【正文】 協(xié)等領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)工作進(jìn)行檢查視察的接待計(jì)劃、方案 兄弟單位對(duì)口接待的 永久 30年 10年 注： ※號(hào)為機(jī)關(guān)每年必須歸檔的文件。代字用英文字母接上。 四、編號(hào)方法 黨政工團(tuán)檔案的編號(hào)。 1 件順序號(hào)（第 1 件） 保管期限代號(hào)（永久） 大類代字（ 黨政工團(tuán) 類） 基建檔案按以地點(diǎn)為特征的工程名稱編順序號(hào)，其結(jié)構(gòu)模式為大類代字 +分類號(hào) +件 號(hào)。 1； 2021 年 30 年保管檔案件序號(hào)為 1，其目錄件號(hào)則 A2 D、會(huì)計(jì)檔案的一級(jí)屬類，按報(bào)表、出納帳簿、會(huì)計(jì)帳簿、憑證設(shè)置。 本辦法適用于我局的全部檔案進(jìn)行實(shí)體分類， 歸檔 和排架管理。主要包括： （ 1）本機(jī)關(guān)工作中一般工作問題文件材料，如各種規(guī)定、辦法、比較重要的請(qǐng)示、報(bào)告；一般會(huì)議的重要文件材料；人事管理工作形成的一般文 件材料； （ 2）直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)和屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料； 24 （ 3）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。由兼職檔案員提出鑒定意見，并征得處室同意 對(duì)確無保存價(jià)值的業(yè)務(wù)檔案，編制銷毀目錄，經(jīng)局檔案綜合領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)，由銷毀人、鑒銷人在銷毀清冊(cè)上簽字后才能進(jìn)行銷毀。 匯編《檔案目錄》應(yīng)具備《歸檔說明》、《歸檔目錄》二部份才能加封 22 面，背脊條封底，裝訂成冊(cè)。 （二）整理， 5月中旬 — 6 月底完成。 三、歸檔時(shí)間 ： 照片、錄像 形成后，由主辦單位負(fù)責(zé)整理、編寫說明，及時(shí)送交局檔案室組織歸檔，或隨專題文字資料一起，及時(shí)歸檔。 ③ 存根套入盒內(nèi)背脊所貼標(biāo)簽與憑證相同 。 （ 2）凡歸檔的技術(shù)文件材料和圖紙都必須收集齊全，系統(tǒng)管理，尺寸規(guī)格應(yīng)統(tǒng)一，一般文字材料可按文書檔案規(guī)格；圖樣材料大小一律折疊成（ 297毫米 210 毫米）為準(zhǔn)，折疊圖紙應(yīng)注意圖標(biāo)露外面。 施工、竣工驗(yàn)收文件 各種施工合同、圖紙自審或會(huì)審紀(jì)要、工程開工報(bào)告、工程設(shè)計(jì)變更材料核定審批、樁基試驗(yàn)報(bào)告、樁基竣工平面圖、抗壓強(qiáng)度報(bào)告表、用料合格證及檢驗(yàn)報(bào)告、構(gòu)件出廠合格證、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、沉降觀測記錄，竣工測量成果表，工程質(zhì)量綜合評(píng)定 材料、竣工驗(yàn)收證明書、工程決算材料，以及各種事故處理記錄等，竣工圖如總圖部分、建筑部分、結(jié)構(gòu)部分、水施部分、電施部分、設(shè)備安裝部分等方面的圖紙以及聲像文件等。再依次排列，放入盒內(nèi)。 重要會(huì)議要 歸檔 。 將新 件 分門別類編號(hào)，編撰歸檔 說明，書寫封皮，裝訂檔案目錄，入柜投入使用。文書歸檔材料要真實(shí)、完整、系統(tǒng)，能如實(shí)地反映我局歷史沿革和各項(xiàng)職能活動(dòng)的全貌，便于查找利用。 第二十三條 各級(jí)各類檔案館應(yīng)當(dāng)配備研究人員，加強(qiáng)對(duì)檔案的研究整理，有計(jì)劃地組織編輯出版檔案材料，在不同范圍內(nèi)發(fā)行。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會(huì)開放的期限，可以少于 30年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會(huì)開放的 9 期限，可以多于 30 年，具體期限由國家檔案行政管理部門制訂 ，報(bào)國務(wù)院批準(zhǔn)施行。 