【正文】 效 ,在取得共識(shí)后始全力以赴 . 放權(quán)式 主管只提出問(wèn)題 ,說(shuō)明目標(biāo)和權(quán)限 ,然后將權(quán)力下放 ,讓下屬利用所長(zhǎng)完成任務(wù) . 身為主管 ,你會(huì)問(wèn) :要成為一個(gè)好的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)采用那一種方式呢 ?答案取決于你下屬的成熟程度 ,和工作的客觀條件 . 三 .下屬成熟程度 要判斷下屬的成熟程度 ,須考慮以下幾方面 : :他是否已積累足夠經(jīng)驗(yàn) ,或處理過(guò)同類工作 ?他是否有能力應(yīng)付危機(jī)和完成工作 ? :他是否已掌握所需的工作技巧 ,令你放心讓他處理有關(guān)工作 ? :他能否會(huì)作出適當(dāng)決斷 ,主動(dòng)將份內(nèi)工作有系統(tǒng)地完成 ?他能否在限期之前 ,將工作做妥 ,交待清楚 . :他是否敬業(yè)樂(lè)業(yè) ?處事會(huì)否以大局為重 ?是否經(jīng)常提出有建設(shè)性的意見(jiàn)推動(dòng)工作 ? :他對(duì)工作是否有一種使命感 ?工作時(shí) ,他是否全力以赴 ,遇到困難也不泄氣 ?當(dāng)知道力有不逮時(shí) ,會(huì)否向上司表白 ? 在以上五個(gè)特質(zhì)中 ,假如正面的答案愈多 ,便 顯示下屬愈成熟 ,工作能力和作出貢獻(xiàn)的意愿也愈強(qiáng) .對(duì)這類下屬 ,你應(yīng)采取放權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)方式 ,讓他發(fā)揮所長(zhǎng) ,滿足他的成就感 .為了回報(bào)你的賞識(shí) ,他會(huì)更努力為你工作 . 假如對(duì)成熟的下屬采取專權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)方式 ,規(guī)定他必須按照你的方法去做 ,他會(huì)覺(jué)得處處受到制肘 ,同時(shí)認(rèn)為你扼殺他發(fā)揮才干的機(jī)會(huì) .由于屈屈不得志 ,他的工作 ,自然表現(xiàn)有限 . 四 .工作客觀條件 (環(huán)境 ) 至于衡量與工作有關(guān)的客觀條件 ,便要考慮以下幾點(diǎn) : 在專權(quán)式領(lǐng)導(dǎo) ,主管按照自己的想法安排工作 ,吩咐下屬依計(jì)行事 ,通常很快便可以付諸實(shí)行 .在咨詢式領(lǐng)導(dǎo) ,主管事先咨 詢和參考下屬意見(jiàn) ,然后定出計(jì)劃 ,這個(gè)做法當(dāng)然比較周全 ,但要多一些時(shí)間才能動(dòng)工 。與整理工具室相比 ,這件工作所帶來(lái)的后果肯定嚴(yán)重得多 . 下屬通常會(huì)以主管對(duì)一件工作的參予程度 ,來(lái)衡量該工作的重要性 .若主管十分著緊工作的進(jìn)度 ,辦事的員工便會(huì)加把勁 .對(duì)一些不容有失的工作 ,主管 更要積極參予 。二方面 ,若大家有份參與達(dá)成定案 ,推行起來(lái)便積極得多 . 四 . 處理問(wèn)題的步驟 要客觀地處理問(wèn)題 ,大家不妨參考以下幾個(gè)步驟 : 當(dāng)遇到問(wèn)題時(shí) ,不同的人會(huì)有不同的反應(yīng) .消極的會(huì)埋怨別人 ,認(rèn)為管理不善或計(jì)劃失誤 .