【正文】 處理、費用支付、設備調(diào)試、技術(shù)總結(jié)等。第十五條 監(jiān)理資料(詳見附件11)第十六條 工程建設過程中形成的全部技術(shù)文字材料（以下簡稱文字材料）（一）一類文字材料：主要由設計變更材料（統(tǒng)稱變更材料，后同）組成。第二章 組織機構(gòu)與職責QG/PG0097—2016 第七條 工程施工單位負責編制、整理和交付工程竣工技術(shù)資料。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，需連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡中徹底清除。第五章 利用第九條 電子檔案的封存載體不得外借。光盤編號辦法為：全宗號—類別號—流水號表示。（十二）電子文件形成和歸檔部門應對所收集的電子文件的有效性、完整性和有無病毒進行審核，內(nèi)容包括：項目起止時間、項目名稱、電子文件格式及所需軟硬件環(huán)境等，并將該文件一同刻入光盤中（），由部門負責人簽署意見后移交本單位檔案管理部門歸檔。（五）音頻文件格式為“.WAV”，用音頻設備獲得的文件，收集時應注意收集其屬性標識和相關(guān)軟件。第二條 歸檔要求（一）用文字處理技術(shù)形成的電子文件，歸檔時要求文件存儲格式為“.PDF”、“.TXT”或“.DOC”、“.DOCX”、“.XLS”、“.XLSX”。第二十條 非涉密的聲像檔案經(jīng)單位同意可以提供第三方使用，所得收益作為單位的其它業(yè)務收入，單位對作者應給予適當?shù)莫剟?。（四）對本館（室）保存的照片檔案要根據(jù)情況定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（四）卷筒紙芯，用于保存大張底片、照片的裝具。其格式為：全宗號〃載體類型號〃流水號?？刹捎梦臅鴻n案的卷內(nèi)備考表。（三）根據(jù)照片的規(guī)格、畫面和說明的字數(shù)確定照片固定位臵。大照片的說明可另紙書寫，一同保存。（三）照片檔案文字說明的編寫要求：綜合運用六個要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息； 文字簡潔、語言通順。大底片應在藥膜面墊柔軟的中性紙張后，纏在卷筒紙芯上，外面用襯紙包裝并注明底片號。QG/PG0097—2016（六）歸檔的照片其底片與照片的影像應符合；以感光材料為底片形成的重要照片，如無底片的，應進行翻拍復制底片；對于拍攝張數(shù)較多的同一事件的照片，應從中選擇最能反映事件情況的照片歸檔。（九）公司其它重要活動、重要事件或重大事故、重大自然災害等聲像資料。第二章 收集第四條 歸檔范圍（一）反映公司及子分公司（單位）各時期建設和發(fā)展概貌等聲像資料。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。第五章 撤銷、解散、破產(chǎn)等情況下會計檔案的處理 第十六條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當由終止單位財產(chǎn)所有者代管或移交公司檔案館代管。（二）查閱或復制會計檔案的人員，應持單位正式介紹信，介紹信上應寫清楚查閱或者復制會計檔案的內(nèi)容和用途，由本單位負責人在介紹信上簽字。第九條 子分公司（單位）可以利用計算機、網(wǎng)絡通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。憑證類可不填寫卷內(nèi)文件目錄，也可不臵放卷內(nèi)文件備考表。（五）檔案部門接收電子會計檔案時，要對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。（五）其他類：包括財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、財務清查匯總資料、工資冊、單獨裝訂成冊的入庫單、領(lǐng)料單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、經(jīng)濟合同、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。第四章 提供利用第十四條 借閱文書檔案必須按借閱制度履行手續(xù)（見附件9）。件號由檔案分類、卷號、文件順序號組成，并采用帶分數(shù)式的寫法將這三種代號融為一體。