【正文】 編制： 審核： 批準(zhǔn)： 二○○八年五月十八日 編制說(shuō)明 為了 全面 加強(qiáng)國(guó)際公司的管理 ,提高企業(yè)管理水平及工 作 效率 ,使企業(yè)管理 更為規(guī)范化、程序化、 制度化 ，特制定本 管理 制度 。即在直線制的基礎(chǔ)上，再加上相應(yīng)的職能管理部門(mén)，幫助采購(gòu)經(jīng)理決策，承擔(dān)管理的職能。減少不必要的開(kāi)支，以有效的資金，保證最大的物資供應(yīng)。 督導(dǎo)采購(gòu)人員在從事采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，要遵紀(jì)守法，講信譽(yù)，不索賄，不受賄 ，與供貨單位建立良好的關(guān)系，在平等互利的原則下開(kāi)展業(yè)務(wù)往來(lái)。 在緊急采購(gòu)情況下，授予副總經(jīng)理直接審批緊急物資的采購(gòu)。 估計(jì) 市場(chǎng)形勢(shì)，從質(zhì)量、服務(wù)、費(fèi)用和能力方面對(duì)供應(yīng)商加以分析和評(píng)估。 中標(biāo)通知書(shū)、合同 項(xiàng)目部 項(xiàng)目部經(jīng)理 技術(shù)員 計(jì)劃員 根據(jù)合同、及施工圖紙編制施工圖預(yù)算計(jì)提機(jī)具等實(shí)需計(jì)劃。 在請(qǐng)購(gòu)單經(jīng)辦人欄目簽字 請(qǐng)購(gòu)單格式見(jiàn)附件一 項(xiàng)目部及其他科室 項(xiàng)目部經(jīng)理及部門(mén)主任 對(duì)提出請(qǐng)購(gòu)的物資是否屬于預(yù)算內(nèi)進(jìn)行審核。 若初次詢(xún)價(jià)需采購(gòu)委員會(huì)新確定合格供應(yīng)商名單。 進(jìn)出口部 門(mén)無(wú)權(quán)執(zhí)行未經(jīng)事先批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單、接收物資、開(kāi)具發(fā)票。 一式四聯(lián)，生產(chǎn)部留一聯(lián)。 見(jiàn)“請(qǐng)購(gòu)單格式” 項(xiàng)目部 項(xiàng)目部經(jīng)理 對(duì)請(qǐng)購(gòu)單的真實(shí)性，合理性進(jìn)行審核。 二、請(qǐng)購(gòu)的開(kāi)立、遞送 請(qǐng)購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)依據(jù)存量管理基準(zhǔn)、用 料預(yù)算，參考庫(kù)存情況開(kāi)立計(jì)劃內(nèi)或計(jì)劃外請(qǐng)購(gòu)單，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量需求日期，得到各部門(mén)授權(quán)主管的批準(zhǔn)后，送進(jìn)出口部門(mén)。 三、對(duì)于請(qǐng)購(gòu)物資的預(yù)算管理 預(yù)算是公司的目標(biāo)及其資源配置和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)計(jì)劃的數(shù)量說(shuō)明，并用貨幣形式進(jìn)行具體的、系統(tǒng)的反映。 20 第二節(jié) 購(gòu)買(mǎi)流程 一、采購(gòu)實(shí)施的控制 采購(gòu)數(shù)量的控制 審查請(qǐng)購(gòu)數(shù)量是否在控制限額范圍內(nèi)。這種方式適用于采購(gòu)數(shù)個(gè)量較大、金額較大需要選擇可靠供應(yīng)商的物資。 （ 4）決定評(píng)審項(xiàng)目。 辦公用品、低值易耗品 詢(xún)價(jià)采購(gòu) 采購(gòu)人員選取信用可靠的廠商將采購(gòu)條件講明，并詢(xún)問(wèn)價(jià)格或寄詢(xún)價(jià)單請(qǐng)對(duì)方報(bào)價(jià)，比較后進(jìn)行采購(gòu)。 （ 3）訂單向供應(yīng)商發(fā)出前，必須有專(zhuān)人檢查該訂單是否有授權(quán)人簽字，是否有經(jīng)批準(zhǔn) 后的請(qǐng)購(gòu)單。 按單位審批權(quán)限的規(guī)定，不同的訂單有不同的管理層批準(zhǔn)；合同的特殊條款必須由專(zhuān)門(mén)的律師或法律顧問(wèn)把關(guān)，以保證沒(méi)有重大紕漏。 設(shè)備引進(jìn)工作要在總經(jīng)理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行。 1工作人員必須嚴(yán)格遵守公司的有關(guān)情報(bào)和機(jī)密。