【正文】 調(diào)基層采購人員到分行，也可適當(dāng)引進(jìn)些激勵機制 ?盡可能限制各部門的特殊要求，力求達(dá)到采購標(biāo)準(zhǔn)化 ?可通過了解市場信息和大規(guī)模訂貨，扶植當(dāng)?shù)厣a(chǎn)商的作法，建立為 x服務(wù)的生產(chǎn) /供應(yīng)商隊伍 ?從試點開始逐漸建立各項目的數(shù)據(jù)庫 ?抽調(diào)專業(yè)人員，如電腦技術(shù)人員做采購工作 ICBC/991110/(97GB) 721 1. 西方金融業(yè)的采購模式 2. 試點的目的與成功標(biāo)準(zhǔn) 3. 試點過程中可能遇到的問題與解決方法 4. 試點工作的主要步驟與內(nèi)容 5. 試點工作時間安排 6. 試點工作跟蹤計劃 目錄 ICBC/991110/(97GB) 722 所需時間 2天 3天 1個月 1周 2周 2周 1個月 1周 2周 1. 準(zhǔn)備工作 2. 收集、建立數(shù)據(jù)庫 3. 制定集中采購策略 4. 談判 /實施 5. 評估、總結(jié)、調(diào)整 6. 推廣 1周 集中采購試點工作的主要步驟與內(nèi)容 主要活動 決定 1~2個試點采購項目 成立試點小組 試點啟動 試點小組成員培訓(xùn) 收集有關(guān) 采購數(shù)據(jù) ? 各類品牌細(xì)分 ? 往年采購價格和數(shù)量 ? 主要供應(yīng)商和各自采購數(shù)量 ?x的采購部門及數(shù)量 ? 其它可能供應(yīng)商 制定采購策略 準(zhǔn)備各種采購文件 與篩選后的生產(chǎn)商分別談判 選擇最好的 1~2個生產(chǎn)商簽訂采購意向書 設(shè)專人跟蹤實施情況并與生產(chǎn)商定期聯(lián)絡(luò) 評估實施效果，總結(jié)經(jīng)驗 調(diào)整修改下一個采購實施策略 將試點工作寫成推廣操作手冊 配合集中采購舉措作相應(yīng)的組織機構(gòu)改革 在其它采購項目和其它分行推廣 最終成果 ? 明確試點采購項目 ? 試點小組成員名單 ? 培訓(xùn)和正式啟動 ? 采購項目數(shù)據(jù)庫 ? 確定采購策略 ? 準(zhǔn)備好有關(guān)文件 ? 明確的生產(chǎn)商選擇標(biāo)準(zhǔn) ? 各項舉措的順利實施 ? 修改過的采購策略和舉措 在其它采購項目和分行的順利推廣 ICBC/991110/(97GB) 723 決定試點采購項目 選擇試點采購項目標(biāo)準(zhǔn) ?年采購量大，有集中采購規(guī)模效益潛力 ?重慶分行認(rèn)為需盡快集中的采購項目 ICBC/991110/(97GB) 724 確定試點小組成員 項目指導(dǎo)委員會 ? 分行行長 ? 計財處處長 項目小組 ? 分行診斷項目小組成員 2人 ? 采購項目具體負(fù)責(zé)人員 12人 主要職責(zé) ?掌握項目進(jìn)程，在宏觀上進(jìn)行質(zhì)量把關(guān) ?對項目小組不能解決的問題提供指導(dǎo)和幫助 ?對項目最終成果負(fù)責(zé)評估 ?策劃并實施各項試點舉措 ?對實施過程中遇到的問題負(fù)責(zé)及時解決 ?定期與項目指導(dǎo)委員會溝通和匯報 ?總結(jié)試點經(jīng)驗和匯報 ICBC/991110/(97GB) 725 召開試點項目啟動會 啟動會主要議題 ?試點項目的目的和意義 ?診斷和設(shè)計期工作簡介 ?試點期主要工作和成果 ?各小組成員的職責(zé)和分工 ?工作時間安排 啟動會目的 ?明確集中采購試點項目的意義、目的和最終成果 ?解釋試點的主要工作 ?布置各小組成員的職責(zé)分工 ?鼓舞項目小組對試點項目成功的信心和決心 ICBC/991110/(97GB) 726 試點小組培訓(xùn) 培訓(xùn)內(nèi)容 培訓(xùn)材料或方式 時間 ?具體介紹試點工作計劃和各人主要工作 ?討論工作計劃和可能遇到的問題 ?討論如何建立數(shù)據(jù)庫 ?其它后勤問題 ?工作計劃 ?工作計劃 ?討論 ?討論 ?15分鐘 ?1小時 ?1小時 ? ICBC/991110/(97GB) 727 采購數(shù)據(jù)庫 采購流水帳 采購分類匯 總表 生產(chǎn)商背景 資料 記錄每次采購詳情 總結(jié)每年該項采購總體情況 記錄市場上該項采購物品的主要生產(chǎn)商和其基本情況 包括 3個 Excel文件，記錄近年的各項采購詳情 ICBC/991110/(97GB) 728 采購流水帳 采購項目： 采購期： 填表人： 填表日期： 采購日期 品牌 型號 數(shù)量 價格 供應(yīng)商 x采購部門 附加服務(wù) 備注 ICBC/991110/(97GB) 729 采購情況分類匯總表 采購項目： 采購期： 填表人： 填表日期： 品牌 型號 總數(shù) 平均價格 供應(yīng)商 x采購部門 備注 ICBC/991110/(97GB) 730 了解主要生產(chǎn)商背景 采購項目： 填表人： 填表日期： 生產(chǎn)商 主要產(chǎn)品 x采購數(shù)量 銷售渠道、質(zhì)量 和服務(wù)簡述 x采購價格 97 98 99 97 98 99 ICBC/991110/(97GB) 731 制定集中采購策略 內(nèi)部需求 ?