【正文】 二、來訪接待流程來訪前準(zhǔn)備：保持前臺、會客區(qū)域干凈整潔；茶幾、煙灰缸的清潔；公司報刊完好無損；保證飲水機時刻有水。私事不得離崗。前臺只能由接持人員坐，其他人員不得進入前臺就座。外出期間，由綜合部主管安排前臺值班接待人員，必須保證前臺無空崗。不要詢問客人的履歷、工資收入、衣物價格。保持口氣清新自然無異味。除公司宣傳單、個人茶杯、臺歷、文件框外，不得放置任何物品。來客提出個人要求時，前臺接待必須認(rèn)真聆聽，有必要時做好筆記，如遇無法處理的投訴，則請客人稍等，請專門負(fù)責(zé)人出面解決。負(fù)責(zé)接聽來訪電話，記錄電話內(nèi)容，并做好記錄與傳達工作。接待后的工作1)誠懇地向來賓征求接待工作的意見，并詢問有什么需要接待人員辦理的事情。在打電話前要準(zhǔn)備好記錄用紙、筆或其它所需要的文件、資料，不能等電話接通后，去找所需要的東西而對方拿著聽筒等候。公司接待管理制度10一、總則第一條 為進一步提高公司的接待管理水平，促進接待工作的規(guī)范化，更好地反映我公司精神面貌，增進各級領(lǐng)導(dǎo)和兄弟單位的支持和合作，達到增進友誼、交流信息、有效改善企業(yè)外部環(huán)境，樹立良好企業(yè)形象的目的，特制定本管理辦法。無故超標(biāo)準(zhǔn)增加陪餐人員或虛報公務(wù)接待人數(shù)的，視情節(jié)輕重，對公務(wù)接待單位負(fù)責(zé)人罰款100200元，并通報批評。(二)領(lǐng)導(dǎo)審批、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)格控制的原則。四、計劃與準(zhǔn)備辦公室在接到接待通知后，應(yīng)了解相關(guān)基本情況：來賓職務(wù)、來訪具體時間、人數(shù)、目的和要求等，在此基礎(chǔ)上確定接待標(biāo)準(zhǔn)進行接待；重要接待及會議接待需擬定計劃和日程安排表，上報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施接待；按計劃通知參加會晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實會晤時間及場所；按照接待計劃布置、準(zhǔn)備各項接待工作；檢查、落實、督促各項接待工作的實施情況；準(zhǔn)備應(yīng)急預(yù)案。會議結(jié)束后,安排車輛歡送客人。(二)接待人員需著正裝,男士應(yīng)穿西裝、打領(lǐng)帶,女士應(yīng)著正規(guī)套裝、化淡妝。重點參觀我公司食品總部、在寧樓盤及南京著名景點、新建城區(qū)等。保密原則:向來賓介紹情況時,應(yīng)注意保守公司情況、國家機密。會議室有專人進行接待。辦公室在接待結(jié)束后（按協(xié)議月結(jié)的每月25日結(jié)算）三日內(nèi)按照公司財務(wù)規(guī)定填寫報銷單，附明細(xì)，提交總經(jīng)理審批后到財務(wù)報銷，報銷費用繼續(xù)做備用金使用，財務(wù)進行賬務(wù)處理。重要來賓招待餐需提前12小時預(yù)定，特殊情況至少需要3小時以上，否則改為酒店招待。第五條各歸口部門接到來賓信息后按公司規(guī)定制定接待計劃填寫《接待申請單》，交辦公室主任審核，辦公室協(xié)調(diào)接待項目，報總經(jīng)理審批。六、接待涉及部門相應(yīng)職責(zé)及要求申請部門：提前3天填報《客戶來訪申請表》（詳見附件一），交由行政部協(xié)調(diào)安排，派專人根據(jù)來客具體到達時間負(fù)責(zé)迎接。4）看望、商議日程——來賓住下后，公司有關(guān)人員前往看望，表示歡迎和問候，了解來訪日程和目的，商定活動日程并通知有關(guān)部門。接待的對象分為內(nèi)賓和外賓。，須密切注視接待動態(tài)，做好控制指揮工作，保證規(guī)范進行。（二）其它場所除總經(jīng)理室外一律不得用做接待場所，待客必須在指定處進行。因會議需要要在會場準(zhǔn)備花卉（除簽約儀式外，一般不安排花卉）、水果、茶水、音響設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、制作歡迎牌、指示牌、名牌等的物料的，需提前至少三天提報申請交給綜合管理部，落實相關(guān)事項。