【正文】 （2）一級(jí)流程文件：定義公司管理體系覆蓋的過程——《質(zhì)量手冊(cè)》。（2）使用印章后因文件內(nèi)容出現(xiàn)問題由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。（7）印章保管人蓋章時(shí)，要在《蓋章文件登記表》上逐一登記。（5）法定代表人簽字章、院長（董事長）簽字章用于表彰文件、邀請(qǐng)信函等，當(dāng)用于支票或法律文件時(shí)需經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理、辦公室主任、院長（董事長）批準(zhǔn)后方可蓋章。（3）禁止出現(xiàn)體系文件的補(bǔ)充文件，以方便查閱、防止文件管理混亂。體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放的責(zé)任和范圍詳見附表《體系文件編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放控制表》。對(duì)部門、分公司文件管理要求（1）各部門、分公司內(nèi)部發(fā)文只能以普通文件方式發(fā)文，不能發(fā)紅頭文件。（16）文件落款署名：北京中財(cái)華融湖北分院（17）成文日期：用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“○”。第二節(jié) 文件和資料工作管理一．流程圖機(jī)要件收文處理流程及時(shí)通知相 關(guān)單位取件每周2次取機(jī)要件公司級(jí)機(jī)要文件單位訂閱機(jī)要件上交上級(jí)機(jī)要部門文件回收登記辦送公司 領(lǐng)導(dǎo)閱示編號(hào)登記詳細(xì)登記履行簽收附公文處理箋按批示傳閱催辦上級(jí)文件收文處理流程歸檔立卷紙質(zhì)文件登記接收上級(jí)來文移交檔案館網(wǎng)上歸檔立卷網(wǎng)上催 辦網(wǎng)上送辦公室領(lǐng)導(dǎo)擬辦網(wǎng)上收文登記 送公司領(lǐng)導(dǎo)批辦送辦公室領(lǐng)導(dǎo)擬辦電子文件登記掃描文件編輯文件收文登記附公文處理箋催 辦網(wǎng)上送辦公室領(lǐng)導(dǎo)批辦辦公室收文管理工作流程流程名稱辦公室收文管理工作流程編 碼執(zhí)行 者監(jiān) 控 者行為實(shí)施環(huán)節(jié)各部門行政部行政部經(jīng)理流程開始審核審批管 理 行 為流程結(jié)束根據(jù)會(huì)議計(jì)劃明確會(huì)議主題整理文件文件處理收集資料收到文件文件分發(fā)否否記錄存檔分類管理文件移交文件查閱辦公室發(fā)文工作流程流程名稱辦公室文件管理工作流程編碼執(zhí)行者監(jiān)控者行為實(shí)施環(huán)節(jié)各部門辦公室辦公室主任院長管理行為審查編號(hào)流程結(jié)束審核否否是是文件打印定期整理文件下發(fā)起草文件確定公文文種是文件執(zhí)行文件落實(shí)文件存儲(chǔ)流程開始審批 文件借閱流程流程名稱文件借閱管理工作流程編碼執(zhí)行者監(jiān)控者行為實(shí)施環(huán)節(jié)各部門辦公室辦公室主任管理行為流程結(jié)束文件借閱申請(qǐng)辦理登記手續(xù)簽字領(lǐng)取文件使用文件歸還審核審批否否文件檢查文件歸檔流程開始檔案歸檔與維護(hù)流程流程名稱檔案歸檔與維護(hù)管理工作流程編碼執(zhí)行者監(jiān)控者行為實(shí)施環(huán)節(jié)辦公室辦公室主任管理行為檔案裝訂檔案分類檔案鑒定檔案收集檔案排序檔案裝盒檔案編號(hào)流程開始流程結(jié)束日常使用日常維護(hù)否審批否檔案借閱與歸還流程流程名稱檔案借閱與歸還管理工作流程編碼執(zhí)行者監(jiān)控者行為實(shí)施環(huán)節(jié)各部門辦公室辦公室主任管理行為流程結(jié)束檔案借閱申請(qǐng)借閱手續(xù)辦理檔案領(lǐng)取檔案使用按期歸還審核否否通知領(lǐng)取是是審核檔案歸檔流程開始審批二、實(shí)施方法職責(zé)（1）辦公室負(fù)責(zé)內(nèi)部文件和外來文件的發(fā)放、傳閱、回收、歸檔保存管理；為公司唯一發(fā)文主體，公司其他部門無單獨(dú)發(fā)文資格，辦公室代行發(fā)文權(quán)責(zé)；負(fù)責(zé)文件的標(biāo)準(zhǔn)化審核。一是了解領(lǐng)導(dǎo)的生活習(xí)慣、興趣愛好、身體健康狀況等，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的衣食住行全面關(guān)注，隨時(shí)準(zhǔn)備為領(lǐng)導(dǎo)提供必要的幫助。 