【正文】 3． 承辦單位必須將有關(guān)會(huì)議始末的全套材料（包括會(huì)議通知、名冊(cè)、提交論文、批文及有關(guān)會(huì)議的錄音、錄象、照片及會(huì)標(biāo)、會(huì)議報(bào)道等有保存價(jià)值的材料），于一個(gè)月內(nèi)搜集、整理完畢，送國際交流處歸檔。二、申請(qǐng)舉辦國際會(huì)議的程序凡申請(qǐng)舉辦國際學(xué)術(shù)會(huì)議，一般應(yīng)在一年前由所在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真研究后填寫《南京師范大學(xué)舉辦國際學(xué)術(shù)會(huì)議申請(qǐng)表》（附件一）送國際交流處，經(jīng)科技處審核會(huì)簽報(bào)分管校長審批后，由國際交流處擬文上報(bào)。關(guān)于邀請(qǐng)國（境）外人員來我院講學(xué)程序?yàn)橐?guī)范我院邀請(qǐng)國（境）外人員來我院講學(xué)的申辦工作，加強(qiáng)涉外事務(wù)管理，根據(jù)上級(jí)要求和我院實(shí)際，特制訂本辦法。（三）會(huì)議批件下達(dá)后，舉辦單位須在會(huì)議舉辦前40天向國合辦提交擬參會(huì)的國外及港澳臺(tái)代表名單（含中英文姓名、護(hù)照、證件號(hào)碼），國合辦協(xié)助辦理國（境）外代表來華簽證及入境手續(xù)。獲得批準(zhǔn)后，舉辦單位方可對(duì)外宣布或承–– 1 –– 諾。第三條 會(huì)議總結(jié)（一）會(huì)議結(jié)束后，主辦單位應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)撰寫會(huì)議總結(jié)報(bào)送國際交流辦公室。能夠征集到國內(nèi)外具有較高學(xué)術(shù)水平的論文，并能夠邀請(qǐng)國際及國內(nèi)的著名學(xué)者出席會(huì)議。7． 一切涉外事宜，均應(yīng)事先與國際交流處溝通，以便及時(shí)請(qǐng)示報(bào)告，妥善處理。本規(guī)定由國際交流處負(fù)責(zé)解釋。確定正式邀請(qǐng)參加國際學(xué)術(shù)會(huì)議的海外代表名單后，承辦單位應(yīng)在會(huì)前2個(gè)月填寫《南京師范大學(xué)聘請(qǐng)外籍專業(yè)人員審批表》（附件二）報(bào)送國際交流處，由國際交流處統(tǒng)一向上級(jí)主管部門申辦其來華簽證事宜。提交報(bào)告應(yīng)遵循下列規(guī)定：申辦單位（1）單獨(dú)舉辦的，由舉辦單位負(fù)責(zé)申報(bào)；（2）幾個(gè)單位聯(lián)合舉辦的，由牽頭單位協(xié)調(diào)后負(fù)責(zé)申報(bào)；申辦內(nèi)容（l）講座的名稱、舉辦日期；（2）舉辦講座的背景、主要議題與內(nèi)容、講座的學(xué)術(shù)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)、社會(huì)意義；（3）外方協(xié)辦或聯(lián)合主辦單位的情況；（4）講座的規(guī)模、與會(huì)代表人數(shù)，負(fù)責(zé)籌備講座人的姓名、職務(wù)；（5）需要請(qǐng)示的帶有政策性的涉外問題。國際會(huì)議的收入、支出等經(jīng)費(fèi)管理參照財(cái)政部《在華舉辦國際會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理辦法》(財(cái)行?2015?371號(hào))及學(xué)校財(cái)務(wù)部門的具體要求執(zhí)行。第四條 舉辦單位是國際學(xué)術(shù)會(huì)議的承辦人和責(zé)任人，負(fù)責(zé)會(huì)議方案擬定、會(huì)議組織、會(huì)議預(yù)算編制、會(huì)務(wù)管理、與會(huì)專家邀請(qǐng)及接待、突發(fā)事件處理、會(huì)議學(xué)術(shù)成果收集及應(yīng)用、會(huì)