【正文】 善人機界面,使計算機使用起來越來越簡單,一開始就使用計算機處理辦公事務,經驗的豐富,以及對計算機工作的感性認識和部分理性認識的逐步積累,恐懼感和神秘感逐步消失,而產生對計算機工作更多的信任感,最終自然地完全信任和依靠計算機處理各種辦公任務. ,系統(tǒng)的管理者要有組織的觀念,應把辦公操作人員看作是OA系統(tǒng)的一個組成部分,辦公操作人員是實現辦公任務的,直接參與系統(tǒng)的工作,他們是辦公自動化系統(tǒng)的組成部分之一,應避免把辦公操作人員看成是系統(tǒng)的用戶.OA系統(tǒng)操作人員應把計算機看成是他們工作的延伸,系統(tǒng)是按他們的指揮來運作的. OA系統(tǒng)的操作人員應有較高的業(yè)務素質,不但要熟悉本崗位上的業(yè)務操作規(guī)范,而且要注意和各個辦公環(huán)節(jié)的操作人員在工作上的相互配合,以便更好,更有效地完成辦公任務. （3）、專業(yè)技術人員 專業(yè)技術人員根據管理人員提出的目標,確定用什么樣的技術方案,達到所要求的目標,辦公自動化代表傳統(tǒng)的數據處理應用進入辦公室信息處理領域,無論是文字處理,電子表格,還是圖形,主要體現在以下幾個方面: 辦公信息處理設備處于辦公室內,實際上緊密地靠近辦公人員,如終端設備,微型計算機,計算機更易于操作和使用. ,大型機作為主機的情況下,信息處理都集中在機房中進行,但是輸入/輸出設備(顯示終端,打印機)必須放置在辦公室,辦公人員仍然可以面對這些設備進行操作. ,表格處理,圖形,圖像處理,語音處理,電子郵件處理和決策支持功能等. ,善于把計算機信息處理技術恰當地應用在這些業(yè)務處理過程中,為高效地進行辦公信息處理開發(fā)出良好的軟件. 專業(yè)技術人員也應明確和OA系統(tǒng)有關的人員(辦公操作人員或秘書人員)在職業(yè)背景和操作技能上的差別,開發(fā)辦公應用軟件應多為辦公操作人員著想,盡可能方便他們的操作,也就是要開發(fā)良好的用戶界面,加強操作指導,提供方便易用的幫助功能. 六、 現代辦公活動的特點和組成要素 在人類歷史上,辦公行為的出現,即原始社會早期,主要以打獵為生,辦公活動空前增多,無論戰(zhàn)時還是平時,無論在軍事,政治,外交,文化還是在內務方面,習慣和過程等方面各不相同,但人類社會中各種活動單位,大到國家,小到基層單位,而科學管理是通過信息處理來完成的,對企業(yè)而言,其主要環(huán)節(jié)是采購,生產,銷售,對應流程是資金流,物流和信息流。計算機通信用的局部網絡系統(tǒng)。發(fā)展前提科學技術突飛猛進的發(fā)展,在各個領域內都改變著人們的工作和生活條件,(腦力和體力勞動的高度結合),辦公桌上的打字機被計算機文字處理機所取代,辦公室墻邊的文件柜被又小又薄的磁盤所取代,包括記錄,起草,編輯,修改,打印,存檔,復制在內的辦公室常規(guī)工作,無論在時間上還是在空間上都被大大地壓縮了,這不但減輕或節(jié)省了人們的辦公勞動,而且大大提高了辦公效率,改善了辦公環(huán)境,使人們從原先繁重的重復性,例行性的辦公事務中解放出來,從而有更多的時間和精力投放在更需要人的思維來考慮和解決的問題上.應用領域用于辦公室工作的這些技術越來越先進,設備越來越多,功能越來越強,性能也越來越高,用于處理辦公信息和進行協(xié)同工作的各種計算機(包括微型機,超級小型機和中,大型機)。用于辦公通信的現代化電話機,傳真機。對商店而言,其主要環(huán)節(jié)是購,銷,調,存,對應流程為資金流,物流和信息流。 　　辦公室自動化是近年隨著計算機科學發(fā)展而提出來的新概念。它將原有辦公自動化系統(tǒng)上的公文、通訊錄、日程、文件管理、通知公告等功能遷移到手機，工作人員可以隨時隨地進行掌上辦公，成為管理者、市場人員等貼心的移動辦公系統(tǒng)。 　　顯然辦公自動化這一人機系統(tǒng)，人，機，缺一不可。 編輯本段辦公自動化的內涵和外延　　 　　辦公自動化的靈魂是軟件，硬件只是實現辦公自動化的環(huán)境保障。