【正文】 時間因素和文獻類型因素五部分。如文件標(biāo)題能概括公文的主要內(nèi)容，就從標(biāo)題入手分析主題。辦文人員在辦公自動化系統(tǒng)上通過主題詞來查找有關(guān)主題的文件。 為什么要標(biāo)引公文主題詞 (一 )標(biāo)引公文主題詞有利于建立先進的公文檢索體系，輔助領(lǐng)導(dǎo)同志決策。辦文人員可直接利用根據(jù)公文主題詞而建立的檔案編目計算機檢索系統(tǒng)查找文件。單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個對象或問題。位置因素包括國家名稱、地區(qū)名稱和組織機構(gòu)名稱；時間因素是從時間上對主體因素進行限定，把主題對象放在特定的時間范圍之內(nèi)。以能表達公文的 主要內(nèi)容為原則。如國務(wù)院辦公廳頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》一文的主題詞，必須使用《國家行政機關(guān)公文主題詞表》中所列之詞。 （二）主題詞標(biāo)引“三要”、“三不” “三要” 一要準(zhǔn)，即主題詞的標(biāo)引對公文的內(nèi)容揭失要準(zhǔn)確，包括兩個方面的內(nèi)容，（ 1）在主題分析過程中對公文主要內(nèi)容的分析和提煉是否準(zhǔn)確，（ 2）對分析出來的主題概念轉(zhuǎn)換成主題詞準(zhǔn)確。但是有很多人都是依據(jù)公文的標(biāo)題，從前向后依次標(biāo)引。 切實做好結(jié)合文章。 （ 5）明確主題詞的位置。 作為自由詞標(biāo)引的地名 (組織機構(gòu)名 )、時間、人名等，應(yīng)置于表 現(xiàn)公文內(nèi)容的主題詞后面，置于表現(xiàn)公文形式的主題詞前面。 （四）自由詞標(biāo)引 自由詞標(biāo)引是用未經(jīng)規(guī)范化處理的自然語言表述公文主題概念，并作為表達公文主題概念的檢索標(biāo)識。選用《詞表》以外的地名 (組織機構(gòu)名 )、時間、人名、文獻名稱等專用名詞作自由詞標(biāo)引時，不作△標(biāo)記。組配標(biāo)引應(yīng)遵循下列原則： 應(yīng)優(yōu)先考慮概念組配，即相組配的主題詞之間存在概念相交或概念限定的關(guān)系。 選用人物、年代、組織機構(gòu)、地區(qū)等專用名詞作為自由詞標(biāo)引時，人物名稱用全稱，年代用阿拉伯?dāng)?shù)字，組織機構(gòu)、地區(qū)名稱用全稱或規(guī)范化簡稱，不加“△”標(biāo)記。 標(biāo)引的地區(qū)名稱、組織機構(gòu)名稱、年代和人物名稱等，置于反映公文內(nèi)容的主題詞后、文種之前。主要通過審讀公文內(nèi)容，特別是公文的標(biāo)題、摘要或按語、關(guān)鍵性的句子、結(jié)論性的意見，來了解公文發(fā)布的意圖，從而確定公文的主題（即中心思想），并用精煉的一句話或幾句話表 述出來。主要成分是公文主題中最核心、最關(guān)鍵的部分，次要成分是對公文主題主要成分的說明以及主要成分所處的時間、空間，所屬文件類型等。由主題分析而確定的主題概念是自然語言形式的詞，須依照公文主題標(biāo)引細(xì)則，將主題概念的轉(zhuǎn)換分為直接轉(zhuǎn)換和間接轉(zhuǎn)換。 但由于主題詞表的使用從上至下沒有實施細(xì)則，加之主題詞的應(yīng)用、制作在不斷完善、規(guī)范的過程之中，故在各級公文主題詞應(yīng)用和制作中出現(xiàn)很多問題，筆者歸納為五大問題。如某市下發(fā)的（關(guān)于做好商品流通工作的 通知》主題詞“貿(mào)易 商品 流通 通知”中，就把 “貿(mào)易”這一區(qū)域詞作為類別詞使用了，這里正確的主題詞標(biāo)引應(yīng)是“商業(yè) 商品 流通 通知”。如：（關(guān)于分解落實（政府工作報告）提出的 2022 年主要任務(wù)的通知》的主題詞是這樣標(biāo)引的：“政府 工作 任務(wù) 落實 通知”，其中“任務(wù)”、“落實”這兩個詞目在（ XX 省政府主題詞表》中找不到，又沒在兩個詞目后加注“凸”符號，就屬生造詞目。（國務(wù)院公文主題詞表）分三個層次列表。如（國務(wù)院關(guān)于加強水土保持工作的通知），先標(biāo)類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標(biāo)類屬詞“水土保持”，最后標(biāo)上“通知”。