【正文】 善人機(jī)界面,使計(jì)算機(jī)使用起來越來越簡單,一開始就使用計(jì)算機(jī)處理辦公事務(wù),經(jīng)驗(yàn)的豐富,以及對(duì)計(jì)算機(jī)工作的感性認(rèn)識(shí)和部分理性認(rèn)識(shí)的逐步積累,恐懼感和神秘感逐步消失,而產(chǎn)生對(duì)計(jì)算機(jī)工作更多的信任感,最終自然地完全信任和依靠計(jì)算機(jī)處理各種辦公任務(wù). ,系統(tǒng)的管理者要有組織的觀念,應(yīng)把辦公操作人員看作是OA系統(tǒng)的一個(gè)組成部分,辦公操作人員是實(shí)現(xiàn)辦公任務(wù)的,直接參與系統(tǒng)的工作,他們是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的組成部分之一,應(yīng)避免把辦公操作人員看成是系統(tǒng)的用戶.OA系統(tǒng)操作人員應(yīng)把計(jì)算機(jī)看成是他們工作的延伸,系統(tǒng)是按他們的指揮來運(yùn)作的. OA系統(tǒng)的操作人員應(yīng)有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì),不但要熟悉本崗位上的業(yè)務(wù)操作規(guī)范,而且要注意和各個(gè)辦公環(huán)節(jié)的操作人員在工作上的相互配合,以便更好,更有效地完成辦公任務(wù). （3）、專業(yè)技術(shù)人員 專業(yè)技術(shù)人員根據(jù)管理人員提出的目標(biāo),確定用什么樣的技術(shù)方案,達(dá)到所要求的目標(biāo),辦公自動(dòng)化代表傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理應(yīng)用進(jìn)入辦公室信息處理領(lǐng)域,無論是文字處理,電子表格,還是圖形,主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面: 辦公信息處理設(shè)備處于辦公室內(nèi),實(shí)際上緊密地靠近辦公人員,如終端設(shè)備,微型計(jì)算機(jī),計(jì)算機(jī)更易于操作和使用. ,大型機(jī)作為主機(jī)的情況下,信息處理都集中在機(jī)房中進(jìn)行,但是輸入/輸出設(shè)備(顯示終端,打印機(jī))必須放置在辦公室,辦公人員仍然可以面對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行操作. ,表格處理,圖形,圖像處理,語音處理,電子郵件處理和決策支持功能等. ,善于把計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)恰當(dāng)?shù)貞?yīng)用在這些業(yè)務(wù)處理過程中,為高效地進(jìn)行辦公信息處理開發(fā)出良好的軟件. 專業(yè)技術(shù)人員也應(yīng)明確和OA系統(tǒng)有關(guān)的人員(辦公操作人員或秘書人員)在職業(yè)背景和操作技能上的差別,開發(fā)辦公應(yīng)用軟件應(yīng)多為辦公操作人員著想,盡可能方便他們的操作,也就是要開發(fā)良好的用戶界面,加強(qiáng)操作指導(dǎo),提供方便易用的幫助功能. 六、 現(xiàn)代辦公活動(dòng)的特點(diǎn)和組成要素 在人類歷史上,辦公行為的出現(xiàn),即原始社會(huì)早期,主要以打獵為生,辦公活動(dòng)空前增多,無論戰(zhàn)時(shí)還是平時(shí),無論在軍事,政治,外交,文化還是在內(nèi)務(wù)方面,習(xí)慣和過程等方面各不相同,但人類社會(huì)中各種活動(dòng)單位,大到國家,小到基層單位,而科學(xué)管理是通過信息處理來完成的,對(duì)企業(yè)而言,其主要環(huán)節(jié)是采購,生產(chǎn),銷售,對(duì)應(yīng)流程是資金流,物流和信息流。計(jì)算機(jī)通信用的局部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。發(fā)展前提科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展,在各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)都改變著人們的工作和生活條件,(腦力和體力勞動(dòng)的高度結(jié)合),辦公桌上的打字機(jī)被計(jì)算機(jī)文字處理機(jī)所取代,辦公室墻邊的文件柜被又小又薄的磁盤所取代,包括記錄,起草,編輯,修改,打印,存檔,復(fù)制在內(nèi)的辦公室常規(guī)工作,無論在時(shí)間上還是在空間上都被大大地壓縮了,這不但減輕或節(jié)省了人們的辦公勞動(dòng),而且大大提高了辦公效率,改善了辦公環(huán)境,使人們從原先繁重的重復(fù)性,例行性的辦公事務(wù)中解放出來,從而有更多的時(shí)間和精力投放在更需要人的思維來考慮和解決的問題上.