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正文內(nèi)容

企業(yè)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)管理手冊(cè)(存儲(chǔ)版)

  

【正文】 理。參照風(fēng)險(xiǎn):EI,E4,E53.5.8帶有摩托羅拉或其財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)標(biāo)志的全部空白支票,必須予以保護(hù),以防止毀損,或未經(jīng)核準(zhǔn)的使用。參照風(fēng)險(xiǎn):E-l,E-83.5.13破損、作廢和注銷(xiāo)支票必須立即去掉簽字部分。E-3貨物或勞務(wù)可能由未經(jīng)授權(quán)的人員訂購(gòu)和收貨。E-9供應(yīng)商可能停止與摩托羅拉開(kāi)展業(yè)務(wù),經(jīng)營(yíng)可能受到不利影響。E-6可能錯(cuò)報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)表記錄和經(jīng)營(yíng)報(bào)告。2工資編制與安全4參照風(fēng)險(xiǎn):A-2,A.44.1.4所有報(bào)酬和福利文件必須由人力資源管理部門(mén)妥善和準(zhǔn)確保管。參照風(fēng)險(xiǎn):A-2,A-3,A-4,A-64.1.7向離職雇員支付最后一次工資支票之前,人力資源部門(mén)和雇員所在部門(mén)主管必須保證:a.所有預(yù)借款和費(fèi)用報(bào)表均已結(jié)清;b.所有公司信用卡(例如、美國(guó)運(yùn)通卡,電話卡,航空旅行卡)均已歸還;C.所有計(jì)算機(jī)帳戶均已注銷(xiāo)或者已經(jīng)更換密碼;d.所有公司財(cái)產(chǎn),專(zhuān)有資訊,雇員工牌及安全通行證或鑰匙均已退還。A一8可能無(wú)法發(fā)現(xiàn)和糾正支付差錯(cuò)。參照風(fēng)險(xiǎn):B-24.2.3進(jìn)入工資部門(mén)和接觸工資文件應(yīng)僅限于經(jīng)授權(quán)人員。參照風(fēng)險(xiǎn):B-5,B-6,B-7,B-84.2.8有關(guān)部門(mén)經(jīng)理必須對(duì)實(shí)際工資成本與預(yù)算成本進(jìn)行比較,以查明是否合理。2B-6可能發(fā)生未經(jīng)核準(zhǔn)支付工資,或盜用獎(jiǎng)金的問(wèn)題。B-10詳細(xì)的代扣和支付項(xiàng)目可能與記錄的代扣和大付項(xiàng)目不符。參照風(fēng)險(xiǎn):C14參照風(fēng)險(xiǎn):C-4,C54.3.7負(fù)責(zé)工資支票簽字的人員不得同時(shí)兼任工資核準(zhǔn),工資編制,接觸未使用的工資支票或工資支票發(fā)放等責(zé)任。C-3可能發(fā)生未經(jīng)核準(zhǔn)便使用或發(fā)出工資支票的問(wèn)題,無(wú)法查出盜用現(xiàn)金的情況。參照風(fēng)險(xiǎn);D14.4.各部門(mén)發(fā)放工資支票、通知單時(shí),應(yīng)要求員工辦理簽收手續(xù)。工資發(fā)放時(shí),必須取得雇員的簽收證據(jù)。D-5可能將現(xiàn)金工資發(fā)給未經(jīng)核準(zhǔn)的雇員。決定內(nèi)部控制實(shí)施程度的一般準(zhǔn)則是,控制成本不應(yīng)超出所產(chǎn)生的效益。參照風(fēng)險(xiǎn):A1,A-2,A-3,A.451.4制造過(guò)程中的每件產(chǎn)品,配件、部件都必須有可識(shí)別的用料單。重大決策所依據(jù)的可能是錯(cuò)誤信息,造成以下結(jié)果:a.