【正文】 ctionary》是如何詳細(xì)解釋 “涉外秘書”的。關(guān)鍵詞：涉外文秘；人才需求；技巧一、什么是涉外秘書涉外秘書，主要去政府涉外機(jī)構(gòu)、外向型企業(yè)從事秘書、檔案管理、人力資源管理等工作，涉外工作要求對語言有較高要求。電話會議的錄音帶和書面記錄整理稿都要歸檔保存。⑤互相通報出席情況。會議設(shè)備在會議開始之前要認(rèn)真調(diào)試，確保性能良好。召集方設(shè)主會場，其他參加會議的單位設(shè)分會場。對于要在電話會議中進(jìn)行討論的文件，在文件上標(biāo)明討論的順序編號和標(biāo)題，事先通過傳真發(fā)送給與會人員。要強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)時到會。會議的內(nèi)容和時間確定后，應(yīng)及時向參加單位發(fā)出通知，傳遞會議的有關(guān)信息。人員、旅館裝修或其他變更都可能對會議計劃產(chǎn)生重大影響。（6）列明應(yīng)向參加者個人直接收取的費用。（2）確定保證的客房間數(shù)，應(yīng)列出參會者大多數(shù)人員的到達(dá)和離去日期、房費起算和退租日期以及不受約束的客房退房日期。一旦談妥一切細(xì)節(jié)就把口頭協(xié)議變成書面形式，分別詳列每項具體安排。第一章 會議管理 第一節(jié)會前籌備一、擬訂會議議程、日程二、提供會議地點的備選方案三、布置會場和安排座次四、發(fā)布會議信息五、安排會議食宿六、邀請會議嘉賓七、準(zhǔn)備會議資料、會議用品八、安排會議禮儀服務(wù)九、檢查會議常州視聽設(shè)備是否正常 第二節(jié) 會中服務(wù)一、安排會議值班二、接待釆訪會議的新聞媒體三、做好會議的記錄工作和簡報工作四、收集會議信息五、反饋會議信息 第三節(jié) 會后落實一、會議文件資料收集整理的要求二、會議紀(jì)要的內(nèi)容和要求三、會議經(jīng)費結(jié)算的方法四、跟蹤反饋落實會議精神 第二章 事務(wù)管理 第一節(jié) 接 待一、制定接待工作計劃二、安排迎送來訪團(tuán)體三、安排來訪者食宿、交通、行程四、安排來訪者的參觀、娛樂活動 第二節(jié) 辦公環(huán)境管理一、合理布置辦公室二、營造健康、安全的辦公環(huán)境 第三節(jié) 辦公室日常事務(wù)管理一、管理印章和介紹信二、安排值班工作三、管理零用現(xiàn)金并辦理報銷手續(xù)四、安排上司的差旅事務(wù)五、完成上司臨時交辦事項六、管理時間，提高工作效率第四節(jié) 辦公用品與設(shè)備的使用和管理一、訂購、接收、管理辦公用品二、數(shù)碼相機(jī)的使用三、掃描儀的使用四、光盤刻錄機(jī)的使用五、投影儀的使用六、攝像機(jī)的使用 第五節(jié) 信息管理一、信息的收集二、信息的篩選三、信息的分類四、信息的校核五、信息的傳遞六、信息的存儲第三章 文書擬寫與處理 第一節(jié) 文書擬寫一、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知二、報告三、清示四、問答函五、簡報六、意向書七、訂貨單八、商品說明書第二節(jié) 收發(fā)文處理一、繕印文書二、校對文書三、用印四、傳閱文書第三節(jié) 文檔管理一、檔案的分類二、檔案檢索工具的編制三、檔案的鑒定四、檔案庫房及存儲檔案的管理《秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程(四級秘書)》共分會議管理、事務(wù)管理、文書擬寫與處理三部分，具體包括：會前籌備，會中服務(wù)，會后落實和接待，辦公環(huán)境管理，辦公室日常事務(wù)管理，辦公用品與設(shè)備的使用和管理等。具體包括了：接待、辦公環(huán)境管理、辦公用品與設(shè)備的使用和管理、文書擬寫、收發(fā)文處理等方面的內(nèi)容。