前款所列檔案，檔案所有者可以向國家檔案館寄存或者出賣；向國家檔案館以外的任何單位或者個(gè)人出賣的，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門批準(zhǔn)。 第十二條 博物館、圖書館、紀(jì)念館等單位保存的文物、圖書資料同時(shí)是檔案的，可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理。 鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)保管本機(jī)關(guān)的檔案，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。由局檔案室負(fù)責(zé)解釋。管理檔案者，要認(rèn)真負(fù)責(zé)，將檔案管好、管活（ 詳見附件三），努力提高檔案的利用率，為提高 食品藥品監(jiān)督管理 工作水平服務(wù)。 第六條 檔案 的保管。領(lǐng)導(dǎo)小組長由局黨組一位成員擔(dān)任，日常工作由局檔案室負(fù)責(zé)。在做好本局檔案工作的基礎(chǔ)上，組織有關(guān)人員對(duì)所屬 食品藥品監(jiān)管系統(tǒng) 檔案工作進(jìn)行督促、指導(dǎo)和檢查。 二、檔案室負(fù)責(zé)人職責(zé) 嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》 、 《檔案法實(shí)施辦法》 和《廣東省檔案管理規(guī)定》，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)，逐步實(shí)施機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化，不斷提高科學(xué)管理水平，有效地為機(jī)關(guān)工作服務(wù)和為國家積累檔案史 料。 負(fù)責(zé)本局各處室各種檔案材料的接收、整理、鑒定、分類、歸檔工作。 2 廣東省 食品藥品監(jiān)督 管理局檔案工作暫行規(guī)定 食藥監(jiān)辦〔 2021〕 158 號(hào) 關(guān)于印發(fā)《廣東省食品藥品監(jiān)督管理局 檔案管理制度匯編》的通知 機(jī)關(guān)各處室： 為進(jìn)一步規(guī)范局機(jī)關(guān)綜合檔案和業(yè)務(wù)檔案的管理工作，根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)的工作要求，局辦公室制訂了《業(yè)務(wù)檔案歸檔辦法》、《業(yè)務(wù)檔案分類辦法》、《業(yè)務(wù)檔案保管期限劃分》及《電子文件管理暫行辦法》，并匯編進(jìn)《廣東省食品藥品監(jiān)督管理局檔案管理制度匯編》，現(xiàn)將該制度匯編印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。 1 綜合檔案室崗位責(zé)任制 16 已故人員檔案歸檔辦法 20 業(yè)務(wù)檔案歸檔辦法 23 基建檔案保管期限劃分 36 綜合檔案室檔案保管制度 43 機(jī)關(guān)檔案統(tǒng)計(jì)制度 45 1 綜合檔案室主要工作職責(zé) 一、對(duì)本局各處室形成的各種文件材料收集、整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。做好檔案的保管、統(tǒng)計(jì)和借閱、催退工作。 負(fù)責(zé)綜合檔案室的工作，認(rèn)真學(xué)習(xí)，及時(shí)傳達(dá)、貫徹、匯報(bào)有關(guān)檔案工作的方針、政策、指示精神，注意研究新情況、新問題、新經(jīng)驗(yàn)。 負(fù)責(zé)對(duì)失去保存價(jià)值的檔案提出鑒定意見，請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，辦理銷毀手續(xù)進(jìn)行銷毀。 第四條 各級(jí)人員對(duì)檔案工作的責(zé)任 。本局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。要建立檔案借閱制度（詳見附件四），確保檔案安全。 