【正文】 時間因素和文獻類型因素五部分。如文件標題能概括公文的主要內(nèi)容，就從標題入手分析主題。辦文人員在辦公自動化系統(tǒng)上通過主題詞來查找有關主題的文件。 為什么要標引公文主題詞 (一 )標引公文主題詞有利于建立先進的公文檢索體系，輔助領導同志決策。辦文人員可直接利用根據(jù)公文主題詞而建立的檔案編目計算機檢索系統(tǒng)查找文件。單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個對象或問題。位置因素包括國家名稱、地區(qū)名稱和組織機構名稱；時間因素是從時間上對主體因素進行限定，把主題對象放在特定的時間范圍之內(nèi)。以能表達公文的 主要內(nèi)容為原則。如國務院辦公廳頒布的《國家行政機關公文處理辦法》一文的主題詞，必須使用《國家行政機關公文主題詞表》中所列之詞。 （二）主題詞標引“三要”、“三不” “三要” 一要準，即主題詞的標引對公文的內(nèi)容揭失要準確，包括兩個方面的內(nèi)容，（ 1）在主題分析過程中對公文主要內(nèi)容的分析和提煉是否準確，（ 2）對分析出來的主題概念轉(zhuǎn)換成主題詞準確。但是有很多人都是依據(jù)公文的標題，從前向后依次標引。 切實做好結(jié)合文章。 （ 5）明確主題詞的位置。 作為自由詞標引的地名 (組織機構名 )、時間、人名等，應置于表 現(xiàn)公文內(nèi)容的主題詞后面，置于表現(xiàn)公文形式的主題詞前面。 （四）自由詞標引 自由詞標引是用未經(jīng)規(guī)范化處理的自然語言表述公文主題概念，并作為表達公文主題概念的檢索標識。選用《詞表》以外的地名 (組織機構名 )、時間、人名、文獻名稱等專用名詞作自由詞標引時，不作△標記。組配標引應遵循下列原則： 應優(yōu)先考慮概念組配，即相組配的主題詞之間存在概念相交或概念限定的關系。 選用人物、年代、組織機構、地區(qū)等專用名詞作為自由詞標引時，人物名稱用全稱，年代用阿拉伯數(shù)字，組織機構、地區(qū)名稱用全稱或規(guī)范化簡稱，不加“△”標記。 標引的地區(qū)名稱、組織機構名稱、年代和人物名稱等，置于反映公文內(nèi)容的主題詞后、文種之前。主要通過審讀公文內(nèi)容，特別是公文的標題、摘要或按語、關鍵性的句子、結(jié)論性的意見，來了解公文發(fā)布的意圖，從而確定公文的主題（即中心思想），并用精煉的一句話或幾句話表 述出來。主要成分是公文主題中最核心、最關鍵的部分，次要成分是對公文主題主要成分的說明以及主要成分所處的時間、空間，所屬文件類型等。由主題分析而確定的主題概念是自然語言形式的詞，須依照公文主題標引細則，將主題概念的轉(zhuǎn)換分為直接轉(zhuǎn)換和間接轉(zhuǎn)換。 但由于主題詞表的使用從上至下沒有實施細則，加之主題詞的應用、制作在不斷完善、規(guī)范的過程之中，故在各級公文主題詞應用和制作中出現(xiàn)很多問題，筆者歸納為五大問題。如某市下發(fā)的（關于做好商品流通工作的 通知》主題詞“貿(mào)易 商品 流通 通知”中，就把 “貿(mào)易”這一區(qū)域詞作為類別詞使用了，這里正確的主題詞標引應是“商業(yè) 商品 流通 通知”。如：（關于分解落實（政府工作報告）提出的 2022 年主要任務的通知》的主題詞是這樣標引的：“政府 工作 任務 落實 通知”，其中“任務”、“落實”這兩個詞目在（ XX 省政府主題詞表》中找不到，又沒在兩個詞目后加注“凸”符號，就屬生造詞目。（國務院公文主題詞表）分三個層次列表。如（國務院關于加強水土保持工作的通知），先標類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標類屬詞“水土保持”，最后標上“通知”。