【正文】 而要根據(jù)任務(wù)繁重程度，并要考慮現(xiàn)代科學(xué)管理的要求。總的說來，機(jī)構(gòu)設(shè)立要貫徹精簡的原則，要重質(zhì)不要圖人多，人多不一定能辦好事 。 惠州 培訓(xùn)網(wǎng) 第三節(jié) 辦公室人員配備 一、人員配備標(biāo)準(zhǔn) 單位或組織猶如一架機(jī)器，要使其正常運(yùn)行就要有一個(gè)“機(jī)關(guān)”。通常一個(gè)較小的組 織和單位，辦公室人員應(yīng)當(dāng)限制在 5 人以內(nèi)，稍大一點(diǎn)的單位也不宜超過 10 人。應(yīng)當(dāng)建立健全嚴(yán)格、細(xì)致、明確的規(guī)章和制度，使辦公室人員工作有章可循。 ②及時(shí)。 (2)謙虛好學(xué) 辦公室是公司的窗口和門面，其人員則是領(lǐng)導(dǎo)身邊的“近臣”，被人視為領(lǐng)導(dǎo)的代表或代言人，直接關(guān)系領(lǐng)導(dǎo)的形象和威信。 二、辦公室人員個(gè)體素質(zhì)結(jié)構(gòu) 辦公室工作頭緒繁多，涉及面廣，要求工作人員有盡可能廣博的知識(shí)，做一個(gè)“通才”和“雜家”。主要指黨現(xiàn)行的路線、方針、政策，國家的憲法和法律，各種行政法規(guī)和部門的規(guī)章制度等等。此外，針對不同的行業(yè)和部門，又有一些具體的知識(shí)要求， 例如在企業(yè)中，辦公室人員應(yīng)當(dāng)掌握一些生產(chǎn)、經(jīng)營方面的經(jīng)濟(jì)知識(shí)；在軍事部門工作，就應(yīng)當(dāng)具有軍事科學(xué)方面的知識(shí)。 ④其他科學(xué)知識(shí)。對日常會(huì)議和領(lǐng)導(dǎo)指示的記錄，要能領(lǐng)會(huì)精神，把握實(shí)質(zhì)；起草文件應(yīng)突出重點(diǎn)，觀點(diǎn)鮮明，邏輯、層次清晰；公文處理要言簡意賅，快速及時(shí)。其次要講求技巧，看問題，想辦法，要多方面，多角度，收集信息，深思熟慮。這些都對辦公室人員提出了較高的要求。其中要注意，不能將個(gè)人不成熟的想法甚 至情緒化的意見，去影響和干擾領(lǐng)導(dǎo)的工作及決策。同時(shí)，也不應(yīng)利用接近領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)會(huì)，進(jìn)讒言，泄私憤。即便是無意的泄密，也大都因?yàn)榇祰u、炫耀，嘴巴不牢，這是職業(yè)道德問題。 辦公室工作內(nèi)容較多，記東忘西不行，丟三拉四也不稱職，要求頭腦的儲(chǔ)量大，多記 各種知識(shí)、資料、情況等，如果臨時(shí)四處查找，就影響工作效率。提高思維能力的途徑也有很多種，但主要是努力學(xué)習(xí)新知識(shí)，積極地獨(dú)立思考，而不能唯領(lǐng)導(dǎo)之言是從，更不可人云亦云。如愛集體、愛勞動(dòng)、敬業(yè)愛崗，或者自私、孤僻、好逸惡勞、妄自尊大等等，這是一個(gè)人的基本道德品質(zhì)，是個(gè)人品格中的核心內(nèi)容。由于一個(gè)人的品格對工作和生活影響很大，要求辦公室人員具備良好的品格，主要是嚴(yán)格要求自己，克服不良習(xí)慣。意見溝通應(yīng)盡量公開、徹底、全面。在辦公室群體中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)特別關(guān)心個(gè)體，鼓勵(lì)個(gè)體奮發(fā)努力。辦公室群體應(yīng)是一種綜合個(gè)體專才的全才，它應(yīng)當(dāng)發(fā)揮出遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于個(gè)體的能量。在當(dāng)代社會(huì)，知識(shí)一般是專門化的，學(xué)歷越高，專門化的程度就越深。所有工作人員都在不同程度上受到這一文化特征的影響。合理的結(jié)構(gòu)主要包括： ①梯形的年齡結(jié)構(gòu)。根據(jù)心理學(xué)原理，人的氣質(zhì)可分膽汁質(zhì)、多血質(zhì)、粘液質(zhì)和抑郁質(zhì)四種類型，它們對外界事物的反應(yīng)各不相同，而性格則有內(nèi)向與外向、獨(dú)立型與順應(yīng)型、情緒型與理智型等區(qū)別。