存貨成本標(biāo)準(zhǔn)可以沒(méi)有恰當(dāng)反映產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)成本。A-3可能無(wú)法查出實(shí)物保管,授權(quán)和業(yè)務(wù)事項(xiàng)處理中的差錯(cuò)和疏漏。參照風(fēng)險(xiǎn):B-2,B-3,B-45.2.3必須建立存貨在廠內(nèi)轉(zhuǎn)移和出入廠區(qū)控制程序,其中包括單據(jù)填寫(xiě)記錄責(zé)任。參照風(fēng)險(xiǎn):B-1,B-2,B-3,B-45.2.9從摩托羅拉其他公司收到的貨物必須正確記錄,以便定期進(jìn)行公司內(nèi)部往來(lái)利潤(rùn)的沖銷(xiāo)。重大決策所依據(jù)的可能是錯(cuò)誤信息,造成以下結(jié)果:a.存貨記錄與實(shí)際存貨不符,使存貨數(shù)錯(cuò)報(bào)。報(bào)廢品售價(jià)可能不恰當(dāng)或者售給信用風(fēng)險(xiǎn)差的單位。d如果材料和人工沒(méi)有全部記入帳目,生產(chǎn)已經(jīng)完成,但可能沒(méi)有報(bào)告。然而,生產(chǎn)需求的確定和控制,可能還有其他方法。應(yīng)與財(cái)務(wù)部門(mén)協(xié)調(diào)月末結(jié)帳程序。C-2生產(chǎn)可能因以下問(wèn)題受到影響:a.生產(chǎn)的產(chǎn)品未經(jīng)授權(quán),產(chǎn)量過(guò)高,超過(guò)了可接受的程度。b.庫(kù)存零部件不足,可能造成生產(chǎn)中斷。重大決策所依據(jù)的可能是錯(cuò)誤信息,從而導(dǎo)致以下結(jié)果:a.存貨標(biāo)準(zhǔn)成本無(wú)法體現(xiàn)生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)成本;。發(fā)生差錯(cuò)和違法事項(xiàng)的可能性急劇上升。參照風(fēng)險(xiǎn):C-7 C-1生產(chǎn)報(bào)告可能有誤,掩蓋了產(chǎn)品短缺和失竊。參照風(fēng)險(xiǎn):C-25.3.3應(yīng)設(shè)置產(chǎn)品用料帳并隨時(shí)更新,以反映材料使用和生產(chǎn)狀況。B-8摩托羅拉可能因未辦理保險(xiǎn),遭受不必要的經(jīng)濟(jì)損失。b.如果出庫(kù)沒(méi)有記錄,可能造成存貨多報(bào)。B-5如果生產(chǎn)用料,用工數(shù)字錯(cuò)誤或者產(chǎn)品數(shù)量未經(jīng)核準(zhǔn)便開(kāi)始生產(chǎn),可能對(duì)生產(chǎn)產(chǎn)生不良影響。B-3可能無(wú)法查出實(shí)物保管,授權(quán)和業(yè)務(wù)事項(xiàng)處理過(guò)程中的差錯(cuò)和疏漏。參照風(fēng)險(xiǎn):B-4,B-75.2.7超儲(chǔ)或陳舊的存貨應(yīng)及時(shí)查出并予以恰當(dāng)處理,如報(bào)廢、退貨或其他方式。參照風(fēng)險(xiǎn):B-1,B-2,B-35.2.2貨物的所有權(quán)一經(jīng)轉(zhuǎn)移,應(yīng)及時(shí)記錄存貨帳以及相應(yīng)的負(fù)債或付款帳,其中包括入庫(kù)前帳目(貨已收到,但尚未入庫(kù))和零部件帳。A-2差錯(cuò)和違法問(wèn)題發(fā)生的可能性急劇上升。參照風(fēng)險(xiǎn):A-1,A-2,A-35.1.8必須根據(jù)事業(yè)總部/集團(tuán)的政策和一般公認(rèn)的會(huì)計(jì)原則設(shè)立存貨準(zhǔn)備(例如:損耗、價(jià)格、陳舊等)每季度應(yīng)對(duì)存貨準(zhǔn)備的恰當(dāng)合理性進(jìn)行審查并做必要的修改。