上行文，必須嚴格按照上級公文主題詞表及其要求擬制公文主題詞，不可使 用上級公文主題詞表中沒有羅列的或者廢止的類別、類屬詞；下行文，可使用自定的公文主題詞表中任何類別詞、類屬詞。 詞表治理 (一 )本詞表 由國務院辦公廳秘書局負責治理和解釋，具體工作由檔案數(shù)據(jù)處承辦?！爸黝}詞＂三字之后用。如（國務院關于加強農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料價格以及對其主要品種實行最高限價的通知），先標引類別詞“農(nóng)業(yè)”，但在序號為“ 04A 農(nóng)業(yè)”類別中找不 到“資料、物價、管理”方面的類后詞，這時可使用序號為“ 01 經(jīng)濟管理”類別中的“資料、物價、管理”類屬詞進行組配，組配后的主題詞為：’‘農(nóng)業(yè) 資料 物價 管理 通知”。第二層（類別詞）和第三層（類屬詞）統(tǒng)稱為主題詞，用于文件主題詞的標引。 主題詞的使用，目的之一是方便公文檢索。 主題詞的標引要求：一份文件，除類別詞外，最多不超過 5 個主題詞目，但有的竟達 6 個以上。 二是類別不分。審核的主要任務：一是公文主題概念的提煉是否全面、準確，有無遺漏隱含的主題概念；二看公文主題概念轉(zhuǎn)換所選用的詞是否確切地反映了公文的主題內(nèi)容，是否符合公文主題標引細則；三看同類型公文，同類型主題所選用的主要主題詞是否一致；四看標引記錄是否有遺漏。不同的標引方式?jīng)Q定公文主題標引的不同深度。多主題又稱并列主題，是指一件公文有兩個或兩個以上的主題。 二、標引程序 （一）主題分析。每件公文所選用的主題詞數(shù)量一般應在 10 個以內(nèi)。 （六）若仍無合適直接上位主題詞進行標引時，方可選用本詞表以外的適 當詞（稱自由詞）進行標引。 中辦秘書局《公文主題詞表》使用方法 20220406 根據(jù)《文獻主題標引規(guī)則》（ GB3860— 83）和《文獻工作 —文獻審讀、主題分析與選定標引詞 的方法》（ IS05963），結(jié)合黨委系統(tǒng)公文特點，對本詞表的使用方法介紹如下： 一、標引細則 （一）要直接、準確、客觀地反映公文論述的主題。三是所選的詞必須具有較強的檢索功能和組配功能，具有實用 性，能檢索，能組配。但如果被轉(zhuǎn) (印 )發(fā)的公文屬法規(guī)性質(zhì)，其名稱為條例、規(guī)定、辦法等，則應作為主題詞標引。標題即主題詞三個字，用黑體字頂格加冒號，其后為主文。 （ 2）堅持用詞“宜寬不宜嚴”的原則，如果沒有確切的主題詞，可用相近的詞或上位詞代替。 （三）在公文主題詞標注中應注意以下幾點： 必須熟悉各自的《公文主題詞表》。 “三不” 一是不能使用表外詞。詞目之間空一字，不用標點符號，按主體、通用、空間、時間、文種等要素，依次進行著錄。應優(yōu)先考慮交叉組配和限定組配。對這些主題概念，并不完全需要標引出來，而應當去粗取精，有所取舍。主題結(jié)構分析即分析主題里面的主要成分和次要成分以及它們之間的關系 。一般來說，審讀文件 標題，進行主題詞標引是文秘人員常用的方法。 辦公自動化系統(tǒng)通過文 件上標注的主題詞將文件納入檢索系統(tǒng)。 信息量的增加，數(shù)據(jù)量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對多主題文件查找的要求。 (四 )對提高秘書工作人員業(yè)務素質(zhì)有重要作用。多主題是指一份公文所研究和論述的主題對象不只一個，而是兩個或者更多，而且都是并列的獨立主題。時間因素包括年代、時代、朝代、 期限等；文獻類型因素包括文獻種類、公文文種、文件名稱編號等。 主題詞組配標引，就是用兩個或兩個以上主題詞構成邏輯關系組合以表達一個專指概念的一種方式。因該表中沒有“處理”二字，可用相近的“管理”一詞代替。二要全，標引主題盡量能全面反映公文的主題內(nèi)容，不能漏標。