應(yīng)用領(lǐng)域用于辦公室工作的這些技術(shù)越來越先進(jìn),設(shè)備越來越多,功能越來越強(qiáng),性能也越來越高,用于處理辦公信息和進(jìn)行協(xié)同工作的各種計(jì)算機(jī)(包括微型機(jī),超級(jí)小型機(jī)和中,大型機(jī))。用于辦公通信的現(xiàn)代化電話機(jī),傳真機(jī)。對(duì)商店而言,其主要環(huán)節(jié)是購,銷,調(diào),存,對(duì)應(yīng)流程為資金流,物流和信息流。 　　辦公室自動(dòng)化是近年隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)發(fā)展而提出來的新概念。它將原有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上的公文、通訊錄、日程、文件管理、通知公告等功能遷移到手機(jī)，工作人員可以隨時(shí)隨地進(jìn)行掌上辦公，成為管理者、市場人員等貼心的移動(dòng)辦公系統(tǒng)。 　　顯然辦公自動(dòng)化這一人機(jī)系統(tǒng)，人，機(jī)，缺一不可。 編輯本段辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵和外延　　 　　辦公自動(dòng)化的靈魂是軟件，硬件只是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的環(huán)境保障。只有辦公自動(dòng)化工程的建設(shè)并運(yùn)轉(zhuǎn)成功，政府上網(wǎng)才會(huì)有源源不斷的信息發(fā)布，政府上網(wǎng)才有意義，否則政府上網(wǎng)工程就會(huì)變成無源之水。這些常用的辦公事務(wù)處理的應(yīng)用可作成應(yīng)用軟件包，包內(nèi)的不同應(yīng)用程序之間可以互相調(diào)用或共享數(shù)據(jù)，以便提高辦公事務(wù)處理的效率。信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務(wù)型（或業(yè)務(wù)型）辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫）緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。 隨著三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的成熟，世界上的OA已進(jìn)入到新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個(gè)新的特點(diǎn)： 　?。?）集成化。 　　這個(gè)層次包括信息管理型OA系統(tǒng)和決策型OA系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化不僅兼顧個(gè)人辦公效率的提高，更重要的是可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。一方面，企業(yè)的員工可以在Internet上查找有關(guān)的技術(shù)資料、市場行情，與現(xiàn)有或潛在的客戶、合作伙伴聯(lián)系；另一方面，其他企業(yè)可以通過Internet訪問你對(duì)外發(fā)布的企業(yè)信息，如企業(yè)介紹、生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)績、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品/服務(wù)等信息。 　　具體來說，主要實(shí)現(xiàn)下面七個(gè)方面的功能： 　　(一)建立內(nèi)部的通信平臺(tái)。可使各類文檔（包括各種文件、知識(shí)、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。牽涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦公的自動(dòng)化。 辦公自動(dòng)化目前企業(yè)的辦公自動(dòng)化程度可以劃分為以下四類： 　　▲起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，使用MS Office系列、WPS系列應(yīng)用軟件以提高個(gè)人辦公效率。即便一步到位開發(fā)綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)其投資也要比網(wǎng)絡(luò)投資少得多，而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益更高；對(duì)于第四類企業(yè)，由于其辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)好，只須較少的投資即可達(dá)到目前辦公自動(dòng)化的最高水平。 