【正文】 應急物品由使用部門負責人填制采購計劃。 倉庫管理員負責物品驗收、入倉、領用手續(xù)的辦理庫存物品的保管。 5 相關文件 5．1《質(zhì)量記錄控制程序》。 4．7．3文件的復制 復制與質(zhì)量管理體系有關的文件，由相關部門負責人按規(guī)定權限審批后向資料管理人復制。 d）應能識別所有文件的修訂狀態(tài)，如采用控制清單、修訂一覽表及標識的方式等。 4．2．2 各部門代號規(guī)定如下： 物業(yè)部：BG；工程科：GC；服務中心：FW。 4．1．3 公司級管理性文件，如各種行政管理制度、部分外來的管理性文件，包括與質(zhì)量管理體系有關的政策，法規(guī)文件等及管理標準（部門管理制度等）部門質(zhì)量記錄文件等，由綜合部保存。 3．2副總經(jīng)理負責綜合部質(zhì)量手冊和程序文件的貫徹落實。 4．6．3物業(yè)管理方案的修改 當物業(yè)管理方案需要修改時，由修改部門填寫《文件更改申請》，經(jīng)總經(jīng)理批準后進行修改，按《文件控制程序》執(zhí)行。 4．2進行質(zhì)量策劃的時機 公司在下列情況下應進行質(zhì)量策劃： a）對承接新的住宅小區(qū)或物業(yè)管理項目； b）現(xiàn)有體系文件未能涵蓋的特殊事項； c）對剛承接的物業(yè)管理項目的實施過程進行策劃。編號：時間：2021年x月x日書山有路勤為徑，學海無涯苦作舟頁碼：第106頁 共106頁實現(xiàn)過程的策劃程序 1 目的 對特定產(chǎn)品、項目或合同規(guī)定專門的質(zhì)量措施、資源和活動順序，以確保滿足規(guī)定要求。 4．3物業(yè)管理方案的內(nèi)容 1目的和范圍；2物業(yè)概況和特點；3管理方式；4組織和資源；5物業(yè)管理的總體目標及分項目標；6管理文件；7服務承諾和質(zhì)量措施；8法規(guī)要求；9開辦費用預算；10管理費預算；11效益預測；12進度安排；13物業(yè)管理方案的編制、審核、批準、發(fā)放和更改。 4．7物業(yè)管理方案完成后，物業(yè)管理方案有關文件由物業(yè)部負責存檔保存。 3．3管理者代表負責審核質(zhì)量手冊和程序文件。 4．1．4 技術標準（國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準及作業(yè)指導書、檢驗規(guī)范等），由工程科保存。 4．3 文件的編寫、審核、批準、發(fā)放 文件發(fā)布前應得到批準，以確保文件是適宜的和充分的： 質(zhì)量手冊由物業(yè)部負責組織編寫，由管理者代表審核，上報總經(jīng)理批準發(fā)布，由綜合部負責登記、發(fā)放； 程序文件由各部門負責組織編寫，由管理者代表審核，上報總經(jīng)理批準發(fā)布，由綜合部負責登記、發(fā)放； 各部門崗位質(zhì)量職責由各部門經(jīng)理組織編寫、匯總，由管理者代表審核，報總經(jīng)理批準，綜合部負責登記、發(fā)放； 應確保文件使用的各場所都得到相應文件的適用版本。 4．6文件的領用 a）文件使用者應填寫《文件發(fā)放、回收記錄》，經(jīng)相應主管部門負責人審批方可領用。復制的受控文件必須由資料管理人登記編號。 6 質(zhì)量記錄 6．1《文件發(fā)放、回收記錄》。 公司/各處財務會計負責物品的核算。 (4)倉庫管理員應在每月28日前將采購計劃交公司財務部主管審核。 (3)設備工具的入倉程序： ①新采購的工具按物品的入倉程序執(zhí)行； ②以舊換新的設備工具入倉程序： ——經(jīng)辦人應憑其所在各部經(jīng)理簽名確認的《工具領用單》到倉庫辦理舊工具入倉手續(xù)； ——倉庫管理員經(jīng)檢查無誤后予以辦理入倉手續(xù)，同時在使用《工具登記卡》上由經(jīng)辦人簽名確認； ③退還的設備工具入倉程序： ——倉庫管理員根據(jù)使用人的《工具登記卡》上的項目，逐項清點退還工具； ——倉庫管理員按照《物品驗證標準作業(yè)程序》中的相關規(guī)定對退回的設備工具進行驗收； ——倉庫管理員應在《工具登記卡》上登記，并由使用人所在部門負責人簽名確認后存檔。 ③常用工具、材料和配件等： ——不規(guī)則物品，用盒或袋裝好后擺放； ——規(guī)則的物品整齊的擺放在貨架或地上； ④易碎易損的物品： ——體積較小或瓶裝物品，放置貨架的底層、整齊的擺放在地上； ——體積較大的，應靠墻立放，放置上方不懸掛物品； ——放置位置有膠墊。 ④公司財務部主管或管理處會計，應組織相關人員驗證，并填寫《物品驗證記錄》； ⑤報廢物品單位價值在1000元以上的，由倉庫管理員填寫《不合格品處理表》附《物品驗證記錄》報公司總經(jīng)理審批； ⑥報廢物品單位價值在1000元以內(nèi)的，由倉庫管理員填寫《不合格品處理表》附《物品驗證記錄》交管理處經(jīng)理審批； ⑦倉庫管理員根據(jù)審批意見，將報廢物品的相關財務資料交管理處財務會計按照《會計核算標準作業(yè)程序》中的相關規(guī)定進行相關的賬務處理。 倉庫物品的管理情況，作為財務部相關人員績效考評的依據(jù)之一。 (2)部門編號： ①行政人事部 編號為：X (2)全宗檔案的分類：要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā)，符合檔案形成的實際情況，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，它應具有思想性、科學性、排它性和縮縮性。 檔案的保管期限 (1)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。 (3)部門負責人可查閱該部門所有檔案。 (3)總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部經(jīng)理指定3名監(jiān)銷人員（檔案管理員、人事部文員、行政部文員）將超過保存期限的檔案銷毀。 (1)對外提供服務的合同，包括以下幾類： ①開發(fā)/建設單位或業(yè)主委員會委托進行物業(yè)管理的合同； ②投標書； ③對外租賃合同； ④公司承諾提供的常規(guī)服務和管理； ⑤顧客（業(yè)主、住戶或其他委托方）委托公司進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運及其他有償服務的合同； ⑥公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同； ⑦其他對外提供服務的合同。 (2)各種合同若有合同范本，可依照全同范本填寫或修改各項條款。 (4)經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效，需公證的合同，經(jīng)公證后生效。 合同的履約 (1)對外提供服務的合同，由提供合同服務的部門負責履約，重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。專題報告內(nèi)容包括：合同清單，履約完成情況，存在或需跟進的問題等報總經(jīng)理審閱。 (2)分析的作用：為分析過程雖否在受控狀態(tài)提供分析的信息、數(shù)據(jù)和資料。記錄的編碼和版本號執(zhí)行《質(zhì)量體系文件編碼管理標準作業(yè)程序》的相關規(guī)定。 (2)合格要求在商定期內(nèi)的工作記錄可提供給接收服務或管理的住戶或其代表查閱，具體實施執(zhí)行《質(zhì)量體系文件和資料管理標準作業(yè)程序》的相應規(guī)定并予以記錄。 (2)記錄的保管人或部門，不得對所保管的記錄作非授權的更改、復制、轉(zhuǎn)借。 四、程序要點 交接班操作 (1)交班人員提前20分鐘做好交班準備： ①檢查設備并確保運行正常； ②搞好值班室和設備房衛(wèi)生工作。 值班操作要點 (1)值班人應提前15分鐘到達值班崗位，按交接班程序進行交接班。 (2)緊急狀態(tài)下的倒閘操作： ①發(fā)現(xiàn)配電房冒煙、短路等異常情況或發(fā)生火警等重大事故時，運行人員應當立即進行全部或部分負荷停電操作：根據(jù)情況立即斷開低壓配電柜上電源開關，或斷開高壓柜高壓開關； ②停電后立即通知機電處主管，主管到現(xiàn)場后立即檢查事故原因，在查出確定的原因后方可恢復部分或全部供電。 二、 適用范圍：新天美地花園物業(yè)管理公司所有工作人員。關于上班時間 無故早退或遲到，罰款5元， 無故曠工一天扣除2天工資； 曠工連續(xù)3天，按自動離職處理； 忘記簽到或簽錯日期同樣罰款5元； 發(fā)現(xiàn)代人簽到，一律罰款20元； 擅自涂改簽到表，一律罰款20元。員工考勤和休假的規(guī)定為了維持良好的生產(chǎn)秩序，提高勞動生產(chǎn)率，保證生產(chǎn)工作的順利進行，為了使員工保持良好的身體素質(zhì)和旺盛的精力，努力做好本職工作，并考慮員工與家屬團聚的問題，根據(jù)國家有關規(guī)定，結合公司的實際情況，特制定本規(guī)定（一） 考勤1． 考勤內(nèi)容① 上班時間已到而未到崗者，即為遲到；② 未到下班時間而提前離崗者，即為早退；③ 工作時間未經(jīng)領導批準離開工作崗位者，為擅離職守；④ 遲到、早退或擅離職守超過30分鐘，或未經(jīng)準假而不到班者，均為曠工。如確因工作不能補休的，應按有關規(guī)定給予補發(fā)加班費的形式予以補償。如到外地（指配偶工作所在地在外地，不含旅行結婚）結婚的，根據(jù)在途往返時間核給路程假。二． 請假：必須要請假條，寫明事由，由部門負責人批準，辦公室核實。四． 如損壞管理處及住戶財產(chǎn)，視損壞程度照價賠償并扣發(fā)工資。有私事或生病不能上班須事先請假。九． 嚴格要求自己，遵守公司的各項規(guī)章制度。六． 值班人員必須堅守崗位，不得擅自離崗。三． 對住戶投訴、來訪中談到的問題，客服人員應及時進行記錄，須于當天進行調(diào)查、核實，并將結果和處理建議匯報辦公室主任，由主任決定處理辦法和責任部門。為了便于跟蹤、檢索，每一份《客戶投訴處理通知單》應進行編號，并與《客戶投訴登記表》中的編號以及對客戶投訴或意見原件所作的編號保持一致。二． 各責任部門接到投訴后，在預定時間內(nèi)向業(yè)主答復采取何種補救措施，答復時間最長不應超過三天。四． 對業(yè)主的誤解，服務中心應進行必要的耐心解釋。2． 任何管理人員在遇到住戶來訪投訴時，都應給予熱情接待，主動詢問，耐心、細致地做好解釋工作，當住戶有不理解住宅區(qū)的管理規(guī)章制度時，要曉之以理，動之以情，讓住戶理解并支持管理處的工作。負責檢修保養(yǎng)計劃實施； 做好本班設備的運行、檢修記錄和技術檔案，每月定期報主管審閱； 做好本班組人員的考勤制度和維修臺帳，每月報主管匯總； 完成上級交辦的其他工作。接訴人在受理業(yè)主投訴時，應根據(jù)其投訴性質(zhì)的不同采取相應的處理方式；1)普通投訴。普通投訴的處理一般不超過1個工作日，特殊投訴的處理一般不超過3個工作日。 二、適用范圍 適用于物業(yè)部機電處值班工作。 (5)接班人查看上班的《機電運行值班記錄》，檢查儀器、工具等物品是否齊全完好。 (5)值班人員因特殊情況需要調(diào)班時，必須事前填寫調(diào)班表，并經(jīng)機電處主管同意并簽字方可調(diào)班。 (3)接班人負責檢查上一班的清潔工作，對不合格衛(wèi)生清潔工作可要求返工，直至合格。 (2)分析的作用：為分析過程雖否在受控狀態(tài)提供分析的信息、數(shù)據(jù)和資料。記錄的編碼和版本號執(zhí)行《質(zhì)量體系文件編碼管理標準作業(yè)程序》的相關規(guī)定。 (2)合格要求在商定期內(nèi)的工作記錄可提供給接收服務或管理的住戶或其代表查閱，具體實施執(zhí)行《質(zhì)量體系文件和資料管理標準作業(yè)程序》的相應規(guī)定并予以記錄。 (2)記錄的保管人或部門，不得對所保管的記錄作非授權的更改、復制、轉(zhuǎn)借。 (2)記錄的保管部門和保存期限由提出記錄要求的文件予以規(guī)定。 (2)記錄的形成、保管部門應按規(guī)定將應予歸檔的文件交檔，詳見《檔案管理標準作業(yè)程序》。 