捷億隆機(jī)械公司文件管理控制程序文件-文庫吧在線文庫
【正文】 織架構(gòu)圖修訂部門名稱，修訂文件核準(zhǔn)權(quán)限及外來文件管理部門等。 2. 范圍： 適用于本公司質(zhì)量 、環(huán)境 管理體系中所涉及的所有文件、質(zhì)量 環(huán)境 記錄及外來文件 。 相關(guān)部門： 文件之撰寫 部門 負(fù)責(zé)文 件之撰寫及修訂；其它相關(guān)部門主管需配合審議工作及對文管中心所發(fā)出之文件負(fù)保管之責(zé)，并配合文管 中心 做文件之更新及維護(hù)。 各 部門 須于文件接收時，于 [文件分發(fā) /回收記錄表 ]簽名接收。 后續(xù)如 找回舊版文件，應(yīng)及時申報文件中心收回，如未及時申報而新舊版同時出現(xiàn)于作業(yè)現(xiàn)場，由 責(zé)任 部門負(fù)責(zé)新舊版同時存在引發(fā)的 不良 后果。 現(xiàn)場使用之文件需置于作業(yè)場所，并妥善保管，非現(xiàn)場使用之文件由各使用 部門 指定人員妥善保管。各類文件在未完全更換之前，允許兩種編碼原則與格式同時存在。 文管中心 需 至少 每季度 核實一次內(nèi)部文件，若其有效性審查或更新已超過兩年的，須以 [聯(lián)絡(luò)單 ]通知承辦人或相關(guān) 職能人員，并要求其于三個工作日內(nèi)審查后回復(fù)文件是應(yīng)保留還是作廢。 各 部門 回收之舊版文件， 合同、價格表和技術(shù)性資料類 機(jī)密文件 由文管中心 以碎紙機(jī)銷毀，不得再利用， 其他文件和 一般性文件 加蓋“文件作廢章”當(dāng)回收紙使用，并 錄于 [文件 /記錄作廢銷毀記錄 ]表中， 在 [文件分發(fā) /回收記錄表 ]中注明作廢、銷毀標(biāo)記。 文件之回收： 已發(fā)行之文件經(jīng)修訂重新發(fā)行時，需 先收回舊版文件再發(fā)放新版文件 ，并將其 回收記錄 登錄于 [文件分發(fā) /回收記錄表 ]內(nèi)。 文件編碼原則： a) 一 /二 階文件： HY – XX – XXX ① ② ③ 注： ① 表示公司名稱代碼、 ② 表示文件別碼（見文件代碼表）、 ③ 表示文件流水碼 001~999 b) 三 /四 階 、外來 文件： HY XX（ X） XX XXX ① ② ③ ④ 注： ① 表示公司名稱代碼、 ② 表示文件別碼（見文件代碼表）、 ③ 表示部門代碼（見部門 代碼表）、 ④ 表示文件流 水碼 001~999；其中 外來文件和 環(huán)境體系 三、 四階 文件 編碼取消部門代碼 ③ ，外來文件如 本身 有文件編號與版本則依原文件編號與 版本 。 非受控文件 ：為一般性 文件， 公司管理 制度、分發(fā)至客戶或除供應(yīng)商外其他 部門 之參考性文件 。 增加環(huán)境管理體系文件控制內(nèi)容。 3. 定義： 一階文件： 質(zhì)量手冊 、環(huán)
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