應(yīng)用階段　?。?993年－2002年）：隨著組織規(guī)模的不斷擴(kuò)大，組織越來越希望能夠打破時(shí)間、地域的限制，提高整個(gè)組織的運(yùn)營效率，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展也促進(jìn)了軟件技術(shù)發(fā)生巨大變化，為OA的應(yīng)用提供了基礎(chǔ)保證，這個(gè)階段OA的主要特點(diǎn)是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、以工作流為中心，提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務(wù)、群組協(xié)同等基礎(chǔ)支持，實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、會(huì)議管理、制度管理等眾多實(shí)用的功能，極大地方便了員工工作，規(guī)范了組織管理、提高了運(yùn)營效率。 編輯本段數(shù)字化辦公的基本框架　　實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公既不同于傳統(tǒng)的OA，也不同于MIS的建設(shè)，它的結(jié)構(gòu)是Intranet網(wǎng)的結(jié)構(gòu)，它的構(gòu)建思路是自上而下的，即首先把整個(gè)內(nèi)部網(wǎng)看成是一個(gè)整體，這個(gè)整體的對(duì)象是網(wǎng)上所有用戶，它必需有一個(gè)基礎(chǔ)，這個(gè)基礎(chǔ)為內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)，就好象PC必需有一個(gè)操作系統(tǒng)為基礎(chǔ)一樣。這種技術(shù)也和電子商務(wù)所使用的技術(shù)方向是一致的。在技術(shù)結(jié)構(gòu)方面，盡快從Client/Server結(jié)構(gòu)體系轉(zhuǎn)Browser/Server結(jié)構(gòu)體系，采用B/S思路，最終用戶界面統(tǒng)一為瀏覽器，應(yīng)用系統(tǒng)全部在服務(wù)器端，是標(biāo)準(zhǔn)的三層結(jié)構(gòu)體系。具體表現(xiàn)在： 　　1）需要一個(gè)高效的協(xié)同管理工作平臺(tái) 　　能夠?qū)⒔M織管理中的業(yè)務(wù)活動(dòng)、管理活動(dòng)及活動(dòng)產(chǎn)生的信息在組織、部門、個(gè)人之間進(jìn)行及時(shí)高效、有序可控、全程共享的溝通和處理. 　　2）需要一個(gè)有效的知識(shí)資產(chǎn)管理平臺(tái) 　　過去在組織的信息化建設(shè)過程往往重視人、財(cái)、物這些有形的物質(zhì)資產(chǎn)管理，忽視了知識(shí)資產(chǎn)的管理，需要借助知識(shí)管理工具對(duì)組織內(nèi)外的知識(shí)進(jìn)行有效的獲取、沉淀、共享、應(yīng)用、學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，從而提高員工的素質(zhì)和技能、執(zhí)行力。 　　作為中國機(jī)關(guān)企事業(yè)信息化的應(yīng)用基礎(chǔ)，辦公自動(dòng)化今后如何發(fā)展演變將對(duì)中國信息產(chǎn)業(yè)格局、機(jī)關(guān)企事業(yè)信息化的應(yīng)用普及產(chǎn)生重要影響，OA未來36年將如何演繹，以下是未來OA的面貌。在微軟的Office 2007版本中已經(jīng)提供了一些基本的商業(yè)智能的功能，如通過不同顏色顯示數(shù)據(jù)的大小和按照進(jìn)度條來反應(yīng)數(shù)值的大小等，相信未來會(huì)有更多的這方面功能。但為解決部分用戶對(duì)通用等于無用的疑慮，通用化應(yīng)具有行業(yè)化某些特性，而不是空泛粗淺的通用化，能結(jié)合行業(yè)的應(yīng)用特點(diǎn)、功能對(duì)口需求，未來OA的應(yīng)用推廣將更為迅捷有效。 　　企業(yè)應(yīng)該視自己的現(xiàn)有信息化程度，建立自己相應(yīng)的現(xiàn)代企業(yè)管理系統(tǒng)，這主要包括辦公自動(dòng)化(OA)、客戶關(guān)系管理(CRM)、企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)等。包括文件的登記、存檔、分類、檢索、保密、制表等，一般通過建立公用的或?qū)Ｓ玫姆植际疥P(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)。