記錄的收集 (1)記錄應按下列要求進行收集： A、記錄填寫、編制部門收集； B、記錄接收部門收集； C、記錄歸口管理部門收集。 記錄的形式和來源 (1)公司形成記錄的形式有，但不限于： A、質(zhì)量體系文件規(guī)定、設計并要求填寫的格式記錄； B、凡需填寫、編制、繪制的憑證、單據(jù)、臺賬、清單、簽收單、計劃、登記表、措施卡、卡片、證件、圖表、報告等規(guī)定格式形成的記錄。 (5)機電處主管負責本部衛(wèi)生清潔工作的日常檢查的督導。 ③服務處接到通知后，提前一天貼出停電通知以告之住戶； ④倒閘操作前，運行人員要做好相應的準備工作，電梯降至首層，如有必要可將發(fā)電機操作開關置于停機位置； ⑤在確定時間，在監(jiān)護人的監(jiān)護下，操作人員按操作票進行倒閘操作： ——停電：先停負荷開關，后停隔離開關； ——送電：先送隔離開關，后送負荷開關。 (7)交接完畢后所發(fā)生的問題由接班人負責。 機電處班組長負責值班工作的具體安排和檢查。，應及時將處理情況反饋給事務部，以便事務部予以確認統(tǒng)計。經(jīng)上經(jīng)領導批準后再按實際情況分別通知相應部門予以處理。工程部的主要工作職責 負責制訂小區(qū)內(nèi)公共設施、建筑物、設備系統(tǒng)的管理規(guī)定； 負責新接管物業(yè)項目的供電、空調(diào)、給排水、消防、電梯、弱電系統(tǒng)及建筑裝修項目的驗收和資料核實工作；業(yè)主/住戶投訴處理規(guī)程，造成損失及不良影響的、有損公司的外在形象，并引致業(yè)主不滿而向公司反映的行為，均視為投訴；、來函投訴、來電投訴和其他投訴四種。工程部主管的崗位職責 執(zhí)行管理處經(jīng)理批示，對管理處經(jīng)理直接負責，確保所管轄系統(tǒng)設備的安全運行是主管的首要任務，主管對下屬人員和所屬系統(tǒng)設備負有全面的管理責任，要求每天作如下檢查：⑴小區(qū)內(nèi)主要設備的運行技術狀況，發(fā)現(xiàn)總是立即處理⑵檢查下屬崗位紀委及精神狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)不良現(xiàn)象立即糾正⑶現(xiàn)場督導重要維修工程及增改工程施工，控制工程質(zhì)量與進度⑷實地考察下屬員工維修保養(yǎng)工作質(zhì)量與工作效率，發(fā)現(xiàn)問題及時采取糾正措施⑸審閱運行報表，掌握所屬系統(tǒng)當天能耗狀況，發(fā)現(xiàn)異常，分析原因，及時杜絕浪費現(xiàn)象 設備發(fā)生故障及時維修，發(fā)現(xiàn)隱患及時組織檢修，把好技術關，保證所管轄系統(tǒng)設備處于優(yōu)良的技術狀態(tài)；當重要設備發(fā)生故障或影響小區(qū)正常運作時，迅速到達現(xiàn)場組織處理，并及時向管理處經(jīng)理報告； 負責制定所管轄系統(tǒng)運行方案，并不斷與運行人員研究改進措施，使系統(tǒng)設備在保證安全運行的前提下，力圖節(jié)省能耗； 負責制定所管轄系統(tǒng)設備月度和年度的維修保養(yǎng)計劃和備品、備件計劃，定期報送管理處經(jīng)理審定，并負責組織安排維修保養(yǎng)計劃的實施，制定工作標準，督導下屬保證工作質(zhì)量，提高工作效率； 切實執(zhí)行管理處經(jīng)理指令，認真貫徹落實崗位責任制，督導下屬員工嚴格執(zhí)行操作規(guī)程及員工守則，堅持周而復始的設備維修保養(yǎng)制度，做到“三干凈”（設備干凈、機房干凈、工作場地干凈）、四不漏（不漏電、不漏油、不漏氣、不漏水）、五良好（使用性能良好，、密封良好、潤滑良好、堅固良好、調(diào)整良好）。六． 物管員及相關職能部門應定期對相關業(yè)主進行回訪。四． 對重大問題的投訴，各責任部門不能處理的或需統(tǒng)一協(xié)調(diào)的問題，直接報辦公室主任，由主任作出處理決定。（1） 由有關班組負責作出補救措施。不得推托、扯皮、推卸責任、為難業(yè)主、住戶、或乘機索取好處、利益等，在處理完畢