大型會議幾乎每一個方面都可以談判：房租、宴會費用、會議場地、宣傳、郵件以及其他大量細(xì)節(jié)，都可以討價還價。應(yīng)將有關(guān)內(nèi)容附于簽訂的協(xié)議書之后。（5）確定預(yù)定和開票手續(xù)，包括組織方為賓客承擔(dān)財務(wù)責(zé)任的限度。隨著會期臨近，應(yīng)經(jīng)常與場地管理部門保持聯(lián)系。①準(zhǔn)確發(fā)出開會信息。而且要明確分會場的召集人。電話會議是一種以語言交流為手段的會議形式，無法實現(xiàn)文字的同步傳輸，需要做好會議書面信息的分發(fā)工作。電話會議分為主會場和分會場。可直接使用帶有免提揚聲器的電話機(jī)。會議時間一到，由召集方以主叫的方式接通與會各方。用錄音電話系統(tǒng)記錄會議信息，會后整理成書面記錄材料。第二篇：淺談涉外文秘淺談涉外文秘08會計（5）班趙莉08211526摘要：隨著社會的發(fā)展，對文秘人員的要求越來越高，文秘應(yīng)是復(fù)臺型人才，要具有較強(qiáng)的文秘專業(yè)方面的實踐能力．還要具有一定的與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的專業(yè)知識，以及較強(qiáng)的公關(guān)能力、組織能力。在我國，涉外秘書是指在“三資”企業(yè)，外國駐華機(jī)構(gòu)，我國涉外單位、部門供職的秘書，是改革開放以后產(chǎn)生的新型的外向型、復(fù)合型秘書，他們掌握一門以上外語，能操作辦公自動化設(shè)備，懂經(jīng)濟(jì)、懂法律、掌握秘書工作理論和技能，是輔助上司實施管理的專門人才。它的工作環(huán)境首先是一個外向型的工作環(huán)境。作為一名涉外秘書，毫無疑問需要嫻熟地操作辦公自動化設(shè)備和系統(tǒng)。涉外秘書除了要理解總方針、政策外，著重應(yīng)掌握本單位的有關(guān)政策。但是不可否認(rèn)的是國外對涉外秘書的要求是重能力重才華。隱匿性:指勞動融匯于上司的領(lǐng)導(dǎo)活動中，其勞動成果表現(xiàn)于上司領(lǐng)導(dǎo)工作的成果中，而非直接顯示出來。外企文秘的來源呈現(xiàn)多樣化，多為各部門中熟諳本公司生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)同時又具備良好文秘素質(zhì)(如英語口語、寫作能力、協(xié)調(diào)能力等)的業(yè)務(wù)人員，純粹文秘專業(yè)畢業(yè)的相對較少。文秘人員應(yīng)具備扎實的中、英文功底和較強(qiáng)的文字操作能力，熟悉各婁應(yīng)用文的格式與內(nèi)容要求，會速記，成稿速度快；文學(xué)素質(zhì)修養(yǎng)好，文筆流暢，能主編各種內(nèi)部刊物，組織企業(yè)文化宣傳，甚至要會寫快板書、詩歌等。英語方面，要求聽說寫能力強(qiáng) 許多前去外企應(yīng)聘文秘的大學(xué)生雖擁有四、六級英語證書，但聽說能力過不了關(guān)．甚至無法同客戶進(jìn)行一般El常交談，更無法處理秘書事務(wù)，只能被拒之門外；計算機(jī)方面，要求文字處理技術(shù)熟練．漢字錄人至少達(dá)到每分鐘80字；要熟悉各種辦公系統(tǒng)軟件，臺制作幻燈片用于作報告、匯報工作等；要會應(yīng)用數(shù)據(jù)庫及數(shù)碼，要臺排版編輯掃描；能上網(wǎng)查閱文件并互相交換。好文秘可為老板解決很多問題，不僅老板想到的要做好，甚至老板投想到的也要想到并且做好，使老板滿意。從廣州、深圳等地人才市場的招聘信息看，一般要求錄用女性，井對文秘人員的外形氣質(zhì)、言談舉止有較高要求，如：1 6米以上外形條件好，端莊穩(wěn)重．氣質(zhì)高雅，身體健康，能講流利準(zhǔn)。前兩者多用于商務(wù)貿(mào)易，而備忘錄多用于團(tuán)體和政府部門。