【正文】 負(fù)責(zé)會(huì)議方案的 擬定、會(huì)務(wù)安排、會(huì)議記錄整理、會(huì)議紀(jì)要的撰寫、會(huì)議決議事項(xiàng)的落實(shí)督辦。 第二十條 會(huì)議簽到冊(cè)、會(huì)議記錄 (或錄音帶 )及會(huì)議紀(jì)要按《文書檔案管 理辦法》進(jìn)行歸檔。承辦部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。 第十條 行政管理類評(píng)審會(huì) 議內(nèi)容包括：企業(yè)發(fā)展規(guī)劃方案、各類重要合同 (協(xié)議 )、各類規(guī)章制度 (規(guī)程 )、重要會(huì)議 (活動(dòng) )方案等。評(píng)審會(huì)議為不定期會(huì)議，通常以一案一會(huì)為原 則。 第十三條 參加大會(huì)人員應(yīng)當(dāng)將手機(jī)、呼機(jī)關(guān)閉或置于震動(dòng)擋，并自覺(jué)維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序。 第二章 員工大會(huì)的類型和審批 第五條 員工大會(huì)的類型主要有以下幾種： (一 )年會(huì) (二 )中秋聯(lián)誼會(huì) (三 )各類學(xué)習(xí)報(bào)告會(huì)； (四 )各類培訓(xùn)講座； (五 )其他。 第二十三條 對(duì)總辦會(huì)議形成的決議，與會(huì)人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)嬰的嬰求，保 質(zhì)保量按時(shí)完成工作。 第十九條 不定期總辦會(huì)議的與會(huì)人員，應(yīng)根據(jù)會(huì)議通知的議事要求，作專 題匯報(bào)或討論。 第四章 會(huì)議的召開(kāi) 第十四條 參加會(huì)議人員必須進(jìn)行會(huì)議簽到。參加單位、部門及人員由總經(jīng)理確定。 第三條 本制度適用于公司本部，控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照?qǐng)?zhí)行，參股 項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照?qǐng)?zhí)行， 第二章 會(huì)議的類型 第四條 總辦會(huì)議一般分為定期和不定期二類。監(jiān)事有權(quán)對(duì)本人在會(huì)議上的發(fā)言作出說(shuō)明 性記載。監(jiān)事會(huì)認(rèn)為必要時(shí)，可以邀請(qǐng) 董事長(zhǎng)、董事和總經(jīng)理列席會(huì)議。會(huì)議由 監(jiān)事會(huì)主席主持。 第六章 會(huì)議決議的落實(shí) 第二十條 董事會(huì)決議一經(jīng)形成即由分管 董事和總經(jīng)理組織實(shí)施， 董事會(huì)有 權(quán)就實(shí)施情況進(jìn)行檢查并予以督促。 第十六條 議案的表決 (一 )出席會(huì)議的董事對(duì)各項(xiàng)議案須有明確的表決意見(jiàn)，并在決議和董事會(huì)記 錄上簽字； (二 )董事若與議案有利益上的關(guān)聯(lián)關(guān)系，則關(guān)聯(lián)董事不參與表決，亦不計(jì)入 法定人數(shù)。董事如未出席某次會(huì)議，亦未委托代表出席的，應(yīng)當(dāng)視作放棄在該次會(huì)議上的表決權(quán)。 第二章 會(huì)議召開(kāi)事項(xiàng) 第五條會(huì)議由董事長(zhǎng)召集并主持，會(huì)議應(yīng)有 1／ 2 以上的董事出席方可舉行。 第十九條 會(huì)議在審議中對(duì)議案和決定草案有重大不同意見(jiàn)的，可以表決由 董事會(huì)重新商議后提出修正案。 第十三條主持人根據(jù)表決結(jié)果決定會(huì)議的決議是否通過(guò)，并應(yīng)當(dāng)在會(huì)上宣 布表決結(jié)果。當(dāng)持有 公司有表決權(quán)股份總數(shù) 10％以上的股東書面請(qǐng)求，或董事會(huì)認(rèn)為必 要，或監(jiān)事會(huì)提議時(shí)，可以召開(kāi)臨時(shí)會(huì)議。 目 錄 第一篇 會(huì)議管理 一、股東會(huì)會(huì)議制度 二、董事會(huì)會(huì)議制度 三、監(jiān)事會(huì)會(huì)議制度 四、總經(jīng)理辦公會(huì)議制度 五、員工大會(huì)管理辦法 六、評(píng)審會(huì)議管理制度 七、項(xiàng)目公司工作會(huì)議制度 八、 會(huì)議室管理制度 第二篇 文秘檔案管理 一、公文處理辦法 二、文件格式規(guī)定 三、專職秘書管理工作規(guī)定 四、文印工作管理規(guī)定 五、印信管理辦法 六、文書檔案管理辦法 七、項(xiàng)目檔案管理制度 八、特種檔案管理辦法 九、 報(bào)刊資料管理規(guī)定 第三篇 法律事務(wù)管理 一、規(guī)章制度制定程序管理規(guī)定 二、合同審核管理規(guī)定 三、工商登記事務(wù)管理規(guī)定 四、商標(biāo)事務(wù)管理辦法 . 