【正文】 會(huì)議紀(jì)要管理 所有會(huì)議需在 1 個(gè)工作日內(nèi)整理完成《會(huì)議紀(jì)要》，由會(huì)議召集人對(duì)會(huì)議紀(jì)要的 內(nèi)容和發(fā)送范圍進(jìn)行確認(rèn)和簽發(fā)。 傳真從接收到送達(dá)至相關(guān)責(zé)任人員須及時(shí)完成。 工程聯(lián)系單管理： 項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)產(chǎn)生的工程聯(lián)系單，審批前須先填報(bào)《內(nèi)部傳送單》； 工程聯(lián)系單必須依據(jù)《傳真（工程聯(lián)系單）發(fā)文及審批權(quán)限表》（見附件 11） 進(jìn)行簽發(fā)，簽發(fā)完畢后交現(xiàn)場(chǎng)文秘分發(fā)相關(guān)責(zé)任單位及責(zé)任人。中心文秘負(fù)責(zé)留存。 公司已經(jīng)頒布并正在執(zhí)行的制度編號(hào)仍然有效，新制定的制度和修訂后的制度 按照本規(guī)范進(jìn)行編號(hào)。 管理文件的查閱 對(duì)無密級(jí)要求的管理文件，網(wǎng)新機(jī)電或子公司員工如有需求可到行政中心查 閱，不得復(fù)印；非本公司或子公司員工查閱，應(yīng)由公司或子公司分管副總裁以 上人員簽批可以查閱，不得復(fù)印。同時(shí)應(yīng)在文件版本號(hào)處進(jìn)行修改，版本號(hào)以大寫英文字母依次表示。 管理手冊(cè)、程序文件和作業(yè)文件等受控文件應(yīng)在文件封面標(biāo)明受控狀態(tài)和分發(fā) 號(hào)；非受控文件則在文件封面上標(biāo)明非受控字樣，分發(fā)時(shí)將分發(fā)順序號(hào)作為受 控號(hào)填寫。 網(wǎng)新機(jī)電分管領(lǐng)導(dǎo)為管理制度執(zhí)行和實(shí)施的責(zé)任人。會(huì)簽單格式見附件 4。 g. 公文的立卷與銷毀 5 文件管理辦法 公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家和上級(jí)主管部門的有關(guān)法規(guī)和規(guī)定，定期（暫定 為年度）將公文定稿、收文正本和有關(guān)材料（包括音像）整理好，每年 12 月底定期向檔案部門移交。 4) 公司賀電、唁電等授權(quán)總裁辦主任代簽。 2) 公司發(fā)文在送分管副總裁簽發(fā)之前，必須經(jīng)行政中心核稿。 4) 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)傳閱范圍和保密規(guī)定進(jìn)行傳閱，絕密文件等有特殊 要求的文件，傳閱后必須立即收回，不得將文件轉(zhuǎn)給他人閱看，不得向 外泄漏內(nèi)容。 請(qǐng)示的公文應(yīng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送單位，如需同時(shí)送其他單位，應(yīng)當(dāng) 用抄送形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)單位。 行文規(guī)則 根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系。 各中心總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織本中心管理文件及相關(guān)記錄的編制、審核、實(shí)施和修訂。 設(shè)計(jì)中心負(fù)責(zé)組織編制設(shè)計(jì)操作規(guī)范、設(shè)計(jì)管理、工程制圖等管理文件、記錄及 報(bào)表。 電子公文必須以需發(fā)布的公文的正本作為依據(jù)，轉(zhuǎn)制成相應(yīng)電子文件。 本作業(yè)文件由行政中心歸口管理。 I 第一章 目的 文件管理辦法 為規(guī)范和加強(qiáng)本公司的文件管理，使文件在經(jīng)營管理中充分發(fā)揮信息導(dǎo)向作用，保 障和促進(jìn)公司各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)文件管理的程序化，使文件管理高效、安 全，特制訂本辦法。除公司對(duì)外 的行文，為了考慮法律效力問題外，提倡在公司內(nèi)部使用電子公文。 采供中心負(fù)責(zé)組織編制采購工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定、程序等管理文件、記錄及報(bào)表。 