【正文】 管理一個(gè)審核組的能力 9) 對 HACCP 體系要求的理解程度 對以上要求的綜合考慮有助于評定內(nèi)部審核員的能力水平 。從所有工作區(qū)域 /員工、以及客戶和市場得到的反饋信息必須加以認(rèn)真考慮。這項(xiàng)工作可在跟蹤審核中進(jìn)行 。這些協(xié)議應(yīng)記錄在不符合項(xiàng)報(bào)告上； 9) 如果詳細(xì)報(bào)告的草稿已準(zhǔn)備好，應(yīng)于此時(shí)講述，包括相關(guān)的不符合項(xiàng)報(bào)告； 10) 商定保密措施及最終報(bào)告提交的日期和分發(fā)范圍 。 總結(jié)會(huì) 總結(jié)會(huì)根據(jù)審核的具體情況可分為兩個(gè)階段： 階段 1 在審核現(xiàn)場 1) 感謝被審核方的幫助與合作； 2) 請被審核方在審核員報(bào)告之后再提出問題； 3) 報(bào)告觀察記錄，包括不符合項(xiàng)； 注意：在通報(bào)不符合項(xiàng)之前先報(bào)告一些正面的觀察記錄通常能取得較好的效果。 觀察記錄 觀察記錄收集了整個(gè)審核中關(guān)于 HACCP 體系有效性的全部客觀證據(jù) , 這些客觀證據(jù)要記錄到核查表中。 所有上述要求構(gòu)成了審核準(zhǔn)備和計(jì)劃工作的一部分 。 生產(chǎn) /過程情況 或 上一次審核結(jié)果 年度審核策劃 年度審核計(jì)劃 輸入 輸出 企業(yè) ()大量管理資料下載 Page 4 of 31 在下列任一情況下應(yīng)安排或提出審核： 1) 有改進(jìn)體系的機(jī)會(huì)； 2) 被審核方希望審核其體系以證實(shí)其有效性； 3) 按認(rèn)可的 HACCP 體系規(guī)范，例如，摩迪公司《可操作性的 HACCP體系規(guī)范》要求進(jìn)行的審核，以獲 得認(rèn)證； 4) 客戶或被審核方在獲得合同前或獲得合同后可提出審核要求。 摩迪《可操作性的 HACCP 體系 規(guī)范》要求企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部審核 ， 因此每個(gè)準(zhǔn)備 HACCP認(rèn)證或已獲得認(rèn)證的企業(yè)必須將審核列入體系運(yùn)行的計(jì)劃中 。其目標(biāo)是獲得關(guān)于 HACCP 體系有效運(yùn)行程度的信息，發(fā)現(xiàn)體系改進(jìn)的機(jī)會(huì)。 審核員要根據(jù)不同企業(yè)的活動(dòng)來評判 HACCP 體系及其控制。” 被審核方 被審核的部門、職能、或組織。 3. 審核策劃 必須制定內(nèi)部審核計(jì)劃，以保證審核涵蓋 HACCP 體系范圍內(nèi)所有方面 。 這些要求的全部或部分可交給審核組長負(fù)責(zé)，這取決于組織的規(guī)模。 審核的目的是收集 客觀證據(jù)，填入“觀察記錄”表內(nèi)。 審核中發(fā)現(xiàn)的所有不符合項(xiàng)都應(yīng)以不符合項(xiàng)報(bào)告 (NCR)的形式提交給被審核方的管理者?？梢栽试S被審核部門的管理者對商定的進(jìn)度研究之后再達(dá)成協(xié)議；應(yīng)使被審核部門的管理者明白，不符合項(xiàng)是他們自己的問題，與審核員無關(guān)。這種反應(yīng)包括由管理者執(zhí)行的兩個(gè)階段，也可能需要審核員執(zhí)行的第三個(gè)階段。 外部審核員或?qū)徍藛T在進(jìn)行體系認(rèn)證，或者需方、顧客或客戶進(jìn)行審核時(shí)，經(jīng)常要檢查審核記錄。