【正文】 程 診 斷 分 析 ? 采 購 流 程 23 根據(jù)年度采購計(jì)劃，提出采購申請(qǐng)分廠委托股份公司進(jìn)出口部代購供應(yīng)部委托代購書比價(jià)和技術(shù)確認(rèn)(工藝委員會(huì))簽訂合同股份公司進(jìn)出口部按合同要求發(fā)貨股份公司財(cái)務(wù)部報(bào)關(guān)、商檢、驗(yàn)收入庫采購合同驗(yàn)收單、入庫單通知財(cái)務(wù)付款付款通知信用證承兌供應(yīng)商開具銷售發(fā)票給分廠發(fā)貨票股份公司代購進(jìn)口原材料流程辦理信用證股份公司供應(yīng)部銀行簽發(fā)的進(jìn)口付款通知書開證申請(qǐng)通知股份公司進(jìn)出口部驗(yàn)收合格根據(jù)年度固定資產(chǎn)或零部件采購計(jì)劃，提出采購申請(qǐng)分廠裝備處裝備處領(lǐng)導(dǎo)和分管廠領(lǐng)導(dǎo)簽字上報(bào)給股份公司裝備部詢價(jià)，招標(biāo)總經(jīng)理審批報(bào)告股份公司裝備部按合同要求發(fā)貨合同審計(jì)股份公司審計(jì)部分廠裝備處驗(yàn)收入庫采購合同驗(yàn)收單、入庫單填制付款申請(qǐng)單付款申請(qǐng)單財(cái)務(wù)部審核付款，并貸記分廠往來帳供應(yīng)商開具銷售發(fā)票給分廠發(fā)貨票股份公司代購設(shè)備流程簽署合同采 購 管 理 流 程 現(xiàn) 狀 ( 二 ) 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 采 購 流 程 24 采 購 付 款 的 數(shù) 量 化 分 析 在采購流程的診斷過程中，我們從財(cái)務(wù)的角度，對(duì)公司月度付款的情況進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)分析，以了解公司支付的特點(diǎn)及其對(duì)采購流程效率的影響。 ? 形 式 ? 程 序 ? 溝 通 渠 道 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 優(yōu) 化 方 法 14 集 成 流 程 優(yōu) 化 的 基 本 方 法 介 紹 (三 ) 集 成 功 能 ，理 順 流 程 過 程 ： ? 職 責(zé) ? 部 門 ? 客 戶 ? 供 應(yīng) 商 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 優(yōu) 化 方 法 15 自動(dòng)化 流 程 優(yōu) 化 的 基 本 方 法 介 紹 (四 ) 運(yùn) 用 先 進(jìn) 的 信 息 技 術(shù) 加 速 流 程運(yùn) 轉(zhuǎn) ， 提 高 流 程 運(yùn) 行 質(zhì) 量 ： ? 數(shù) 據(jù) 收 集 ? 數(shù) 據(jù) 傳 輸 ? 數(shù) 據(jù) 分 析 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 優(yōu) 化 方 法 16 采 購 管 理 流 程 描 述 付 款 給 供 應(yīng) 商 應(yīng) 付 帳 款 管 理 接 收 商 品 /服 務(wù) 采 購 商 品 /服 務(wù) 提 出 采 購 申 請(qǐng) 管 理 活動(dòng) 涉及部門 ? 用 料 單 位 ? 供 應(yīng) 部 門 ? 供 應(yīng) 部 門 ? 倉 庫 管 理 部 門 ? 技 術(shù) 支 持部 門 ? 供 應(yīng) 部 門 ? 審 計(jì) 部 門 ? 技 術(shù) 支 持 部門 ?財(cái) 務(wù) 部 ?供 應(yīng) 部 門 ?財(cái) 務(wù) 部 ?供 應(yīng) 部 門 ?收貨 ?實(shí)物計(jì)量 ?實(shí)物檢驗(yàn) ?入庫 ?生成報(bào)告 ?選擇供應(yīng)商 ?詢價(jià) ?比價(jià)和技術(shù)確認(rèn) ?簽訂采購合同 ?重大合同審計(jì) ?記錄往來帳 ?定期與供應(yīng)商對(duì)帳 ?申請(qǐng)付款 ?付款審批 ?付款 ?相應(yīng)的帳務(wù)處理 ?提出用料計(jì)劃 ?