【正文】 備：在會議準備工作中，起草好會議文件是最重要的準備工作，花費的時間最長，投入的精力最多。會議的議題要和會議的內(nèi)容相適應(yīng)，如縣委常委會討論的問題，就是在全縣有指導意義和帶有全局性的問題，那些下一級會議可以解決的問題或者個別單位可以解決的問題，不要拿到常委會議上解決。準備工作很重要，準備是否充分，直接影響會議的質(zhì)量和效果。四是協(xié)調(diào)功能，各種形式的匯報會、協(xié)調(diào)會。在我國，會議已成為黨和國家機關(guān)、企事業(yè)單位實行集體領(lǐng)導的基本方法之一，已經(jīng)成為各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位進行民主決策和處理日常工作的一種重要方式，是宣傳、貫徹、執(zhí)行黨和國家的路線、方針、政策，統(tǒng)一思想，提高認識，交流經(jīng)驗，布置工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，解決問題的重要手段。歡送代表工作，如送機。確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導游等安排）。）三、會中工作會中工作是會議接待的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是體現(xiàn)一個會議公司接待水平的重要部分。會議籌辦方向主辦方提供會議接待策劃方案和報價。其主要內(nèi)容如下：會議籌辦方與主辦者洽談。（含代邀請相關(guān)領(lǐng)導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。提前確認會議代表（客戶）的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。與會議主辦者的費用結(jié)算工作。原來我認為中國的會議多，資本主義會議不多，其實不然，據(jù)說日本的國家工作人員40的時間在開會，真正成為會議的海洋。三是溝通職能，如各種形式的交流會、情況通報會。（一）要做好會議的準備工作。有的一個會議有幾個議題，如縣委常委會，討論職工下崗再就業(yè)問題，大學生的分配問題，財政問題。會議程序主要是供主持會議的同志掌握會議進程之用，不需要發(fā)給與會者。會前工作與會議主辦者洽談。含代邀請相關(guān)領(lǐng)導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商 務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。1確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜日程安排、房餐車導游等安排。二會議接待方案的基本內(nèi)容1接待對象和接待緣由。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時主辦方出面的人員的 身份以及主辦方安排的食宿標準等。7接待經(jīng)費。6會議票務(wù)免費代訂往返程飛機票代訂返程火車臥鋪票。會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱會議的時間、地點、會議主題以及 會議參加者、會務(wù)費、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。選擇會場要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。會務(wù)人員一定要對會場的照明、通風、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴 音、錄音等進行檢查不能夠因為“上次會議是從這里開的沒出什么問題”就草率地認為 “這回也會同樣順利”。門口張貼歡迎和慶祝標語。座次安排應(yīng)注意來賓或上級領(lǐng)導與企業(yè)領(lǐng)導及陪同面 對面做來賓的最高領(lǐng)導應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置企業(yè)最高領(lǐng)導與上級領(lǐng)導相對而坐。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列?！裉崆斑M入接待崗位。②引座。到誰是動作輕盈、快捷、規(guī)范。這是音響應(yīng)立即播放出國歌。另外會后的用車也應(yīng)在會議結(jié) 束前妥善安排。④主卷歸檔。工作時間不能當眾化裝。配合主辦方會務(wù)組協(xié)調(diào)會務(wù)組與代表之間、酒店之間的相關(guān)事宜，妥善解決各類問題。又根據(jù)我們300人的參會人數(shù)。背影墻能烘托會場氣氛。意見調(diào)查表格；相關(guān)資料的打字、復(fù)印、印刷；彩旗的制作；最后背景牌我們將采用進口材料做夾板和進口螢光紙。 熱忱待客 161。 客人告辭 —— 等客人起身 —— 起身相送 —— 握手告別（代提重物 —— 代叫車輛 ——握手告別）e——目送離開 接待過程禮節(jié) 禮節(jié)的一般原則講究態(tài)度。 見面禮節(jié) 161。 應(yīng)答話： 161。 就坐時，右為上座161?！巴忾_門客先入，內(nèi)開門己先入”161。n 來賓到達后，雙方商定活動日程，安排印發(fā)執(zhí)行。接待計劃與接待實施接待計劃具體內(nèi)容——工作、生活、娛樂安排接待咨詢工作“一聽、二問、三記、四分析” n 做到熱情周到接待 n 認真聽記意見要求 n 滿足正當要求當面解答電話聯(lián)系出具便函立案辦理聯(lián)合辦理接待咨詢工作對來訪者所反映的問題和要求處理原則：n 要求合理、按政策應(yīng)當解決的問題： “分級負責，歸口辦理” n 要求合理、但由于現(xiàn)行政策不允許或現(xiàn)實情況還難以解決的問題：解釋說明n 要求過高、按照政策規(guī)定無法解決的問題：說服放棄接待實施原則n 誠懇熱情 n 講究禮儀 n 細致周到 n 按章辦事 n 儉省節(jié)約 n 保守秘密少數(shù)民族接待禮儀東北內(nèi)蒙地區(qū)：蒙古族、滿族、朝鮮族、赫哲族、達斡爾 族、鄂溫克族和鄂倫春族等163。會議餐飲：用餐時間、用餐地點、用餐標準及特殊客人（少數(shù)民族）的確認?；蛘埌l(fā)言者重復(fù)與會者提的意見、建議、要記人名（五）會議記錄的修改定稿打印前，請主席簽字批準與會者指出錯誤，主席或秘書可改會議記錄一經(jīng)簽名，不能再改動四、確保會議期間信息的溝通（一）做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作（1）秘書要多聽、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息（2）深入會議，掌握第一手資料（3）注重對會議信息加工提煉，方便各方利用（4）注重實效，并收集反饋信息（二）會議期間的對外宣傳（1）妥善處理與新聞媒體的關(guān)系（2）注意內(nèi)外有別，嚴守單位秘密（3）選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅持對象、效果、時效、費用的原則（4）收集媒體對會議的報道提供給領(lǐng)導（5）為領(lǐng)導召開記者招待會提供資料五、編發(fā)會議簡報（1）類型綜合型、專題型、實錄型（2）格式 報頭、報核、報尾（3）要求 簡練、快捷、準確六、值班保衛(wèi)工作（一）值班工作值班電話記錄；值班接待記錄；值班日志；作好信息傳遞（二）保衛(wèi)工作重要與會者人身安全保衛(wèi)重要文件的保衛(wèi)會場和駐地的保衛(wèi)會議設(shè)備的保衛(wèi)與會者貴重物品的保衛(wèi)七、監(jiān)督會議經(jīng)費的類型會議經(jīng)費的類型（1）與會人員交費（2）參展商交費（3）聯(lián)合主辦者交費（4）廣告、贊助和捐助（5）公司分配（6）其他收入項目會議經(jīng)費使用的主要方面（1）文件資料費（2）郵電通訊費用（3）會議設(shè)備和用品費（4）會議場所租用費（5）會議辦公費（6）會議住宿補貼費（7）會議宣傳交際費（8）會議伙食補貼費（9）會議交通費（10）其他開支會議經(jīng)費使用的監(jiān)督方法（1）報告和會議（2）授權(quán)與自我控制（3）質(zhì)量（4）損益平衡表（5）比率分析（6）審核時要逐項細審