運(yùn)營管理中心負(fù)責(zé)所有管理文件的頒布、發(fā)放、歸檔及回收，行政中心負(fù)責(zé)公 2 司外來文件的歸口管理。 公司在職權(quán)范圍內(nèi)，可以對(duì)所屬單位行文；可以同網(wǎng)新集團(tuán)、網(wǎng)新科技和其所 屬單位，省、市人民政府的職能部門互相行文；可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要同合作伙伴 互相行文。 報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。 5) 凡屬公司分管副總裁和各中心傳閱的文件，由行政中心組織傳閱，切忌 橫傳。 對(duì)不符合要求的文件應(yīng)及時(shí)退經(jīng)辦人修改或重辦。 e. 翻印 標(biāo)有密級(jí)的公文 ,除絕密和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以 翻印，翻印件同正式文件一樣管理。 管理文件系統(tǒng) 管理文件的編制 按本文件 的職責(zé)分工，各中心選擇和確認(rèn)文件要素，負(fù)責(zé)收集、整理和編 制有關(guān)文件。 會(huì)簽中心需在《文件會(huì)簽單》上簽署審核意見。頒布和實(shí)施流程見 流程 1。 管理文件發(fā)放流程見流程 2。 管理文件的修訂或改版流程見流程 3。 對(duì)機(jī)密級(jí)管理文件，網(wǎng)新機(jī)電或子公司員工須填寫文件調(diào)閱單，由網(wǎng)新機(jī)電或 子公司分管副總裁以上領(lǐng)導(dǎo)簽批可以查閱，不得復(fù)印。運(yùn)營管理中心酌情編制新舊編號(hào)對(duì)照表。 項(xiàng)目部收到工作聯(lián)系單后，由項(xiàng)目秘書加蓋收文章，在資料目錄中進(jìn)行登記， 并制作文書處理表（格式見附件 9），項(xiàng)目經(jīng)理審批后分發(fā)，項(xiàng)目秘書留存。 凡涉及與費(fèi)用、進(jìn)度等有關(guān)合同內(nèi)容變更的所有事宜，工程聯(lián)系單審批前必須 填報(bào)，依據(jù)最終意見進(jìn)行審批。原則上不超過 30 分鐘（非工 作時(shí)間接收的傳真除外）。會(huì)議紀(jì)要記載會(huì)議精神和決議，與公文等效， 與會(huì)者必須遵照?qǐng)?zhí)行。 傳真發(fā)送流程詳見流程 8。 項(xiàng)目類傳真由項(xiàng)目秘書歸檔保管，中心類傳真由中心秘書或?qū)Ｈ藲w 檔保管，歸 檔登記時(shí)須登記傳真編號(hào)。并負(fù)責(zé)跟 蹤事件處理情況，反饋中心負(fù)責(zé)人／項(xiàng)目經(jīng)理。 XXX 項(xiàng)目?jī)?nèi)部傳送單目錄 編號(hào) 工作聯(lián)系單管理 主 題 準(zhǔn)備者 日期 備注 中心收到工作聯(lián)系單后，由中心文秘在資料目錄中進(jìn)行登記，報(bào)中心負(fù)責(zé)人批 示處理意見，交由相關(guān)責(zé)任人處理。 各子公司制定的管理文件原則上不能與網(wǎng)新機(jī)電的管理文件有矛盾和抵觸之處， 各子公司制定頒布和重新修訂的各種管理文件均需報(bào)送網(wǎng)新機(jī)電行政中心歸檔 備查。發(fā)送給機(jī)關(guān)和部門的 WORD 形式電 子文檔、抄送機(jī)關(guān)和部門的 PDF 形式文檔以郵件方式發(fā)出刪除通知，發(fā)送郵件要設(shè)置回 執(zhí)方式，自動(dòng)回復(fù)郵件閱讀情況。 管理文件改版時(shí)，按照與上述 或 相同流程進(jìn)行審批，經(jīng)批準(zhǔn)后予 以發(fā)布。格式見附件 5。已頒布的管理文件由行政中心負(fù)責(zé)存檔備案。 運(yùn)營管理中心根據(jù)文件所屬業(yè)務(wù)領(lǐng)域，確定文件會(huì)簽范圍，然后對(duì)已賦號(hào)的管 理文件進(jìn)行會(huì)簽流程。 3）外發(fā)公文由行政中心分發(fā)至相關(guān)責(zé)任對(duì)口部門，由對(duì)口部門責(zé)任人負(fù)責(zé) 對(duì)外分發(fā)。 3）中心和項(xiàng)目經(jīng)理層級(jí)及以上的管理干部任命公文由總裁簽發(fā)；部門經(jīng)理 及同等層級(jí)技術(shù)干部的任命由分管副總裁簽發(fā)。 c. 