企業(yè)辦公自動化應(yīng)用概述-文庫吧在線文庫
【正文】 塑造一個(gè)好的流程有兩種手段– OA對知識管理的支撐概念回顧 ——OA? 辦公自動化： 是應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的部分辦公業(yè)務(wù)借助于各種辦公設(shè)備，并由這些辦公設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種辦公目標(biāo)的人機(jī)信息系統(tǒng)。 企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)就是通過應(yīng)用軟件為企業(yè)的日常辦公及管理業(yè)務(wù)的協(xié)作提供支撐平臺。而企業(yè) OA除此之外更加看重加強(qiáng)企業(yè)的快速反應(yīng)能力，增強(qiáng)知識共享與管理，從而提升企業(yè)在激烈的市場中的競爭能力。前者是通過優(yōu)化業(yè)務(wù)過程的效率來提高生產(chǎn)效率、提高資金使用效率、加強(qiáng)對財(cái)、物的管理等等，后者則是 通過優(yōu)化管理過程來提高企業(yè)的日常辦公與決策效率、提高企業(yè)反應(yīng)速度、決策能力、加強(qiáng)管理過程的規(guī)范性 。 – Intra網(wǎng)絡(luò) ，企業(yè)內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實(shí)現(xiàn)了 有限的協(xié)同工作 ，但產(chǎn)生的效益不明顯 。– （ 4） 支持層 ：高級經(jīng)理層（決策層）、中間管理層（管理層）、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)層（事務(wù)層）。對于我們的大多數(shù)企業(yè)來說，避開投入大、實(shí)施成功率很低的 ERP等系統(tǒng)，先應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)將是一個(gè)明智的選擇。企業(yè)管理包括戰(zhàn)略、人員、流程和資源這幾個(gè)要素，其中流程整合了另外三項(xiàng)，內(nèi)容最多，變化最快，工作量最大，可塑性也最強(qiáng)。維修完成，拜訪客戶主管。比如最典型的辦公自動化系統(tǒng)，即 OA。– 最后， 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，節(jié)約紙張等大量辦公用品的消耗，節(jié)省電話費(fèi)， 更 節(jié)省人力、時(shí)間、精力、管理等各種無形的成本，將寶貴的資源用于促進(jìn)企業(yè)發(fā)展上 。 知識管理概述? OA管理核心的轉(zhuǎn)變：知識管理– 辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)過十幾年的發(fā)展，已經(jīng)進(jìn)入到新一代的協(xié)同 OA時(shí)代。這位退休工程師的回函是：粉筆 $1知道在哪里畫粉筆 $99,999$100,000? 知識管理的概念辦公管理中存在的問題之一? 新員工入職只有一本員工手冊，一時(shí)間無從下手，不知道閱讀學(xué)習(xí)哪些內(nèi)容，很長時(shí)間才進(jìn)入狀態(tài)。 辦公管理中存在的問題之九? 很多業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)只能靠個(gè)人 “ 傳幫帶 ” ，團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)難以提升。IBM(中國 )公司知識管理案例? IBM的員工培訓(xùn)是多方位的，既有集中面授又有分期培訓(xùn)，同時(shí)還建有電子學(xué)習(xí)中心（ eLearning）、圖書中心等。 OA對知識管理的支撐? – 簡單來說，這是 大概念和小概念的關(guān)系 。 OA對知識管理的支撐? 知識管理要說大可以比任何系統(tǒng)大，要說小有可能就一文不值，關(guān)鍵還是看我們怎么樣的應(yīng)用，事實(shí)上也沒有跟 ERP等管理軟件比較的地方，而應(yīng)該是集成的使用，才能體現(xiàn)其價(jià)值。 OA似乎如它最初的定義那樣，達(dá)成了所謂的 “Office Automation” －即通過電子化日常事務(wù)流程和各種信息，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。 