因?yàn)椴唤?jīng)過培訓(xùn)而去執(zhí)行一項(xiàng)復(fù)雜任務(wù) , 可能導(dǎo)致審核工作不能圓滿完成，這將危害到企業(yè)的活動(dòng)。 應(yīng)牢記的金科玉律是 ： 1) 講話之前預(yù)做準(zhǔn)備； 2) 用精 煉的語言陳述，使聽眾能清楚地理解你的意思； 3) 談大家感興趣的問題，不要引用聽眾可能聽不懂的專業(yè)術(shù)語，應(yīng)代之以可能會(huì)引起共鳴的內(nèi)容。 由 HACCP 小組長在審核前任命審核組長并組成審核組，審核組成員必須受過相關(guān)的培訓(xùn)，并且與被審部門無直接的責(zé)任關(guān) 系，審核組長全面負(fù)責(zé)整個(gè)審核工作。 末次會(huì)議應(yīng)由總經(jīng)理、各部門負(fù)責(zé)人及其 他相關(guān)人員能參加，由審核組長宣布審核結(jié)果，重審目的、范圍和審核的簡要概況，強(qiáng)調(diào)審核只是抽樣活動(dòng)。 核查表是審核員根據(jù)審核標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范和程序編寫的一份清單，羅列了所有需了解的有關(guān)問題。 經(jīng)驗(yàn)表明， A4 規(guī)格紙橫放是審核員最歡迎的格式。 在審核的有限時(shí)間內(nèi)，不可能對每件事情都做詳細(xì)檢查，因此，審核員 必須對被審核區(qū)域的主要活動(dòng)進(jìn)行抽查。這種問題限制了答復(fù)的范圍。很明顯，簡短地講幾句贊美的話，對會(huì)談是有益的，尤其是當(dāng)被審核區(qū)域可能存在較多的問題時(shí)。 核查表的形式應(yīng)方便記錄對問題的回答。 記住 客觀證據(jù) 發(fā)現(xiàn)事實(shí) 尋找證據(jù)。 ( 相應(yīng)地，也可稱為“糾正措施申請” )。 通常將不符合項(xiàng)分為以下幾類： 關(guān)鍵不符合項(xiàng) 整個(gè)體系存在關(guān)鍵的缺陷或遺漏，與 HACCP 的原理不符，不能滿足法律法規(guī)的要求，導(dǎo)致食品安全衛(wèi)生控制的失效 。 如果審核員認(rèn)為有不符合項(xiàng)時(shí)，應(yīng)提出書面報(bào)告。 客觀證據(jù) 被審核方的“操作人員”對其采用的控制方法常常有一套事先練習(xí)過的說法，因此，在審核中非常重要的一點(diǎn)就是確保審核員所調(diào)查的事實(shí)和所做的觀察記錄必須是真實(shí)的，并能正確反映體系的運(yùn)作方法。 確定不符合項(xiàng)的等級 當(dāng)審核員發(fā)現(xiàn) HACCP 體系中存在偏離標(biāo)準(zhǔn)、錯(cuò)誤或遺漏等問題時(shí)，應(yīng)將其記入觀察記錄。這種情況下審核員應(yīng)確信其建議對體系的改進(jìn)有所幫助。 隨著審核的進(jìn)行，每天應(yīng)討論觀察記錄以確定偏差是“獨(dú)立的”還是與其它所發(fā)現(xiàn)的問題相關(guān)聯(lián)的，進(jìn)而表明體系存在不符合項(xiàng)。這種過程被稱為尋找“客觀證據(jù)”。 不符合項(xiàng)報(bào)告通常稱為“ NCR”。 主要不符合項(xiàng) 體系可能正常運(yùn)轉(zhuǎn)，有可能會(huì)直接影響產(chǎn)品的安全的嚴(yán)重問題。 不符合項(xiàng)是由審核過程的觀察結(jié)果形成的。 