6 附件一： 中華人民共和國檔案法 （ 1987 年 9 月 5 日第六屆全國人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議通過 ， 根據(jù) 1996 年 7月 5日第八屆全國人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十次會(huì)議《關(guān)于修 改 〈 中華人民共和國檔案法 〉 的決定》修正） 目 錄 第一章 總則 第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé) 第三章 檔案的管理 第四章 檔案的利用和公布 第五章 法律責(zé)任 第六章 附則 第一章 總 則 第一條 為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，制定本法。 第七條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。 8 檔案館與上述單位應(yīng)當(dāng)在檔案的利用 方面互相協(xié)作。嚴(yán)禁倒賣牟利，嚴(yán)禁賣給或者贈(zèng)送給外國人。 檔案館應(yīng)當(dāng)定期公布開放檔案的目錄，并為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡化手續(xù)，提供方便。 第五章 法 律責(zé)任 第二十四條 有下列行為之一的，由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任： （一） 損毀、丟失屬于國家所有的檔案的； （二） 擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的； （三）涂改、偽造檔案的； 10 （四）違反本法第十六條、第十七條規(guī)定，擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的； （五）倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈(zèng)送給外國人的； （六）違反本法第十條、第十一條規(guī)定，不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的； （七）明知所保存 的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的； （八）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。 二、歸檔范圍 （一）本局工作活動(dòng)中形成的文件材料： 本機(jī)關(guān)頒發(fā)的（包括和其他機(jī)關(guān)聯(lián)合頒發(fā)的）決定、決議、指示、條例、規(guī)定、制度、通報(bào)、通知、批復(fù)、請(qǐng)示、報(bào)告等文件，和機(jī)關(guān)在活動(dòng)中形成的具有查考保存價(jià)值的電報(bào)、電話記錄、局長辦公會(huì)議、局務(wù)會(huì)議、機(jī)關(guān)黨委會(huì)議的記錄，決議和紀(jì)要，重要會(huì)議文件，工作條例、制度、工作計(jì)劃、規(guī)劃、綱要和年終總結(jié)、調(diào)查材料、人事任免、人員名冊(cè)、考核升遷晉級(jí)、獎(jiǎng)懲、勞動(dòng)工資、職稱評(píng)定、統(tǒng)計(jì)年報(bào)、統(tǒng)計(jì)資料、出版物原稿和印本、印模、內(nèi)容重要有省級(jí)等領(lǐng)導(dǎo)批示的人民群眾來信來訪材料、歷史沿革、大事記、反映本機(jī)關(guān)等重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng) 勵(lì)書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料。 四、 檔案 的具體要求 （一）為保證 檔 案整齊、美觀，新立的 檔 案一律用省檔案局統(tǒng)一制作的檔案 盒（每份文件需用 不銹鋼釘裝 訂 或 白乳膠粘貼）裝封。按會(huì)議發(fā)言程序或文件的重要程度排列先后。 歸檔的文件、資料字跡應(yīng)是經(jīng)久耐藏。 使用過程中出現(xiàn)問題的處理和改造、擴(kuò)建等文件材料。凡裝訂的材料裝訂前要檢查剔除金屬物，用不銹鋼釘裝訂（或白乳膠粘貼）。 7 月 10 日前交局檔案室的項(xiàng)目： ① 會(huì)計(jì)報(bào)表； ② 出納帳簿、會(huì)計(jì)賬簿、 ③ 憑證 各立檔單位全部交齊到檔案室，由檔案室編目打印，并書寫封皮，入柜投入使用。 四、歸檔要求： 底片、照片 、磁帶、光盤 說明要齊全； 文字說明要簡練準(zhǔn)確。 （三）歸檔， 7月 31 日前完成。 《歸檔說明》包括：本機(jī)關(guān) 業(yè)務(wù)工作職能、年度工作概況 與變化情況；本年度 業(yè)務(wù) 歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數(shù)量、有何缺陷與問題等）。 六、 機(jī)關(guān)各處室 業(yè)務(wù)檔案 保管期限 10 年以上的 ， 在 處室保管 5年后 ，由處室兼職檔案員填寫《交接文據(jù)》連同業(yè)務(wù)檔案及《檔案目錄》 一并向局檔案室移交。 凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料，列為 10 年期保管。有類設(shè)類，無類空類。 E、已故人員檔案的一級(jí)屬類按職務(wù)級(jí)別設(shè)置。 1； 2021 年 10 年保管檔案件序號(hào)為1，其目錄件號(hào)則 A3其結(jié)構(gòu)見示意圖： A1 G、 業(yè)務(wù) 檔案， 一級(jí)屬類按處室監(jiān)管類別 設(shè)置 ,二級(jí)屬類按處室業(yè)務(wù)類別設(shè)置。 今后如遇有新的項(xiàng)目再設(shè)大類，依次排列在業(yè)務(wù)檔案后面。下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度工作總結(jié)和在短時(shí)期內(nèi)需要查考的一般業(yè)務(wù)性來往文書。 23 附件二之七 ： 文書檔案保管期限劃分 根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的決定》，準(zhǔn)確地劃分檔案保管期限，便于保管和利用，結(jié)合本局的實(shí)際情況，現(xiàn)作如下規(guī)定： 一、文書檔 案的保管期限分為永久、 30 年 、 10 年 三種。 （四）裝訂技術(shù)要求 單件文件要按 A4 紙折疊整齊 ，并將每份文件的裝訂線一側(cè)及下方一側(cè)都取齊，同時(shí)將書釘?shù)冉饘匐s物除去，用不銹鋼釘裝訂， 永久件需 加蓋檔號(hào)章，檔號(hào)章的位置在每份文件首頁的左上角，并逐件編件號(hào)。 四、檔案的具體要求 （一）為保證檔案整齊、美觀，新立的檔案一律用省檔案局統(tǒng)一制作的檔案盒（每份文件需用不銹鋼釘裝訂或白乳膠粘貼）裝封。 照片 、底片 及 光盤要套入省檔案局統(tǒng)一制作的檔案 盒內(nèi)。 二、歸檔要求 局人事 教育 處應(yīng)將死亡干部、職工檔案，以年為單位，按職務(wù)級(jí)別、死亡先后順序進(jìn)行歸檔，移交局檔案室。 16 附件二之 三 ： 會(huì)計(jì)檔案歸檔辦法 一、歸檔范圍及保管期限 凡我局設(shè)立賬號(hào)的部門均應(yīng)歸檔 （一）會(huì)計(jì)報(bào)表 年度會(huì)計(jì)報(bào)表（永久） 月、季會(huì)計(jì)報(bào)表（ 5年） （二）出納賬簿 現(xiàn)金出納賬簿、銀行存款（ 25 年） （三） 會(huì)計(jì)賬簿 日記賬、明細(xì)賬、總賬（ 15 年） （四）會(huì)計(jì)憑證 會(huì)計(jì)原始憑證、記賬憑證（ 15 年） （五）會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)（ 25 年） （六）會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)（ 15 年） 二、歸檔要求 歸檔時(shí)間：每年 4月 10 日至 7月 10 日為全局會(huì)計(jì)歸檔期間，由財(cái)會(huì)人員進(jìn)行整理。 圖樣部分歸檔為建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備、電氣。 14 附件二之二： 基建檔案歸檔辦法 一、歸檔范圍 凡我局自建辦公樓、住宅的基建設(shè)施均應(yīng)歸檔。 統(tǒng)計(jì)資料的排列：綜合性的在前，分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)資料排后；不同專題統(tǒng)計(jì)資料，先將不同專題分別集中，再按重要程度進(jìn)行排列，統(tǒng)計(jì)報(bào)表都要有填表人和負(fù)責(zé)人署名。 歸檔 人和檢查人簽署姓名 。 （三） 下級(jí)機(jī)關(guān)的工作請(qǐng)示、報(bào)告、重要