【正文】 ” 將逆勢操作運用在時間管理上，就意味著當別人沒有在做某件事的時候，你就去做，這樣可以省下許多等待的時間。 去看醫(yī)生時帶一本書，這樣你就不必看他們的雜志或其它無益的東西。你可以從容地、預(yù)先地與同事聯(lián)系你的要求、時間等，只有如此，你才有可能獲得相同的回報。全面出擊的人終會變得疲勞不堪，消極應(yīng)付和視而不見的人終究會錯失良機或是貽誤大事 ?? 那么究竟怎樣做才是我們 的可取之道呢？ —— 我們的策略是將被打擾的時間縮短，將其負面影響減至最少 。 建議： （ 1）先畫 WBS,標明 milestone（里程碑）時間及 deadtime（截止時間） （ 2）標明任務(wù)間關(guān)系 （ 3）再畫 PERT 計劃要素 步驟一：先畫圖 首先不必注重美觀，主要弄清 楚任務(wù)之間的相互關(guān)系。首先，讓我們對計劃的基礎(chǔ)概念 有一些認識： 計劃的類型 分類標準 類型 按廣度分 戰(zhàn)略性計劃、作業(yè)性計劃 按時間框架分 短期計劃、長期計劃 按明確性分 具體性計劃、指導(dǎo)性計劃 應(yīng)用于組織，為之設(shè)立總體目標和尋求組織在環(huán)境中地位的計劃成為戰(zhàn)略計劃；而規(guī)定目標如何實現(xiàn)的細節(jié)的計劃稱為作業(yè)計劃。 “ 每星期實際花費時間 ” 的總計應(yīng)該等于 168，而 “ 占每星期總時間的百分比 ” 的總計 應(yīng)該是 100%。 第 16 頁 共 23 頁 在表一中效率先生列出約 30項每星期中的主要活動，并分成五或六類。這個方法很有效，假如你養(yǎng)成每天寫 1000字的習慣，連續(xù)一個月后，寫 1000字便易如反掌。 80/20原理對我們的一個重要啟示便是：避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因為就算你花了 80%的時間，你也只能取得 20%的成效。 （ ） 1我一直認為總有一天能做我真正想做的事情。如果你的答案也屬于這七項，為什么不身體力行呢？ 大家好！我們已經(jīng)學(xué)習了時間管理的原則系列之一和之二，現(xiàn)在給大家做一測試，看看你在做事情的急迫性上是什么樣的情況。 第四象限屬于不緊急也不重要的事。提請注意：雖然有以上的理由，我們也不應(yīng)全面否定按事情 “ 緩急程度 ” 辦事的習慣，只是需要強調(diào)的是，在考 慮行事的先后順序時，應(yīng)先考慮事情的 “ 輕重 ” ，再考慮事情的 “ 緩急 ” —— 也就是我們通常采用的 “ 第二象限組織法 ” 。 先做有趣的事，再做枯燥的事。 美國的成功學(xué)家格林演講時，時常對觀眾開玩笑地說，美國最大的快遞公司 —— 聯(lián)邦快遞，其實是他發(fā)明的。在房間的一邊釘上一根木棒，給每個人幾個繩圈套到木棒上，離木棒的距離可以自己選擇。今天，鄧尼斯已是一家 資產(chǎn)數(shù)百萬元的工廠的股東與總裁。 從上面的例子我們可以看出， 有目標才有結(jié)果，目標能夠激發(fā)我們的潛能。 ”下面不妨讓我們一起看看 “ 賴嘉的故事 ” 。因此，我們要記取 “ 過去 ” ，把握 “ 現(xiàn)在 ” ，放眼 “ 未來 ” 。 訂購文具后所取得的帳單。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 10）在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個對象。 所以 在我們接受請托之前不妨先先問問自己：這種請托是屬于我的職責范圍內(nèi)嗎？對實現(xiàn)我的目標有幫助嗎？如果接受它，將付出什么代價？如果不接受他，則需承擔什么后果？經(jīng)過這一番 “ 成本 —— 效益分析 ” 之后，你就可以決定取舍了。將上述的一切變成你每一個工作日里的習慣。第二，他毫不松懈地連續(xù)應(yīng)用計劃、組織、授權(quán)、激勵、評價和控制等項目基本原則，顯示了他專業(yè)管理的精神。不論愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們無法節(jié)流。你有了決心要研究一個問題，自然會節(jié)衣縮食去買書，自然會想出法子來設(shè)置儀器。趁現(xiàn)在年富力強的時候，努力做一種專門學(xué)問。 ” 要想能夠真正地了解時間并且管理 “ 時間 ” ，我們有必要對時間 的本質(zhì)有深刻的認識。 （ 2）所謂 “ 自管理者的管理 ” —— 你必須拋棄陋習，引進新的工作方式和生活習慣，包括要訂立目標、妥善計劃、分配時間、權(quán)衡輕重和權(quán)力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。倘若任何一項著手進行的工作花掉你整天的時間，也不用擔心。有的請托若由他人承受可能比你承受更為恰當，你不妨對請托者提出適時的建議。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。 ” 當你的上司向你索取一份技術(shù)資料，你是否能在第一時間從容不迫地遞給他？當你需要一份信息時，是否滿文件夾地翻個底朝天？下面是一份 “ 文件處置測驗 ” ，看看你的文件處置系統(tǒng)是否完善。你最好盡快設(shè)計這樣的一套系統(tǒng)（包括你的紙面文件夾和電腦文件夾）！ 誤區(qū)五：進取意識不強 我們經(jīng)常說到： “ 人最大的敵人就是自己 ” 。鯨魚因為追逐小利而暴死，為了微不足道的目標而空耗了巨大力量。他每 季平均進修多個學(xué)分。 1974年 8月 24日，鄧特隆無線電公司成交了第一筆生意。 可達到的： 不能達到的目標只能說是幻想、白日做夢，太輕易達到的目標又沒有挑戰(zhàn)性。 有了計劃，就必須有行動。 先做經(jīng)過籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。大家還記得 “ 波特的故事 ” 嗎？波特的問題恐怕就在于此。表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產(chǎn)生 “ 這件事很重要 ” 的錯覺 —— 實際上就算重要也是對別人而言。 充實自我。 （ ） 1當我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會或中途離開，我認為別人應(yīng)該能諒解。不幸的是我們使用冷凍庫的機率高達 80%，使用冷凍庫的機率只有 20%，致使我們許多家庭婦女在使用電冰箱時往往因蹲下次數(shù)過多而感腰酸背疼。 克朗茲勃呆在辦公室里的每個早上都寫 10封信；杰出的演說學(xué)家喬 接下來就請按部就班地完成如何進行時間使用清單的分析，之后，你會考慮到一些問題，尋找指引你更適當?shù)倪\用你的時間的答案。如果是負數(shù)，表示你花費在該活動上的時間多于你的估計；如果是正數(shù)，則正好相反。 約翰生所言： “ 習慣的束縛平常是感覺不出來的，等到發(fā)現(xiàn)時又已經(jīng)變得難以破除了。 具體來講，網(wǎng)絡(luò)計劃評審技術(shù)是：首先，用網(wǎng)絡(luò)圖來表達一項開發(fā)計劃中各工作（階段、模塊等）的先后順序和相互關(guān)系；然后，通過計算找出計劃中關(guān)鍵工序 和關(guān)鍵路線；第三，通過不斷改善網(wǎng)絡(luò)計劃，選擇最優(yōu)方案并付諸實施，最后，在計劃執(zhí)行過程中進行有效的控制和監(jiān)督，保證合理地使用人、財、物，按預(yù)定目標完成任務(wù)。 技術(shù)上的 關(guān)鍵路徑 第 20 頁 共 23 頁 某項任務(wù)采用的技術(shù)為關(guān)鍵技術(shù)，它的完成決定整個任務(wù)的完成時間，則該任務(wù)所在的路徑為技術(shù)上的關(guān)鍵路徑。以下是你應(yīng)該牢記的一些要點： （ 1）雙方應(yīng)事先達成共識。 等待的時候做什么 在一天的活動時間里，你可能常常不管如何精密規(guī)劃的情況下，還是必須等待。 1980年，美國人肯 在辦公室里，逆勢操作者會在中午大多數(shù)職員外出午餐時，使用傳真或復(fù)印機。只要能夠利用，任何時間都不要浪費。 省時之道 有時我們經(jīng)常會聽到這樣的說詞： “ 等我有空再做 ” 。 假如你正在將電話打給某人，不妨開門見山： “ 你好，我是 XXX，我給你打電話是因為 ??”或 “ 你好，我是 XXX，有這樣一件事需要 ??” 等等；如果是某人打電話給你，你可以說 “ 接到你的電話真高興，有什么事需要幫忙嗎？ ” 或 “ 你打電話來我真高興，能為你做點什么嗎？ ” 或 “ 好久沒有收到你的消息了，請問有什么事需要幫忙嗎？ ” 等等。同時，可以將整個開發(fā)計劃分解成若干個開發(fā)流水線（路線、路徑），每一條流水線都可以算出一個總持續(xù)時間，其中時間最長的一條路徑 TMAX，我們稱為關(guān)鍵路徑。 具體計劃與指導(dǎo)性計劃 具體的計劃具有明確規(guī)定的目標，不存在容易引起誤解的問題；指導(dǎo)性計劃只規(guī)定一些一般的方針，指出重點而不限定在特定的行動方案上。 1再把每一類所有活動的數(shù)目字相加，并分門別類制成一表，可對你如何使用時間有更明顯的印象。 準備一份的 “ 一星 期日志與簡略分析表 ” （如表二），將表一中的活動對應(yīng)地列在表二中。 即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標。一旦一項工作計劃成為危機時，犯錯的幾率就會增加。 原則之四：合理地安排時間 首先我們來看看穆爾的故事： 案例 穆爾于 1939年大學(xué)畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務(wù)員的工作。（ ） 我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。這部分范圍倒不見得都是休閑活動，因為真正有創(chuàng)造意義的休閑活動是很有價值的。