上行文，必須嚴(yán)格按照上級公文主題詞表及其要求擬制公文主題詞，不可使 用上級公文主題詞表中沒有羅列的或者廢止的類別、類屬詞；下行文，可使用自定的公文主題詞表中任何類別詞、類屬詞。 詞表治理 (一 )本詞表 由國務(wù)院辦公廳秘書局負(fù)責(zé)治理和解釋，具體工作由檔案數(shù)據(jù)處承辦?！爸黝}詞＂三字之后用。如（國務(wù)院關(guān)于加強農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料價格以及對其主要品種實行最高限價的通知），先標(biāo)引類別詞“農(nóng)業(yè)”，但在序號為“ 04A 農(nóng)業(yè)”類別中找不 到“資料、物價、管理”方面的類后詞，這時可使用序號為“ 01 經(jīng)濟管理”類別中的“資料、物價、管理”類屬詞進行組配，組配后的主題詞為：’‘農(nóng)業(yè) 資料 物價 管理 通知”。第二層（類別詞）和第三層（類屬詞）統(tǒng)稱為主題詞，用于文件主題詞的標(biāo)引。 主題詞的使用，目的之一是方便公文檢索。 主題詞的標(biāo)引要求：一份文件，除類別詞外，最多不超過 5 個主題詞目，但有的竟達 6 個以上。 二是類別不分。審核的主要任務(wù)：一是公文主題概念的提煉是否全面、準(zhǔn)確，有無遺漏隱含的主題概念；二看公文主題概念轉(zhuǎn)換所選用的詞是否確切地反映了公文的主題內(nèi)容，是否符合公文主題標(biāo)引細(xì)則；三看同類型公文，同類型主題所選用的主要主題詞是否一致；四看標(biāo)引記錄是否有遺漏。不同的標(biāo)引方式?jīng)Q定公文主題標(biāo)引的不同深度。多主題又稱并列主題，是指一件公文有兩個或兩個以上的主題。 二、標(biāo)引程序 （一）主題分析。每件公文所選用的主題詞數(shù)量一般應(yīng)在 10 個以內(nèi)。 （六）若仍無合適直接上位主題詞進行標(biāo)引時，方可選用本詞表以外的適 當(dāng)詞（稱自由詞）進行標(biāo)引。 中辦秘書局《公文主題詞表》使用方法 20220406 根據(jù)《文獻主題標(biāo)引規(guī)則》（ GB3860— 83）和《文獻工作 —文獻審讀、主題分析與選定標(biāo)引詞 的方法》（ IS05963），結(jié)合黨委系統(tǒng)公文特點，對本詞表的使用方法介紹如下： 一、標(biāo)引細(xì)則 （一）要直接、準(zhǔn)確、客觀地反映公文論述的主題。三是所選的詞必須具有較強的檢索功能和組配功能，具有實用 性，能檢索，能組配。但如果被轉(zhuǎn) (印 )發(fā)的公文屬法規(guī)性質(zhì)，其名稱為條例、規(guī)定、辦法等，則應(yīng)作為主題詞標(biāo)引。標(biāo)題即主題詞三個字，用黑體字頂格加冒號，其后為主文。 （ 2）堅持用詞“宜寬不宜嚴(yán)”的原則，如果沒有確切的主題詞，可用相近的詞或上位詞代替。 （三）在公文主題詞標(biāo)注中應(yīng)注意以下幾點： 必須熟悉各自的《公文主題詞表》。 “三不” 一是不能使用表外詞。詞目之間空一字，不用標(biāo)點符號，按主體、通用、空間、時間、文種等要素，依次進行著錄。應(yīng)優(yōu)先考慮交叉組配和限定組配。對這些主題概念，并不完全需要標(biāo)引出來，而應(yīng)當(dāng)去粗取精，有所取舍。主題結(jié)構(gòu)分析即分析主題里面的主要成分和次要成分以及它們之間的關(guān)系 。一般來說，審讀文件 標(biāo)題，進行主題詞標(biāo)引是文秘人員常用的方法。 辦公自動化系統(tǒng)通過文 件上標(biāo)注的主題詞將文件納入檢索系統(tǒng)。 信息量的增加，數(shù)據(jù)量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對多主題文件查找的要求。 (四 )對提高秘書工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有重要作用。多主題是指一份公文所研究和論述的主題對象不只一個，而是兩個或者更多，而且都是并列的獨立主題。時間因素包括年代、時代、朝代、 期限等；文獻類型因素包括文獻種類、公文文種、文件名稱編號等。 主題詞組配標(biāo)引，就是用兩個或兩個以上主題詞構(gòu)成邏輯關(guān)系組合以表達一個專指概念的一種方式。因該表中沒有“處理”二字，可用相近的“管理”一詞代替。二要全，標(biāo)引主題盡量能全面反映公文的主題內(nèi)容，不能漏標(biāo)。