每盒卷內(nèi)目錄和備考表的填寫方式要求不變。第二條 歸檔范圍：根據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號），企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料，均應歸檔保存（見附件11）。檔案部門有責任監(jiān)督歸檔以后圖紙的修改。有電子檔案的，在分類編號時要與其對應的紙質(zhì)檔案建立一一對應關(guān)系（見附錄G），以便于查詢利用。（六）設備（備件）招標文件材料，招標牽頭單位應在招標項目完成后的次年向本單位檔案管理部門移交歸檔。設備進廠開箱時必須通知檔案人員參加,并接收設備檔案,日后設備有所改動,相關(guān)部門必須歸檔完整、準確的變更記錄和相應的修改圖紙，以保持圖物相符。第十章 檔案的檢查與考核第二十一條 綜合服務中心負責組織對子分公司（單位）的檔案工作進行檢查與考核。（四）根據(jù)檔案保管現(xiàn)狀，銷毀檔案應由相對應的檔案管理部門執(zhí)行。（七）檔案庫房要與檔案人員辦公室和閱覽室分開。（二）檔案保管期限分為永久（50年以上）、長期（16—50年）、短期（15年以下）和定期四種（見附件11）。（五）外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文應一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。第十條 檔案分類根據(jù)檔案的內(nèi)容、特性及材質(zhì)等，檔案可分為文書檔案、會計檔案、科技檔案、榮譽檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案等。：指記述和反映某人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等情況的具有保存價值的歷史記錄。主要包括以下幾類：：指單位在企業(yè)管理活動中行使其計劃、組織、指揮、監(jiān)督和調(diào)節(jié)等職能活動過程中形成的具有查考價值的不同載體的文書材料。第四十五條公司檔案鑒定小組負責對公司檔案進行鑒定，要以全面的歷史的和發(fā)展的觀點，科學地評定檔案的保管價值。第三十九條新購置重要設備和引進項目到貨時有關(guān)部門要通知檔案管理人員參加開箱檢查、驗收，文件材料及時歸檔，如工作需要時，另行辦理借閱手續(xù)。第八章 音像、榮譽檔案管理第三十三條各單位、各部門凡獲高級以上的各類證書、獎狀、錦旗、獎杯等一律送交檔案主管部門登記,并辦理交接手續(xù)，由檔案主管部門統(tǒng)一分類保管。第二十一條庫房內(nèi)嚴禁吸煙和使用明火，嚴禁堆放易燃物品。在借閱、保管、復制檔案、圖紙資料過程中，應嚴格履行機密檔案、機密資料的借閱手續(xù)。底圖一律不外借。第八條在一個卷內(nèi)要按問題或文件形成的時間，系統(tǒng)地排列。公司黨政會議原始記錄、紀要和決定（包括發(fā)布的通知、通報、機構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及全公司的規(guī)章制度）。公司財務檔案由財務部門歸檔管理一年后移交檔案主管部門管理。公司科技檔案分別由有關(guān)部門取得利用，統(tǒng)一整理，系統(tǒng)齊全后移交檔案主管部門管理。公司與有關(guān)單位的來往信件、各種協(xié)議書、合同等。第七條立卷的文件材料，應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和立卷要求特征及文件內(nèi)容進行立卷。密級檔案一律不準外借，不準摘抄、復制。第十七條 檔案管理人員應做到：不和無關(guān)人員談論本部門保存的黨政和科技方面的機密內(nèi)容。第六章 檔案庫房管理第二十條經(jīng)常保持庫房內(nèi)清潔、通風，掌握好溫、濕度。第二十六條公司科技檔案要達到完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求。第九章 檔案的收集第三十八條重要技術(shù)工作會議，有關(guān)部門要通知檔案管理人員參加。第十章 檔案的鑒定和銷毀第四十四條檔案工作人員，要認真執(zhí)行檔案管理機關(guān)和專業(yè)管理部門統(tǒng)一制訂的檔案價值鑒定規(guī)則和保管期限表的有關(guān)規(guī)定。