在質(zhì)量檢驗(yàn)過(guò)程中，對(duì)于特殊商品需要具有較高的專(zhuān)業(yè)知識(shí)或者必須經(jīng)過(guò)儀器或?qū)嶒?yàn)才能進(jìn)行的情況下，質(zhì)量檢驗(yàn)就必須有質(zhì)量管理部門(mén)完成，通常采用抽樣的方法，將樣品送交專(zhuān)家或?qū)嶒?yàn)室， 由分析人員簽署質(zhì)量驗(yàn)收意見(jiàn)。 （ 3）數(shù)量和質(zhì)量確認(rèn)無(wú)誤后 ，收料員填制收貨單（入庫(kù)單）收料單必須由驗(yàn)收員和收料員共同簽字，以明確驗(yàn)收和入庫(kù)的責(zé)任。 三、收貨單格式 一式四聯(lián)，第一聯(lián)留給生產(chǎn)部，第二聯(lián)存進(jìn)出口部，第三聯(lián)存財(cái)務(wù)部，第四聯(lián)存收貨部門(mén)。 應(yīng)付帳款總分類(lèi)帳和明細(xì)分類(lèi)賬按月結(jié)帳，并且互相核對(duì)，出現(xiàn)差異時(shí)應(yīng)查明原因進(jìn)行調(diào)整。 合法性審核 即指審核原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。 二、 流程細(xì)則 （一）、預(yù)算與計(jì)劃 國(guó)際公司的計(jì)劃部門(mén)在公司簽訂分包合同后，應(yīng)根據(jù)工程量和標(biāo)準(zhǔn)定額編制工程預(yù)算。 （四）項(xiàng)目部實(shí)施國(guó)外采購(gòu)的具體流程 本流程是在國(guó)際公司建立的遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)控制下的環(huán)境中進(jìn)行的。 5）進(jìn)出口部門(mén)事后，須對(duì)項(xiàng)目部提供的供應(yīng)商進(jìn)行常規(guī)的審核，并補(bǔ)足一家以上的供應(yīng)商計(jì)入數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)民工使用成本目標(biāo)向生產(chǎn)副 總通告人工費(fèi)撥款計(jì)劃。 35 第八章 緊急采購(gòu) 一、目的 設(shè)立此制度即 為滿足因安全、環(huán)保和工程相關(guān)的關(guān)鍵物資或服務(wù)，此后仍然應(yīng)該補(bǔ)辦適當(dāng)?shù)氖掷m(xù)。供貨商名稱(chēng)和聯(lián)系人 。并在上面注明訂單已在緊急參考號(hào)之下履行。 采購(gòu)人員要經(jīng)常的收集市場(chǎng)相關(guān)信息，發(fā)展?jié)撛诘慕?jīng)銷(xiāo)商并加強(qiáng)對(duì)目前和未來(lái)供需狀況的了解，并從質(zhì)量、服務(wù)、費(fèi)用和能力方面對(duì)經(jīng)銷(xiāo)商加以分析和評(píng)估，及時(shí)充實(shí)更新經(jīng)銷(xiāo)商名單。 所采購(gòu)物品的使用部門(mén)要在請(qǐng)購(gòu)單上對(duì)采購(gòu)需要做出描述，解釋其目的和用途。若干天之后，采購(gòu)員應(yīng)向供貨商發(fā)送一份書(shū)面的采購(gòu)訂單。應(yīng)包括如下內(nèi)容： 定貨日期 。 如發(fā)生預(yù)算外人工費(fèi)的支出，或單位工時(shí)工資標(biāo)準(zhǔn)超出預(yù)算畸高，須提交特別情況說(shuō)明，并經(jīng)總經(jīng)理簽字后，方可付款。 消耗性材料 預(yù)算內(nèi) 項(xiàng)目部應(yīng)提交憑據(jù)： 1）請(qǐng)購(gòu)單 2）工程進(jìn)度表 應(yīng)標(biāo)明所處工程的進(jìn)度及標(biāo)段、根據(jù)預(yù)算此階段應(yīng)耗費(fèi)的材料定額 3）兩家以上供貨商的報(bào)價(jià)單 4）發(fā)票或其他原始憑證 預(yù)算外的材料采購(gòu)程序同“設(shè)備” 人工費(fèi)的支付 在施工開(kāi)始前，不僅要排施工進(jìn)度計(jì)劃，也應(yīng)該據(jù)施工進(jìn)度計(jì)劃排出每道工序民工用工計(jì)劃，根據(jù)用工計(jì)劃計(jì)算人工費(fèi)。 項(xiàng)目部應(yīng)提交下列手續(xù)： 1)請(qǐng)購(gòu)單 2)發(fā)生預(yù)算外采購(gòu)的詳細(xì)情況說(shuō)明 3）提供至少兩家以上的供應(yīng)商的簡(jiǎn)介及報(bào)價(jià) 33 4）生產(chǎn)部門(mén)對(duì)上述材料審核后，轉(zhuǎn)入進(jìn)出口部和財(cái)務(wù)部。