【正文】 4. 為公平起見(jiàn)，任何委員缺交評(píng)估表，其他委員對(duì)他〈她〉之評(píng)分，一概取銷。晉峰青年商會(huì)第一次會(huì)議議程_________________(工作計(jì)劃名稱)謹(jǐn)定於_______年____月___日(星期_)，晚上__時(shí)於_______________________________舉行第一次會(huì)議。司庫(kù)8. 財(cái)政預(yù)算案司庫(kù)負(fù)責(zé)收集各小組籌委的財(cái)政預(yù)算案，綜合而製成總財(cái)政預(yù)算案，並在第二次工作會(huì)議中通過(guò)。同時(shí)，各成員有明確．固定而份量均等之工作負(fù)擔(dān)，新舊會(huì)員在小組中之平衡，使各司其職，人盡其才也是必須留意的。(ii) 分會(huì)應(yīng)透過(guò)總會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)以總會(huì)或分會(huì)名義聯(lián)絡(luò)國(guó)際青年商會(huì)。(ii) 分會(huì)如需在會(huì)所儲(chǔ)存物品，須由本會(huì)會(huì)長(zhǎng)填妥申請(qǐng)儲(chǔ)物表格交總會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)，說(shuō)明物件之性質(zhì)、用途、體積及儲(chǔ)存時(shí)間。(iv) 為方便總會(huì)摺紙機(jī)的操作，單張尺寸宜為A4。(ii) 借用場(chǎng)地是以先到先得為原則，借用者可於一個(gè)月前填妥會(huì)所借用表格，並交回或傳真予總會(huì)職員處理。動(dòng)議需討論和不能修定，但須表決通過(guò)。反對(duì)審議 Object to the Consideration of a Question針對(duì)主動(dòng)議對(duì)該團(tuán)體造成尷尬的動(dòng)議。預(yù)定時(shí)間議程 Call for the Orders of the Day根據(jù)議程敦促執(zhí)行定時(shí)間議程。優(yōu)先動(dòng)議 Privileged Motions優(yōu)先動(dòng)議是可獨(dú)立存在的動(dòng)議，又因其性質(zhì)重要，會(huì)穫優(yōu)先處理。此動(dòng)議可討論和修定，須表決通過(guò)。擱置Lay on the table擱置原動(dòng)議，交由秘書(shū)備案待合適時(shí)再提出討論。V主席(Chairman)1. 產(chǎn)生方法一般而言，會(huì)長(zhǎng)為董事局會(huì)議，執(zhí)行董事局會(huì)議，週年會(huì)員大會(huì)及特別會(huì)員大會(huì)之主席。1. 週年會(huì)員大會(huì)：超過(guò)全體會(huì)員的半數(shù)或有二十位會(huì)友出席，授權(quán)書(shū)亦作出席論。2. 特別會(huì)員大會(huì)按需要舉行，通知期不少於十四天，如涉及修改本會(huì)會(huì)章，有關(guān)之修改內(nèi)容須於廿一天前通知各會(huì)員。II會(huì)議種類1. 週年會(huì)員大會(huì)(Annual General Meeting，簡(jiǎn)稱AGM)週年會(huì)員大會(huì)簡(jiǎn)稱週年大會(huì)為本會(huì)之最高權(quán)力機(jī)構(gòu)，每年召開(kāi)一次，議決下列各項(xiàng)及其他重要議案：(a) 省覽，討論及通過(guò)上次週年大會(huì)及其他會(huì)員大會(huì)之會(huì)議記錄；(b) 省寬，討論及通過(guò)上年度經(jīng)核數(shù)師審核之財(cái)政報(bào)告；(c) 接納及通過(guò)會(huì)長(zhǎng)及董事局成貝之工作報(bào)告；(d) 委任下年度義務(wù)核數(shù)師及義務(wù)法律顧問(wèn)；(e) 選舉下年度執(zhí)行董事；(f) 修改本會(huì)憲章。