匯總形成采購計(jì)劃 ?預(yù)算審核 ?批準(zhǔn)采購 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 采 購 流 程 17 采 購 管 理 流 程 最 佳 實(shí) 務(wù) 付 款 給 供 應(yīng) 商 應(yīng) 付 帳 款 管 理 接 收 商 品 /服 務(wù) 采 購 商 品 /服 務(wù) 提 出 采 購 申 請(qǐng) 目 的 技術(shù)手 段 最佳實(shí)務(wù) 保證申請(qǐng)的真實(shí)性和適當(dāng)性，申請(qǐng)應(yīng)有適當(dāng)?shù)膶徟掷m(xù) 保證采購物品與請(qǐng)購物品一致 保證應(yīng)付帳款的真實(shí)性和合理性 在確保企業(yè)財(cái)務(wù)狀況安全的前提下，及時(shí)支付 防止采購過程中的舞弊行為 ?采購申請(qǐng)相應(yīng)生成采購定單 ?設(shè)定審批的權(quán)限和途徑 ?將 “ 采購卡 ”應(yīng)用于用料單位低值易耗品的采購 ? 與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略聯(lián)盟 ? 大宗物資采購宜集中，一般性采購宜分散 ? 產(chǎn)地分散的通用物資采購適用統(tǒng)一的購銷合同 ? 建立企業(yè)統(tǒng)一的驗(yàn)收制度 ? 將推動(dòng)供應(yīng)商的品質(zhì)保證流程的建設(shè)作為企業(yè)與供應(yīng)商合作關(guān)系的一部分內(nèi)容 ? 使用條碼技術(shù)，縮短驗(yàn)收時(shí)間并自動(dòng)更新庫存 ?對(duì)一定金額以下的采購定單，自動(dòng)批準(zhǔn) /付款 ?應(yīng)付帳款管理與采購過程緊密銜接 ?按供應(yīng)商、經(jīng)辦人、申請(qǐng)人追蹤 /報(bào)告采購定單的進(jìn)展 ?對(duì)一般性的重復(fù)采購物品，自動(dòng)支付 ?依據(jù)重要性原則合理授權(quán)，簡(jiǎn)化費(fèi)用報(bào)銷程序 ?對(duì)往來頻繁的供應(yīng)商的付款采用電子支付手段 ?電子數(shù)據(jù)交換 ?集成化的業(yè)務(wù)處理系統(tǒng) (如 SAP， Lawson等 ) ?接收貨物的條碼管理 ?統(tǒng)一銀行帳戶 ?電匯劃轉(zhuǎn) 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 采 購 流 程 18 采 購 管 理 流 程 問 題 與 建 議 (一 ) 組織方面 ? 采 購 執(zhí) 行 主 體 分 散 ，造 成 采 購 信 息 在 各 主 體 間 的 傳 遞 時(shí) 間 長(zhǎng) ，易 產(chǎn) 生 失 真 ? 物 資 調(diào) 劑 功 能 缺 失 調(diào)整經(jīng)營(yíng)管理結(jié)構(gòu) ? 將 裝 備 部 的 采 購 職 能 劃 入 供 應(yīng) 部 ，統(tǒng) 一 管 理 ，保留 進(jìn) 出 口 部 的 進(jìn) 口 采 購 職 能 ? 將 子 公 司 物 資 供 應(yīng) 部 門 的 行 政 和 業(yè) 務(wù) 管 理 職 能 并 入 供 應(yīng) 部 ，由 供 應(yīng) 部 統(tǒng) 一 管 理， 逐 步 實(shí) 現(xiàn) 由 采 購 部 統(tǒng) 一 負(fù) 責(zé) 公 司 的 總 體 供 應(yīng) 。 19 采 購 管 理 流 程 問 題 與 建 議 ( 二 ) 環(huán) 節(jié) 方 面 ? 采 購 流 程 的 各 環(huán) 節(jié) 的 銜 接 不 夠 順 暢 ，時(shí) 常 脫 節(jié) ? 對(duì) 供 應(yīng) 商 的 管 理 比 較 薄 弱 ，沒有 一 個(gè) 完 整 的 供 應(yīng) 商 管 理 系 統(tǒng) ? 采 購 的 資 金 計(jì) 劃 和 應(yīng) 付 帳 款 管 理 缺 乏 前 瞻 性 和 計(jì) 劃 性 完 善 各 環(huán) 節(jié) 的 功 能 ，搞 好 銜接 ? 