為節(jié)約成本、加強(qiáng)國(guó)外項(xiàng)目監(jiān)督管理、和日后制定標(biāo)準(zhǔn)定額建立基礎(chǔ)。對(duì)于記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證予以退回，并要求有關(guān)業(yè)務(wù)人員按國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制 度及內(nèi)部管理制度的規(guī)定更正、補(bǔ)充，待手續(xù)完備后，再予以辦理。一旦交易發(fā)生，應(yīng)當(dāng)從供應(yīng)商的貨款中扣回預(yù)付款或定金。 財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)將收到的購(gòu)貨發(fā)票、驗(yàn)收證明、結(jié)算憑證與購(gòu)貨訂單、購(gòu)貨合同等進(jìn) 行復(fù)核，檢查其真實(shí)性、合法性、合 規(guī)性、完整性和正確性。 單位驗(yàn)收部門(mén)應(yīng)使用順序連續(xù) 的收貨驗(yàn)收單記錄收貨，對(duì)無(wú)對(duì)應(yīng)請(qǐng)購(gòu)單的貨物，不得簽收。所以，應(yīng)建立嚴(yán)格的取樣制度，明確質(zhì)量管理人員的取樣職責(zé)。檢驗(yàn)的方法很多，如將送交收貨部門(mén)的購(gòu)貨訂單副本中的數(shù)量 資料刪去，促使收貨人獨(dú)立核算貨物的數(shù)量，防止收貨人不經(jīng)檢驗(yàn)就根據(jù)訂貨單上的數(shù)量來(lái)填制收獲報(bào)告單；要求兩個(gè)收貨人同時(shí)在收發(fā)報(bào)告單上簽字，通過(guò)相互制約來(lái)防止差錯(cuò)的發(fā)生。記錄資料必須妥善保存。堅(jiān)持綜合考慮“質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、付款條件、售后服務(wù)”五個(gè)方面，要競(jìng)爭(zhēng)，擇優(yōu)選取。由采購(gòu)訂單之外的專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)采購(gòu)價(jià)格的審核，所有超過(guò)規(guī)定的價(jià)格必須要經(jīng)過(guò)單位負(fù)責(zé)人的特殊審批。 訂單的控制 要求 （ 1）根據(jù)《合同法》以及相關(guān)法規(guī)與供應(yīng)商簽訂正式訂單。 比價(jià)采購(gòu) 將數(shù)家廠商提供的物資的價(jià)格、質(zhì)量、供貨期等進(jìn)行比較，在不影響質(zhì)量的前提下，向成本最低者采購(gòu)。評(píng)審小組成員如下： 小組組長(zhǎng)： 韓 強(qiáng) 副組長(zhǎng) ： 李曉東 南宮孝 楊建立 組 員 ： 劉志平 王 勇 廉 鋼 楊素梅 王艷陽(yáng) （ 3）評(píng)審會(huì)議召開(kāi)時(shí)間。國(guó)際公司對(duì)小型工具設(shè)備、大宗物資可采用此方式。 （二）、核決權(quán)限 裝飾性材料 請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在 50 萬(wàn)元以下，由主管財(cái)務(wù)副總核批； 請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在 50 萬(wàn)以上，由總經(jīng)理核決； 其他設(shè)備及物資審批權(quán)限參照“裝飾性材料” （三）進(jìn)出口部門(mén)在接到各部門(mén)請(qǐng)購(gòu)單及材料物資實(shí)需單后，應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)檢查請(qǐng)購(gòu)書(shū)上申請(qǐng)項(xiàng)目是否與計(jì)劃相符，各明細(xì)項(xiàng)目是否填列齊全。請(qǐng)購(gòu)單須由使用部門(mén)主管審批同意，并須經(jīng)資金預(yù)算的負(fù)責(zé)人員審核簽字后。 在“請(qǐng)購(gòu)單”上簽字 總經(jīng)理 總經(jīng)理 計(jì)劃外 緊急采購(gòu) 重大事項(xiàng) 在“請(qǐng)購(gòu)單”上簽字 財(cái)務(wù)部 財(cái)務(wù)部主任 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽字下達(dá)付款通知單。 在報(bào)銷(xiāo)單上財(cái)務(wù)部主任一欄內(nèi)簽字 副總經(jīng)理 副總經(jīng)理 在授權(quán)核決權(quán)限內(nèi)審批支付貨款。 