職務(wù)規(guī)范描述了職務(wù)的智能與體能要求，知識(shí)與培訓(xùn)要求，能力和態(tài)度要求等。 (2)政府職業(yè)介紹中心 許多國家都有類似的政府機(jī)構(gòu)為勞動(dòng)力提供就業(yè)信息，為企業(yè)提供人力來源。因此，企業(yè)辦公室完全可以通過這些職業(yè)團(tuán)體為其提供具有合適的資格條件、職 業(yè)能力和可靠人品的辦公室人員。職位空缺也經(jīng)常通過外部員工來填補(bǔ)，尤其是在職位空缺需要某種特別技能時(shí)。事實(shí)上，求職申請表即是企業(yè)人事檔案的基礎(chǔ)。 惠州 培訓(xùn)網(wǎng) 在對求職者的申請表和個(gè)人書面材料進(jìn)行研究后，辦公室主任應(yīng)列出候選人名單，并挑選出一些在面談時(shí)要討論或澄清的問題。 ②適用于篩選基層職務(wù)的申請者。 典 型 面 談 使用包括一些特定關(guān)鍵問題的問題進(jìn)行提問，又叫做有結(jié)構(gòu)的或標(biāo)準(zhǔn)化的面談。 ③測驗(yàn)不是惟一的手段，而是對人員進(jìn)行全面評價(jià)的輔助工具。 ④人格測驗(yàn)。工作合同應(yīng)包括以下內(nèi)容： (1)準(zhǔn)確的頭銜和職務(wù)名稱。 (9)病假和疾病補(bǔ)助金的規(guī)定。很多合同，尤其是工作合同，經(jīng)常會(huì)引發(fā)解釋爭議。許多人，尤其是第一次找工作的年輕人，都希望在那些能提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)的企業(yè)中供職，因此，培訓(xùn)有助于招聘工作的開展。 對員工進(jìn)行培訓(xùn)必須先制定合適的培訓(xùn)計(jì)劃。 (1)用特設(shè)的表格列出培訓(xùn)目標(biāo)。 入門培訓(xùn)的目的是使新進(jìn)人員具備接受所分配的工作應(yīng)具備的條件。采用在職訓(xùn)練的方法，新工作人員可以在同事、辦公室監(jiān)督者或辦公室經(jīng)理的指導(dǎo)下，以一對一的方式，在工作崗位上學(xué)會(huì)自己的工作。新員工在獲得 一個(gè)合適的職位之前，臨時(shí)從一個(gè)部門調(diào)到另一個(gè)部門，各種工作都做一做，最后回到培訓(xùn)中心，以便進(jìn)一步培訓(xùn)。但大部分管理培訓(xùn)和進(jìn)修都由外部組織負(fù)責(zé)，中層管理人員參加外部計(jì)劃比基層管理人員更常見。評價(jià)中心一般用于鑒定工作人員的管理才干，如分析問題的能力、判斷力、領(lǐng)導(dǎo)能力、人際敏感性、創(chuàng)造性和組織規(guī)劃能力等。 (5)文件待處理訓(xùn)練 在這種決策模擬技術(shù)中，先向未來的辦公室管理人員簡單說明一個(gè)高級(jí)職位，然后將受訓(xùn)人員“提升”到這個(gè)職位上， 再給受訓(xùn)人員一份有代表性的問題樣本，通常是郵來的備忘錄和業(yè)務(wù)函件，要求受訓(xùn)人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)制定全部決策和解決所有問題，而且不能從外界獲得幫助。 惠州 培訓(xùn)網(wǎng) 管 理 工 具 1 辦公室人員著裝管理規(guī)定 第一條 為樹立和保持公司良好的社會(huì)形象，進(jìn)一步規(guī)范管理，本公司員工應(yīng)按本規(guī)定的要求著裝。 第七條 員工上班應(yīng)注意將頭發(fā)梳理整齊。 第四條 本公司員工因事早退或出差需要離開公司，且當(dāng)天不再返回公司者，應(yīng)打退卡后才能離開公司。一月累計(jì)員工違反本規(guī)定人次超過三人次或該部室員工總數(shù) 20%的，該負(fù)責(zé)人亦應(yīng)罰 100元。 第四條 女員工上班不得穿牛仔服、運(yùn)動(dòng)服、超短裙、低胸衫或其他有礙觀瞻的奇裝異服，并一律穿肉色絲襪。講授法在影響受訓(xùn)人員的態(tài)度和樹立一種行為模式方面的能力是有限的，而且在這種方法中受訓(xùn)人員因不能參加實(shí)踐而得不到什么激勵(lì)。這種方法模擬的是企業(yè)的實(shí)況或其中的一個(gè)職能。但討論法的費(fèi)用一般較講授法高，而且要求主持討論的人有較高的敏感性和技能。 