減 少 流 程 的 參 與 主 體 ， 集 成 功 能 ， “合 并 同 類 項(xiàng)” ? 明 確 供 應(yīng) 商 管 理 政 策 ，建 立 供 應(yīng) 商 管 理 系 統(tǒng) ? 開 發(fā) 會(huì) 計(jì) 電 算 化 系 統(tǒng) 的 功 能 ，完 善 采 購 付 款 的 動(dòng) 態(tài) 管 理，實(shí) 現(xiàn) 應(yīng) 付 帳 款 的 逐 筆 核 銷 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 采 購 流 程 優(yōu) 化 后 的 影 響 ? 明 確 責(zé) 任 ， 有 效 控 制 質(zhì) 量 和 時(shí) 間，提 高 資 金 周 轉(zhuǎn) 率 ； ? 及 時(shí) 掌 握 / 追 蹤 采 購 業(yè) 務(wù) 的 狀 態(tài)，降 低 采 購 成 本； ? 加 強(qiáng) 了 資 金 的 計(jì) 劃 性，降 低 了 資 金 風(fēng) 險(xiǎn) 及 資 金 管 理 成 本 。 結(jié)論：目前，公司對(duì)每筆款項(xiàng)的支付的審批手續(xù)一般為三級(jí)審批，即業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)，財(cái)務(wù)部及公司領(lǐng)導(dǎo)，過于繁雜，未能突出重點(diǎn)，應(yīng)區(qū)別對(duì)待，抓大放小，設(shè)置審批權(quán)限體系，以提高流程的效率。 子 公 司 資 金 管 理 工 作 由 出 納 兼 任 ， 混 淆 了 管 理 與 操 作 崗 位 的 職 責(zé) 改 善 組 織 ? 投 資 項(xiàng) 目實(shí) 施 過 程 中 ， 由 一 個(gè) 部 門 或 項(xiàng) 目 管 理 小 組 統(tǒng) 一 負(fù) 責(zé) ， 貫 穿 始 終 。 提 高 效 率 ? 制 定 明 確 的 付 款 政 策 、 程 序 及 付 款 授 權(quán) 級(jí) 次 ， 在 保 證 監(jiān) 控 的 基 礎(chǔ) 上 減 少 審 批 環(huán) 節(jié) 。 如 ： 對(duì) 專 業(yè) 及 臨 時(shí) 人 員 的 薪 酬 設(shè) 計(jì) 缺 乏 獎(jiǎng) 金 一 項(xiàng) ， 難 以 體 現(xiàn) 工 作 業(yè) 績(jī) 與 薪 酬 之 間 的 聯(lián) 系 調(diào) 整 環(huán) 節(jié) ? 設(shè) 計(jì) 以 費(fèi) 用 開 支 等 為 業(yè) 績(jī) 評(píng) 估 指 標(biāo) 的 評(píng) 估 體 系 ? 建 立 合 理 的 薪 酬 體 系 ， 補(bǔ) 充 獎(jiǎng) 金 項(xiàng) 目， 調(diào) 整 現(xiàn) 有 薪 酬 結(jié) 構(gòu) 優(yōu) 化 后 的 影 響 ? 以 部 門 費(fèi) 用 預(yù) 算 及 部 門 服 務(wù) 對(duì) 象 對(duì) 該 部 門 的 評(píng) 價(jià) 結(jié) 果 取 代 原 有 評(píng) 價(jià) 體 系 ， 體 現(xiàn) 可 控 原 則， 真 正 起 到 激 勵(lì) 作 用 ? 將 獎(jiǎng) 金 與 工 作 業(yè) 績(jī) 掛 鉤 ， 提 高 職 工 的 工 作 積 極 性 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 業(yè) 績(jī) 評(píng) 估 管 理 流 程 49 業(yè) 績(jī) 評(píng) 估 管 理 問 題 與 建 議 (三 ) 環(huán) 節(jié) 方 面 ? 專 業(yè) 培 訓(xùn) 計(jì) 劃 未 能 與 業(yè) 績(jī) 評(píng) 價(jià) 有 效 結(jié) 合 ， 缺 乏 針 對(duì) 性 調(diào) 整 環(huán) 節(jié) ? 將 專 業(yè) 培 訓(xùn) 計(jì) 劃 建 立 在 業(yè) 績(jī) 差 距 分 析 結(jié) 果 上 優(yōu) 化 后 的 影 響 ? 加 強(qiáng) 針 對(duì) 性 ， 有 效 提 高 培