【正文】 公室協(xié)同后勤等部門(mén)，做好會(huì)議室的會(huì)議準(zhǔn)備工作和會(huì)議接待工作。由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)作陪。 接待管理制度為加強(qiáng)公司對(duì)外接待工作的管理，促進(jìn)對(duì)外接待工作規(guī)范化，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對(duì)口接待，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理”的原則，制定本制度。(五)、檔案的銷毀： 對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，該清冊(cè)永久保存； 辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會(huì)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀； 銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字。 整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書(shū)寫(xiě)標(biāo)題。 四、檔案管理工作(一)、檔案材料的收集： 建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限； 對(duì)遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全； 及時(shí)辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。第二十七條 公司發(fā)文，一定要由辦公室統(tǒng)一編號(hào)：以公司名義對(duì)外發(fā)文，一律晉通焦（年)號(hào)；公司黨委發(fā)文，用晉通黨(年)號(hào)。第二十條 每年總結(jié)完畢后，將一年來(lái)形成的文書(shū)，按相關(guān)檔案管理規(guī)定和要求整理、分類、組卷歸檔，并確定保存期限。分送要填寫(xiě)文件收發(fā)登記表。第十一條 情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確，文字要簡(jiǎn)練，條理要清楚，層次要分明，篇幅要簡(jiǎn)短。第六條 對(duì)于急件、急電，或是無(wú)法及時(shí)請(qǐng)示辦公室主任批辦的特殊情況下，文秘可視情況直接送分管領(lǐng)導(dǎo)批示或交由相關(guān)部門(mén)處理，再另行匯報(bào)。查無(wú)收件人的信件，要注明情況退回。音響設(shè)備使用完畢后，要關(guān)閉音響，切斷電源，做到人走電斷。 會(huì)議室音響由專人管理，任何無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入，更不可隨意操作相關(guān)設(shè)備（包括投影議）。1設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)排除，個(gè)人不能解決的應(yīng)急時(shí)向有關(guān)部門(mén)反映。維護(hù)人員需熟悉閉路電視系統(tǒng)的工作原理、線路分布、連接。 新到設(shè)備開(kāi)機(jī)前必須熟讀說(shuō)明書(shū)，掌握使用方法和操作規(guī)程，否則不可使用，驗(yàn)收設(shè)備的技術(shù)人員有責(zé)任向使用人員介紹新設(shè)備的性能及使用方法。凡是只寫(xiě)明“山西通洲煤焦集團(tuán)收”的信件，由辦公室文書(shū)負(fù)責(zé)拆閱，視情況處理；寫(xiě)明董事長(zhǎng)收的信件，由辦公室主任拆閱后視情況處理。班前會(huì)上午8：00召開(kāi)，班后會(huì)下午5：50召開(kāi)。行政科值班人員必須堅(jiān)守辦公室，負(fù)責(zé)值班時(shí)段的電話接聽(tīng)、客房和會(huì)議室安排、會(huì)議通知、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事務(wù)等。上班時(shí)間禁止吃東西。班前會(huì)和當(dāng)日總結(jié)會(huì)前簽到簽退，凡遲到早退半小時(shí)扣除半天考勤，遲到超過(guò)一小時(shí)，視為曠工。假期結(jié)束按時(shí)上班并要提前找辦公室主任銷假。各辦公室的設(shè)備禁止外人操作，保證設(shè)備完好。如有涉及公司機(jī)密，不可告知的內(nèi)容要委婉的拒絕。