有關(guān)檔案冊(cè)之內(nèi)容，請(qǐng)參考下列清單：(a) 工作計(jì)劃記錄(b) 名單：(i) 工作計(jì)劃委員名單(ii) 協(xié)助人員（Helper）名單(iii)參加者/出席者名單副本（正本交義務(wù)司庫(kù)作收入記錄）(iv) 嘉賓名單(c) 會(huì)議出席記錄正本(d) 會(huì)議議程及記錄正本(連簽名)(e) 來(lái)往信件(f) 財(cái)政預(yù)算及報(bào)告副本（正本及收支表、支出單據(jù)正本交義務(wù)司庫(kù)）(g) 宣傳單張、海報(bào)及剪報(bào)等等(h) 其他有關(guān)文件(包括當(dāng)日之問(wèn)卷調(diào)查等等）(i) 所有全部照片(3R）連底片(包括數(shù)碼相片)(j) 工作計(jì)劃籌委工作評(píng)估表（以密封形式交記錄及獎(jiǎng)勵(lì)董事）＊上述有關(guān)財(cái)務(wù)及檔案冊(cè)之各項(xiàng)報(bào)告表格模式已詳列於附錄作參考可影印使用注意事項(xiàng)1. 提交時(shí)間檔案冊(cè)必須在工作計(jì)劃出街後三十天內(nèi)提交會(huì)員事務(wù)及記錄及獎(jiǎng)勵(lì)董事，四十五天後提交將喪失所有工作計(jì)劃有關(guān)獎(jiǎng)項(xiàng)的評(píng)選資格。3. 款項(xiàng)收入各工作計(jì)劃的支票及現(xiàn)金收入，必須於計(jì)劃完成後一星期內(nèi)存入指定戶口，收款人為「晉峰青年商會(huì)有限公司」或「APEX JUNIOR CHAMBER LTD」；而該計(jì)劃之司庫(kù)有責(zé)任在兩星期內(nèi)追收所有未收的款項(xiàng)。以下各籌委職位之設(shè)立，須視乎工作計(jì)劃的形式及規(guī)模而決定。III執(zhí)行工作(Execution)小組主席除依照原定計(jì)劃推行活動(dòng)外，並須注意下列各點(diǎn)：1. 盡量利用總會(huì)之下列服務(wù)：(a) 每星期三為總會(huì)之郵寄日，任何印刷品需總會(huì)代寄十八分會(huì)各青商會(huì)員，可於每星期一中午十二時(shí)正前將印刷品連同填妥之表格送往總會(huì)會(huì)址，有關(guān)總會(huì)郵遞服務(wù)詳情，請(qǐng)參閱附錄；(b) 總會(huì)會(huì)址之會(huì)議室可供各分會(huì)借用，借用時(shí)需盡早填寫(xiě)會(huì)所借用表交總會(huì)，總會(huì)秘書(shū)處將以先到先得方式處理。為使各會(huì)員及準(zhǔn)會(huì)員在會(huì)內(nèi)之參與及訓(xùn)練機(jī)會(huì)能平衡發(fā)展，小組主席在挑選或委任任何小組成員之前，必須事先與會(huì)員擴(kuò)展董事磋商，或由會(huì)員擴(kuò)展董事按當(dāng)時(shí)個(gè)別會(huì)員的工作量及參與情況推薦合適的人選，亦須注意每一位被委任之小組成員必須為本會(huì)之會(huì)員或準(zhǔn)會(huì)員。社會(huì)發(fā)展循環(huán)步驟之應(yīng)用一個(gè)青商分會(huì)能否有效地推展其會(huì)務(wù)，又能否在社會(huì)上及青商活動(dòng)中建立良好的形象，以至其個(gè)別會(huì)員能否有充份訓(xùn)練機(jī)會(huì)，無(wú)不在其所舉辦之每一個(gè)活動(dòng)計(jì)劃的表現(xiàn)和成果中反映出來(lái)。國(guó)際青商總會(huì)多年前已推薦了一個(gè)推行工作計(jì)劃的方法一社會(huì)發(fā)展循環(huán)步驟(Community Devlopment Cycle，簡(jiǎn)稱CD)，它包括調(diào)查、分析，計(jì)劃、執(zhí)行及檢討等五個(gè)基本步驟。在各人選被委任後，小組主席須即隨即將「小組成員名單」送交本會(huì)會(huì)員董事及記錄獎(jiǎng)董事存案。