【正文】 銷(xiāo)毀人及監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明“已銷(xiāo)”字樣和銷(xiāo)毀日期，并簽名蓋章以示負(fù)責(zé)。 2 公司檔案鑒定小組由 主管檔案工作的公司領(lǐng)導(dǎo)、綜合管理部主任、熟悉檔案內(nèi)容的專(zhuān)業(yè)技術(shù)干部和檔案部門(mén)人員組成。 3 各門(mén)類(lèi)檔案入庫(kù)時(shí)應(yīng)檢查賬、物是否相符。 修改補(bǔ)充已歸檔的圖紙時(shí)，必須持所在部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的“圖紙修改補(bǔ)充通知單”，修改人只能按通知單所列修改范圍進(jìn)行修改。其它門(mén)類(lèi)和載體的檔案案卷格式應(yīng)按有 關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 科技文件材料排列要求文字在前，圖紙?jiān)诤?，各?lèi)藍(lán)圖要疊成“手風(fēng)琴”式，圖幅為四 號(hào)圖，盡寸（ 210X297MM） C邊為 5毫米， D邊為 25毫米，標(biāo)題欄露右下角。 研究生畢業(yè)論文在答辯后 移交 。 7 注意對(duì)檔案材料的審核 主要審核兩個(gè)方面：即檔案材料的真實(shí)性 和檔案材料的完整性。尺寸單位： mm 表 A 歸檔文件目錄 件 號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題 名 日期 頁(yè)數(shù) 備注 24 表 B 25 備 考 表 盒內(nèi)文件情況說(shuō)明 整理人 檢查人 年 月 日 26 檔案接收制度 在 公司經(jīng)營(yíng)管理 活動(dòng)中直接形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，具體接收范圍按 相關(guān)的檔案歸檔 范 圍 和其它檔案管理辦法的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行 。 鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，具體時(shí)間視實(shí)際需要而定。 各部門(mén)（個(gè)人）借閱檔案必 須按此規(guī)定辦理借閱手續(xù)，對(duì)不按此規(guī)定借閱檔案者，檔案人員有權(quán)拒絕借閱檔案，否則追究檔案管理人員責(zé)任。 檔案的利用 工作人員因工作需要借閱時(shí)，須辦理借閱手續(xù)，方可借閱與業(yè)務(wù)有關(guān)的檔案材料。件號(hào)應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按文件排弄順序從“ 1”開(kāi)始標(biāo)注。 歸檔文件以“件”為基本整理單位。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本制度。 2．主題內(nèi)容及適用范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了文書(shū)檔案的保管期限，保管期限分為永久（ 50 年及以上）、長(zhǎng)期（ 16－ 50 年）、短期（ 15年以下，按檔案管理新規(guī)定有關(guān)規(guī)定，一般不作歸檔，可作資料類(lèi)留查）三種。 案庫(kù)房離人時(shí)，要關(guān)窗鎖門(mén)，節(jié)日要加封條。 防光與照明的管理 檔案庫(kù)房應(yīng)用白熾燈做照明光源。嚴(yán)禁使用失效和過(guò)期的藥物。對(duì)庫(kù)房的溫濕度做定期的測(cè)量記錄，對(duì)不適應(yīng)檔案載體保管的溫濕度要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。 檔案庫(kù)房應(yīng)做到整齊、清潔、檔案柜架和案卷排列科學(xué)，便于查找。 對(duì)檔案管理人員保密要求 檔案室要配備政治可靠人員。 對(duì)外單位人員借閱檔案的要求 外單位人員需持單位正式介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，填寫(xiě)“借閱登記單”后， 方可在閱覽室查閱檔案，一般不得借出或復(fù)制。 檔案借出一般不得超過(guò)七天，如遇特殊情況，由檔案室確定。 檔案的開(kāi)發(fā)利用 檔案管理人員，應(yīng)根據(jù)工作需要編制必要的檢索工具，如檔案案卷目錄、全引目錄等。 科技檔案案卷排列是按大類(lèi)一工期一案卷順序號(hào)。 業(yè)務(wù)指導(dǎo) 檔案人員對(duì)各部門(mén)文件材料的形成、積累、收集 工作進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督。 各部門(mén)產(chǎn)生的音像材料，在拍攝錄制工作完畢后，由攝錄人員注明攝錄者、時(shí)間和簡(jiǎn)單文字說(shuō)明及時(shí)向檔案室歸檔。 5 歸檔的聲像材料，要經(jīng)過(guò)編輯整理，并要附文字說(shuō)明。 公司在財(cái)務(wù)、審計(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料。 對(duì)公司各部門(mén)檔案材料形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂均不適用于本制度，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本制度達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。 