辦公室的工作面廣線長，需要科學(xué)分工和團(tuán)結(jié)協(xié)作，如果出現(xiàn)“各吹各的號(hào)、各唱各的調(diào)”的現(xiàn)象，不利于辦公室發(fā)揮整體合力作用。有了這四個(gè)方面的基礎(chǔ)，工作中才能與領(lǐng)導(dǎo)保持一致，才能服務(wù)在“點(diǎn)子”上?？傊虑翱紤]得越周密，計(jì)劃目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)就越有保證。所以說辦公室工作的準(zhǔn)確性，相當(dāng)程度地保證了領(lǐng)導(dǎo)工作的準(zhǔn)確性。其他人員亦可對(duì)司機(jī)人員的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，處理規(guī)則同前述。，經(jīng)常檢查車輛主要機(jī)件；定期匯報(bào)車輛運(yùn)行情況，保證車輛在安全的狀態(tài)下行使，并記錄車輛行程。，并做好備忘 任職資格:，具有強(qiáng)烈的工作責(zé)任心，情緒控制能力較好，可承受一定的工作壓力并能獨(dú)立出色完成工作。工作條件：工作場(chǎng)所：院辦公室環(huán)境狀況：良職業(yè)危害程度：無晉升與輪換：可晉升崗位：辦公室主任、院長助理可輪換崗位：人力資源主管可晉升至此的崗位：高級(jí)行政秘書（從事行政秘書一年以上工作經(jīng)驗(yàn)）第四節(jié) 辦公室行政秘書崗位說明書職位名稱辦公室行政秘書職位代碼所屬部門辦公室職 系部門職員級(jí)職等職級(jí)部門職員薪金標(biāo)準(zhǔn)直屬上級(jí)辦公室副主任直接下屬崗無職位概要:協(xié)助院長（董事長）完成日常行政工作和生活事務(wù)處理。、各部門聯(lián)絡(luò)暢通，了解和收集分公司、各部門工作動(dòng)態(tài)及活動(dòng)情況，及時(shí)向院長（董事長）反饋。經(jīng) 驗(yàn)：三年以上辦公室、行政管理工作經(jīng)驗(yàn)。中財(cái)研究院中南大區(qū)辦公室副主任每周剛性工作內(nèi)容（必做工作內(nèi)容，沒做或未做到位扣除20200元績效工資）（辦公室、人力資源部、監(jiān)察審計(jì)部、后勤與資產(chǎn)管理部、財(cái)務(wù)部、市場(chǎng)部、金融文化研究所），并做好記錄，撰寫會(huì)議紀(jì)要:00前協(xié)助辦公室主任對(duì)各部門工作周報(bào)進(jìn)行初審，合格后呈送院長（董事長）審閱；不合格打回相關(guān)部門限時(shí)重做，超過時(shí)限未完成的按相關(guān)制度處理，并責(zé)成其部門負(fù)責(zé)人提出指導(dǎo)意見。任職資格： 教育背景：企業(yè)管理、行政管理等相關(guān)專業(yè)大學(xué)?？萍耙陨蠈W(xué)歷，具有中級(jí)以上職稱。下月工作計(jì)劃審查后必須在企業(yè)群內(nèi)或共享空間內(nèi)予以公示，公示時(shí)間為相應(yīng)月份的第一工作日上午10點(diǎn)；:30前，會(huì)同人力資源部、監(jiān)察審計(jì)部匯總當(dāng)月工作計(jì)劃落實(shí)情況、公司重要事項(xiàng)執(zhí)行落實(shí)情況、以及辦公環(huán)境、辦公秩序、制度落實(shí)情況，并以書面報(bào)告進(jìn)行匯報(bào)；對(duì)每月沒有完成工作任務(wù)部門或個(gè)人，會(huì)同人力資源部拿出書面處理意見，上報(bào)院長辦公室。中財(cái)研究院中南大區(qū)辦公室主任每周剛性工作內(nèi)容（必做工作內(nèi)容，沒做或未做到位扣除200500元績效工資）（辦公室、人力資源部、監(jiān)察審計(jì)部、后勤與資產(chǎn)管理部、財(cái)務(wù)部、市場(chǎng)部、金融文化研究所），并以會(huì)議紀(jì)要形式向院長（董事長）匯報(bào)上周中南大區(qū)行政管理情況，內(nèi)容必須涉及但不限于每周行政管理、規(guī)章制度執(zhí)行情況、行政費(fèi)用開支匯總明細(xì)（辦公耗材、員工福利及物資采購、車輛加油費(fèi)等）、下周行政管理計(jì)劃等。（負(fù)監(jiān)督職責(zé)，執(zhí)行由酒店管理部負(fù)責(zé)），對(duì)酒店物資和食材的進(jìn)貨渠道把關(guān)，協(xié)助酒店做好食品安全管理、落地；負(fù)責(zé)企業(yè)文化建設(shè)的策劃與推進(jìn)。此為辦公室重要工作職責(zé)，未按照要求圓滿完成將作出警告處分，并進(jìn)行誡勉談話（因失誤給公司造成重要損失的，院將保留追究相關(guān)責(zé)任人經(jīng)濟(jì)賠償?shù)臋?quán)力，并做辭退處理）。 