行政科值班員下班后負(fù)責(zé)清理辦公室衛(wèi)生，走后關(guān)好門(mén)窗和樓道電燈。辦公室內(nèi)勤每天負(fù)責(zé)收取分發(fā)信件、報(bào)刊，并對(duì)各類信件采用不同的收發(fā)辦法，并做好登記。各類設(shè)備及器材均應(yīng)有專人保管，使用前須征得保管人的同意，遇有特殊情況，須經(jīng)電視臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可動(dòng)用。辦公室將在2日內(nèi)做安排，技術(shù)人員將進(jìn)行系統(tǒng)安裝維護(hù)。雷雨季節(jié)，強(qiáng)雷天氣需關(guān)閉系統(tǒng)所有電源，待雷雨過(guò)后重新啟動(dòng)設(shè)備。八、會(huì)議室管理制度會(huì)議室音響設(shè)備、器材等由行政辦公室宣傳科負(fù)責(zé)管理。 會(huì)議室音響設(shè)備管理人員應(yīng)本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度去做好音響設(shè)備的日常維護(hù)和管理工作。九、郵件收發(fā)管理制度為保障公司全體員工的個(gè)人信件、訂閱報(bào)刊能及時(shí)收到，根據(jù)需要，特制定本制度。公文管理規(guī)定第一條 為了規(guī)范公司各類公文的收發(fā)、審批、處理，特制定本制度。第八條 業(yè)務(wù)往來(lái)的文件由辦公室主任和文書(shū)根據(jù)文件內(nèi)容要求經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，交有關(guān)部門(mén)處理。第十三條 在使用簡(jiǎn)稱時(shí)，應(yīng)先用全稱，再加以說(shuō)明。第十七條 專業(yè)性公文由相關(guān)部門(mén)起草，分管副總審批后按原程序進(jìn)行。第二十三條 需要銷毀的公文，應(yīng)登記造冊(cè)，寫(xiě)明發(fā)文單位或部門(mén)、標(biāo)題、文號(hào)、份數(shù)，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)。 分類。(四)、檔案的鑒定： 從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價(jià)值。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。公務(wù)性接待。確需超標(biāo)準(zhǔn)超范圍接待的，需經(jīng)請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可安排。第二條 本規(guī)定適用于公司組織的各種會(huì)議。不得無(wú)故遲到，缺席。主要包括：公司年度、季度工作計(jì)劃和具體工作安排，重大決策、重大投資或項(xiàng)目、重要合同、規(guī)章制度、人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置和變動(dòng)、員工福利待遇、安全、生產(chǎn)、供銷、財(cái)務(wù)等臨時(shí)出現(xiàn)重大問(wèn)題等。第二條 本規(guī)定適用于公司各部門(mén)。董事長(zhǎng)的私章使用要經(jīng)本人同意方可用印，并在備注中特別注明。小車(chē)管理制度第一條：為了適應(yīng)集團(tuán)公司小車(chē)管理改革的需要，制定本辦法。持蓋有派車(chē)專用章的派車(chē)單到公司門(mén)登記外出里程和時(shí)間，門(mén)衛(wèi)蓋章（出行章）后放行出差車(chē)輛。第十條：車(chē)輛外出前必須辦理以上派車(chē)手續(xù)，不辦理或辦理不完整以上派車(chē)手續(xù)出車(chē)，本月結(jié)算時(shí)，其本次行駛里程在本月行駛里程中核減。第十六條：嚴(yán)禁酒后駕車(chē)或讓他人駕車(chē)，更不準(zhǔn)讓無(wú)證人員駕駛車(chē)輛。第二十一條：以車(chē)核定費(fèi)用周轉(zhuǎn)金，事前向財(cái)務(wù)處打借條預(yù)支，用于該車(chē)的費(fèi)用周轉(zhuǎn)。每月20日由集團(tuán)行政辦公室（留神峪公司辦公室）對(duì)各車(chē)核實(shí)行駛里程，抄表（里程表）取數(shù)并統(tǒng)計(jì)匯總經(jīng)保衛(wèi)處和司機(jī)簽字確認(rèn)后，交財(cái)務(wù)處報(bào)銷付款。第三十二條：本辦法與公司其它車(chē)輛管理辦法不相違，如有未盡事宜，屆時(shí)修改之。不得另行登記，出差人員憑《 入住通知書(shū) 》在辦事處登記入住