參照風(fēng)險(xiǎn):A-1,A-25.1.3必須定期對(duì)標(biāo)準(zhǔn)成本和實(shí)際制造成本進(jìn)行對(duì)比,及時(shí)解決出現(xiàn)的差異。本文所述的控制指南旨在確立這一復(fù)雜周期中的基本控制要求,而不是實(shí)施控制措施所需的大量詳細(xì)的作業(yè)程序。D3工資支票可能發(fā)給未經(jīng)核準(zhǔn)的雇員而未能查出。參照風(fēng)險(xiǎn):D-44.4.5應(yīng)避免以現(xiàn)金形式發(fā)放工資。C3可能發(fā)生未經(jīng)核準(zhǔn)便使用或發(fā)出工資支票的問(wèn)題,無(wú)法查出盜用現(xiàn)金的情況。財(cái)務(wù)報(bào)表可能誤報(bào)。支票必須有記錄,并妥善保存,在有其他人員在場(chǎng)并作記錄的條件下,可以進(jìn)行支票銷(xiāo)毀工作。1工資必須從定額或零余額銀行帳戶中支付。工資處理中有意或無(wú)意的差錯(cuò)無(wú)法查出。B-4對(duì)雇員未工作的時(shí)間支付了工資或?qū)σ压ぷ鞯臅r(shí)間未予支付工資,入錯(cuò)部門(mén)的費(fèi)用可能未被發(fā)現(xiàn)。12工資部門(mén)處理的特殊給付(例如,搬遷安置費(fèi),教育費(fèi),獎(jiǎng)金,專(zhuān)利獎(jiǎng)等等)必須在取得正常核準(zhǔn),審批和文件證明之后才可支付,并必須符合適用的稅法規(guī)定。參照風(fēng)險(xiǎn):B-4,B-5,B-6,B-74.2.7必須通過(guò)充分的審核控制工資資料處理,確保工資源文件屬實(shí)和輸入正確。參照風(fēng)險(xiǎn):B一14.2.2必須制定保護(hù)主文件資料實(shí)物安全的程序。A-6業(yè)務(wù)事項(xiàng)未經(jīng)核準(zhǔn)便予以處理,結(jié)果導(dǎo)致支付不當(dāng),或給空頭雇員支付工資。必須按照公司政策和規(guī)定的計(jì)劃程序進(jìn)行管理。報(bào)酬的增減必須經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)。本節(jié)中的“支票”指向雇員發(fā)放工資時(shí)采用的各種方式(包括電子轉(zhuǎn)帳,銀行轉(zhuǎn)帳)??赡芪从涁?fù)債,庫(kù)存可能錯(cuò)報(bào),可能多付或少付供應(yīng)商款額。E-7購(gòu)貨或勞務(wù)可能未經(jīng)授權(quán),入帳金額可能出錯(cuò),可能人錯(cuò)會(huì)對(duì)期間,及或支付給錯(cuò)誤的人員。偷盜和差錯(cuò)的可能性急劇增加。參照風(fēng)險(xiǎn):E-l,E-5,E-83.5.11如果沒(méi)有檢查和防止重復(fù)支付的系統(tǒng)控制,必須在付款之后有效地注銷(xiāo)證明單據(jù),以防止偶然的或有意的重復(fù)使用。絕不能延誤或推遲費(fèi)用的恰當(dāng)確認(rèn)。未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當(dāng);b.購(gòu)自未經(jīng)授權(quán)的供應(yīng)商;c.由未經(jīng)授權(quán)的人員訂購(gòu)和驗(yàn)收??赡芪从涁?fù)債,庫(kù)存和應(yīng)付帳款可能錯(cuò)報(bào)。參照風(fēng)險(xiǎn):D-6。如沒(méi)有原始發(fā)票,應(yīng)按照事業(yè)總部/集團(tuán)政策規(guī)定得到恰當(dāng)批準(zhǔn)之后,才可使用發(fā)票副本。 3.4.5 超過(guò)事業(yè)總部/集團(tuán)政策規(guī)定限度的運(yùn)費(fèi)發(fā)票,必須在支付之前與裝運(yùn)證明或驗(yàn)收單據(jù)進(jìn)行核對(duì)。