所以他會(huì)竭力阻止問(wèn)題出現(xiàn)和盡量不與任何問(wèn)題扯上關(guān)系 .但問(wèn)題仍然是存在的 ,采取消極的態(tài)度 ,對(duì)解決問(wèn)題并無(wú)幫助 . 積極的則認(rèn)為要順應(yīng)不斷改變的需要和配合各個(gè)環(huán)節(jié) ,問(wèn)題是無(wú)可避免的 。同時(shí)在工作上 ,下屬可以自行作出決定 ,去完成任務(wù) ,所以分工與授權(quán)是要 同時(shí)進(jìn)行和互相配合的 . 例如主管叫下屬負(fù)責(zé)廣告活動(dòng) ,他一定要獲準(zhǔn)在這宗任務(wù)上代表公司發(fā)出通告 ,與廣告商接洽 ,找其它同事協(xié)助和統(tǒng)籌有關(guān)事宜等 .這樣他才可以名正言順地推展工作 . 二 .授權(quán)目的 授權(quán)的目的有以下各點(diǎn) : 主管將工作分配給下屬 ,自己便可以騰出時(shí)間 ,去承擔(dān)更重要的任務(wù) . 有效率地運(yùn)用人力資源 ,使下屬在職能范圍內(nèi) ,有機(jī)會(huì)發(fā)揮他的本領(lǐng) ,達(dá)到人盡其才的目的 . 下屬在推展工作上有自主空間 ,便容易產(chǎn)生投入感 ,提高士氯 . 當(dāng)下屬肩負(fù)成敗的責(zé)任 ,他對(duì) 工作便會(huì)更加積極和富有責(zé)任感 . 讓下屬擔(dān)當(dāng)新任務(wù) ,主管可從旁提點(diǎn) ,培養(yǎng)和訓(xùn)練下屬的工作技巧 . 三 .權(quán)責(zé)關(guān)系 有些主管以為做妥分工和授權(quán)后 ,就是將整件工作交付給下屬 ,既然由他去干 ,成敗得失也應(yīng)該由他負(fù)責(zé) .這是十分錯(cuò)誤的觀念 . 在職能上 ,主管是要向上層交代每個(gè)下屬在工作上的表現(xiàn) .下屬出錯(cuò) ,主管在帶動(dòng)和監(jiān)管兩方面都是難辭其究的 .另外 ,主管分工給下屬 ,每個(gè)下屬所擔(dān)當(dāng)?shù)?,雖然祇是主管職務(wù)的其中一個(gè)環(huán)節(jié) ,但每一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)影響主管在有關(guān)職務(wù)上的表現(xiàn) . 影片中 :[如廣告活動(dòng)雖然只是推動(dòng)銷量其中一項(xiàng)活動(dòng) ,但其成 敗對(duì)公司營(yíng)銷總額有一定的影響 ,所以主管不能掉以輕心 .] 主管與下屬同樣要承擔(dān)工作上的責(zé)任 .在職能與職務(wù)上 ,主管要負(fù)上監(jiān)察的責(zé)任 ,而下屬處理實(shí)務(wù) ,要負(fù)上運(yùn)作責(zé)任 . 四 .授權(quán)步驟 在分工與授權(quán)的程序上 ,身為主管的 ,請(qǐng)留意以下幾個(gè)步驟 . 首先看看你手頭上的工作 ,那一些是可以由下屬代辦的 .下列性質(zhì)的工作 ,會(huì)比較合適 : 日常運(yùn)作 : 一些按常規(guī)處理的事務(wù) ,及定期要完成的工作 ,例如營(yíng)業(yè)報(bào)告等 .因?yàn)槭抢泄潞陀鞋F(xiàn)成的樣辦 ,下屬比較容易上手 ,經(jīng)指派工作后 ,他便可依程序去做 ,減輕你的工作負(fù)擔(dān) . 庶務(wù) : 一些輔助正常運(yùn)作的事務(wù) ,就算有差錯(cuò) ,也不會(huì)有很大的影響 .