五、經(jīng)濟(jì)糾紛處理規(guī)定 第四篇 資產(chǎn)物品管理 一、固定資產(chǎn)管理規(guī)定 二、車輛管理規(guī)定 三、通訊工具管理辦法 四、辦公用品管理制度 五、辦公自動(dòng)化設(shè)備使用維護(hù)管理辦法 第五篇 后勤總務(wù)管理 一、辦公區(qū)域環(huán)境管理辦法 二、辦公區(qū)域安全管理辦法 三、員工用餐管理辦法 四、員工宿舍管理辦法 五、總機(jī)話務(wù)工作管 理辦法 六、郵件寄發(fā)管理辦法 七、內(nèi)部通訊錄管理規(guī)定 第六篇 綜合管理 一、投資管理辦法 二、出差管理制度 三、接待工作管理辦法 四、業(yè)務(wù)招待管理辦法 五、信息管理制度 六、保密管理制度 股東會(huì)會(huì)議制度 第一章 總 則 第一條 為確保綠城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司 (以下簡(jiǎn)稱公司 )股東會(huì)會(huì)議 (以 下簡(jiǎn)稱會(huì)議 )的順利進(jìn)行，規(guī)范會(huì)議的組織和行為，提高會(huì)議議事效率，保障股 東合法權(quán)益，保證股東會(huì)能夠依法行使職權(quán)以及會(huì)議程序和決議有效、合法，根據(jù)《公司法》及公司《章程》，特制定本 制度。 第七條會(huì)議議題由董事會(huì)按公司《章程》在征求股東意見(jiàn)的基礎(chǔ)上決定； 董事會(huì)應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前 15 天將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容和表決事項(xiàng)書面通知全體股 東及有關(guān)出席人員。決議的表決結(jié)果載入會(huì)議記錄。當(dāng)日無(wú)法形成決議的，應(yīng)另行召開(kāi)會(huì)議。 第六條 會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。 第十條 監(jiān)事和總經(jīng)理可列席會(huì)議。 第十七條 表決資格 (一 )公司《章程》規(guī)定不能履行職責(zé)的董事在被股東會(huì)撤換之前，不具有對(duì) 各項(xiàng)議案的表決資格； (二 )依法自動(dòng) 失去資格的董事，不具有表決資格。 第二十一條 每次召開(kāi)董事會(huì)，可由董事長(zhǎng)或分管董事就其檢查董事會(huì)決議 的實(shí)施情況向董事會(huì)報(bào)告。監(jiān)事會(huì)主席因故不能出席，應(yīng)委托一位監(jiān)事主持。監(jiān)事因故不能出席會(huì)議的，應(yīng)事先向監(jiān)事會(huì)主席請(qǐng)假，并提出書面意見(jiàn)或書面表決，也可書面委托其他監(jiān)事代行其職權(quán)，但委托書應(yīng)寫明授權(quán)范圍。 第十三條 會(huì)議召開(kāi)后應(yīng)形成會(huì)議紀(jì)要，并和會(huì)議記錄、決議等作為監(jiān)事會(huì) 工作檔案，由董事會(huì)秘書保存，年終時(shí)交綜合管理部統(tǒng)一歸檔。定期會(huì)議一般每月召開(kāi) 2次， 一次在月初 5日左右召開(kāi)，一次在月中 18 日左右召開(kāi)。 第三章 會(huì)議的準(zhǔn)備 第八條 召開(kāi)總辦會(huì)議的通知由綜合管理部負(fù)責(zé)擬定，并報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理簽發(fā)。 第十五條 總辦會(huì)議一般由總經(jīng)理 (或其授權(quán)人 )主持。主持人應(yīng)組織與會(huì)人員重點(diǎn)討論有關(guān)議題，明確有關(guān)要求并形成決議。綜合管理部負(fù)責(zé)總辦會(huì)議議定事項(xiàng)的督辦和反饋。 第六條 年會(huì)、中秋聯(lián)誼會(huì)等各類員工大會(huì)由綜合管理部和相關(guān)職能部門擬 訂會(huì)議方案，報(bào)分管副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。 第十四條 應(yīng)參加大會(huì)人員如因特殊情況不能到會(huì)或需中途離開(kāi)的，須按規(guī)定向所在公司總經(jīng)理請(qǐng)假。 第三條 評(píng)審會(huì)議承辦部門負(fù)責(zé)會(huì)議方案的制訂和報(bào)批、會(huì)議通知的擬定、 會(huì)議資料的整理及分發(fā)、會(huì)議記錄的整理、會(huì)議紀(jì)要的撰寫和報(bào)批以及會(huì)議審定事項(xiàng)的落實(shí)。 