崗位職責(zé)：、微機(jī)耗材、低值易耗品、勞保用品的申報(bào)采購和登記發(fā)放；負(fù)責(zé)房屋等固定資產(chǎn)及其它重要辦公設(shè)施設(shè)備的維修計(jì)劃的制定和報(bào)批；會(huì)同后勤與資產(chǎn)管理部按計(jì)劃組織實(shí)施；；負(fù)責(zé)院內(nèi)一般性文件、各類材料、通知的擬定；對(duì)各部門所發(fā)文件進(jìn)行格式、文種、文字和內(nèi)容的審核修改，并按照發(fā)文流程編號(hào)、報(bào)批、制作、用印、下發(fā)、存檔。，并協(xié)同人力資源部一起結(jié)合各部門月度工作計(jì)劃，制定并發(fā)布所屬省級(jí)分公司精細(xì)化下月月度工作計(jì)劃和工作任務(wù)要求、績效考評(píng)要求。，具備相應(yīng)文書寫作能力。 、資料、信函等材料的收發(fā)、轉(zhuǎn)送及歸檔工作。態(tài) 度:、嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真，條理性強(qiáng)；，工作主動(dòng)；；、工作熱情飽滿；；。（必備性事務(wù)，沒有完成此工作，每次扣罰20元），如無工作安排，應(yīng)積極主動(dòng)配合做好辦公室衛(wèi)生及其他工作；不出車時(shí)須在司機(jī)崗位待命；公司原則上鼓勵(lì)行政司機(jī)在不出車情況下、沒有工作安排時(shí)加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，或在崗位上學(xué)習(xí)其他文化知識(shí)，提高個(gè)人文化修養(yǎng)和職業(yè)技能；嚴(yán)格禁止在辦公區(qū)域內(nèi)串崗，說三道四，傳遞負(fù)能量；每日以多做少說，不議論是非，追求上進(jìn)，主動(dòng)積極為原則。任職資格： 教育背景：高中或中專以上學(xué)歷。要考慮到目標(biāo)、措施，可以預(yù)見的各種問題及解決辦法，各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)和時(shí)間上的銜接等，其次是執(zhí)行計(jì)劃中組織管理必須嚴(yán)密?？偟脑瓌t是以工作為重，從工作出發(fā)，從領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的地位出發(fā)，尊重領(lǐng)導(dǎo)、全力配合、積極協(xié)助、竭力服務(wù)。因此，執(zhí)行命令時(shí)要多想想“這個(gè)決定對(duì)不對(duì)”“這么去落實(shí)行不行”“執(zhí)行之后效果好不好”，三思而后行。但是能不能縮小差異、找出差異的結(jié)合點(diǎn)，與辦公室的及時(shí)溝通、協(xié)調(diào)有著密切關(guān)系。 （4）授權(quán)由部門發(fā)布的一般信息，由部門負(fù)責(zé)人對(duì)擬發(fā)布的信息進(jìn)行審核并簽字，以確保信息的內(nèi)容真實(shí)有效、符合法律法規(guī)的規(guī)定。（9）一級(jí)標(biāo)題：漢字小寫，加頓號(hào)（如：一、），字體為黑體小2號(hào)。（4）發(fā)文申報(bào)單以擬制、校對(duì)、審核、存檔、發(fā)文單位、發(fā)文日期、印發(fā)份數(shù)字體均用方正仿宋簡體四號(hào)字。（2）審核——分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)職能相關(guān)文件的審核、會(huì)簽。（6）體系文件的標(biāo)準(zhǔn)化審核辦公室負(fù)責(zé)體系文件的標(biāo)準(zhǔn)化審核。⑥介紹信。印章及原始證書（件）保管、使用（1）公司公章、法定代表人及院長（董事長）印章、合同章、財(cái)務(wù)專用章由辦公室指定人員保管并監(jiān)督使用。④經(jīng)過上述規(guī)定手續(xù)，由申請(qǐng)人按要求填寫《公司印章使用登記表》。、原始文件或證件的，由公司通報(bào)批評(píng)并分別扣罰當(dāng)事人及當(dāng)事人所在部門負(fù)責(zé)人工資200元，情節(jié)嚴(yán)重的，公司有權(quán)辭退當(dāng)事人或追究其法律責(zé)任。通過后，作為公司各部門編制和修訂流程的指令和依據(jù)。、原始文件或證件管理部門負(fù)責(zé)人同意不按時(shí)歸還借用印章、原始文件或證件的，由公司通報(bào)批評(píng)，并處當(dāng)事人扣發(fā)