協(xié)同管理 協(xié)同管理? 3. 協(xié)同管理理念– 協(xié)同管理要素：是對組織中 “ 人、事件、資源 ” 之間的協(xié)同關(guān)系進(jìn)行管理，它是團(tuán)隊(duì)組織的協(xié)同工作平臺和工具。 協(xié)同管理? ： 充分發(fā)揮企業(yè)的 “ 戰(zhàn)斗力 ” 。 協(xié)同辦公? （ 3） 知識化 協(xié)同 OA還應(yīng)是企業(yè)知識管理的工具。– ？如何塑造一個(gè)好的流程？– 、規(guī)范、低成本而富有競爭力？– OA對知識管理的支撐。 遠(yuǎn)程 協(xié)同辦公 多媒體系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)拓?fù)涫疽鈭D 協(xié)同辦公? 可以跨時(shí)空實(shí)時(shí)交互的協(xié)同辦公 協(xié)同辦公? ：– 協(xié)同辦公是 把日常管理中的業(yè)務(wù)、事務(wù)、事件等信息在單位、部門、組群、個(gè)人之間進(jìn)行及時(shí)高效、有序可控、全程共享的溝通和處理? ：– 協(xié)同 =人員 +請求 +表單 +流程邏輯 +執(zhí)行結(jié)果– 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能流程示意圖展示了在一個(gè)組織中一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃書的形成與處理過程：（如右圖）? 分為三層– 數(shù)據(jù)層– 應(yīng)用層– 客戶層協(xié)同辦公系統(tǒng)架構(gòu)數(shù)據(jù)層應(yīng)用層客戶層：協(xié)同 OA的發(fā)展方向? （ 1）協(xié)同化 協(xié)同化不僅僅是企業(yè)管理理念發(fā)展的趨勢，也是信息技術(shù)發(fā)展的趨勢。– ２、 以 “ 管理 ” 為根本 。? 協(xié)同 （ Collaboration） ：泛指 組織中多人完成一個(gè)或多個(gè)事務(wù)的行為方式和過程，協(xié)同工作是組織行為的基本模式和狀態(tài) 。? 且不說 OA在用戶的眼中越來越失去了它的光華，信息化采購計(jì)劃里不是硬件系統(tǒng)就是 ERP、 CRM，或是電子商務(wù)平臺；連一些老牌的廠商也對 OA市場產(chǎn)生了懷疑。目前大家都將文檔管理稱為知識管理，這是非常錯(cuò)誤的。– 從實(shí)踐的層面上來說， 知識管理一方面需要及時(shí)獲取存在于企業(yè)內(nèi)外部的各種信息、數(shù)據(jù)、文檔等，另一方面還需要對與知識相關(guān)的活動進(jìn)行充分的管理和支持 ，這就需要把知識本身、使用知識的人、傳播知識的活動等各方面的資源協(xié)調(diào)統(tǒng)一起來。IBM(中國 )公司知識管理案例 ? IBM公司的內(nèi)部網(wǎng)上有公司新聞、公司季度收益、銷售情況、公司新的市場戰(zhàn)略、競爭對手戰(zhàn)報(bào)、全球人力資源、員工職業(yè)計(jì)劃等。 辦公管理中存在的問題之五? 銷售部異地去競標(biāo)，臨時(shí)組織修改方案，手頭沒資料相當(dāng)被動。這位工程師看了一個(gè)小時(shí)之后，工程師從上衣口袋拿出一支粉筆，用粉筆在一個(gè)零件上畫了一個(gè)叉叉。? 管理就是管制和理順 ，它是通過流程來實(shí)現(xiàn)的，流程所起的角色就是將最簡單的事情做到最好，流程需要不斷的完善，因?yàn)槠髽I(yè)需要不斷的發(fā)展。 企業(yè)將所有相關(guān)的人、財(cái)、物等內(nèi)部和外部資源通過一個(gè)辦公平臺實(shí)現(xiàn)協(xié)同互動，這是一個(gè)整合工作流的流程；– （ 2）知識管理。– 理解：流程是任何企業(yè)運(yùn)作的基礎(chǔ)，企業(yè)的大部分業(yè)務(wù)都是需要流程來驅(qū)動，就像人體的血脈流程把相關(guān)的信息數(shù)據(jù)根據(jù)一定的條件從一個(gè)人（部門）輸送到其他人員（部門）得到相應(yīng)的結(jié)果以后再返回到相關(guān)的人（或部門）。負(fù)責(zé)人查閱顧客的檔案，分析能否解決問題，并指定責(zé)任人
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