辦公室事務(wù)管理-免費閱讀
【正文】 第十一講 辦公室溝通 課程內(nèi)容 ? 文書溝通 ? 運用商務(wù)餐建立良好溝通 ? 運用送禮建立良好溝通 藏寶游戲 收文管理 收文范圍 收文處理程序 相關(guān)工作 收文范圍 ?定義 ：收文是收進(jìn)外來發(fā)送本企業(yè)的文件 ， 即：凡是公司收進(jìn)的一切以文字作為表達(dá)工具的關(guān)于商務(wù)的材料 ， 都是收文 。 詳情請見下表： 其他事項：提供午餐 與會過程中不得大聲喧嘩 ， 不得無故遲到早退 ， 需做好筆記 特此通知 ！ **公司資訊部（公章） 2023年 3月 3日 時間 地點 人員 準(zhǔn)備材料 任免通知 任免根據(jù) 任免日期 被任免人員的姓名和職務(wù) 通 知 經(jīng)董事會決定 ， 王某某在其任職期間內(nèi) ， 貪污公款 ，情節(jié)嚴(yán)重 ， 從 2023年 3月 7日始 ， 罷免其總經(jīng)理職務(wù) 。 ? E、 及時迅速 ? F、 簡明生動 ? G、 層次分明 ? H、 格式規(guī)范 寫作要求 寫作程序 自我提問： a寫什么 ？ b要達(dá)到什么目的？ c采用什么文本？ d給誰看？ e要求對方做什么？ 明確文書寫作主旨 寫作程序 自我提問： ？ ？ ？ ？ 收集資料信息 ?A、擬訂提綱 ?B、起草正文 ?C、反復(fù)檢查 寫作程序 案例演練 ? 劉林和你同時在競爭上海地區(qū)經(jīng)理一職 .過去一年間 ,劉林的工作非常出色 .雖然你知道他的能力不錯 ,但你認(rèn)為自己來公司的時間更長 ,你應(yīng)該得到這個職位 .另外 ,這次的提升不僅對你的職業(yè)發(fā)展非常重要 ,而且對你的個人生活也有特殊的意義 :你年邁的雙親就住在上海 ,你希望離他們近一點 ,以便更好地照顧他們 .有一天 ,你碰到一位老朋友 ,他知道劉林的一些情況 ,你了解到劉林并非像他簡歷上說的那樣 ,事實上他從沒上過大學(xué) . ? 你該怎么辦？ ? 根據(jù)案例，請寫一封給上司或劉林的信。 上茶時的七個程序 會間的組織服務(wù) 簽到 安排就座 做好會議記錄和錄音 會場服務(wù) 簽到 ? 簽到形式 ?薄式 ?卡片式 ?代簽 ? 簽到時的接待工作 游戲：會議排座 安排就座 ? 要適合會議性質(zhì) ? 讓報告者坐中央 ? 會議主持人的座位 ? 秘書的座位 做好會議記錄 ? 會議記錄構(gòu)成 ? 會議記錄方式 ? 會議記錄寫作 小組討論 ?設(shè)計會議記錄表格（ 5分鐘） 會議名稱 時間 主席 會議目的 出席人數(shù) 缺席人數(shù) 缺席理由 會議內(nèi)容 和決議事項 決議事項 的實施 實施項目 負(fù)責(zé)人 或部門 完成期限 出席人 蓋 章 特別事項 點評 ?根據(jù)錄像的內(nèi)容，點評這位秘書的緊急情況處理技巧。 備注 該事由公司宣傳部負(fù)責(zé) ， 宜將該電話記錄轉(zhuǎn)宣傳部知； 張軍的聯(lián)系電話是： xxxxxxxxxxxxxxxx ⑺ 呈送上司 ? 將電話記錄單呈送上司 ? 請求上司批閱 ? 理解并接受上司意見后執(zhí)行 評論： ?根據(jù)錄像，評論情景一中職員打電話的錯誤在哪里？情景二中職員做對的地方是哪里？ 撥打電話的流程管理： 提前想好談話要點，列出提綱 撥打電話 詢問對方公司名稱、姓名、職務(wù) 說明自己的公司名稱、姓名、職務(wù) 主動詢問是否需要再說一遍 在通話記錄上注明接聽人及時間 ⑴ 提前想好談話要點，列出提綱 撥打電話前的思考提綱： ? 我的電話要打給誰？ ? 我打電話的目的是什么？ ? 我要說明幾件事情？它們之間的聯(lián)系怎樣？ ? 我應(yīng)該選擇怎樣的表達(dá)方式？ 三 十大電話情景應(yīng)對技巧 （一） ? 狀況一：領(lǐng)導(dǎo)剛好不在位置 ? 看看自己可以解決嗎？ ? 留下信息 ? 便條遞進(jìn)會議室 ? 狀況二：接到領(lǐng)導(dǎo)不愿接的電話 ? 靈活、禮貌 ? 狀況三：接到一些令人困惑的電話 ? 詢問清楚 ? 代為總結(jié) ? 狀況四：當(dāng)對方怒氣沖天時 ? 耐心聆聽 ? 細(xì)心勸說 ? 承諾對方 三 十大電話情景應(yīng)對技巧 （二） 三 十大電話情景應(yīng)對技巧 （三） ? 狀況五：當(dāng)對方喋喋不休時 ? 總結(jié) ? 狀況六：線路中斷 ? 主動打電話的一方負(fù)責(zé)重?fù)? ? 道歉 ? 狀況七：對方的談話談不到點子 ? 歸納總結(jié) ? 狀況八：拔錯號 ? 抱歉 ? 狀況九：通話時受到干擾 ? 不可同時交談 ? 狀況十：被問及公司機(jī)密問題 ? 婉言回避 三 十大電話情景應(yīng)對技巧 （四） 第九講 會議的籌劃與管理 會議的重要性 ? 大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向 ? 90%以上的重大決策是通過會議制定的 ? 企業(yè)花在開會上的時間越來越多 ? 開會的頻率越來越高 會議的籌劃與管理 ?會前的準(zhǔn)備工作 ?會間的組織服務(wù) ?會后的善后處理 會前準(zhǔn)備工作 安排議題 、 議程 、 日程 擬訂與會人員名單 申請會議所需資金 會場布置
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