對于涉外文秘人員來說，要想真正掌握英語，用英語與外商輕松自如地交流，就必須盡快提高自己的英語聽力水平。英語本土人士一般是用“底氣“發(fā)音，而多數(shù)中國人傾向于只用口腔發(fā)音，說出來的話口音差別很大。............................................................................錯誤！未定義書簽。............................................................................錯誤！未定義書簽。....................................................錯誤！未定義書簽。提升綜合素質(zhì)，滿足角色的定位要求...............................錯誤！未定義書簽。................................................................錯誤！未定義書簽。淺談秘書的社會角色摘要: 進(jìn)入21世紀(jì)，隨著我國改革開放社會主義市場經(jīng)濟(jì)的更加深入和信息化時代的到來，秘書職業(yè)在當(dāng)今已經(jīng)顯得越來越重要。關(guān)鍵字: 秘書 角色 定位前 言在社會生活中，每個人都承擔(dān)著一定的社會角色，履行著相應(yīng)的社會職責(zé)，只有這樣他才能夠在社會生活中施展自己的才華、發(fā)揮自己的潛能。（二）在國內(nèi)，秘書主要是指黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體、軍隊、院校內(nèi)的一種行政職位；秘書是領(lǐng)導(dǎo)、專家、管理人員在履行其職務(wù)時的輔助人員；秘書或秘書工作者是各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)人員的參謀和助手，主要職責(zé)是協(xié)助決策，承辦業(yè)務(wù)，摘好行政工作；秘書是專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實施服務(wù)的人員；秘書是指掌管文書并協(xié)助機(jī)關(guān)或部門負(fù)貴人處理日常工作的人員。文件電報領(lǐng)導(dǎo)能看到的，秘書都能看到，而且先于領(lǐng)導(dǎo)看到，開會作記錄，領(lǐng)導(dǎo)班子的決策最先知道，秘書掌握著大量的機(jī)密，嚴(yán)禁外泄。（二）綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一秘書部門不是專項業(yè)務(wù)部門，而是綜合性的部門。綜合性是主要的，專業(yè)性是次要的，二者互相滲透，互相促進(jìn)。事務(wù)性是秘書工作的基礎(chǔ)，思想性是秘書工作的靈魂，思想性處于主導(dǎo)地位，事務(wù)性處于從屬地位。當(dāng)然，這種被動，不是消極被動，不是不可以發(fā)揮主觀能動性。因此，下面就談?wù)劽貢慕巧δ?。秘書角色是以直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)為重要前提的，其它一切行為和思想都應(yīng)從這一前提出發(fā)。因此，也就對秘書提出了許多角色要求。同時應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎的處理各類事務(wù)，以協(xié)調(diào)好各方面的工作，避免出現(xiàn)不必要的失誤和麻煩。首先必須有敢于“標(biāo)新立異”的勇氣，大膽開拓創(chuàng)新的精神。在“角色理論”中，主要研究的是人們在社會群體或組織中如何扮演好自己在其中的角色，履行自己的職責(zé)。