【正文】 3． 承辦單位必須將有關會議始末的全套材料（包括會議通知、名冊、提交論文、批文及有關會議的錄音、錄象、照片及會標、會議報道等有保存價值的材料），于一個月內搜集、整理完畢，送國際交流處歸檔。二、申請舉辦國際會議的程序凡申請舉辦國際學術會議，一般應在一年前由所在學院領導認真研究后填寫《南京師范大學舉辦國際學術會議申請表》（附件一）送國際交流處，經科技處審核會簽報分管校長審批后，由國際交流處擬文上報。關于邀請國（境）外人員來我院講學程序為規(guī)范我院邀請國（境）外人員來我院講學的申辦工作，加強涉外事務管理，根據上級要求和我院實際，特制訂本辦法。（三）會議批件下達后，舉辦單位須在會議舉辦前40天向國合辦提交擬參會的國外及港澳臺代表名單（含中英文姓名、護照、證件號碼），國合辦協(xié)助辦理國（境）外代表來華簽證及入境手續(xù)。獲得批準后，舉辦單位方可對外宣布或承–– 1 –– 諾。第三條 會議總結（一）會議結束后，主辦單位應在一個月內撰寫會議總結報送國際交流辦公室。能夠征集到國內外具有較高學術水平的論文，并能夠邀請國際及國內的著名學者出席會議。7． 一切涉外事宜，均應事先與國際交流處溝通，以便及時請示報告，妥善處理。本規(guī)定由國際交流處負責解釋。確定正式邀請參加國際學術會議的海外代表名單后，承辦單位應在會前2個月填寫《南京師范大學聘請外籍專業(yè)人員審批表》（附件二）報送國際交流處，由國際交流處統(tǒng)一向上級主管部門申辦其來華簽證事宜。提交報告應遵循下列規(guī)定：申辦單位（1）單獨舉辦的，由舉辦單位負責申報；（2）幾個單位聯(lián)合舉辦的，由牽頭單位協(xié)調后負責申報；申辦內容（l）講座的名稱、舉辦日期；（2）舉辦講座的背景、主要議題與內容、講座的學術價值和經濟、社會意義；（3）外方協(xié)辦或聯(lián)合主辦單位的情況；（4）講座的規(guī)模、與會代表人數，負責籌備講座人的姓名、職務；（5）需要請示的帶有政策性的涉外問題。國際會議的收入、支出等經費管理參照財政部《在華舉辦國際會議經費管理辦法》(財行?2015?371號)及學校財務部門的具體要求執(zhí)行。第四條 舉辦單位是國際學術會議的承辦人和責任人，負責會議方案擬定、會議組織、會議預算編制、會務管理、與會專家邀請及接待、突發(fā)事件處理、會議學術成果收集及應用、會