第十一條 上述各類未涉及，但需要進(jìn)行評(píng)審的其他各類方案。 第十六條 會(huì)議發(fā)言和評(píng)審程序應(yīng)按會(huì)議通知的議程進(jìn)行，特殊情況可由主 持人在會(huì)議開(kāi)始時(shí)明確。 第二十一條 承辦部門及相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要要求，切實(shí)做好各項(xiàng)落實(shí) 工作。 第四條 項(xiàng)目公司工作會(huì)議的出席人員包括公司部門負(fù)責(zé)人以上人員，以及 所有項(xiàng)目公司和專業(yè)公司的負(fù)責(zé)人。 (三 )總結(jié)計(jì)劃材料和典型經(jīng)驗(yàn)材料原則上應(yīng)由項(xiàng)目公司自行撰寫，在會(huì)議召 開(kāi)前 3天以電子郵件的方式報(bào)公司綜合管理部，由綜合管理部負(fù)責(zé)匯總、整理和 印制。 (五 )會(huì)議日程安排表應(yīng)與相關(guān)的會(huì)議材料一并于會(huì)議簽到時(shí)發(fā)放給與會(huì)人 員。 第十四條 本制度自印發(fā)之日起施行。 第八條 管理要求 (一 )場(chǎng)地和設(shè)施設(shè)備整潔 、 擺放有序； (二 )盆栽植物美觀、養(yǎng)護(hù)得當(dāng)； (三 )設(shè)施設(shè)備完好、有效； (四 )消耗性物 品不短鈍 (五 )會(huì)議室的安排合理有序、不沖突； (六 )會(huì)議室的布置快速、周到、規(guī)范； (七 )安全防范工作周密、細(xì)致。 第二條 本辦法中的公文，是指公司在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的具有管理效力 和規(guī)范體式的文件。 (二 )決議 適用于股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)討論后做出的重要決定事項(xiàng)。 (十 )函 適用于相互平行的單位或不相隸屬的單位之間商洽工作，征詢和答復(fù)問(wèn)題， 請(qǐng)示批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。 (四 )發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括公司代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合上報(bào)的公文，由辦文單位加蓋印章。 第十一條 公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A 4型 (210mm 297mm)，左側(cè)裝 訂。 第十八條 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的公司向上級(jí)單位行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送單位和抄送單 位。 第二十五條 公文必須經(jīng)過(guò)發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 第三十條 收到分、子公司上報(bào)需要辦理的公文，綜合管理部應(yīng)安排文秘進(jìn) 行審核。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回綜合管理部并說(shuō)明理由。 第三十八條 公司發(fā)文歸檔時(shí)，應(yīng)保證文件不少于兩份，便于備份查閱。 第四十四條 公文翻印需經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印 的公文除外。 附件 1 綠城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司 擬 稿 紙 編號(hào)： GT/QR如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí) 和緊急程度的，秘密等級(jí)標(biāo)識(shí)在右上角第 l行，緊急程度在右上角第 2行。 (三 )文件正文在主送單位名稱下 l行處，每自然段左空 2字，回行頂格。當(dāng)文件排版后所?？瞻滋幉荒?容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)?此頁(yè)無(wú)正文?的方法解決。 (見(jiàn)附件 3) 第三章 排版、印刷格式 第九條 文件用紙 文件用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 型 (210ram 297mm)，特殊文種用紙可根 據(jù)實(shí)際需要確定。 