核稿 1) 各級(jí)中心負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)文稿全面審核，嚴(yán)格把關(guān)。 凡涉及其他中心的問題，主辦中心負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)中心協(xié)商辦理。公司和分公司不得聯(lián)合行文。 公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。 行政中心負(fù)責(zé)制定公司人力資源管理、固定資產(chǎn)管理、員工職業(yè)健康等各項(xiàng)行 政管理文件、相關(guān)記錄和報(bào)表。 運(yùn)營管理中心負(fù)責(zé)組織公司《質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理手冊(cè)》、程序文件 的編制、修訂，負(fù)責(zé)對(duì)所有管理文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理，包括形式規(guī)范化、賦號(hào)及相 關(guān)記錄的賦號(hào)等工作。 電子公文處理 以電子郵件、公司內(nèi)網(wǎng)發(fā)布等形式的以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為發(fā)送載體的公文形式，稱為電 子公文。 本作業(yè)文件自 XXXX 年 3 月 2 日起發(fā)布 ,XXXX年 3 月 12 日起實(shí)施。 第二章 適用范圍 本文件適用于 XXXX機(jī)電工程有限公司文件管理執(zhí)行工作。 管理文件的分類 管理文件分為兩個(gè)層次：第一層文件為公司級(jí)管理文件，包括《質(zhì)量、環(huán)境、職 業(yè)健康安全管理手冊(cè)》及體系程序文件，第二層為專業(yè)級(jí)管理文件，按 5 個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域分 1 類：營銷管理類、行政管理類、財(cái)務(wù)管理類、生產(chǎn)管理類、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類。 工程中心負(fù)責(zé)收集、編制施工管理、安全生產(chǎn)、環(huán)保等管理方面的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、 方法、程序等文件及相關(guān)記錄、報(bào)表。 聯(lián)系單管理職責(zé)： 文件管理辦法 行政中心總裁辦負(fù)責(zé)工作聯(lián)系單格式、編號(hào)系統(tǒng)的編制；負(fù)責(zé)規(guī)范化審查。 公司部門之間不相互行文。 公文處理流程 收文處理 3 文件管理辦法 收文一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、 歸檔、銷毀等程序。 b. 催辦 1) 對(duì)重要的和有時(shí)限要求的公文，行政中心要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟 蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。核稿的重點(diǎn)是： ① 是否需要行文。 f. 用印、分發(fā) 1） 印章管理人員須按《印章管理辦法》相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核，手續(xù)完備方可 用印。 涉及到多中心管理事項(xiàng)的文件，應(yīng)由編制文件的主管中心牽頭，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、確 保其內(nèi)容合理、不漏項(xiàng)。文件編制中心依據(jù)審核意見組 織修改。 管理文件的發(fā)放流程 6 運(yùn)營管理中心為管理文件發(fā)放的責(zé)任部門。 管理文件的修訂或改版流程 已簽發(fā)實(shí)施的所有規(guī)范管理文件，由運(yùn)營管理中心每年定期進(jìn)行評(píng)審。 管理文件的廢止流程 已實(shí)施的管理文件，若在執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)已不適應(yīng)網(wǎng)新機(jī)電或子公司的業(yè)務(wù)發(fā)展， 需要廢止，應(yīng)由網(wǎng)新機(jī)電或子公司業(yè)務(wù)中心組織填寫管理文件廢止申請(qǐng)表（見