三要做到三清：清楚內(nèi)外關(guān)系，清楚工作重點，清楚領(lǐng)導(dǎo)意圖。日常工作要按時完成，以減少“塞車”現(xiàn)象。但相互之間的角色也并非絕對不能轉(zhuǎn)換，同級之間其他人員不在崗，有關(guān)部門需要幫助時，可以隨機(jī)制宜，及時補(bǔ)位，避免工作中出現(xiàn)失誤。秘書在進(jìn)入某一組織擔(dān)任角色時，不能不想這樣的問題，我的角色是什么，我應(yīng)當(dāng)作什么和怎么做，組織要求我做什么，我在組織中的地位和身份如何等，這樣構(gòu)成了秘書對自己角色的知覺，他具有鮮明的主動性，直接影響秘書在社會組織中的角色定位。很顯然，秘書角色定位是由角色知覺自身實際組織實際等因素共同決定的。不如各單位招聘秘書是的不同的條件要求就充分反映了這一類角色期望。（2）自我角色定位與自身能力發(fā)生沖突比如有的秘書對自己的期望較高甚至過高而自身的能力又無法滿足這種期望的實際，使自己實際扮演的角色不能如己所愿，便引起角色沖突。這是一個角色互動的過程：由角色期望者發(fā)出的信息影響角色期望對象，對其形成壓力；角色期望對象的反應(yīng)又影響到角色期望發(fā)出者對期望對象最初的我及未來的期望。（三）合理解決角色沖突要擺正自己的位置首先必須認(rèn)清“我是誰”這個問題。要保持角色系統(tǒng)的整體均衡秘書不能人為地給某一種或幾種角色斌予功利色彩，或夸大其作用秘書的多樣性角色并無主次之分，因此要協(xié)調(diào)好在不同環(huán)境下的各種角色的轉(zhuǎn)換。要正確發(fā)揮各種角色的功能不同的角色具有不同的功能，角色主體只有自覺適應(yīng)各種不斷變化的環(huán)境，才能在實踐中實現(xiàn)自我價值，從而極大地發(fā)揮自己的潛能。（3）氣要平：遇到困難和挫折，基層群眾不理解時要平心靜氣，不發(fā)急、會制怒。（7）腿要長：經(jīng)常深入基層了解情況、調(diào)查研究、掌握第一手材料。七戒：（1）戒敷衍塞責(zé)不盡心：工作責(zé)任心的強(qiáng)弱是能否勝任本職工作的第一要素。（5）戒稍遇挫折精神不振：要正視工作中的挫折。社會的高速發(fā)展要求我們必需準(zhǔn)確定位自己，只有準(zhǔn)確定位自己的角色才能取得人生和事業(yè)的成功。凡此種種，都說明一點，只有“才”沒有“德”的人，是不可能勝任秘書工作的；沒有一個全心全意為人服務(wù)的心，是當(dāng)不了一個秘書的。注重進(jìn)言技巧，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的心理、行為特征，選擇適當(dāng)場合和最佳時機(jī)，從要害問題切入，用委婉、含蓄的語言，巧妙地說出自己的見解或不同意見，“參”到點子上，“謀”到關(guān)鍵處，準(zhǔn)確理解和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。因此，秘書人員要提高撰寫文稿的質(zhì)量，平日應(yīng)注重學(xué)習(xí)，練內(nèi)功，在實踐中學(xué)習(xí)，邊工作、邊學(xué)習(xí)、邊總結(jié)、邊提高；還要盡可能深入調(diào)查研究，吃透“下情”，廣泛涉獵第一手資料，既能填充“資料庫”，博采來自方方面面、正正反反的信息，汲取精華，為已所用。秘書雖然是普通的工作人員，但其工作崗位十分特殊。要時刻做到自重、自省、自警、自勵，管住自己的嘴，不該說的絕對不說；管住自己的手，不該拿的堅決不拿；管住自己的腿，不該去的地方絕對不去。有了這種人生態(tài)度和精神品格，工作起來就能任勞任怨、奮發(fā)有為，不計較個人得失，全心全意把工作做好。優(yōu)秀的溝通能力和團(tuán)隊合作精神。對事情，決不輕言放棄。培訓(xùn)經(jīng)歷2005/62005/7：上海外國語學(xué)院英語EM82006/92006/12： 上海外國語學(xué)院公共禮儀2007 /6 ：涉外文秘(中級)良好