如果可能的話，不符合項(xiàng)報(bào)告最好在審核結(jié)束或每天工作結(jié)束時(shí)交給被審核方，這樣安排不會(huì)影響既定的審核時(shí)間，也可避免不必要的麻煩。 但是，當(dāng)關(guān)系到整個(gè)審核過程時(shí)，與其刻板地按照核查表事先安排的順序進(jìn)行審核，還不如鼓勵(lì)被訪問者提供更多的情況，縮短信息獲得的時(shí)間。當(dāng)向?qū)ソ与娫挄r(shí)，審核員就可以利用這個(gè)機(jī)會(huì)做進(jìn)一步調(diào)查，或是更全面地詢問員工。 企業(yè) ()大量管理資料下載 Page 25 of 31 然而，核查表中的這類問題可以用“√”或“ X”的辦法進(jìn)行記錄，節(jié)省了時(shí)間。這樣的核查表可以避免干擾和彎路，尤其是在審核后期，工作比較忙，精力容易分散，這一點(diǎn)就更為重要。 一個(gè)審核員經(jīng)常會(huì)遇到許多麻煩，如被審核方認(rèn)為審核根本是不必要的；強(qiáng)詞奪理地辯 解一切都符合規(guī)定的要求；或是為試圖將審核員留在辦公室，提出一些文不對題的話轉(zhuǎn)移審核員的真正目標(biāo)，從而占用審核時(shí)間。 b. 核對：對活動(dòng)進(jìn)行抽查，作為客觀證據(jù)。審核報(bào)告必須分發(fā)給各相關(guān)部門。 本公司的內(nèi)部審核一般安排在生產(chǎn)不是很繁忙的季節(jié)，全面內(nèi)部審核一般為兩天時(shí)間。效率詞匯更易被管理者理解和接受； 4) 總結(jié)你的結(jié)論，申明你下步的行動(dòng) (如向你的管理者匯報(bào) )并對相關(guān)人員的幫助與合作表示感謝 。 資格 審核人員的資格應(yīng)具備 ： 1) 參加過公認(rèn)的培訓(xùn)課程，有記錄 2) 學(xué)歷 3) 審核技術(shù)的知識和經(jīng)驗(yàn) 4) 專業(yè)能力 (有證明 )。 HACCP 小組、管理者應(yīng)定期分析審核記錄以了解體系缺陷、需要改進(jìn)的區(qū)域、培訓(xùn)要求、客戶投訴和體系的新要求。 階段 2. 管理者的后續(xù)反應(yīng) 1) 被審核部門的管理者和 /或經(jīng)理負(fù)責(zé)執(zhí)行糾正措施； 2) 糾正措施圓滿落實(shí)后以書面形式通知審核組長，可以采取交回填好的不符合項(xiàng)報(bào)告的方式； 3) 在商定的時(shí)間進(jìn)度內(nèi)，審核組長要檢查經(jīng)理、部門經(jīng)理或執(zhí)行經(jīng)理的： a. 對報(bào)告和 不符合項(xiàng)的反應(yīng) b. 完成糾正措施的聲明 4) 審核組長跟蹤糾正措施的落實(shí)以確保不符合項(xiàng)已得到有效的糾正，所有的更改也得到了控制； 5) 如審核組長對已落實(shí)的糾正措施感到滿意，應(yīng)在填好的不符合項(xiàng)報(bào)告上簽字。這包括評審的日期、完成的通知方式以及其他相關(guān)協(xié)議。不符合項(xiàng)報(bào)告也應(yīng)以最快速度提交 。 必須明確指出 , 發(fā)現(xiàn)的任何不符合項(xiàng)是被審核方體系自身的責(zé)任，與審核員無關(guān)。 審核員的責(zé)任 執(zhí)行審核時(shí)審核員負(fù)有極大的責(zé)任，因此審核員必須確保他遵守下列要求： 1) 不要超越審核范圍，除非有特別的意圖，如抽查； 2) 在審核中保持客觀和公正； 3) 收集和分析相關(guān)的證據(jù) (觀察記錄 )以得出體系