第三條 有關(guān)定義（一）本辦法所稱檔案指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式和載體的文件材料。：指單位在各項活動中獲得各級機關(guān)、組織、社會團體頒發(fā)的有保存和利用價值的榮譽實物。第三章 管理流程第八條 檔案管理流程圖（見附件1）第四章 檔案管理基本原則與檔案分類第九條 公司檔案管理基本原則：統(tǒng)一規(guī)則，分級管理企業(yè)全部檔案，維護檔案的完整與安全，便于企業(yè)各項工作的利用。（四）非紙質(zhì)文件材料應與其文件說明一并歸檔。第六章 檔案的整理、保管、利用第十三條 檔案整理（一）檔案管理部門在接收檔案材料后，應按《檔案分類編號細則》進行分類、編目，并確定保管期限，方可入庫保管。（六）要做到檔案庫房的柜、架排列布局合理，案卷排放有序，指引標記清楚。（三）鑒定后應提出保存和銷毀報告，并附銷毀清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導批準并報上級主管部門備案（其中會計檔案須報上級主管部門審核批準）后方可組織銷毀。第二十條 檔案的保密管理根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》的相關(guān)規(guī)定，在檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，做好檔案材料的保密工作，嚴防檔案失、泄密事件的發(fā)生?；ê图几墓こ添椖拷还を炇蘸螅┕?、監(jiān)理單位必須按照《工程竣工技術(shù)資料編制、交付歸檔和驗收實施細則》（見附錄H）的要求交清竣工資料，否則檔案管理部門不蓋竣工資料確認章，財務管理部門不予辦理結(jié)算。（五）本單位的設備、儀器、儀表方面的科學技術(shù)文件材料，凡由設計管理部門轉(zhuǎn)發(fā)來的，應立即歸檔；凡自行設計的，設計完成審批曬印后即應歸檔；凡設備制造廠隨設備來的，開箱驗收或接12QG/PG0097—2016 收后即時歸檔；設備大、中、小修和設備改造過程中形成的科學技術(shù)文件材料，應在一項工作任務完成后及時歸檔。第二章 整理第四條 根據(jù)科學技術(shù)檔案的內(nèi)容進行分類，分類編號詳見《檔案分類編號細則》。第十一條 需修改已歸檔的科學技術(shù)檔案時，由單位或部門提出申請并說明理由，經(jīng)原歸檔部門的領(lǐng)導審批后才能進行。QG/PG0097—2016 附件3：文書檔案管理實施細則第一章 收集第一條 子分公司（單位）應建立健全文書材料的歸檔制度，把文書檔案工作與現(xiàn)行文件管理工作銜接起來，積極做好文書檔案的收集歸檔工作，確保應歸檔文書材料的齊全完整。盒內(nèi)的每份文件須編件號，按盒流水編號。對不能裝訂或暫不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件應編件號。第十三條 要做好文書檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺賬。（四）電子檔案類：公司統(tǒng)一管理的財務信息系統(tǒng)使用軟件，具體包括存儲在磁性介質(zhì)上的財務數(shù)據(jù)；計算機操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)；財務軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；財務軟件的系統(tǒng)名稱、版本號；財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與財務信息系統(tǒng)使用軟件相配套的各種說明書及使用手冊的電子文檔。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。第六條 每個案卷必須確定保管期限，寫好案卷標題，進行卷內(nèi)排列，填寫卷內(nèi)文件目錄，臵放卷內(nèi)文件備考表。保管號分別填入案卷目錄“保管號”欄和案卷封面、卷脊的固定位臵。查閱或復制會計檔案，需經(jīng)會計檔案形成部門的會計主管批準。銷毀清冊要歸檔保存；（八）監(jiān)銷人員在會計檔案銷毀時，必須在現(xiàn)場嚴密監(jiān)護，撿凈銷盡，不得遺漏；（九）嚴禁子分公司（單位）向廢品收購單位出售到期會計檔案。