【正文】 15min 報(bào)告事項(xiàng) *A *B 討論事項(xiàng) *A案由 可行方案 *B案由 可行方案 *C案由 可行方案 臨時(shí)動(dòng)議 休會(huì) 10min 10min 30min 20min 15min 15min 會(huì)議記錄 (1)會(huì)議名稱 (2)開會(huì) /休會(huì) 日期、時(shí)間 (3)與會(huì)人員人數(shù) /名單（主席人名） (4)報(bào)告 /宣布事項(xiàng) (5)提案 /議案 討論 /內(nèi)容 結(jié)論（決議之執(zhí)行、任務(wù)分配） (6)臨時(shí)動(dòng)議 討論內(nèi)容 結(jié)論 會(huì)議記錄的用途與意義 (1)記錄 (2)行動(dòng)依據(jù) (3)內(nèi)部溝通 流程管理 (1)時(shí)間進(jìn)度與職責(zé)分配 請(qǐng)把從現(xiàn)在到開會(huì)期間（平均）分成三 — 四個(gè)階段 月 日前 完成 /進(jìn)行工作項(xiàng)目 執(zhí)行人 會(huì)議 /活動(dòng)后 進(jìn)行工作項(xiàng)目 執(zhí)行人 (2)工作檢索明細(xì) 會(huì)場(chǎng)用品 請(qǐng)為您的會(huì)議活動(dòng)做一個(gè)議程或節(jié)目表 四、 行程安排技巧 行程的安排 (1)事前準(zhǔn)備： 了解旅行社的特質(zhì) 日期、時(shí)間 交通工具、路線 住宿安排 抵達(dá)目的地行事表 出國(guó)證件 攜帶用品、資料、公司的信封、信紙、名片 各地聯(lián)絡(luò)電話、電報(bào) (2)出發(fā) 當(dāng)日 車輛安排 檢查有無遺漏的東西 送行人 (3)出發(fā)后 與上司代理人配合 來往信件處理 辦公室例行的工作 (4)回來后 出差報(bào)告 出差費(fèi)用核報(bào) 為上司做行程的安排 (1)資料的搜集 (2)旅游中必備用品（參考用） CHECK LIST 飛機(jī)票（火車票） 旅館訂房確認(rèn) 費(fèi)用（旅行支票、信用卡等） 旅行支票、信用卡、號(hào)碼明細(xì) 費(fèi)用填報(bào)表 名片 旅游證件 辦公室資料 /檔案（副本） 辦公室文具 商業(yè)旅游中拜訪客戶有關(guān)資料 閱讀資料 其它 (3)即將走前 CHECK LIST 通知要在你的上司離開前必須見他的人 弄清楚誰(shuí)是上司的代理人 上司離開期 間會(huì)議 /活動(dòng)的安排 上司私人信件，事務(wù)的交待 請(qǐng)轉(zhuǎn)達(dá)的特殊信件 將上司帶走的檔案做一記錄 (4)離開期間 CHECK LIST 回例行的文件 /信件 無法先回的文件 /信件，先通知對(duì)方已收到文件 /信件，等待上司回來再做答復(fù) 電話留言記錄 安排上司回來后的約會(huì) 來往信件分類、記錄 (5)上司回來后， Followup的工作 處理上司帶回來的資料 /檔案 電話、信件分類交與上司 填報(bào)費(fèi)用 旅游報(bào)告 Follow up信件 行李清關(guān) 如何成為上司得力助手 講義所刊內(nèi)容，非經(jīng)全友管理顧問有限公司同意，禁止任意翻印、轉(zhuǎn)載為任何形式 如 何提升工作效率與效能 如何成為上司得力助手 一、 如何與上司相處 二、 如何與同事相處 三、 人際風(fēng)格的類型與運(yùn)用 四、 上司需要什么樣的秘書 五、 應(yīng)對(duì)之道實(shí)例解析 一、 如何與上司相處 正確的工作心態(tài) 上司也是人 不要過分關(guān)切私事 如何稱呼上司 和上司出外吃飯 愉快的性情 不要泄露秘密 傳播重要訊息 互相尊重 調(diào)整自己的個(gè)性以配合上司 不以自己的私人問題影響工作 樂于接受額外的差遣 你是替上司工作而非上司替你工作 團(tuán)隊(duì)工作 忠心 你一定要喜歡你的上司 怎樣和上司相處 女秘書如何才能贏得上司的信任和器重 上司授權(quán)給女秘書的范圍，決定于女 秘書本身的能力，女秘書往往期望上司能給予最大的自由，讓自己獨(dú)立處理各項(xiàng)事務(wù)，然而女秘書本身的能力素養(yǎng)，是上司考慮的最大因素。 