第十 三條 頁(yè)碼 多頁(yè)文件應(yīng)逐頁(yè)編出頁(yè)碼，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，在每頁(yè)正面的右下角，背面 寫在左下角。 第二條 接待事務(wù) (一 )秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤賓客、來(lái)訪者的預(yù)約、安排和接待 工作，并制訂《領(lǐng) 導(dǎo)每周工作日程安排表》，提前呈遞領(lǐng)導(dǎo)備忘。 第三條 傳達(dá)事務(wù) (一 )秘書負(fù)責(zé)及時(shí)拆封致領(lǐng)導(dǎo)的外來(lái)公文、信函、傳真等，在《收件登記表》 上登記后及時(shí)呈遞領(lǐng)導(dǎo)審閱。 (四 )領(lǐng)導(dǎo)外出需攜帶的文件資料，秘書應(yīng)負(fù)責(zé)準(zhǔn)備齊全，如不清楚應(yīng)及時(shí)請(qǐng) 示；所需準(zhǔn)備的文件資料較多時(shí)，應(yīng)事先設(shè)計(jì)《文件明細(xì)表》。特殊文 件、資料根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示另行處理。 (二 )秘書負(fù)責(zé)每日督促并協(xié)助清潔工清掃領(lǐng)導(dǎo)辦公室、接待室、會(huì) 議室、門 窗、桌椅、柜櫥、茶杯、煙缸、地毯及其它辦公設(shè)施設(shè)備等。各項(xiàng)工作應(yīng)安排細(xì)致、周到，并及時(shí)了解和掌握工作進(jìn)展的全過(guò)程。 (二 )秘書應(yīng)及時(shí)接轉(zhuǎn)領(lǐng)導(dǎo)的來(lái)電，若領(lǐng)導(dǎo)外出或正忙，須將來(lái)電在《來(lái)電 登記 表》上登記后及時(shí)呈報(bào)。 (二 )對(duì)未經(jīng)預(yù)約要求會(huì)見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)的來(lái)訪者，在問(wèn)清對(duì)方姓名和要求后，應(yīng)先請(qǐng) 對(duì)方稍候，請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)后，再引導(dǎo)其進(jìn)入會(huì)客室或辦公室對(duì)不宜會(huì)見(jiàn)的來(lái)訪者，則應(yīng)婉言謝絕，或記錄來(lái)訪意圖，以備日后答復(fù)。 第四章 附 則 第十五條 本規(guī)定由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。一般天頭寬 25毫米，地 腳寬 20 毫米，訂口寬 28 毫米，翻口寬 20 毫米。 (一 )“ 主題詞 ” 標(biāo)引在文件末頁(yè)左下端、分送欄之上，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo) 全角冒號(hào)；主題詞按類別詞、類屬詞、文種的順序排列，詞目之間空 1字。 (四 )文件附件目錄在正文空 1行處，左側(cè)需空 2字標(biāo)識(shí) “ 附件 ” ，后標(biāo)全角冒 號(hào)和名稱。 (三 )發(fā)文字號(hào)由公司代字、年度、順序 號(hào)組成，置于發(fā)文單位標(biāo)識(shí)之下，橫線中央之上。 第二條 綜合管理部為公司文件格式的歸口管理部門，負(fù)責(zé)其他單位 (部門 ) 文件格式的指導(dǎo)工作。 第四十六條 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別并經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé) 人批準(zhǔn)，可以銷毀。 第四十條 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整 理，要保證歸檔公文的齊全、完整，便于保管和查找利用。 第 三十四條 審閱公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人和其他審閱人都應(yīng) 當(dāng)明確簽署意見(jiàn)、姓名和審批日期；沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的，簽署表示已閱知。 第三十一條 公司所有收文均由綜合管理部負(fù)責(zé)拆閱審核。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿，如必須改動(dòng)，應(yīng)報(bào)簽發(fā)人同意。 第二十條 公司各部門要以公司名義對(duì)外行文，須經(jīng)綜合管理部審核，報(bào)請(qǐng) 分管領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理。 第十三條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，