誠(chéng)志生物工程公司文件管理規(guī)程-文庫(kù)吧在線文庫(kù)
【正文】 和檢索分析 。 直接引用的各類(lèi)外部文件，由文件對(duì)口部門(mén)經(jīng)理審查其適用性后歸檔登記，方可使用，文件的發(fā)放管理按 及 執(zhí)行 。 有永久保存價(jià)值的記錄資料，應(yīng)整理成檔案，長(zhǎng)期保存 。 生產(chǎn) 批 記錄由質(zhì)管部歸檔保存至產(chǎn)品有效期后一年或如有復(fù)驗(yàn)期發(fā)貨后三年。 需臨時(shí)借閱文件的人員， 填寫(xiě) 《 文件借閱 申請(qǐng) 表》 ，經(jīng) 質(zhì)管部 經(jīng)理批準(zhǔn)后借閱，在 《 文件借閱記錄》 簽字， 并應(yīng)在指定的日期內(nèi)歸還，原版文件一律不外借，防止文件丟失或損壞 。 作廢原文件可保存在 文件管理員 處存檔備案 。在修改較大的情況時(shí)，為了表達(dá)方便，可以附上原文件和修改后的文件（復(fù)印件），并在原文件修改處用黃色記號(hào)筆做上明顯的標(biāo)記，以便審核、批準(zhǔn)人的審批。 任何人不得任意改動(dòng)文件，對(duì)文件的任何改動(dòng)必須執(zhí)行審核、批準(zhǔn)的程序。 當(dāng)使用人的文件破損嚴(yán)重，影響使用時(shí)，應(yīng)到 質(zhì)管部 的 文件管理員處辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補(bǔ)發(fā)新文件， 新文件的受控號(hào)與破損文件相同， 文件管理員將破損文件 銷(xiāo)毀 ，并填寫(xiě) 《 文件銷(xiāo)毀表》 。當(dāng)最后定稿的原文件制定好后，將各 個(gè) 版 本 草案文件銷(xiāo)毀 。如 001 表示第一個(gè)文件，依次類(lèi)推 。對(duì)于文件中規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)程序或者復(fù)雜問(wèn)題，文件的 制定部 門(mén)應(yīng)描述并用圖表表示該程序的流程。 正文行間距為 倍行距。 正文 層次的編排 除非在同一層次上至少另有一條，否則不應(yīng)使用編號(hào)來(lái)分出一條。 文件名稱(chēng)用“黑體、小四號(hào)字”編寫(xiě)，其他 文字 內(nèi)容用“ 楷 體、五號(hào) 字”編寫(xiě) ，字母 、數(shù)字及文件編號(hào)用“ Times New Roman、 五號(hào)字、加粗 ” 編寫(xiě) 。 目的：界定該文件 編制的目的和意義。本管理規(guī)程用于 規(guī)范 公司 文件的起 草、制訂、 修訂、 審核、批準(zhǔn)、分發(fā)、執(zhí)行、歸檔及文件變更、收回、報(bào)廢等活動(dòng)，確保文件的適宜性及使用版本的有效性 。 文件管理員負(fù)責(zé) 給定新文件的編號(hào)、 文件的分發(fā)、歸檔、收回、報(bào)廢等工作。 變更歷史：界定該文件的 變更歷史。 “條”，編號(hào)示例為“ ”，條是“節(jié)”的有編號(hào)的細(xì)分單元。 記錄 中 的字體要求參照正文文字編輯的要求， 另有特殊規(guī)定：記錄的名稱(chēng)為“楷體、三號(hào)字、加粗”，視整個(gè)記錄的大小、美觀，可適當(dāng)?shù)恼{(diào)整記錄中文字的大小。 變更歷史 該部分 列出該文 件的變更情況， 包括： 變更前后的 版本號(hào)、變更原因及內(nèi)容 、 變更前后版本的執(zhí)行日期 。如下表： 部門(mén) 代號(hào) 部門(mén) 代號(hào) 人力 資源部 RL 設(shè)備部 SB 采購(gòu)部 CG 銷(xiāo)售部 XS 生產(chǎn)部 SC 工程 部 GC 技術(shù)部 JS 質(zhì)管部 ZG 標(biāo)準(zhǔn)代號(hào) ： 用標(biāo)準(zhǔn)英文單詞的首字母表示。 審核意見(jiàn)可 直接寫(xiě)在草案文件上 。 文件的頒發(fā) 經(jīng)批準(zhǔn)的文件由質(zhì)管部的文件管理員填寫(xiě) 《文件 復(fù)制 印刷登記表 》 ， 注明復(fù)制的份數(shù)， 質(zhì)管部經(jīng)理批準(zhǔn)后， 交公司行政辦公室組織復(fù)制印刷， 由 文件管理員 負(fù)責(zé) 分發(fā)文件 ， 在分發(fā)文件上有“受控文件”字樣的章，以便按此收回， 分發(fā)文件時(shí)必須登記 《文件發(fā) 放及收回 登記表》 。 文件批準(zhǔn)后十個(gè)工作日才正式執(zhí)行，以利于學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考核， 使文件執(zhí)行者了解、掌握文件內(nèi)容。如 到修訂期限時(shí)文件仍然適用，無(wú)內(nèi)容修訂時(shí)，由質(zhì) 管 部在原文件首頁(yè)上加蓋“已 復(fù)核” 印章，注明日期，并在所有發(fā)放的 文件 復(fù)印件上加蓋“
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