參照風(fēng)險(xiǎn):D-2,D-4,D-5,D-6,D-7,D-8 D-2 購(gòu)貨可能已被收到,但沒(méi)有報(bào)告或報(bào)告不準(zhǔn)確。參照風(fēng)險(xiǎn):C-l,C.8,C-9 3.3.11 購(gòu)進(jìn)貨物一經(jīng)收到必須予以安全保管。不得辦理驗(yàn)收業(yè)務(wù)。參照風(fēng)險(xiǎn):C-l,C-2,C-4,C-5 C-5 未經(jīng)授權(quán)的人員可能濫用或更改記錄,從而損害摩托羅拉及其供應(yīng)商利益。參照風(fēng)險(xiǎn):B-1,B-6 3.2.15 應(yīng)根據(jù)供應(yīng)管理目標(biāo)對(duì)購(gòu)貨代理人,采購(gòu)人員和商品采購(gòu)小組進(jìn)行評(píng)價(jià),即降低庫(kù)存,提高質(zhì)量,降低成本以及持續(xù)可靠的提交貨物(即公司總成本)。參照風(fēng)險(xiǎn):B-1,B.7 B-11 購(gòu)貨及或付款金額可能入錯(cuò),還可能入錯(cuò)帳戶或入錯(cuò)會(huì)計(jì)期間。價(jià)格或條件未經(jīng)批準(zhǔn)便予以接受。 3.2.5 所有購(gòu)貨訂單/業(yè)務(wù)事項(xiàng)必須能夠單獨(dú)確認(rèn)和查詢(xún),并且必須定期進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。參照風(fēng)險(xiǎn):B-1,B2 B-2 可能發(fā)生敏感性付款;違反出口管制,公司內(nèi)部往來(lái)或利益沖突問(wèn)題。 必須按照事業(yè)總部/集團(tuán)的政策定期監(jiān)測(cè)供應(yīng)商以保證實(shí)際績(jī)效與預(yù)期相符。供應(yīng)商選擇過(guò)程和財(cái)務(wù)驗(yàn)證一經(jīng)完成,應(yīng)將供應(yīng)商補(bǔ)入供應(yīng)商名錄/數(shù)據(jù)庫(kù)。司內(nèi)部往來(lái)或利益沖突問(wèn)題?!安少?gòu)周期”包括的具體職能或部門(mén)是:3.l選擇和保留供應(yīng)商3.2購(gòu)貨3.3驗(yàn)收3.4應(yīng)付帳款3.5付款3.l選擇和保留供應(yīng)商 內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn) 未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)在在的風(fēng)險(xiǎn) 3.1.1 必須按照事業(yè)總部/集團(tuán)政策制定供應(yīng)商選擇和資格確認(rèn)的程序,并經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)。G-2丟失的,錯(cuò)記的及或被盜用的現(xiàn)金收入可能無(wú)法及時(shí)查明和糾正。參照風(fēng)險(xiǎn):G-l,G-32.7.5所有客戶匯款必須立即記入應(yīng)收款明細(xì)帳和具體的客戶帳目。F-2由于不健全的收帳工作,拖欠帳款可能不得不核銷(xiāo)。E-11可能無(wú)法向被解雇雇員收回其欠款。E-8能夠收回的應(yīng)收帳款可能被核銷(xiāo),及或現(xiàn)金收入可能被私吞。b現(xiàn)金收入入錯(cuò)客戶帳戶及或被私吞或挪用。已確認(rèn)的帳款調(diào)查不得耽擱或推延。參照風(fēng)險(xiǎn):E-2,E-3,E-62.5.3應(yīng)收帳款明細(xì)帳必須按月與總分類(lèi)帳調(diào)節(jié)。D-11貸方業(yè)務(wù)事項(xiàng)可能反映不恰當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)處理或有悻于良好的業(yè)務(wù)慣例。