如取消借用會(huì)議室，須盡快通知總會(huì)秘書(shū)處，以免防礙他人使用，請(qǐng)參閱「總會(huì)會(huì)所使用守則」2. 進(jìn)行工作計(jì)劃時(shí)所需之會(huì)方物資，如會(huì)旗、座檯名牌、襟花待，可與本會(huì)秘書(shū)處聯(lián)絡(luò)借用，用後須盡速交還及保持會(huì)柜之整潔。1. 主席(a) 製訂工作計(jì)劃表及進(jìn)度表(b) 負(fù)責(zé)統(tǒng)籌整個(gè)工作計(jì)劃運(yùn)作和進(jìn)度(c) 主持每次會(huì)議(d) 指導(dǎo)及協(xié)助各籌委完成轄下之工作(e) 與指導(dǎo)董事作緊密聯(lián)繫，並向董事局匯報(bào)工作2. 秘書(shū)(a) 準(zhǔn)備每次會(huì)議議程(b) 編寫(xiě)及派發(fā)每次會(huì)議記錄予各籌委(c) 編製籌委通訊錄(d) 記錄籌委出席率(e) 安排開(kāi)會(huì)場(chǎng)地(f) 通知各籌委出席會(huì)議之日期、時(shí)間及地點(diǎn)(g) 邀請(qǐng)會(huì)長(zhǎng)、有關(guān)董事局成員及會(huì)員事務(wù)出席會(huì)議(h) 協(xié)助有關(guān)之書(shū)信往來(lái)(i) 收集及整理檔案冊(cè)及相片，於工作計(jì)劃完成後一個(gè)月內(nèi)交記錄及獎(jiǎng)勵(lì)董事3. 司庫(kù)(a) 負(fù)責(zé)整個(gè)工作計(jì)劃的財(cái)政預(yù)算案，並在第二次小組會(huì)議中通過(guò)財(cái)政預(yù)算(b) 監(jiān)察及審核各項(xiàng)收入及支出，保存有關(guān)單據(jù)(c) 當(dāng)日活動(dòng)即時(shí)與義務(wù)司庫(kù)或財(cái)務(wù)董事點(diǎn)收數(shù)目並交給義務(wù)司庫(kù)；跟進(jìn)應(yīng)收的款項(xiàng)(d) 負(fù)責(zé)結(jié)算收支，並於會(huì)議中報(bào)告收支情況(e) 於工作計(jì)劃完成後一星期內(nèi)，完成所有收支報(bào)銷工作．製訂財(cái)政報(bào)告，經(jīng)籌委檢討會(huì)議通過(guò)後，再提交董事局審議通過(guò)。4. 款項(xiàng)支出(a) 一般支出：各工作籌委請(qǐng)先代繳付各項(xiàng)開(kāi)支，在整個(gè)計(jì)劃結(jié)束後兩星期內(nèi)，由該計(jì)劃之司庫(kù)統(tǒng)籌處理有關(guān)報(bào)銷申請(qǐng)，經(jīng)該計(jì)劃之主席批核後，交財(cái)務(wù)董事及義務(wù)司庫(kù)安排開(kāi)票事宜；須注意:(i) 各項(xiàng)支出必須附上正式單據(jù)；如未有正式單據(jù)之支出，則需填寫(xiě)支出白單（:FO3）表格。2. 檔案冊(cè)款式為儲(chǔ)存方便，檔案冊(cè)請(qǐng)以雙孔硬皮或A4紙皮FILE製作。2. 特別會(huì)員大會(huì)(Extraordinary General Meeting簡(jiǎn)稱EGM)討論及通過(guò)一些特別議案，例如：省覽及通過(guò)上年度財(cái)政報(bào)告、修改本會(huì)憲章。可由下列人仕要求召開(kāi)：(a) 會(huì)長(zhǎng)，或(b) 三位執(zhí)行董事局成員，或(c) 五位董事局成員，或(d) 不少於十分一之全體普通會(huì)員。 2. 特別會(huì)員大會(huì)：與週年大會(huì)相同。工作小組會(huì)議一般由小組主席擔(dān)任，在特別情況下方可推選小組組員出任主席（例如：小組主席臨時(shí)因事未能出席會(huì)議）2. 主席之工作主席應(yīng)處?kù)豆匚?，?yán)格執(zhí)行會(huì)議規(guī)則，維持會(huì)議和諧，使會(huì)議順利進(jìn)