這是考驗我們的經(jīng)驗、判斷力的時刻，也是可以用心耕耘的園志。 1先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。 60年代格林剛剛起步，在全美為公司間做撮合工作，每天都生活在趕截止日期、并在限時內(nèi)將文件從美國的一端送一另外一端的時 間縫隙中。 相關(guān)的： 第 10 頁 共 23 頁 目標的制定應(yīng)考慮和自己的生活、工作有一定的相關(guān)性，比如一個公司的職員，整天考慮的不是怎樣才能做好工作，卻一心發(fā)著明星 夢，又不肯努力奮斗，在一天一天消耗中喪失學(xué)習、工作的能力，不思進取，不努力提高工作業(yè)務(wù)能力，最終會被公司拋棄、會被社會遺棄。目標一定要是具體的，比如你想把英文學(xué)好，那么你就訂一個目標：每天一定要背十個單詞、一篇文章。 為什么有的人成功之后，又會感到空虛？為什么有的人得到名利后，卻發(fā)現(xiàn)犧牲了更可貴的事物？鄧尼斯個人設(shè)定目標可以說是一個成功的例子。但是一年之后，他卻因為貪玩導(dǎo)致功課不及格而被迫退學(xué)。 時間管理的六項基本原則： 明確目標 有計劃、有組織地進行工作 分清工作的輕重緩急 合理地分配時間 與別人的時間取得協(xié)作 制定規(guī)則、遵守紀律 下面我們就時間管理的六項基本原則分別進行闡述。 某大學(xué)企管系學(xué)生寄來的問卷。總分在 21至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴重。 對于管理者而言，他們經(jīng)常容易犯下面的 錯誤： 擔心部屬做錯事； 擔心下屬表現(xiàn)太好； 擔心喪失對下屬的控制； 不愿意放棄得心應(yīng)手的工作； 找不到合適的下屬授權(quán)。 盡管計劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事從來不做或是不重視做計劃，原因不外乎如下幾條： 因過分強調(diào) “ 知難行易 ” 而認為沒有必要在行動之前多做思考； 不做計劃也能獲得實效； 不了解做計劃的好處； 計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心； 不知如何做計劃。 在信息爆炸的今天，咨訊的空間在無限地擴展，面臨競爭的壓力、客戶高品質(zhì)的需求，您是否又有些無所適從呢？ 由于時間所具有的獨特性，時間在各種資源中又往往容易被我們忽略。 第 3 頁 共 23 頁 （ 4）無法失而復(fù)得 ：時間無法象失物一樣失而復(fù)得。你們看他的成績！ 每天花 1點種看 10頁有用的書，每年可看 3600多頁書； 30年讀 11萬頁書 。 這一句話是： 珍惜時間，不要拋棄學(xué)問 。 看到胡適先生的這一番語重心長的話語，你有何感受？ “ 時間就是效率 ” 、 “ 時間就是金錢 ” 、 “ 時間就是生命 ” 、 “ 一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰 ” ，諸如此類的描述我們每個人都可以脫口而出，但是我們做得究竟怎樣呢？我們常常聽到 —— “ 我要是在大學(xué)多學(xué)點東西就好啦！ ” “ 我應(yīng)該少看些電視，好好地約束自己 ，多讀點書！ ” “ 時間根本不夠用，公司股價節(jié)節(jié)下降，董事會和股東像一群蜜蜂一樣叮得我滿頭包；同事間爭權(quán)奪利，我總是擔任和事佬的角色；家人總也見不到我，幾乎把我登報作廢！ ” 世界幾乎全面地在進步，但我們一天還是只有 24小時。請問：你如何用這筆錢？ 什么是 “ 時間管理 ” ？ “ 時間管理 ” 所探索的是 如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標 。 史瓦在半世紀前擔任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向管理顧問李愛菲提出這樣一個不尋常的挑戰(zhàn)： “ 請告訴我如何能在辦公時間內(nèi)做妥更多的事，我將支付給你任意的顧問費。 倘若我們?yōu)榱讼胱鰪V受愛戴的好人而有求必應(yīng)，則各色各類的請托將四面八方地源源涌來。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機。 “ 雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思 ” 是有道理 的。 1人事部門發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。許多人在公司五年，卻沒有五年的經(jīng)驗，只能說有五年一次的經(jīng)驗。在遭到第二次拒絕之后的某天，賴嘉無意間撞見院長韓翠絲，他趁機向她剖明心志。 1974年 4月，鄧尼斯辭去工作，賣掉車子當資金，以信用卡借款，開始在他的地下室生產(chǎn)業(yè)余無線電設(shè)備。 可衡量的： 任何一個目標都應(yīng)有可以用