D-3可能發(fā)生有意差錯(cuò)或資產(chǎn)盜用。D-4收人和銷(xiāo)售成本記錄可能出現(xiàn)錯(cuò)誤及或記錄于錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)期間。這類(lèi)發(fā)票需有財(cái)務(wù)管理部門(mén)的事先書(shū)面批準(zhǔn)。參照風(fēng)險(xiǎn):D-42.4.12所有向客戶發(fā)送的貸記憑單,必須在發(fā)出之前附有單據(jù)證明,并經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)批準(zhǔn)。參照風(fēng)險(xiǎn):D-1,D-2,D-42.4.6帳單中的項(xiàng)目可絕對(duì)不允許錯(cuò)列。C-10可能發(fā)生有意制造差錯(cuò)或資產(chǎn)私吞問(wèn)題。C-3產(chǎn)品或貨物可能已經(jīng)裝運(yùn),但未予開(kāi)票據(jù)或未予記錄。參照風(fēng)險(xiǎn):C.72.3.10空白裝運(yùn)核準(zhǔn)單,數(shù)控裝運(yùn)票據(jù)以及提單必須加以保護(hù),防止未經(jīng)授權(quán)的接觸和使用。如果序號(hào)的完整性不是由計(jì)算機(jī)控制的,貨運(yùn)單據(jù)必須預(yù)先編號(hào)。參照風(fēng)險(xiǎn):B-2 B一1資信審查方法不一致及或不充分。參照風(fēng)險(xiǎn):B-1,B.22.2.2必須對(duì)每一客戶確立資信限額。A-5裝運(yùn)的產(chǎn)品可能與客戶訂單不符,并可能由客戶轉(zhuǎn)為個(gè)人使用。參照風(fēng)險(xiǎn):A-82.1.7客戶訂單信息必須嚴(yán)加保護(hù),未經(jīng)授權(quán)不得接觸。1訂單必須予以記錄,記錄的依據(jù)只能是客戶的訂貨訂單或其他證明客戶正式訂貨的證據(jù)。處理保密/專(zhuān)有信息亦需具備充分的安全措施。如果充分的責(zé)任劃分無(wú)法實(shí)現(xiàn),必須建立其他補(bǔ)償性控制,并形成文件。下面的控制矩陣是按照上述標(biāo)準(zhǔn)處理所有業(yè)務(wù)事項(xiàng)的一般準(zhǔn)則:控制矩陣控制矩陣目標(biāo) 輸入 處理 輸出 授權(quán) 來(lái)源是否經(jīng)過(guò)授權(quán)? 程序是否被批準(zhǔn)? 是否與所批準(zhǔn)的相符? 記錄 是否準(zhǔn)確和完整?是否及時(shí)?是否有文件證明? 由誰(shuí)處理?何時(shí)處理?是否遵循程序?是否可恢復(fù)?管理人員的審查是否充分? 是否準(zhǔn)確和完整?是否有審計(jì)線索?管理人員的審查是否充分?是否平衡? 保護(hù)/安全 應(yīng)由誰(shuí)控制?責(zé)是否劃分? 誰(shuí)可進(jìn)入?職職責(zé)是否劃分?遵循的程序是否完善? 是否有保密性?誰(shuí)應(yīng)持有?差異是否得以妥善的解決? 驗(yàn)證 來(lái)源是否正當(dāng)? 關(guān)于差異的調(diào)查和審查是否充分? 管理人員的審查是否充分? 1.0一般控制要求下列一般控制目標(biāo)適用于所有業(yè)務(wù)周期,摩托羅拉的所有經(jīng)營(yíng)均應(yīng)予以采納。八、控制標(biāo)準(zhǔn)的例外在極少數(shù)情況下,從成本的觀點(diǎn)出發(fā),或?qū)σ?guī)模較小的機(jī)構(gòu)和偏遠(yuǎn)場(chǎng)所,內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)的某些部分可能不切實(shí)際,在這類(lèi)情況下,該組織應(yīng)請(qǐng)求準(zhǔn)許遵循不同的控制程序。如果員工發(fā)現(xiàn)可能發(fā)生舞弊的情形,應(yīng)向其管理部門(mén)報(bào)告。