是不是這到這里呢？ ” 雖然一次電話省下的時間可能只有 2~3分鐘，但按照你每天接 10個電話來算，每個月你就可以省下 7~10個小時，一年就是就 84~120個小時，這可是一段不少的時間呀！ 過濾電話 你一定經(jīng)常 遇到一些不想接的電話，這個時候你就需要 “ 過濾電話 ” 了。在休閑的時候，你也許會躺在游泳池邊盡情玩樂，但這絕不是 “ 空 ” 的時間。她說： “ 我已經(jīng)無法自撥了，這樣做讓我非常愉快。 1 為了說明的方便，請你假設一開始那人便把你扳倒，但是他并不停在那兒。 ”琳達回答 ： “ 我就是老板。 凡在事業(yè)上有所成就的人，都有一個成功的訣竅：變 “ 閑暇 ” 為 “ 不閑 ” ，也就是不偷清閑，不貪逸趣。 當你被打斷時 在前面的 “ 時間管理的誤區(qū) ” 中，我們曾經(jīng)提到了如何接受請托，但是在我們被各種情況所打斷時，應該如何處理呢？ 來自上司的打斷 來自上司的打擾最難控制，尤其是當你正在全心盡力地處理一項緊急 而重要的事情時。 建議： （ 1）先畫 WBS,標明 milestone（里程碑）時間及 deadtime（截止時間） （ 2）標明任務間關系 （ 3）再畫 PERT 計劃要素 步驟一：先畫圖 首先不必注重美觀，主要弄清楚任務之間的 相互關系。 堅持工作周記和工作日記，對計劃的執(zhí)行情況進行總結，發(fā)現(xiàn)和糾正各種偏差，同時對計劃進行調(diào) 整和滾動。你知道如何做，就不會感到吃驚。因此效率先生要在打電話這一欄的 “ 時間小計 ” 中記上 。 下面的練習將顯示你以你的時間與生命真正去做的許多相關事項。否則，突如其來的打擾會令對方措手不及，甚至有可能將你拒之門外！ 大家想想，我們是不是也在經(jīng)常抱怨外部的打擾（電話、來訪等）、突發(fā)事件！既然如此，我們是不是也應該站在對方的角度考慮問題，嚴格要求自己，提前做好計劃與安排，與他人的時間取得協(xié)作，少一份慌亂，多一份從容！ 原則之六：制定規(guī)則、遵守紀律 我們在成長的過程中，常被各種紀律所束縛， “ 沒有規(guī)矩、不成方園 ” ，因為有紀律，我們才有秩序。最后還當了凱利穆爾油漆公司（ KellyMoore Paint Company)的董事長。 （ ） 我在做一件事時常會想到另一件事。 改善事先準備工作。反之，多投入一些