入門培訓(xùn)的其他方法還有循序 漸進(jìn)教學(xué)法、計(jì)算機(jī)輔助教學(xué)法、電影、電視和其他視聽媒介教學(xué)法等等。許多企業(yè)，如美國電話電報(bào)公司、通用電氣公司、通用汽車公司、國際商用機(jī)器公司和施樂公司，都為其員工的入門培訓(xùn)建立了專門的學(xué)習(xí)班。在選擇培訓(xùn)方法和技術(shù)時(shí)，要充分考慮培訓(xùn)的目標(biāo)。 惠州 培訓(xùn)網(wǎng) (5)指定編寫教材和大綱的負(fù)責(zé)人。 (3)為工作任務(wù)發(fā)生變化的辦公人員提供再訓(xùn)練。當(dāng)員工經(jīng)培訓(xùn)后能輕松地完成自己的工作時(shí)，其士氣經(jīng)常是最高的。因此，對辦公室人員進(jìn)行培訓(xùn)是辦公室主任的一項(xiàng)重要職責(zé)。如果涉及解聘，應(yīng)規(guī)定預(yù)先通知的期限和報(bào)酬支付的方法。 (5)如有可能，規(guī)定工作時(shí)間 (對于高級(jí)職位，常常不采用這一條 )。 在選拔辦公人員時(shí)，應(yīng)綜合運(yùn)用一整套測驗(yàn)，以檢驗(yàn)合乎特定職務(wù)要求的多種能力。 ②能力傾向測驗(yàn)。 ③獲取的信息比較完整。 (1)為什么你對我公司辦公室職務(wù)感興趣？ (2)你的長期目標(biāo)是什么？ (3)你對進(jìn)一步深造有什么計(jì)劃？ (4)你認(rèn)為你的主要優(yōu)缺點(diǎn)是什么？ (5)對你來說，工作中最重要的是什么？ 優(yōu)點(diǎn)： ①可以獲得更多的信息。 (2)對應(yīng)聘人員進(jìn)行面試時(shí)，面談的方法主要有直接面談、間接面談和典型面談三種。對于高級(jí)職位來說，求職申請表可能是非標(biāo)準(zhǔn)化的，求職者可能被要 求以信函的形式進(jìn)行申請，并附上個(gè)人簡歷。任何一種途徑都有其特殊的應(yīng)用領(lǐng)域，當(dāng)一種途徑不能奏 效時(shí)，應(yīng)當(dāng)考慮替代途徑。如果推薦者是可靠的，那么這種招聘來源就是有價(jià)值的。其他的包括記錄員、一般辦公室人員、計(jì)算機(jī)操作和程序員、以及處于等級(jí)鏈的頂部的管理和職業(yè)人員，如會(huì)計(jì)師、總經(jīng)理秘書等。一般來說，辦公室職位空缺可登在地方和全國性報(bào)紙上。此外，辦公室群體的人員結(jié)構(gòu)不應(yīng)當(dāng)是靜止的，應(yīng)該鼓勵(lì)人員積極流動(dòng)，使他們開擴(kuò)視野，增長見識(shí)，充分發(fā)揮自己的才干。群體成員的知識(shí)結(jié)構(gòu)在內(nèi)容上要能互相補(bǔ)充，如文理搭配、精通理論與實(shí)踐見長互補(bǔ)等；對群體中不同成員的知識(shí)水平應(yīng)有不同的要求。其次要善于揚(yáng)長避短，“金無足赤，人無完人”，要對工作人員作全面的分析，只要揚(yáng)長避短，就能各得其所。正是辦公室工作人員豐富的個(gè)性，使得他們在處理同一事件上所采取的方式方法呈現(xiàn)出不同的特點(diǎn)。不同年齡區(qū)域的人 惠州 培訓(xùn)網(wǎng) 有不同的長處和短處，他們之間在年齡上的互補(bǔ)，有助于發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)集體的能量。 當(dāng)代辦公室工作人員在某種程度上都是專才，這是科學(xué)技術(shù)日益專門化和辦 公室工作的分工決定的，專才的優(yōu)點(diǎn)在于精通某一領(lǐng)域，缺點(diǎn)在于對于其他領(lǐng)域涉獵不深。 (4)辦公室群體中各個(gè)體之間應(yīng)當(dāng)相互協(xié)調(diào)和支持 作為一個(gè)有系統(tǒng)性的辦公室群體，它的各個(gè)個(gè)體在活動(dòng)中形成了揚(yáng)長避短的“互補(bǔ)性”，即每個(gè)個(gè)體活動(dòng)是整體活動(dòng)的一部分，整體活動(dòng)也是個(gè)體活動(dòng)實(shí)現(xiàn)的先決條件，一個(gè)健全的辦公室群體，個(gè)體之間應(yīng)當(dāng)毫無顧慮地相互出謀劃策、磋商討論，彼此支持。 結(jié)構(gòu)，在這里指的是群體中個(gè)體的排列組合方式。