在登記和報(bào)告公司帳目中也會(huì)發(fā)生舞弊。每一事業(yè)總部,集團(tuán),分部單位,子公司以及設(shè)施的總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)都要“身先士卒”,為遵守內(nèi)部控制創(chuàng)造合適的環(huán)境。還必須對(duì)經(jīng)營(yíng)環(huán)境(例如自動(dòng)化水平,就地授權(quán)和資源)予以考慮并進(jìn)行成本一效益分析,以確??刂瞥杀静怀^(guò)其效益。制定替代或補(bǔ)償性控制措施;和/或三、范圍這些標(biāo)準(zhǔn)適用于摩托羅拉在全世界各地的事業(yè)總部,集團(tuán),分部,單位,子公司及各職能部門(mén);適用于所有業(yè)務(wù),無(wú)論是設(shè)備或部件制造廠家,維修中心,抑或,如適當(dāng)?shù)脑挘腺Y企業(yè)經(jīng)營(yíng),均為適用。內(nèi)部控制可以有助于確保遵守適用的法律和內(nèi)部規(guī)定。此版亦加強(qiáng)了手冊(cè)向使用者傳達(dá)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則的有效性。此版標(biāo)準(zhǔn)的頒布,旨在保證控制標(biāo)準(zhǔn)符合自上一版以來(lái)由于不斷變化的全球商業(yè)環(huán)境,新制定的法律規(guī)定以及計(jì)算機(jī)技術(shù)和應(yīng)用的進(jìn)步使之成為必需的控制要求。內(nèi)部可以防止資源損失,其中包括固定資產(chǎn),庫(kù)存,專(zhuān)有資訊及現(xiàn)金。摩托羅拉董事會(huì)審計(jì)委員會(huì),公司審計(jì)部,以及我們各事業(yè)總部,集團(tuán)和分部的財(cái)務(wù)部門(mén)將監(jiān)察我們對(duì)這些標(biāo)準(zhǔn)的遵守。通過(guò)加強(qiáng)監(jiān)察和審計(jì)改善現(xiàn)行管理;經(jīng)營(yíng)分析要求對(duì)風(fēng)險(xiǎn)作出評(píng)估和確定適當(dāng)?shù)目刂颇繕?biāo)。五、責(zé)任所有摩托羅拉員工都有責(zé)任遵循內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)。舞弊行為已發(fā)展到被認(rèn)為是一種可乘之機(jī)或可以接受的合理行為。舞弊的檢查和報(bào)告摩托羅拉每一位員工都有職責(zé)協(xié)助預(yù)防舞弊的發(fā)生。所有有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的修訂,均將由公司總監(jiān)辦公室審查和認(rèn)可。然而控制標(biāo)準(zhǔn)之根本是:(i)按照管理部門(mén)一般或特定的授權(quán)處理業(yè)務(wù)事項(xiàng);(ii)業(yè)務(wù)事項(xiàng)要予以正當(dāng)?shù)恼f(shuō)明和準(zhǔn)確及時(shí)的記錄;(iii)公司的資產(chǎn)和記錄要予以妥善的保護(hù)。一般而言,保管、處理/經(jīng)營(yíng)和會(huì)計(jì)等責(zé)任應(yīng)予以劃分,以便獨(dú)立地審查和評(píng)估公司的運(yùn)作。1.8必須就公司信息的敏感性/保密性對(duì)雇員進(jìn)行教育,未經(jīng)授權(quán)雇員不得向公司以外的個(gè)人或“無(wú)需知道”的公司雇員泄露此類(lèi)信息。收入循環(huán)包括的具體職能或部門(mén)是:2.l訂單入帳/審核 2.5應(yīng)收帳款
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