7 電子檔案 一級(jí)類(lèi)目 二級(jí)類(lèi)目 案卷順序號(hào) 3－電子檔案 1－電子檔案 1 5 聲像類(lèi) 一級(jí)類(lèi)目 二級(jí)類(lèi)目 案卷順序號(hào) 1－聲像類(lèi) 1－照片 1 7— 獎(jiǎng)勵(lì)材料 1 3－ 鑒定、考察材料 1 4－會(huì)計(jì)檔案類(lèi) 3－會(huì)計(jì)賬務(wù)、 2憑證 1 8－基本建設(shè) 2－配電網(wǎng)工程、 4變電站工程、 7自身用房 1 Q∕ CGD 祿勸 供 電有 限責(zé)任公司管理標(biāo)準(zhǔn) Q/CGD 企業(yè)檔案管理制度匯編 1 編 制 說(shuō) 明 為進(jìn)一步規(guī)范、完善公司檔案管理工作，提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化管理水平，根據(jù)國(guó)家、上級(jí)有關(guān)規(guī)定及云南電網(wǎng)公司縣級(jí)供電企業(yè)檔案管理工作指導(dǎo)書(shū)，結(jié)合公司檔案工作實(shí)際，對(duì)原來(lái)《企業(yè)檔案管理制度匯編》進(jìn)行了修編與完善，增加了部分新的規(guī)定、新內(nèi)容，以方便公司各部門(mén)在檔案管理工作中共同遵守執(zhí)行。凡是不注日期的 引用文件，其最新版本適用于本制度。 公司員工違反《檔案法》、損毀、丟失或擅自銷(xiāo)毀檔案，根據(jù)情節(jié)輕重，給予不同處理。 公司在工作活動(dòng)中產(chǎn)生的并具有保存價(jià)值的各種錄音帶、錄像帶、照片、底片、計(jì)算機(jī)磁盤(pán)（電子文件）等。 歸檔的文件材料，應(yīng)編制移交目錄一式兩份，交接時(shí)雙方應(yīng)在移交目錄上簽字，各存一份。 生產(chǎn)調(diào)度與運(yùn)行原始記錄、水文、氣象、水工建筑觀測(cè)等文件材料，在次年上半年內(nèi)歸檔。 檔案的分類(lèi)整理 檔案的分類(lèi) 檔案按照《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)規(guī)則供電企業(yè)檔案分類(lèi)表》進(jìn)行分類(lèi)，分庫(kù)保管。 會(huì)計(jì)檔案案卷排列按類(lèi)別一年度一案卷順序號(hào)。 檔案管理人員應(yīng)熟悉所保管的檔案，了解生產(chǎn)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)和管理工作，積極提供檔案資 6 料，為各項(xiàng)工作服務(wù)。 借出、歸還檔案都應(yīng)嚴(yán)格清 點(diǎn)和辦簽證手續(xù)。 外單位承包我公司工程需借出檔案，由經(jīng)理工作部辦理手續(xù)，負(fù)責(zé)檔案安全及時(shí)催還。 檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)，宣傳貫徹《檔案法》、《保密法》和上級(jí)有關(guān)保密規(guī)定，以此來(lái)檢驗(yàn)、指導(dǎo)自己的工作和言行。 走廊、通道應(yīng)暢通無(wú)阻，不得堆放雜物。 檔案庫(kù)房（含膠片庫(kù)，磁帶庫(kù)）的溫度應(yīng)控制在 14～ 24℃，相對(duì)濕度控制在 45～ 60%。 庫(kù)房?jī)?nèi)禁止存放食品等其他無(wú)關(guān)雜物 。 檔案庫(kù)房不宜采用自 然光源，防止陽(yáng)光直射。 檔案的統(tǒng)計(jì) 堅(jiān)持做好工作日志，及時(shí)積累材料，按時(shí)記錄，凡是能用數(shù)字反映的都要用數(shù)字登記。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于我公司文書(shū)檔案保管期限。 《中華人民共和國(guó)檔案法》 《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》（檔發(fā) [2020]4 號(hào)） 《歸檔文件整理規(guī)則》（ DA/T222020） 《云南電力集團(tuán)公司文書(shū)檔案整理辦法》（云電集辦 [2020]54號(hào)） 3 管理職能 祿勸供電有限責(zé)任公司文書(shū)檔案管理職能部門(mén)為公司辦公室 。一般以每份文件為一件；文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；收文的文件處理單與收文為一件；原件與復(fù)制件為一件；多種文字形成的同一文件各為一件；報(bào)表 、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文各為一件；來(lái)文與復(fù)文各為一件（包括請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）；重要文件須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿（包括定稿）各為一件。裝訂材料可選用不銹鋼釘書(shū)針、棉線(xiàn)進(jìn)行裝訂。 外單位人員借閱，需持單位介紹信，并注明借閱范圍、借閱目的、借閱時(shí)間，重要檔案需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意方可借閱。 檔案的鑒定 根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定本單位檔案的保管期限表，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地判斷檔案的存毀。 檔案通過(guò)鑒定，要達(dá)到保管期限準(zhǔn)確，質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求。 1 在維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的前提下，根據(jù)《 公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn) 》的規(guī)定，按照檔案集中統(tǒng)一管理和分級(jí)保管的原則，定期接收 公司各職能部門(mén) 所形成的，具有永久 、 長(zhǎng)期保存價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)、各種載體的檔案，建立內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)合理的 室 藏體系。 