企業(yè)電子郵件溝通規(guī)范及技巧教材-文庫(kù)吧在線文庫(kù)
【正文】 O， CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。 Email能幫人關(guān)注于事實(shí)而不是感受，或其他個(gè)性和工作風(fēng)格上的差異，并以合理的方式解決意見不和以及爭(zhēng)端 需要發(fā)送郵件的情況 ? 正式工作報(bào)告 ? 部門之間事務(wù)往來(lái)，需要留下書面資料的。 “在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象！ ? 只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源。 – 俗話說得好，“ 禮多人不怪” ，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長(zhǎng)篇大論。合理的提示是必要的，但過多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件。 ? 語(yǔ)氣專業(yè)，措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌。過于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。 – 如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。 ?將同一主題的所有后續(xù)意見閱讀完畢，再回復(fù)自己的意見 。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！ ? 轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息。 –先說自己錯(cuò)在哪里，然后再批評(píng)別人。”很多時(shí)候就夠了。 ? 三忌給人家的指示不夠清晰 – 你讓人家?guī)兔Γ且速M(fèi)別人的時(shí)間，應(yīng)該想方設(shè)法的節(jié)省人家的時(shí)間，讓人家能很容易的理解你的需要，并能夠盡量快速的達(dá)到你的期望。 不要將 RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。 要區(qū)分回復(fù)對(duì)象 ? 要區(qū)分 Reply和 Reply All（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體） – 如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了 – 如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該 replay all，讓大家都知道；不要讓對(duì)方幫你完成這件事情 。見面三分情，即使是使用電話，狀況也會(huì)完全不一樣的 。怎么著也要湊夠 10個(gè)字，顯示出你的尊重。 – 對(duì)重要溝通事項(xiàng)，在發(fā)送郵件后最好電話提醒對(duì)方引起關(guān)注 ；或請(qǐng)對(duì)方確認(rèn)收到 Email –富士康的辦公文化 “ 跟催 ” ? 重要會(huì)議通知再 會(huì) 前向與會(huì)人員提醒開會(huì)時(shí)間 ? 迎心：評(píng)審之前對(duì)評(píng)審意見的跟催 – 如果重要郵件發(fā)出去后石沉大海，不一定是對(duì)方不重視，嘗試再次提醒 及時(shí)回復(fù) – 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的 ,這是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件。 ? 風(fēng)格： – 檢查自己寫的電郵時(shí)，試試看讀出聲音，對(duì)話式的寫作風(fēng)格輕松但不失禮，而且也比較自然順暢 正文內(nèi)容 ? 如果是寫給不認(rèn)識(shí)的人，還要加上一個(gè)簡(jiǎn)單的自我介紹。 – 在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。如果內(nèi)容很短，不超過一個(gè)屏幕可以讀完的范圍，就直接在信件內(nèi)容的結(jié)尾提出要求即可。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、 ALL。這個(gè)可能用在非常規(guī)場(chǎng)合。電郵存在公司服務(wù)器上，白紙黑字，誰(shuí)也賴不掉 ?使所有參與方對(duì)于所討論的論題、事實(shí)根據(jù)和結(jié)論，以及達(dá)成的共識(shí)一目了然，并保持跟進(jìn)直至工作完成 ?能準(zhǔn)確及時(shí)地記錄事項(xiàng)進(jìn)程、討論內(nèi)容以及行動(dòng)細(xì)則，并充當(dāng)了作為每個(gè)工作項(xiàng)目歷史檔案的功能 ?充當(dāng)意見不和、起爭(zhēng)端時(shí)的證明。 二、電子郵件寫作規(guī)范 電子郵件包含的內(nèi)容 ? 發(fā)送對(duì)象 ? 主題 ? 稱呼與問候 ? 正文 ? 附件 ? 簽名 發(fā)送對(duì)象的選擇 ? 要區(qū)分 To和 CC還有 BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人） ? To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)。 ? 將
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