檔案的重要性 (1)處理業(yè)務(wù)的參考 一個(gè)機(jī)關(guān)或公司的檔案，可以供業(yè)務(wù)承辦人員在處理業(yè)務(wù)時(shí)作為了解案情及立意遣詞的參考或援引；以期在業(yè)務(wù)處理上不會(huì)發(fā)生矛盾分歧的 現(xiàn)象，回復(fù)信件也不致于重復(fù)。秘書的工作性質(zhì)是機(jī)敏的、又勞心勞力的工作，除了技能的工作需要?jiǎng)谛膭谕?，還經(jīng)常要有良好的體力應(yīng)付一切日常活動(dòng)性的工作，因此若是沒有良好的健康作基礎(chǔ)，一切工作便無法積極而主動(dòng)的展開，更不要談到秘書的責(zé)任感和工作意識(shí)了。爾后，秘書對(duì)于提出計(jì)劃或建議，反而更有成本概念了。秘書是需要有客觀性的。把主管所賦予的任務(wù)，當(dāng)作一種挑戰(zhàn)，全力以赴鳳求完滿達(dá)成。 謹(jǐn)慎性： 對(duì)于有經(jīng)驗(yàn)的秘書，謹(jǐn)慎性意味著把公司里所有業(yè)務(wù)保密。 由下列的原則，可以練習(xí)圓滑性的技巧： 小心選用字： — 不妥：你什么時(shí)候可完成那工作？（語(yǔ)氣強(qiáng)） 佳：你在中午前可完成那工作嗎 ？（委婉） — 不妥：現(xiàn)在幫我打字。當(dāng)秘書能自然表達(dá)出先考慮別人時(shí)，必能獲得真正的滿足。 第二方式： 秘書由報(bào)上 得知主管之朋友被任命為某公司之董事長(zhǎng)。機(jī)智是設(shè)法找出不同的解決辦法，直到成功為止。對(duì)于一個(gè)秘書，機(jī)智意即：在傳統(tǒng)因襲的方式進(jìn)行不通時(shí)，轉(zhuǎn)向其他的資源或方法，以求解決。一般辦公時(shí)間同樣為八小時(shí)， 有些秘書能處理好很多件任務(wù)；有些秘書則處理不了一件相同的任務(wù)。秘書的正確判斷，省下很多麻煩，也獲得主管的贊許。 第三步驟：研析各種因素。這了要有好的判斷力，可遵循下列四個(gè)步驟： 第一步驟：想想看你正在做什么 現(xiàn)在你已能不必 想而能夠記事、打字、讀、說、及聽。 — 小心核對(duì)每個(gè)細(xì)節(jié) — 小心改正所有錯(cuò)誤 — 小心檢查修正過的細(xì)節(jié) 在制作文件，如果需要列出價(jià)格時(shí)，秘書要小心地打字，小心 地檢查價(jià)格是否正確，小心修正任何錯(cuò)誤，然后在小心地核對(duì)修正過的價(jià)格。秘書每天的工作，都可能會(huì)有錯(cuò)。換句話說，秘書的資質(zhì)，并非可速成造就或者完全靠天生的，而是需要長(zhǎng)時(shí)期的訓(xùn)練與培養(yǎng)的。有時(shí)，在會(huì)議室里倒茶時(shí)，就會(huì)得知人事調(diào)動(dòng)的消息；或聽到董事長(zhǎng)的出差是為了洽談與對(duì)方業(yè)務(wù)合作的話題等，諸如此類的情報(bào)，所以，常給其他部門的人，有種特殊身份的印象。有經(jīng)驗(yàn)的秘書，不必主管 交待，就能以其經(jīng)驗(yàn)，正確的判斷力，冷靜而審慎的處理事務(wù)，以其積極、主動(dòng)、隨機(jī)應(yīng)變的能力，圓滑的推動(dòng)其工作，若加上其純熟的技能，就是一位非常優(yōu)秀而受歡迎的秘書了。由此可知，在每一行業(yè)中，都有其專門的業(yè)務(wù)知識(shí)。早期的秘書實(shí)務(wù)中，打字技術(shù)占相當(dāng)重要的角色。 專業(yè)的知識(shí)與技能 關(guān)于秘書專門的知識(shí)與技能，可分三項(xiàng)目來討論：秘書專業(yè)知識(shí)；實(shí)務(wù)方面的技能；專門行業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)。由于時(shí)代的進(jìn)步與科技的發(fā)達(dá)，業(yè)務(wù)牽涉范圍愈來愈廣，并非單項(xiàng)業(yè)務(wù)所能包含。