，接待部門配合。：提供信息溝通保障及調(diào)度控制和來客記錄，安排來客食宿。（二）本制度適用于公司基地接待工作。（二）接待內(nèi)容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務(wù)等。：依物資管理制度進行，秘書辦理采購。需為一級接待標(biāo)準(zhǔn)的來賓提前辦理房卡，酌情在房間內(nèi)準(zhǔn)備相關(guān)水果。c類：普通接待。如須安排外出就餐，由營銷部長或指派人員陪同。二、對外接待部門及接待范圍公司行政部為公司負(fù)責(zé)接待的職能部門。五、接待內(nèi)容和程序接待內(nèi)賓：1）接受任務(wù)——弄清來賓的`基本情況：單位、人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)和使命、抵離時間、乘坐交通工具及車次或航班。⑤會談時用長桌的，中外各一方，請外賓最高級別領(lǐng)導(dǎo)人坐右邊中間，我方主談人坐自己一方的中間位置。第二條接待工作的原則是：熱情周到，講究禮儀，勤儉節(jié)約，統(tǒng)一協(xié)調(diào)?？偨?jīng)理參加的實報實銷。接待中涉及機要事務(wù)應(yīng)注意保密，對不宜攝影照相及參觀的場所應(yīng)向參觀人員說明。選定陪參觀的人員要對檢查的內(nèi)容及實施的情況、,以便更好的進行接待。節(jié)約原則:內(nèi)部成本效益核算。也可根據(jù)來訪人員的喜好預(yù)定各種形式的餐會,包括:西餐、中餐、自助餐等(具體事項見宴會接待流程)。例如:發(fā)送接待行程照片、做后期的溝通交流等工作。會議期間由前臺人員每隔十五分鐘添加茶水一次,如遇會間休息,應(yīng)盡快整理會場,補充并更換各種用品。宴會過程中,我方陪同人員需注意形象、談吐,適度安排敬酒人員。附件4：內(nèi)部接待標(biāo)準(zhǔn)附件商務(wù)接待中的座次安排附件6：接待準(zhǔn)備、檢查表公司接待管理制度9為進一步規(guī)范公司公務(wù)接待管理，嚴(yán)格控制費用支出，滿足公司日常的公務(wù)接待需求，根據(jù)《阿克蘇市公務(wù)接待管理制度》，特制定《公司公務(wù)接待就餐管理辦法》，各科室認(rèn)真組織學(xué)習(xí)，并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。一般公務(wù)接待用餐標(biāo)準(zhǔn)為80元/人，特殊公務(wù)接待用餐標(biāo)準(zhǔn)為100元/人。因特殊原因來不及按正常程序?qū)徟墓珓?wù)接待，事后又不補辦審批手續(xù)的接待費用，公司不予報銷。對涉及較強業(yè)務(wù)性的接待事務(wù)，應(yīng)由有關(guān)項目部牽頭對口接待，辦公室配合。5)、精心組織好活動。前臺接待所有在崗位職責(zé)范圍內(nèi)應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)的工作，如果出現(xiàn)失職，導(dǎo)致公司出現(xiàn)重大損失，即使本細(xì)則未予制定，也可追究其必要的失職責(zé)任，具體處罰由人事部開會研究后決定。私事不得離崗。接電話不得先于來電人掛機。裙裝下擺不得低于膝下三公分。與客人交談應(yīng)站立端正，講究禮貌，不左顧右盼，不雙手抱前，低頭哈腰。一、前臺值班接待崗位職責(zé)當(dāng)日值班的前臺接待員全權(quán)負(fù)責(zé)當(dāng)日公司來訪客戶的接待工作。對于出現(xiàn)當(dāng)日接待量陡增的狀況，前臺當(dāng)班接待員可向綜合部主管申請安排其他前臺接待員協(xié)助其完成接待工作。如因公務(wù)需外出，經(jīng)綜合部主管批準(zhǔn)可離崗。不得在前臺吃食物。②如果沒有預(yù)約，將來訪者安排在接待室就坐，并立即替其聯(lián)系，如果領(lǐng)導(dǎo)同意來訪，引領(lǐng)來訪者到領(lǐng)導(dǎo)辦公室入座；③來訪者如被告知需等待，前臺接待員則安排其在接待區(qū)等候，并及時提供茶水等；并細(xì)心詢問客戶的需要，時時注意客戶的情緒反應(yīng)，必要時給予適當(dāng)安撫。