統(tǒng)一采購項目的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn) ?明確質(zhì)量和服務(wù)要求 ?制定分行內(nèi)部從需求到供貸的程序和制度 ?確定下一年采購量和價格范圍 ?對生產(chǎn)商供貨方式的要求 市場供應(yīng) ?生產(chǎn)商的生產(chǎn)能力 ?銷售與供貨渠道網(wǎng)絡(luò) ?生產(chǎn)商的服務(wù)與質(zhì)量 ?定價 對不同的生產(chǎn)商制定針對性的談判策略 篩選、鎖定幾個生產(chǎn)商談判 (含招標(biāo) )采購合同 ICBC/991110/(97GB) 732 制定采購策略時要權(quán)衡三種得失 統(tǒng)一規(guī)格與性能質(zhì)量間的平衡 權(quán)衡的性質(zhì) ?以較低檔或欠靈活性的產(chǎn)品與服務(wù)換取較低的價格 舉例 ?清潔工作要求高低 ?IT產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)化程度 ?緊縮差旅開支的程度 集中與人力投資間的平衡 ?集中采購需要投入額外的人員和流程，以換取較低的價格 ?統(tǒng)一采購組織的人力投入 ?審核功能的增加所需的人力投入 短期投資與長期效益間的平衡 ?以增加近期的資本投入換取長期的營運費用下降 ?在節(jié)能技術(shù)上投資以減少水電費用 ICBC/991110/(97GB) 733 統(tǒng)一、明確內(nèi)部需求 主要工作 目的 ?與內(nèi)部用戶討論對服務(wù)和質(zhì)量的具體要求 ?寫成書面文件 ?與內(nèi)部用戶開會討論所需的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，盡量使采購物品滿足大多數(shù)要求 ?去除內(nèi)部用戶的各種不重要的特殊要求 ?制定統(tǒng)一的商品規(guī)格要求，寫成書面文件 ?內(nèi)部討論并制定內(nèi)部用戶如何申請并獲得所需物品的程序 ?形成成文的制度 ?根據(jù)往年的使用量預(yù)計下一年采購量上下限 ?根據(jù)往年價格變化情況預(yù)測下一年價格變化，并決定要達(dá)到的理想價格和底線 ?確定理想的生產(chǎn)商供貨方式 ?在于生產(chǎn)商的采購合同里納入詳細(xì)、具體的服務(wù)與質(zhì)量要求 ?統(tǒng)一內(nèi)部用戶對試點采購項目的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，從而有利于造成采購規(guī)模，降低采購成本 ?建立與集中采購相配套的內(nèi)部供貨體制 ?為談判制定價格和采購量的目標(biāo) ?在合同中規(guī)定具體而明確的供貨要求 統(tǒng)一采購項目的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn) 明確服務(wù)和質(zhì)量要求 制定分行內(nèi)部從需求到供貨的程序和制度 確定下一年采購量和價格范圍 明確對供貨方式的要求 ICBC/991110/(97GB) 734 根據(jù)供應(yīng)能力篩選可能合作的生產(chǎn)商 生產(chǎn)商篩選標(biāo)準(zhǔn) ?生產(chǎn)能力要足夠大，以滿足 x需求 ?銷售與供貨渠道網(wǎng)絡(luò)要足夠廣，以供應(yīng)整個或大部分分 /支行機構(gòu) ?服務(wù)與質(zhì)量要足夠好，以降低 x購買后的維修和其它費用 ?在滿足質(zhì)量與服務(wù)的前提下盡量降低價格以降低采購成本 ICBC/991110/(97GB) 735 制定談判策略過程和基本要素 制定談判策略 評估 談判 了解談判的關(guān)鍵要素 (同時進(jìn)行 ) 制訂適當(dāng)?shù)恼勁胁呗? (根據(jù)對談判各方的了解 ) ?方式 ?姿態(tài) ?溝通 ?議題的先后次序 ?設(shè)定目標(biāo) 談判各方以及各自利益和目標(biāo) 結(jié)構(gòu) / 流程 備選方案 / 討價還價的范圍 談判議題 ICBC/991110/(97GB) 736 準(zhǔn)備各種采購文件格式 文件 內(nèi)容 ?