山東省企業(yè)檔案管理培訓(xùn)(存儲版)
【正文】 臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，單位內(nèi)部互相抄送的文件材料，本單位負責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本單位無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料； ? （三）同級單位的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料； ? （四）下級單位的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。 （ 1）正文和底稿； 目前由計算機打印出的底稿清樣可能與正文完全一樣，此底稿清樣也需要保存， OA系統(tǒng)要求打印底稿，領(lǐng)導(dǎo)補簽后保存。 去除金屬釘、曲別針、大頭針等易腐性金屬物。主觀性強，慎重采用。 五、編制檔號 ? 件號：保管期限、年度內(nèi)流水，即在一個保管期限內(nèi)，每一年的文件編成一個流水號，每年從 1開始 ? 加蓋檔號章 六、裝盒 ? 按件號順序裝盒，切勿把不同年度和不同保管期限的混裝。 責(zé)任者 指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文單位或署名者。 一般情況下，只錄入正題名。需要填寫的項目如下： （ 1）盒內(nèi)文件情況說明：對盒內(nèi)歸檔文件收集的齊全程度，文件本身的狀況（字跡模糊、缺損等）均應(yīng)在備考表中加以說明。 。 ? 歸檔目錄要求打印，不能手寫。 由責(zé)任者、問題、文種三個部分組成。年度小流水，每年從“ 001”開始。 五、編制檔號 檔號包括： 全宗號 、 年度 、 保管期限 、 機構(gòu) （ 問題 ） 、 件號等內(nèi)容 ，其中全宗號 、 年度 、 保管期限和件號是必備項 。中間地帶減少，盡量完整地保管自身單位的文件 三、分類 機構(gòu)（問題）分類法 ? 機構(gòu)分類法是根據(jù)單位內(nèi)部設(shè)置第一層機構(gòu)（處、室）對歸檔文件進行分類，哪個機構(gòu)形成、閱辦的文件就歸哪個處室。 對字跡模糊或易褪變的文件進行復(fù)制。 ? 對文件的保管期限的確定，大家可以參照教材當(dāng)中第 31頁 《 企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表 》 。 （ 3）下級單位報送的文件材料。 便于計算機管理。歸檔文件整理介紹 新舊兩種整理方法的比較 傳統(tǒng)立卷方法 優(yōu)點： 便于管理，不易散失。 提高了檔案檢索利用的效果。 （ 2）本單位制發(fā)的所有文件。 確定保管期限 ? 定期的文件還可以進一步細分為 30年和 10年，根據(jù)文件本身的重要程度，具體情況具體分析。 二、清理和裝訂 裝訂 （ 1）裝訂之前對文件進行修整：
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