接聽電話時用規(guī)范的語氣說：“您好，江化集團！”。來訪中：起立——問詢——安排接待——送客起立——有客來訪時，立即起立，目光直視來訪者并點頭微笑；問詢——語氣輕柔：“您好！請問您找誰？”“是否有預(yù)約？”等；對待客人應(yīng)有耐心，講話口氣應(yīng)保持溫和、親切。負(fù)責(zé)公司總臺的電話接聽、記錄與轉(zhuǎn)達。不得有對來客有過分隨便、過分親熱的舉動，不得勾肩搭背、不得嘲笑來客不小心的現(xiàn)象，不得對來客指指點點七、監(jiān)督人本工作細(xì)則的直接監(jiān)督人為人事部經(jīng)理、辦公室。保持良好的站、坐、走姿。前臺只能由接持人員坐，其他人員不得進入前臺就座。如事態(tài)緊急，可呼公司辦公大廳員工協(xié)助。負(fù)責(zé)公司文件打印，協(xié)助復(fù)印等工作。五、接待工作的有關(guān)要求每十三條 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖及客人的需求，掌握接待工作的規(guī)律，做到目標(biāo)明確，思路清晰，計劃周密，主次分明，機動靈活，以高度的事業(yè)心和責(zé)任感，發(fā)揚嚴(yán)細(xì)作風(fēng)，扎實做好工作。如本人有事離開辦公室時，應(yīng)將辦公桌上的文件、資料安放好，以免泄密或丟失。第四條 協(xié)助辦理公司大型會議的會務(wù)工作。無故超時就餐的對接待單位負(fù)責(zé)人罰款100元，并通報批評。非公務(wù)接待活動，包括出差期間的餐費及部門內(nèi)部或部門之間的互相宴請、饋贈不屬于公務(wù)接待范圍。言語：語氣溫和、禮貌文雅。使用器皿需及時撤下清洗并消毒。會前通知:行政部秘書處接到會議通知后,應(yīng)主動了解會議名稱、時間、地點、參會人員情況及會議接待要求等,并準(zhǔn)確傳達會議信息,以便做好會議接待的準(zhǔn)備工作。我方人員還需準(zhǔn)備好參觀單位的書面材料,以便客人在參觀時詳盡地了解參觀單位概況。第二條來賓接待流程(一)確定來訪人員及行程行政部接到接待任務(wù)后,應(yīng)盡快確定來訪人員的名單,包括人數(shù)、姓名、性別、年齡、單位、職位(級別)(如有必要,還需了解對方健康狀況)等,確定我方接待人員名單,并明確雙方主要聯(lián)系人及聯(lián)系方式。會議桌上要準(zhǔn)備相應(yīng)數(shù)量的抽紙和煙灰缸,并視情況及時清理垃圾。各項目/部門在接到考察、參觀信息后應(yīng)及時做好準(zhǔn)備,以便檢查、參觀。陪同人員應(yīng)嚴(yán)格控制，非相關(guān)人員一律不允許參加，來賓5人以下的陪同人員不超過3人，來賓5~10人的，陪同人員不超過5人。負(fù)責(zé)按《接待申請單》計劃安排接待的準(zhǔn)備工作，定點協(xié)議單位定期結(jié)算工作，接待費用監(jiān)督審核工作。第二條接待工作的原則是：熱情周到、講究禮儀、勤儉節(jié)約、統(tǒng)一協(xié)調(diào)。7）送別——根據(jù)客人意見，預(yù)定車、船、機票，協(xié)助客人結(jié)算食宿帳目，話別送行，派人派車送至車站、碼頭或機場。一般情況下，級別與權(quán)限相等，同級別出面，特殊情況高規(guī)格接待。：文化苑速溶咖啡、夏季冷飲、茶品及專用茶具、水果等；商務(wù)室夏季飲料及糖果。各相關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范操行。五、接待標(biāo)準(zhǔn)菜肴以家常菜為主，不得提供魚翅、燕窩等高檔菜肴和用野生保護動物制作的菜肴。，作業(yè)人員須集中精力做事，不得東張西望，更不許與參觀人員交談。五、接待方式（一）貴賓接待：秘書迎接來客于文化苑入座，公司領(lǐng)導(dǎo)陪客接待，以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果方式招待，如須就餐由公司領(lǐng)導(dǎo)或指定專人陪同安排于公司或酒店就餐，必要時安排北京市里酒店就餐。二、接待事務(wù)分類Ａ類：貴賓接待。（二）其它場所除總經(jīng)理室外一律不得