在處理人與人間的關(guān)系時(shí)，要能有洞察的能力，要能見微知著，要能以對(duì)方的立場(chǎng)來看，必能廣獲人緣 ，使業(yè)務(wù)暢通。秘書的事務(wù)業(yè)務(wù)，為秘書在辦公室所處理的例行業(yè)務(wù)，包括 接聽電話、拆寄信件、發(fā)傳真、檔案管理、更新辦公室用具、收集資料、準(zhǔn)備定期報(bào)告、安排主管之行程、約會(huì)及會(huì)議等。尤其在書信寫作方面，由于有電腦軟件之運(yùn)用，可節(jié)省構(gòu)思之時(shí)間及文件制作的精力。 二、 秘書的業(yè)務(wù) 秘書在一天的工作間中，有三分之二是做下列業(yè)務(wù)： 打字 接受口授 傳真 接聽電話 處理信件 與主管商談 檔案管理 準(zhǔn)備當(dāng)天的業(yè)務(wù)及下班前的業(yè)務(wù)處理 擬稿及制作信件 秘書業(yè)務(wù)可分為四類： 資訊管理業(yè)務(wù) 事務(wù)業(yè)務(wù) 公關(guān)業(yè)務(wù) 綜合業(yè)務(wù) 茲就秘書的功能與業(yè)務(wù)分述如下： 秘書業(yè)務(wù)由前述可知分為四類： 資讀管理業(yè)務(wù) 事務(wù)業(yè)務(wù) 公關(guān)業(yè)務(wù) 綜合業(yè)務(wù) 茲分別說明如下： 資訊管理業(yè)務(wù) 資訊管理業(yè)務(wù)，即是利用電腦來處理及管理一般業(yè)務(wù)。這位助理，即是秘書。如何成為上司的得力助手 高級(jí)主管秘書、助理培訓(xùn) VITALIC 全友管理顧問有限公司 浮空內(nèi)心來學(xué)習(xí) 方知一片圓滿心 面對(duì)日益競(jìng)爭(zhēng)的企業(yè)環(huán)境，每個(gè)人都必須不斷地自我充實(shí)，這是一種挑戰(zhàn)，也是您工作生涯中不斷自我超越的承諾！ 我們邀請(qǐng)您以“歸零”的心態(tài)翻開講義的第一頁(yè)，您會(huì)發(fā)現(xiàn)，以這樣的心揭開學(xué)習(xí)的序幕： 您將是成功學(xué)習(xí)的最大贏家??！ 杯中深?yuàn)W智慧 解說： 如果說習(xí)慣領(lǐng)像杯子一樣，試問你的杯子是不是還有空間，隨時(shí)都可裝入更多的水？杯子不管有多大，總有裝滿的時(shí)候，但是靈巧的 習(xí)慣領(lǐng)域，像個(gè)神奇的麥克杯，可以無限的“增大”，也有控制的閥門，可以適切地排空杯中的“內(nèi)容物”來迎接任何新的學(xué)習(xí)。所以，必須要有位助理來處理這些辦公室事務(wù)。 秘書熟悉公關(guān)、協(xié)調(diào)、市場(chǎng)等外部作業(yè)。在文書方面，資訊管理所能處理之業(yè)務(wù)有整理書信、寫信、中英文打字、速記、檔案管理、約會(huì)安排等。 事務(wù)業(yè)務(wù) 秘書的事務(wù)業(yè)務(wù)，源自其處理例行事務(wù)和功能。創(chuàng)作的工作，即要有“先見”。直轄市即是要與各單位溝通以達(dá)圓滿處理業(yè)務(wù)。 由以上例子可看出，秘書的業(yè)務(wù)中，最重要的是要使各項(xiàng)業(yè)務(wù)綜合協(xié)調(diào)，才能使任務(wù)完滿成功。一般 而言，實(shí)務(wù)方面的技能包括速記、電腦操作、打字技術(shù)、檔案管理、電話禮儀、應(yīng)對(duì)能力、語(yǔ)言能力，及其他事務(wù)機(jī)器的操作等。財(cái)務(wù)秘書必須精通會(huì)計(jì)、稅務(wù)、財(cái)政及商事法等。這些判斷需要以經(jīng)驗(yàn)作為依據(jù)。 (1)認(rèn)明秘書并非具“特別身分” 秘書比其他部門的同事，更容易接受情報(bào)或聽到機(jī)密事項(xiàng)，這也是造成秘書微妙立場(chǎng)的主因。雖然資質(zhì)意為“天生之才能”；但秘書的資質(zhì)則要求對(duì)天生之才能再加以訓(xùn)練。現(xiàn)分別說明如下： 準(zhǔn)確性 準(zhǔn)確性在此五項(xiàng)中，排行最前，可見其重要性。如果遵循下列四步驟，就能做出準(zhǔn)確的工作： — 小心完成每件工作。幸運(yùn)地，這是可以培養(yǎng)訓(xùn)練的。