對規(guī)范高中學(xué)籍檔案管理問題的若干思考(完整版)
【正文】 性，如學(xué)生的處分材料，不能只留存一份處分決定書，要依據(jù)《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》，收集保存原始的違紀(jì)材料、人證物證、學(xué)生陳述、申訴等材料。在操作上做實(shí)每一項(xiàng)數(shù)據(jù)材料，避免隨意化，力求做到規(guī)范有序并不斷完善，以便日后需要時(shí)能夠迅速查詢、及時(shí)調(diào)用，發(fā)揮學(xué)籍檔案的最大功用。例如，畢業(yè)審批材料包括：學(xué)籍表、課程成績單、實(shí)踐報(bào)告，自評表議書等。在學(xué)籍管理制度中以學(xué)年或?qū)W期為時(shí)段，劃分學(xué)業(yè)狀況和學(xué)籍異動(dòng)，因而每一時(shí)段或每一環(huán)節(jié)都應(yīng)有相關(guān)的數(shù)據(jù)信息 (如成績 )和文字信息 (如獎(jiǎng)懲記錄 )留存。 正因?yàn)閷W(xué)生學(xué)籍檔案具有一定的私密性、利用率又高，所以更加要求學(xué)校采取措施加強(qiáng)對學(xué)生學(xué)籍檔案的管理。尤其是對于即將升入大學(xué)或即將步入社會(huì)的高中畢業(yè)生，這將是一份極為重要的信息資源，是錄用學(xué)校或單位深入了解學(xué)生的重要依據(jù)。 （四）學(xué)籍檔案的私密性 每份學(xué)籍檔案都記載了學(xué)生的很多個(gè)人情況，如姓名、照片、出生日期、成績記錄、品德評語等，這些都屬于個(gè)人隱私，在一定的范圍內(nèi)需要保密，要按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。檔案 的形成有一定的過程和時(shí)段，因而文件之間有自然的時(shí)間聯(lián)系。前后關(guān)聯(lián)的文件材料依序排列在一起，按照其自然形成脈絡(luò)，保持其歷史聯(lián)系，正文材料在前，附件材料在后；按照排列順序，依次編寫頁號。電子本或紙質(zhì)本在表格設(shè)計(jì)上都應(yīng)便于填寫和使用，應(yīng)當(dāng)附有表格項(xiàng)目相關(guān)說明，在數(shù)據(jù)采集的源頭建立規(guī)范格式，為學(xué)籍檔案的歸檔立卷做好前期準(zhǔn)備。三要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、外語等相關(guān)科學(xué)知識，提高現(xiàn)代管理技能，滿足檔案管理信息化、國際化的需求。樹立開發(fā)利用的觀念，首先要有良好的服務(wù)態(tài)度、高度的責(zé)任感和群眾觀念，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng) 服務(wù)，時(shí)時(shí)為利用者著想，處處為利用 者創(chuàng)造方便條件。 嚴(yán)格畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞制度。發(fā)掘?qū)W校特色，建設(shè)學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)專項(xiàng)檔案，建設(shè)學(xué)生創(chuàng)新基金、聯(lián)合辦學(xué)等特色檔案，為充分發(fā)揮學(xué)籍檔案宣傳教育、激勵(lì)等價(jià)值做準(zhǔn)備。有效地利用教育部學(xué)籍學(xué)歷管理系統(tǒng)和學(xué)籍學(xué)歷管理平臺，結(jié)合學(xué)校教務(wù)綜合管 理系統(tǒng)和行政辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，作為學(xué)校學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)的支撐點(diǎn)，為學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)和運(yùn)行平臺。 參考文獻(xiàn)： [1]孟慶琳 .淺談信息時(shí)代的檔案管理和檔案資 源開發(fā) [j].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì) ,2020,(2). [2]錢程程 .檔案信息資源開發(fā)現(xiàn)狀與策略分析 [j].蘭臺世界 ,2020,(
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