只有辦公自動化工程的建設并運轉成功，政府上網才會有源源不斷的信息發(fā)布，政府上網才有意義，否則政府上網工程就會變成無源之水。這些常用的辦公事務處理的應用可作成應用軟件包，包內的不同應用程序之間可以互相調用或共享數據，以便提高辦公事務處理的效率。信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務型（或業(yè)務型）辦公系統(tǒng)和綜合信息（數據庫）緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。 隨著三大核心支柱技術：網絡通訊技術、計算機技術和數據庫技術的成熟，世界上的OA已進入到新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個新的特點： 　?。?）集成化。 　　這個層次包括信息管理型OA系統(tǒng)和決策型OA系統(tǒng)。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現群體協(xié)同工作。一方面，企業(yè)的員工可以在Internet上查找有關的技術資料、市場行情，與現有或潛在的客戶、合作伙伴聯系；另一方面，其他企業(yè)可以通過Internet訪問你對外發(fā)布的企業(yè)信息，如企業(yè)介紹、生產經營業(yè)績、業(yè)務范圍、產品/服務等信息。 　　具體來說，主要實現下面七個方面的功能： 　　(一)建立內部的通信平臺?？墒垢黝愇臋n（包括各種文件、知識、信息）能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。牽涉的內容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。 辦公自動化目前企業(yè)的辦公自動化程度可以劃分為以下四類： 　　▲起步較慢，還停留在使用沒有聯網的計算機，使用MS Office系列、WPS系列應用軟件以提高個人辦公效率。即便一步到位開發(fā)綜合辦公自動化系統(tǒng)其投資也要比網絡投資少得多，而產生的經濟效益更高；對于第四類企業(yè)，由于其辦公自動化基礎好，只須較少的投資即可達到目前辦公自動化的最高水平。 應用階段　　（1993年－2002年）：隨著組織規(guī)模的不斷擴大，組織越來越希望能夠打破時間、地域的限制，提高整個組織的運營效率，同時網絡技術的迅速發(fā)展也促進了軟件技術發(fā)生巨大變化，為OA的應用提供了基礎保證，這個階段OA的主要特點是以網絡為基礎、以工作流為中心，提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務、群組協(xié)同等基礎支持，實現了公文流轉、流程審批、會議管理、制度管理等眾多實用的功能，極大地方便了員工工作，規(guī)范了組織管理、提高了運營效率。 編輯本段數字化辦公的基本框架　　實現數字化辦公既不同于傳統(tǒng)的OA，也不同于MIS的建設，它的結構是Intranet網的結構，它的構建思路是自上而下的，即首先把整個內部網看成是一個整體，這個整體的對象是網上所有用戶，它必需有一個基礎，這個基礎為內網平臺，就好象PC必需有一個操作系統(tǒng)為基礎一樣。這種技術也和電子商務所使用的技術方向是一致的。在技術結構方面，盡快從Client/Server結構體系轉Browser/Server結構體系，采用B/S思路，最終用戶界面統(tǒng)一為瀏覽器，應用系統(tǒng)全部在服務器端，是標準的三層結構體系。具體表現在： 　　1）需要一個高效的協(xié)同管理工作平臺 　　能夠將組織管理中的業(yè)務活動、管理活動及活動產生的信息在組織、部門、個人之間進行及時高效、有序可控、全程共享的溝通和處理. 　　2）需要一個有效的知識資產管理平臺 　　過去在組織的信息化建設過程往往重視人、財、物這些有形的物質資產管理，忽視了知識資產的管理，需要借助知識管理工具對組織內外的知識進行有效的獲取、沉淀、共享、應用、學習和創(chuàng)新，從而提高員工的素質和技能、執(zhí)行力。 　　