采購項目下一年采購計劃和各項要求 ?采購項目的下一年采購量和預(yù)設(shè)價格范圍 ?對規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)質(zhì)量、供貨方式等的具體要求 ?各主要供應(yīng)商的評估報告 ?對各主要供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、供貨渠道、服務(wù)質(zhì)量和價格的評估 ?對各供應(yīng)商是否符合 x要求作初步判斷 ?談判策略和計劃 ?談判的目標(biāo)、策略、計劃和步驟 ?談判和實施進(jìn)程表 ?記錄各項工作的過程 ?采購意向書和合同 ?規(guī)范的采購意向書和合同 ?所需物品供應(yīng)程序和制度 ?各部門如何提出要求并獲取所需物資的辦法和規(guī)章 ICBC/991110/(97GB) 737 4. 按計劃、按步驟的實施 談判 舉措 要點 ?與各個選出的生產(chǎn)商分頭談判各項條款 ?與 12家條件最優(yōu)惠的生產(chǎn)商達(dá)到原則上的一致 ?安排各項細(xì)節(jié) ?簽訂采購合同或意向書 ?調(diào)整內(nèi)部供貨體系以與采購意向書的要求協(xié)調(diào) ?設(shè)專人定期跟蹤、落實各項實施舉措 ?讓幾家生產(chǎn)商競爭從而在談判中占據(jù)主動地位 ?在簽訂合同前一定要談妥各項細(xì)節(jié) ?與內(nèi)部各需求部門作充分溝通，以使他們充分了解并享受談判得來的優(yōu)惠條件 ?一定要有專人定期跟蹤合同執(zhí)行情況，以發(fā)現(xiàn)問題，及時改進(jìn) 簽訂合同 設(shè)專人落實跟蹤 ICBC/991110/(97GB) 738 合同關(guān)鍵內(nèi)容 關(guān)鍵內(nèi)容 詳細(xì)說明 ?有效期限 ?價格 ?購買品牌、型號 ?購買量 ?供貨方式 ?付款方式 ?售后服務(wù)和保修 ?對質(zhì)量要求 ?一年還是半年 ?要明確規(guī)定折扣幅度；價格是否固定還是隨市場浮動 ?一年購買同一品牌和型號還是可以有多種選擇 ?規(guī)定最少購買量 ?免費送貨，隨叫隨到，還要注明供貨覆蓋地區(qū) ?規(guī)定付款方式和期限 ?明確注明免費服務(wù)項目、付費服務(wù)的價格和保修期，還有日常服務(wù)網(wǎng)點 ?規(guī)定質(zhì)量要求和退還質(zhì)量不符要求產(chǎn)品的辦法 ICBC/991110/(97GB) 739 評估試點效果 主要工作 ?結(jié)算實行集中采購后的費用減少 ?估算集中采購所需的各項投資 ?估算總體效益 最終成果 ?集中采購所帶來的效益估算 ?比較是否與預(yù)期效益相符 評估試點 效果 總結(jié)試點 經(jīng)驗 調(diào)整試點 方案 ?總結(jié)各項舉措的執(zhí)行好壞情況和可能改進(jìn)的地方 ?總結(jié)談判的經(jīng)驗 ?對試點經(jīng)驗的總結(jié)報告 ?根據(jù)總結(jié)和評估，修改、調(diào)整試點方案 ?經(jīng)過修改的試點方案 ICBC/991110/(97GB) 740 循序漸進(jìn)，不斷完善的實施進(jìn)程 談判實施 評估、總結(jié)、調(diào)整 制定集中采購策略 修改 數(shù)據(jù)庫 建立 數(shù)據(jù)庫 前期準(zhǔn)備工作 ICBC/991110/(97GB) 741 推廣最佳方案的組織結(jié)構(gòu) 推廣操作手冊 方案推廣小組 項目小組 采購項目 1. 推廣小組 采購項目 2. 推廣小組 采購項目 n. 推廣小組 … ... 主要職責(zé) ?聯(lián)絡(luò)并控制整個項目進(jìn)程 ?給予項目小組解決問題和進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的各項必要培訓(xùn)和幫助 ?是項目小組所能依靠的咨詢顧問 分行負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)小組 ?分行計財處，群聯(lián)公司和科技處領(lǐng)導(dǎo) ? 3名項目小組成員 ?將最佳方案在各項目小組所在的分行進(jìn)行推廣 ?進(jìn)行實際操作 ?與改革小組溝通并向其分行領(lǐng)導(dǎo)小組匯報進(jìn)程 ICBC/991110/(97GB) 742 目的 ?明確關(guān)于組織結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵議題和差