【正文】 總經(jīng)理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬部門時，所屬部門免辦收文手續(xù)。經(jīng)辦部門如業(yè)務(wù)需要，可以復(fù)文底本留存。(二)文件的分送收發(fā)人員分發(fā)文件，應(yīng)留存收(發(fā))文登記單第一聯(lián)，依收文編號之流水號碼裝訂之。：由各公司總經(jīng)理室制定。第十條　收發(fā)文登記單(一)第一聯(lián)為收(發(fā))文登記單，收發(fā)人員按流水號碼順序裝訂存查。(六)以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級人員判行。(三)公告、人事通知單、聘任書、獎狀、契約及依法令或特定業(yè)務(wù)(如進出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等)，須加蓋公司或業(yè)務(wù)專用章的文件，均應(yīng)蓋章，并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。：①采購部門對廠商的行文。②對當(dāng)?shù)厥小⒖h政府及其所屬一級機構(gòu)的行文。(五)電報：業(yè)務(wù)處理須以電報行文時使用。　　(三)關(guān)系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。文書管理規(guī)則 　　(四)管理部門應(yīng)指定人員負責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書未按規(guī)定處理者，管理部門不得受理。(六)表格式公文：政府機關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。③對稅務(wù)、金融機關(guān)的行文。②人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對公民營事業(yè)、民間機構(gòu)或個人的行文。(四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。(七)因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義，須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者，行文時應(yīng)經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。(二)第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復(fù)日期之先后次序整理，按日核對催辦。(二)對關(guān)系企業(yè)行文的字號。其余第二、三、四、五聯(lián)連同來文以分文專用卷宗送交經(jīng)辦部門主管核定要否答復(fù)及處理期限，記入收(發(fā))文登記單第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當(dāng)天簽收后，夾放于分文專用卷宗退還收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限的日期先后予以整理為文件催辦之用。、支票、匯票或其他有價證券等，經(jīng)辦部門經(jīng)辦人于接到來文時，應(yīng)即繳交出納部門簽收不應(yīng)隨文傳遞?！?文書處理方式第十七條 文書結(jié)構(gòu)(一)公告：以主旨依據(jù)公告事項三段式斟酌運用。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠(處)、部(室)收發(fā)人員編定檔號填記于簽呈及簽呈事務(wù)備查表后，簽呈依其類別歸檔。第二十一條 副本及圖書處理副本視同正式文書，應(yīng)依規(guī)定處理、歸檔；各類圖書應(yīng)指定部門集中管理。(三)經(jīng)辦人員的處理期限。第二十五條 文件稽催(一)經(jīng)辦人如未能如期辦妥文件，應(yīng)于處理期限屆滿前，經(jīng)請示部門主管同意后，以口頭通知文書收發(fā)人員更改處理期限。收文地區(qū)之寄送中心人員收到文件袋拆開后，即以文件遞送清單第二、三聯(lián)連同文件送交各廠(處)收發(fā)人員簽收后留存第二聯(lián)，第三聯(lián)以當(dāng)天文件袋送還原發(fā)文的寄送中心存查。(四)部門章：刻有公司及部門名銜之印信。第三十一條 印信蓋用(一)行文時應(yīng)依第八條的規(guī)定判行送請監(jiān)印人員依第七條的規(guī)定于函件、文稿及底本上用印。（二)印信換發(fā)的申請，由監(jiān)印人員填具請(換)發(fā)印信申請表一份，于備注欄拓具印模，敘明制發(fā)日期，送會印信管理部門依本規(guī)定第三十三條規(guī)定呈請核定后由管理部門換發(fā)。(二)印信管理部門收到繳銷的印信，即斟酌實情予以保存或截角注銷。Ⅱ.整理與分類第三十九條 文件點收文件結(jié)案移送歸檔時，依如下原則點收：(一)檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。第四十一條 檔案分類(一) 檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。(三)檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號。(五)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。(四)檔案歸還時，經(jīng)管檔人員核查無訛并于調(diào)卷單填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾。(三) 業(yè)務(wù)性之資料：銷售成本資料，市場情報，國外業(yè)務(wù)考察報告及其他業(yè)務(wù)上屬于機密性之資料。(二)若文件內(nèi)容影響公司權(quán)益重大時，保管人員于文件分類辦理時，應(yīng)以影本為之，原文件由保管人員妥藏。(三)經(jīng)辦人如因公確需攜帶機密文件外出時，應(yīng)呈經(jīng)理級以上主管(專業(yè)性機密文件得呈廠、處長)核準(zhǔn)后為的。第五十六條 調(diào)卷(一)各部門需調(diào)閱機密文件時，除依第四十八條規(guī)定方式辦理外，經(jīng)辦人填具調(diào)卷單注明調(diào)閱期間及用途，應(yīng)經(jīng)調(diào)閱部門廠處長證明并送保管部門主管同意后，始得調(diào)卷。(五)擅自請托他人代抄、代描、復(fù)印或打字、印刷者。(三)電報以電報專用紙。第六十一條 文件處理之稽查各公司總經(jīng)理室應(yīng)不定期派員稽查各部門之文書處理情形并隨時予以輔導(dǎo)，如有異常應(yīng)即通知經(jīng)辦部門主管處理之?！?附則第五十九條 文件處理日數(shù)的統(tǒng)計(一)各收發(fā)人員根據(jù)收(發(fā))文登記單第一聯(lián)，業(yè)務(wù)接洽便函第一聯(lián)(發(fā)文)及第四聯(lián)(收文)分別造具文件處理統(tǒng)計表一式二份，于翌月五日前，一份呈送經(jīng)理核閱后存經(jīng)理室備查(全公司的文件處理統(tǒng)計表應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后存總經(jīng)理室備查)，一份自存。用畢歸還時，密件經(jīng)保管人員點收無誤后，將歸還時間填記于文件傳遞記錄卡并經(jīng)調(diào)卷人簽認后一并存檔。第五十四條 歸檔(一)外來機密文件于主辦人辦妥并經(jīng)總經(jīng)理核定保存期限后，應(yīng)將文件連同收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)及文件傳遞記錄卡送交保管人員簽收，編定檔號，依其類別登入機密文件保管備查簿，第四聯(lián)送回主辦人存查，第五聯(lián)連同文件歸檔。于當(dāng)日下班(或完工)時主辦人應(yīng)負責(zé)將密件收回，并于文件傳遞記錄卡填注收回時間，由經(jīng)辦人簽認后隨收(發(fā))文登記單第五聯(lián)與密件一并歸檔。第五十條 保管部門(一)外來機密文件應(yīng)以各公司總經(jīng)理室為保管部門；經(jīng)各公司總經(jīng)理核準(zhǔn)得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應(yīng)以事業(yè)部經(jīng)理室、研究所所長室、駐廠經(jīng)(副)理室或總經(jīng)理指定之部門為保管部門。第四十八條 調(diào)卷管理(一)調(diào)卷單以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。每年年度更換時，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時向主管官署報備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。Ⅲ.歸檔與檔案清理第四十四條 保存期限(一)歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要使用見出紙注明目次號碼，以便翻閱。(二)各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。(二)檔