例如讓下屬采購(gòu)文具 ,或聯(lián)絡(luò)辦公室器材保養(yǎng)服務(wù)等 . 專業(yè) 效益 誠(chéng)信 卓越 第 9 頁(yè) ,共 27 頁(yè) **********督導(dǎo)管理系列課程 ********** 下屬專長(zhǎng) : 如果發(fā)現(xiàn)下屬有表現(xiàn)特出的范疇 ,例如設(shè)計(jì)櫥窗或分析資料 ,不妨叫他負(fù)責(zé) ,讓他能發(fā)揮所長(zhǎng) . 另一方面 ,有些工作是 不適宜 讓下屬去做的 ,例如 : 制訂辦事守則 : 當(dāng)你分配工作給下屬的時(shí)候 ,應(yīng)該制定有關(guān)辦事守則 ,叫他依規(guī)定行事 .例如招聘職員 ,你應(yīng)該列出基本條件 ,下屬便知道如何去篩選申請(qǐng)人 .如果你叫他自行處理 ,可能導(dǎo)致他無(wú)所適從 ,或者自把自為 . 處理人事 關(guān)系 : 有關(guān)人事資料 ,人手調(diào)配 ,表現(xiàn)評(píng)核 ,執(zhí)行紀(jì)律等都是比較敏感的范疇 ,而且利害攸關(guān) ,任何一個(gè)下屬去做都難以持平和服眾 .況且主管不自己親自處理 ,便會(huì)有推卸責(zé)任之嫌 . 制訂工作政策 : 對(duì)一些影響整個(gè)部門的問(wèn)題 ,例如制訂部門預(yù)算或策劃部門架構(gòu)等 ,主管應(yīng)該親自處理 ,作出決定 .所謂在其位行其政 . 處理工作危機(jī) : 面對(duì)危機(jī)的時(shí)候 ,如倉(cāng)庫(kù)水浸 ,須要作出很多實(shí)時(shí)的決定 ,下屬未必能夠代辦 ,主管應(yīng)該在場(chǎng)處理 ,以示盡責(zé) . 參考以上資料后 ,你便容易將工作分類 ,把工作分配給下屬 . 當(dāng)你決定要將 一件工作分派給下屬的時(shí)候 ,最好自己先勾劃出工作的要點(diǎn) ,即目標(biāo) ,進(jìn)度 ,準(zhǔn)則及要求 ,和下屬在執(zhí)行工作時(shí)的決策范圍 . 如果你想找人整理一下倉(cāng)庫(kù) ,最好確定目的是要能夠擺放更多貨品 ,或者是要改善現(xiàn)時(shí)存放和提取的效率 .這樣工作才有一個(gè)導(dǎo)向 。所以與他們建立良好的關(guān)系是十分重要的 .其實(shí)那亦并不是十分困難 ,因?yàn)樗麄兌寂c團(tuán)隊(duì)有共同目標(biāo) ,就是要把工作做好 ,才算功德完滿 . 團(tuán)隊(duì)在訂明目標(biāo)并確保隊(duì)員都認(rèn)為這些目標(biāo)是重要和可以達(dá)成之后 ,就展開合作 . 但處事手法各有不 同 ,在如何入手 ,或?qū)⑦\(yùn)作重點(diǎn)放在那個(gè)環(huán)節(jié)上 ,產(chǎn)生不同的見(jiàn)解 ,是在所難免的 .在這種情況下 ,有效的工作團(tuán)隊(duì) ,總是能夠?qū)⒉煌钠缫?jiàn)匯集成為綜合意見(jiàn) ,涵蓋各種見(jiàn)解的優(yōu)點(diǎn) .積極的對(duì)立可令下屬互相激勵(lì) ,啟發(fā)想象力 ,有利于團(tuán)隊(duì)以更實(shí)事求是的 ,有效地解決問(wèn)題 . 以上所提 ,都是有關(guān)團(tuán)隊(duì)如何在正常情況下推展工作的安排 .這樣并不足夠 ,團(tuán)隊(duì)還應(yīng)該具備一些處理問(wèn)題的機(jī)制 .