第二十二條 交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。第三條 各子、分公司（單位）負責收集和保管好本單位形成的聲像檔案，并將對公司有重要保存價值的聲像檔案在形成1個月內(nèi)向公司聲像檔案館移交歸檔。（八）公司歷年生產(chǎn)的主要產(chǎn)品及產(chǎn)品獲獎、免檢等獎杯、牌匾和證書等聲像資料。（五）歸檔的聲像檔案必須按照規(guī)定格式和規(guī)格制作保存，其視頻格式為：AVI；音頻格式為：WAV，壓縮率：25Mb/s：數(shù)碼圖片按照原始數(shù)據(jù)保存，格式為JPG，圖像模式為RGB格式。（三）底片放入底片袋內(nèi)保管，底片袋的右上方應標明底片號。事由：照片所反映事件、事情的情由；時間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生和拍攝的時間； 地點：被攝物所在的具體地點；人物：照片景像上主要人物的姓名、身份；背景：對揭示照片景像主題具有一定作用的背景資料； 攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人?？傉f明在第一張照片上方的芯頁上書寫。芯頁的規(guī)格為297mm210mm。（八）卷內(nèi)備考表。第十一條 數(shù)據(jù)流磁帶、光盤、錄音帶、錄像帶的整理（一）按不同的載體類型分別編號，同一類的按歸檔時間順序編流水號。（三）底片盒，為95mm95mm紙盒，用于貯存大張底片。5%。作者應及時歸檔形成完整的聲像檔案，不得私自保存或據(jù)為己有，也不得未經(jīng)單位許可進行商業(yè)利用。QG/PG0097—2016 附件7：電子檔案管理實施細則第一章 收集第一條 歸檔范圍電子檔案的歸檔范圍按公司各類紙質(zhì)檔案的歸檔范圍執(zhí)行。收集時應注意收集其壓縮算法和軟件。（十一）存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內(nèi)填寫光盤編號。第七條 電子檔案的編號檔案管理部門在對電子文件進行整理時應在對應的紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫中增加一個“光盤號”字段，以建立紙質(zhì)檔案與電子檔案的唯一標識（無紙質(zhì)的電子檔案做法相同）。第四章 統(tǒng)計檔案管理部門應及時按對電子文件歸檔情況、管理、保護、利用等情況進行統(tǒng)計，并納入檔案統(tǒng)計項目。第十六條 非保密電子檔案可進行邏輯刪除。第六條 竣工驗收文件建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件。第三章 工程竣工技術(shù)資料的組成第十三條 工程竣工圖 第十四條隨機技術(shù)資料QG/PG0097—2016 隨機技術(shù)資料包括引進設備及國內(nèi)設備的出廠合格證、裝箱單、開箱記錄、說明書、操作規(guī)程（手冊）、參數(shù)值表、設備圖紙（含設備現(xiàn)場處理資料）等。（五）外事活動資料。第十八條 工程竣工技術(shù)資料的質(zhì)量要求QG/PG0097—2016（一）工程竣工技術(shù)資料應為原件，所使用的表格和填寫的內(nèi)容以及簽字、蓋章均須為原件，且內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符合。合格證若為金屬牌，需在邊角處穿孔系繩裝入信封中，再將信封邊沿與其他合格證裝訂在二類文字材料中。（2）不同內(nèi)容要分卷立案。（2）公司工作計劃、總結(jié)；公司半年工作計劃、總結(jié)；公司各部門工作計劃、總結(jié)。（10）處理來信來訪材料。（4）職工崗位、薪資異動資料。（五）商務部：公司客戶資料，供應商資質(zhì)資料、銷售合同、公司宣傳資料、樣卡；設備、物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中形成的各種文件材料。檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。所借檔案資料，借閱人無權(quán)復印、更改，如需復印長期使用，由檔案室統(tǒng)一辦理。第二章 檔案管理第二條公司設備工程部檔案室負責全公司科技、財務、文書檔案的管理職能。項目管理文件：征用移民文件，計劃、投資、統(tǒng)計、管理文件，招標投標、承發(fā)包合同協(xié)議，專項申請、批復文件