訂單格式 見(jiàn)：附件一 在訂單簽字 10 附件一：訂購(gòu)單 訂購(gòu)單 訂購(gòu)單編號(hào) : 訂購(gòu)日期 : 年 月 日 序號(hào) 物資名稱(chēng) 單位 規(guī)格 數(shù)量 單價(jià) 金額 要求到貨日期 備注 請(qǐng)購(gòu)單編號(hào) : 合計(jì) 說(shuō)明 賣(mài)方 買(mǎi)方 價(jià)格審核 進(jìn)出口部主任 經(jīng)辦人 審批簽字加蓋公章 審批簽字加蓋公章 注 : 一式四聯(lián) ①供應(yīng)商 ②進(jìn)出口部門(mén) ③生產(chǎn)部門(mén) ④財(cái)務(wù)部門(mén) 11 第四節(jié) 驗(yàn)收流程圖 附件一：驗(yàn)收單格式 附件二：接收單格式 執(zhí)行日期 驗(yàn)收流程圖 項(xiàng)目編制人 計(jì)劃編制人 修改日期 批 準(zhǔn) 審 核 流 程 執(zhí)行部門(mén) 執(zhí)行崗位及人員 權(quán)責(zé)及說(shuō)明 相關(guān)記錄 生產(chǎn)部 項(xiàng)目部 檢查員 復(fù)核人 辦理接收 “驗(yàn)收單格式”見(jiàn)附件一 生產(chǎn)部 項(xiàng)目部 檢察員 復(fù)核人 核對(duì)內(nèi)容： 訂貨單 裝箱單 交貨通知單 其他單據(jù) 單據(jù)之間是否一致 書(shū)面記錄 傳真記錄 電子郵件 生產(chǎn)部 項(xiàng)目部 檢察員 復(fù)核人 單據(jù)與實(shí)物是否相符 若出現(xiàn)數(shù)量、質(zhì)量存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)上報(bào) 進(jìn)出口部 ，應(yīng)按合同約定的處理。 不相容職責(zé)分①詢(xún)價(jià)崗位與確定供應(yīng)商崗位分離。 請(qǐng)購(gòu)單 進(jìn)出口部 采購(gòu)員 已確定合格供應(yīng)商 ①在由采購(gòu)委員會(huì)確定合格供應(yīng)商中詢(xún)價(jià)、比價(jià)。 “材料實(shí)需明細(xì)表”，格式見(jiàn)附件一 由預(yù)算委員會(huì)成員在審定的預(yù)算上簽字 評(píng)審小組人員及項(xiàng)目部留存最終的原材料計(jì)劃（ 預(yù)算）實(shí)需統(tǒng)計(jì)表，并作為執(zhí)行采購(gòu)流程的依據(jù)。 在下訂單之前確認(rèn)單價(jià)。 付款人無(wú)權(quán)執(zhí)行上述任何事宜。 計(jì)劃外采購(gòu)一律經(jīng)總經(jīng)理簽字審批。 在部門(mén)經(jīng)理例會(huì)上，定期匯報(bào)采購(gòu)落實(shí)結(jié)果。指導(dǎo)并監(jiān)督下屬開(kāi)展業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)技能，確保公司物資的正常采購(gòu)量。 三、所有采購(gòu)活 動(dòng)都符合吉林送變電國(guó)際公司商業(yè)道德準(zhǔn)則和其他適用的主要政策、程序、法律和法規(guī)。 本管理制度適用于國(guó)際公司機(jī)關(guān)及國(guó)外各項(xiàng)目部。 二、一般授權(quán) 由國(guó)際公司總經(jīng)理授予的辦理經(jīng)常性經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的權(quán)力。 要熟悉和掌握公司所需各類(lèi)物資的名稱(chēng)、型號(hào)、規(guī)格、單價(jià)、用途和產(chǎn)地。 1負(fù)責(zé)部屬人員的思想、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開(kāi) 展職業(yè)道德、外事紀(jì)律、法制觀念的教育，使所有員工適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。 4 第三章 角色與責(zé)任 一、關(guān)鍵相關(guān)人員 請(qǐng)購(gòu)者（項(xiàng)目部及各管理部門(mén)） 進(jìn)出口 部 費(fèi)用、資產(chǎn)批準(zhǔn)者 供應(yīng)商 付款者 接受者 合同管理者 二、不相融職責(zé)的分離 請(qǐng)購(gòu)者無(wú)權(quán)批準(zhǔn)資金，無(wú)權(quán)在中國(guó)境內(nèi)不經(jīng)批準(zhǔn)獨(dú)立采購(gòu)。 與業(yè)務(wù)人員一起，就來(lái)自每個(gè)潛在供應(yīng)商或已批準(zhǔn)供貨商的報(bào)價(jià)、服務(wù)和質(zhì)量