如行 為目標(biāo)是否明確堅(jiān)定，行為的自控水平，遇事鎮(zhèn)定果斷與否等，這在個(gè)體之間也是不同的。興趣的效能性，指的是對人 的活動(dòng)能夠產(chǎn)生不同的效果，短暫的興奮，在這里我們排除在興趣之外，有效的 惠州 培訓(xùn)網(wǎng) 興趣和愛好，應(yīng)當(dāng)是持續(xù)較長時(shí)間。問題解決的過程，也就是思維完成的過程，這是思維的問題性。 (1)記憶 記憶是人的頭腦對以往事物的反映。 (4)嚴(yán)守機(jī)密 辦公室工作人員還有一個(gè)顯著特點(diǎn) ，是掌握和知道機(jī)密較多，并容易成為打探消息的渠道和獲取情況 惠州 培訓(xùn)網(wǎng) 的對象。期望通過跟隨領(lǐng)導(dǎo)而沽名釣譽(yù)、仗勢欺人和出人頭地，都是辦公室人員的工作紀(jì)律所不允許的。 這是指辦公室人員與自身工作和職業(yè)活動(dòng)密切相關(guān)的行為規(guī)范。做好這項(xiàng)工作的訣竅在于：一要做有心人，以敏銳的觀察力去發(fā)現(xiàn)他人不易發(fā)現(xiàn)和忽視的小問題；二要深入實(shí)際，同群眾交朋友，談?wù)嫘脑?；三要方法得?dāng)，民意測驗(yàn)、抽樣調(diào)查、個(gè)別談心、開會(huì)討論等，根據(jù)具體情況選擇一種，或者綜合運(yùn)用；四要綜合分析，對調(diào)查獲取的大量信息和材料，能夠去粗存精，去偽存真，由此及彼，由表及里，從中概括總結(jié)出事物的內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律。 (2)一般技巧 辦公室人員除了必須具備基礎(chǔ)能力，要提高工作水平和自身素質(zhì)，還要掌握許多工作的技巧。 能力，對于辦公室人員而言，是指完成其承擔(dān)工作的本領(lǐng)。 ②心理學(xué)知識(shí)。 ①秘書專業(yè)知識(shí)。具體可以分為三大部分。好出風(fēng)頭、信口開河是大忌。遇到問題多請示匯報(bào)，主動(dòng)向其他部門請教和協(xié)調(diào)。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助機(jī)構(gòu)，主要也是服務(wù)，即為領(lǐng)導(dǎo)、為機(jī)關(guān)、為基層提供服務(wù)?，F(xiàn)代化的生產(chǎn)、管理和服務(wù)的基本特點(diǎn)就是分工協(xié)作。因此，辦公室就是一個(gè)系統(tǒng)得以正常運(yùn)行的“機(jī)關(guān)”，其人員的組成和要求，就有許多問題值得詳細(xì)了解和認(rèn)真的研究。層次管理原則還要求在分工負(fù)責(zé)的情況下，強(qiáng)調(diào)組織與協(xié)調(diào)的作用，在上下層次任務(wù)有矛盾時(shí)，服從上一層次總?cè)蝿?wù)的要求，才能形成一個(gè)完整的有機(jī)的系統(tǒng)。 惠州 培訓(xùn)網(wǎng) 辦公室是根據(jù)單位體制、規(guī)模、業(yè)務(wù)范圍大小，以及工作特點(diǎn)而設(shè)立的。由于浮夸等不正之風(fēng)，材料不真實(shí)和失時(shí)效情況時(shí)有出現(xiàn)。以上所說的就是職、責(zé)、權(quán)一致，切忌設(shè)置虛職，權(quán)與責(zé)是相稱的。使個(gè)人工作與組織目標(biāo)協(xié)調(diào)一致，才能達(dá)到結(jié)果最佳化。建立合理的組織機(jī)構(gòu)，充分地調(diào)動(dòng)辦公室全體人員的積極性，發(fā)揮每個(gè)成員的聰明才智，使辦公室有條不紊地有規(guī)范地進(jìn)行工作，使全部工作達(dá)到高效率化。但一般基層機(jī)關(guān)以及企、事業(yè)單位的辦公室，多是停留在事務(wù)的管理上，整天忙忙碌碌，很難發(fā)揮辦公室參與政務(wù)的作用。 惠州 培訓(xùn)網(wǎng) 惠州 德信誠精品培訓(xùn)課程 (部分 ) (按住 CTRL 并點(diǎn)擊課程名稱打開課程詳細(xì)介紹 ) 內(nèi)審員系列培訓(xùn)課程 A01 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(生管員培訓(xùn) 580 元 )