不錯(cuò)過任何采取行動(dòng)的機(jī)會(huì)。經(jīng)過判斷后，再去請(qǐng)示主管，原來主管弄錯(cuò)了。 工作效率： 工作效率即是在最短的時(shí)間內(nèi)有條理、有系統(tǒng)地完成最大的任務(wù)。 機(jī)智性 機(jī)智性來自“再升”（ rise again）之意。其實(shí)秘書早就可以放棄了，但沒有。主管可能沒時(shí)間看它，但他喜歡這樣，以利得知來龍去脈，并做出最佳之決定與指定。努力、紀(jì)律現(xiàn)訓(xùn)練將有助于修正思想模式。相同地，其他人也會(huì)喜歡她（他），因?yàn)樗ㄋ┑膱A滑性。 圓滑 性就是裝聾作啞： 聽到有人批評(píng)，或聽到主管與他太太談到私人的事情時(shí)，一位圓滑的秘書就必裝聾作啞，才能保持鎮(zhèn)定，不受干擾，正常處理業(yè)務(wù)。忠于職守， 做事有條有理，有始有終。并即，置身事外，以理智而不帶感情、不帶私心的態(tài)度 來分析一件事。另外，秘書的建議雖然有很多優(yōu)點(diǎn)，但因牽涉高成本，所以暫被拒絕了。 健康是事業(yè)之基本，沒有健康的身體，萬念俱灰。如以人事的檔案為例，若機(jī)關(guān)或公司規(guī)模小，人事十分單純，分類就不心太精細(xì)，而公司擴(kuò)棄人員增加后便須詳細(xì)劃分，分為任用、訓(xùn)練、考核、薪資、升遷、請(qǐng)假、退休、辭職等類。 (6)減少無生產(chǎn)力的活動(dòng)，如閑聊等 (7)保持座位整齊、有秩序 (8)每件物品及文件均有定位，可立即找到使用 (9)學(xué)習(xí)拒絕的技巧 (10)保持每日最有生產(chǎn)力的時(shí)間作有創(chuàng)意性的工作 (11)詢問專家意見以減少時(shí)間的消耗 基本思考過程 你如何處理下列文件 (1)顧客寄來的一封欲訂購(gòu)產(chǎn)品的信件 (2)下周三公司經(jīng)理會(huì)議通知 (3)一本公司訂閱的雜志，內(nèi)有兩篇文章，你想詳細(xì)閱讀，但目前沒空讀 (4)購(gòu)買文具后所取得之發(fā)票 (5)某研究機(jī)構(gòu)寄來有關(guān)人事 方面之問卷表 (6)上司交下一份下月份開會(huì)有關(guān)之資料 (7)一封要立即回復(fù)的信，但你有更急的事要行辦 (8)收到新書出版廣告，你想訂購(gòu)幾本，但目前尚無法決定 (9)一張結(jié)婚喜帖（下星期六宴客） (10)外貿(mào)協(xié)會(huì)寄來之調(diào)查表，你必須從其他幾個(gè)部門獲取足夠資料，才能填寫 三、 會(huì)議管理技巧 每一位秘書 /助理人員都能成為安排會(huì)議與活動(dòng)的專家。 交給你的工作，應(yīng)立即辦理 你的工作要敏捷、迅速，而且做得很好，才能表現(xiàn)你為人處事的能力；如果交給你的工作不立即去做，上司就會(huì)認(rèn)為你怠慢、無意去做、或甚至于對(duì)你的熱誠(chéng)與工作能力，產(chǎn)生懷疑。 要了解上司的情緒 從 上司那里得到工作的指示或命令，而盡全力去完成工作，這是理所當(dāng)然的，但是要了解上司的情緒，而不受上司情緒的影響，你的工作態(tài)度始終要一樣的熱忱。上司在事務(wù)與工作上負(fù)著領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，可能他們?cè)趯W(xué)識(shí)與經(jīng)驗(yàn)上比較優(yōu)越，但是在必要的場(chǎng)合，我們不要害怕與他們有不同的觀點(diǎn)，只要態(tài)度是有禮的、謙恭的、忠實(shí)地說出自己的見解，反而能夠比一味奉承諂媚、隨聲附和 更得到上司的器重。 無司機(jī)；前座為首座。 ● 對(duì)方回電話應(yīng)先致謝。 近三十年來，童與聰就在德商赫司特度過秘書生涯?！睆臋n案管理、語(yǔ)言、溝通能力、電腦操 作等，基本技能樣樣少不得。 童與聰很喜歡有疑難雜癥發(fā)生，即使是一些小事、瑣事都是一種挑戰(zhàn)，她覺得這些完完全全都是經(jīng)驗(yàn)的累積。 F人際關(guān)系良好，手腕巧妙。 (二 )良好的人際關(guān)系（含單位內(nèi)、顧客）