8 接收時(shí)間及程序 公司 各部門(mén) 次年 二 月底前將預(yù)立卷 及歸檔 的文件材料移交 經(jīng)理工作部 檔案室。 公開(kāi)發(fā)表的論文 次年 二 月 底 前 移交 。 裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、北面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號(hào)章，并逐件編件號(hào)；圖表和聲像材料等也應(yīng) 在 裝具上或在聲像材料的北面逐件編號(hào)。 12 整理檔案時(shí)，要考慮檔案的安全保管和保密及便于提供利用。 修改內(nèi)容較少時(shí)，可直接在圖面上“桿改”或“刮改”，但必須在修改處注明修改標(biāo)記，并在標(biāo)題簽注修改人姓名、日期、修改處數(shù)及標(biāo)記。以全宗為單位按不同門(mén)類(lèi)、不同載體 ,依檔號(hào)順序排列。 3 檔案鑒定的主要任務(wù)是根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際，對(duì)文件材料是否歸檔進(jìn)行判定；對(duì)庫(kù)存檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整，并根據(jù)各類(lèi)檔案保管期限表，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。銷(xiāo)毀清冊(cè)要立卷歸檔。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)同保密和保衛(wèi)部門(mén)取得聯(lián)系，并指派二人以上監(jiān)銷(xiāo)。 1 公司各類(lèi)檔案的鑒定必須在“公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組”的主持和組織下進(jìn)行。 2 接收檔案時(shí)要編制移交檔案清冊(cè) ,辦理交接手續(xù) ,做到簽署完備 ,并及時(shí)分類(lèi)、登記、編號(hào) ,不得重復(fù)或遺漏。 6 要定期對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)脫色、褪色等字跡模糊的現(xiàn)象，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，情況嚴(yán)重時(shí)，立即采取補(bǔ)救措施 7 圖紙的修改補(bǔ)充 如因生產(chǎn)及工程建設(shè)的需要，對(duì)建筑設(shè)施等進(jìn)行改動(dòng)時(shí)，必須及時(shí)對(duì)已歸檔的底圖和藍(lán)圖進(jìn)行修改或補(bǔ)充，以保證歸檔圖紙與實(shí)物相符，底圖與藍(lán)圖相符。 9 盒內(nèi) 文件材料要去掉金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并 歸檔 ； 10 文書(shū)檔案 盒脊、 封 面 、備考表、 歸檔章 的格式按《文書(shū)檔案 歸檔辦法 》執(zhí)行。 5 歸檔 文件材料應(yīng)按排列順序，依 件 編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。 人事檔案 進(jìn)行實(shí)時(shí)收集、整理管理 。 6 對(duì)不按照《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，拖延或不移交應(yīng)進(jìn) 室 檔案的 部門(mén) 和個(gè)人，要做好宣傳說(shuō)服工作，使之能按規(guī)定移交 綜合 檔案 室 ；對(duì)拒不移交者，要依法追究法律責(zé)任。 圖 A 23 歸 檔 章 式 樣 （全宗號(hào)） （年度） （室編件號(hào)） （機(jī)構(gòu)或問(wèn)題） （保管期限） （館編件號(hào)） 注：標(biāo)有“※ ” 號(hào)的為選擇項(xiàng)，下同。 鑒定工作由主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案員和有關(guān)部門(mén)專(zhuān)業(yè)人員參加的鑒定小組直接進(jìn)行鑒定。發(fā)現(xiàn)檔案損壞、散失、泄密等現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)匯報(bào)，追查當(dāng)事人責(zé)任。 每年應(yīng)對(duì)文書(shū)檔案的保管狀況進(jìn)行全面檢 查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取有效措施，保護(hù)檔案的安全。 歸檔文件應(yīng)以件為單位按照其排列順序編寫(xiě)件號(hào)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料依次排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂均不適用于本制度，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本制度達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。 附： 1． 公司 檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖 2．公司 文書(shū) 檔案保管期限表 3．公司文書(shū)檔案 歸檔范圍 8 附 1 檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖 公司總經(jīng)理（何鐵軍 ） 辦公室主任（鄺松軍 ） 檔 案室（專(zhuān)職檔案員：張宗翠 ） 辦公室 電力營(yíng)銷(xiāo)部 安全監(jiān)察部 財(cái)務(wù)部 輸變電管理所 生產(chǎn)技術(shù)部 客戶(hù)服務(wù)中心 營(yíng)銷(xiāo)稽查中心 黨群工作部 公司各職能部門(mén) 兼職檔案員：