包括用光學(xué)字符閱讀器直接將印刷體字母和數(shù)字輸入計(jì)算機(jī)，用光電掃描儀或數(shù)字化儀將圖形文字輸入計(jì)算機(jī)。顯示器以菜單排列方式引導(dǎo)出要處理的作業(yè)內(nèi)容,辦公人員通過鍵盤輸入數(shù)據(jù)和命令。Internet/Intranet方式的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是基于WEB的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，其運(yùn)作模式不同于C/S模式，它由客戶在客戶端工作站通過瀏覽器從服務(wù)器下載WEB方式的辦公自動(dòng)化應(yīng)用程序后再動(dòng)行。 就業(yè)方向　　各類企事業(yè)單位中從事辦公室接待及秘書工作、檔案管理工作、中英文（含日文）速錄工作、信息收集與管理工作等。 1 移動(dòng)辦公 擴(kuò)展閱讀： (2 )基于WEB的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)只需在服務(wù)器上作配置和維護(hù)，大大降低了用戶用于軟件系統(tǒng)維護(hù)和升級(jí)的難度和費(fèi)用，使辦公自動(dòng)化更加容易實(shí)施。它的數(shù)據(jù)目標(biāo)包括字母、表格、報(bào)告和圖形等。 編輯本段辦公自動(dòng)化的人機(jī)接口　　OA系統(tǒng)的人機(jī)接口包括物理接口和邏輯接口。包括圖表生成、日程安排、工作計(jì)劃、人事管理、財(cái)務(wù)管理和物資管理等，主要依靠計(jì)算機(jī)的圖形系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫和各種應(yīng)用軟件來實(shí)現(xiàn)。我們的方案是：先解決辦公中的手續(xù)煩雜，浪費(fèi)嚴(yán)重問題，實(shí)施基于WEB的OA或者基于 NOTES的OA，OA系統(tǒng)比較規(guī)范，實(shí)施周期短，見效快，并可作為以后的信息平臺(tái)的數(shù)據(jù)交換平臺(tái)，為以后信息交換和知識(shí)管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在基于企業(yè)戰(zhàn)略和流程的大前提下，通過類似門戶的技術(shù)對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合，使得ERP、CRM、PDC等系統(tǒng)中的結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)能通過門戶能夠在管理支撐系統(tǒng)中展現(xiàn)出來，提供決策支持、知識(shí)挖掘、商業(yè)智能等一體化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化、知識(shí)化、虛擬化，這時(shí)可能它不叫OA，換為更能體現(xiàn)其價(jià)值的名稱如企業(yè)知識(shí)門戶EKP、管理支撐平臺(tái)MSS等，轉(zhuǎn)變成為一點(diǎn)即通的企業(yè)綜合性管理支撐門戶。 協(xié)同化：　　近年來不少企業(yè)都建立自己的辦公系統(tǒng)，并上馬了財(cái)務(wù)管理軟件，還陸續(xù)引入了進(jìn)銷存、ERP、SCM、HR、CRM等系統(tǒng)，這些系統(tǒng)雖在提升企業(yè)效率和管理的同時(shí)，也形成了各自為政的信息孤島，無法形成整合效應(yīng)來幫助企業(yè)更高效管理和決策。這與合強(qiáng)軟件目標(biāo)一樣，未來OA的門戶更加強(qiáng)調(diào)人性化，強(qiáng)調(diào)易用性、穩(wěn)定性、開放性，強(qiáng)調(diào)人與人溝通、協(xié)做的便捷性，強(qiáng)調(diào)對(duì)于眾多信息來源的整合，強(qiáng)調(diào)構(gòu)建可以拓展的管理支撐平臺(tái)框架，從而改變目前人去找系統(tǒng)的現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)找人的全新理念，讓合適的角色在合適的場景、合適的時(shí)間里獲取合適的知識(shí)，充分發(fā)掘和釋放人的潛能，并真正讓企業(yè)的數(shù)據(jù)、信息轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N能夠指導(dǎo)人行為的意念、能力。 　　4）需要一個(gè)良好的組織文化管理平臺(tái) 　　開放的社會(huì)造就了開放的社會(huì)人，組織規(guī)模的不斷擴(kuò)大，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)與