作為中國機關企事業(yè)信息化的應用基礎，辦公自動化今后如何發(fā)展演變將對中國信息產業(yè)格局、機關企事業(yè)信息化的應用普及產生重要影響，OA未來36年將如何演繹，以下是未來OA的面貌。在微軟的Office 2007版本中已經提供了一些基本的商業(yè)智能的功能，如通過不同顏色顯示數據的大小和按照進度條來反應數值的大小等，相信未來會有更多的這方面功能。但為解決部分用戶對通用等于無用的疑慮，通用化應具有行業(yè)化某些特性，而不是空泛粗淺的通用化，能結合行業(yè)的應用特點、功能對口需求，未來OA的應用推廣將更為迅捷有效。 　　企業(yè)應該視自己的現有信息化程度，建立自己相應的現代企業(yè)管理系統(tǒng)，這主要包括辦公自動化(OA)、客戶關系管理(CRM)、企業(yè)資源計劃(ERP)等。包括文件的登記、存檔、分類、檢索、保密、制表等，一般通過建立公用的或專用的分布式關系數據庫系統(tǒng)來實現。包括用光學字符閱讀器直接將印刷體字母和數字輸入計算機，用光電掃描儀或數字化儀將圖形文字輸入計算機。顯示器以菜單排列方式引導出要處理的作業(yè)內容,辦公人員通過鍵盤輸入數據和命令。Internet/Intranet方式的辦公自動化系統(tǒng)是基于WEB的辦公自動化系統(tǒng)，其運作模式不同于C/S模式，它由客戶在客戶端工作站通過瀏覽器從服務器下載WEB方式的辦公自動化應用程序后再動行。 就業(yè)方向　　各類企事業(yè)單位中從事辦公室接待及秘書工作、檔案管理工作、中英文（含日文）速錄工作、信息收集與管理工作等。 1 移動辦公 擴展閱讀： (2 )基于WEB的辦公自動化系統(tǒng)只需在服務器上作配置和維護，大大降低了用戶用于軟件系統(tǒng)維護和升級的難度和費用，使辦公自動化更加容易實施。它的數據目標包括字母、表格、報告和圖形等。 編輯本段辦公自動化的人機接口　　OA系統(tǒng)的人機接口包括物理接口和邏輯接口。包括圖表生成、日程安排、工作計劃、人事管理、財務管理和物資管理等，主要依靠計算機的圖形系統(tǒng)、數據庫和各種應用軟件來實現。我們的方案是：先解決辦公中的手續(xù)煩雜，浪費嚴重問題，實施基于WEB的OA或者基于 NOTES的OA，OA系統(tǒng)比較規(guī)范，實施周期短，見效快，并可作為以后的信息平臺的數據交換平臺，為以后信息交換和知識管理打下堅實的基礎。在基于企業(yè)戰(zhàn)略和流程的大前提下，通過類似門戶的技術對業(yè)務系統(tǒng)進行整合，使得ERP、CRM、PDC等系統(tǒng)中的結構化的數據能通過門戶能夠在管理支撐系統(tǒng)中展現出來，提供決策支持、知識挖掘、商業(yè)智能等一體化服務，實現企業(yè)數字化、知識化、虛擬化，這時可能它不叫OA，換為更能體現其價值的名稱如企業(yè)知識門戶EKP、管理支撐平臺MSS等，轉變成為一點即通的企業(yè)綜合性管理支撐門戶。 協(xié)同化：　　近年來不少企業(yè)都建立自己的辦公系統(tǒng)，并上馬了財務管理軟件，還陸續(xù)引入了進銷存、ERP、SCM、HR、CRM等系統(tǒng)，這些系統(tǒng)雖在提升企業(yè)效率和管理的同時，也形成了各自為政的信息孤島，無法形成整合效應來幫助企業(yè)更高效管理和決策。這與合強軟件目標一樣，未來OA的門戶更加強調人性化，強調易用性、穩(wěn)定性、開放性，強調人與人溝通、協(xié)做的便捷性，強調對于眾多信息來源的整合，強調構建可以拓展的管理支撐平臺框架，從而改變目前人去找系統(tǒng)的現狀，實現系統(tǒng)找人的全新理念，讓合適的角色在合適的場景、合適的時間里獲取合適的知識，充分發(fā)掘和釋放人的潛能，并真正讓企業(yè)的數據、信息轉變?yōu)橐环N能夠指導人行為的意念、能力。 　　4）需要一個良好的組織文化管理平臺 　　開放的社會造就了開放的社會人，組織規(guī)模的不斷擴大，導致領導與