當(dāng)隊(duì)員在工作上遇到問(wèn)題的時(shí)候 ,他們需要知道怎樣去找支持 ,或因應(yīng)問(wèn)題的性質(zhì) ,所牽涉的層面及嚴(yán)重性 ,而采取適當(dāng)?shù)拇胧?.例如到那一個(gè)階段便要通知受影響 的隊(duì)員 ,情況達(dá)到那一個(gè)程度 ,便要向主管報(bào)告等 . 另外 ,當(dāng)面對(duì)問(wèn)題的時(shí)候 ,如果團(tuán)隊(duì)已有一個(gè)大家接受的既定默契 ,例如“以顧客為先”或“少數(shù)服從多數(shù)”等 ,所有隊(duì)員便知道應(yīng)怎樣做 . 組織團(tuán)隊(duì)的目的是匯集各隊(duì)員的能力以完成工作 ,合力的成果應(yīng)當(dāng)比獨(dú)力的成果優(yōu)勝 .群策群力的成效 ,應(yīng)該大于個(gè)人力量的總和 . 很明顯 ,團(tuán)隊(duì)需要隊(duì)員合作 ,亦應(yīng)該使隊(duì)員從中得益 .除實(shí)質(zhì)利益外 ,還應(yīng)該兼顧每 專業(yè) 效益 誠(chéng)信 卓越 第 13 頁(yè) ,共 27 頁(yè) **********督導(dǎo)管理系列課程 ********** 個(gè)人的成長(zhǎng)和發(fā)展 ,令隊(duì)員感到值得成為團(tuán)隊(duì)成員 ,對(duì)團(tuán)隊(duì)產(chǎn)生歸屬感 .相反 ,缺乏互惠互利的聯(lián)系 .很難令隊(duì)員產(chǎn)生歸屬感 . 專業(yè) 效益 誠(chéng)信 卓越 第 14 頁(yè) ,共 27 頁(yè) **********督導(dǎo)管理系列課程 ********** 一 .“紀(jì)律”淺釋 大家都知道準(zhǔn)時(shí)上班 ,愛(ài)護(hù)公物等都是身為員工應(yīng)有的操守 .另外每一個(gè)機(jī)構(gòu)都有一些工作規(guī)則 ,譬如貨倉(cāng)內(nèi)不準(zhǔn)吸咽 ,出外公干完畢要一星期內(nèi)呈交報(bào)告等 。否則會(huì)被拿作笑柄 . 六 .執(zhí)行紀(jì)律步驟 執(zhí)行紀(jì)律時(shí) ,可依以下步驟之次序推行 . 當(dāng)發(fā)覺(jué)員工沒(méi)有依規(guī)則工作 ,你應(yīng)該將看到的情況詳細(xì)指出 ,內(nèi)容要以事實(shí)為主 ,并提出一些他不能否認(rèn)的資料 ,然后請(qǐng)他響應(yīng) .這樣一方面讓他有機(jī)會(huì)解釋 ,另一方面可以顯示你是有誠(chéng)意與他一齊探討原因 . 還有要留意的是 ,在未弄清楚之前 ,先要保持客觀 ,切忌妄加指責(zé) ,否則他會(huì)覺(jué)得你事先已有偏見(jiàn) ,懷疑你是針對(duì)他 ,抗拒之心油然而生 ,往后的溝 通便會(huì)十分困難 .更可慮的是他以為你以上壓下 ,采取消極態(tài)度 ,不和你合作或陽(yáng)奉陰違 ,那你不但沒(méi)有解決紀(jì)律問(wèn)題 ,反而惹起日后的管理麻煩 . 在與員工探討違反規(guī)則時(shí) ,你要與他追索每次事件的來(lái)龍去脈 ,同時(shí)用不同角度去檢討事件 ,例如看看與何人有關(guān)連 ?在甚幺地方會(huì)發(fā)生 ?在那一個(gè)時(shí)段會(huì)出現(xiàn) ? 如果員工犯規(guī)的確是他的過(guò)失 ,要求他找出補(bǔ)救辦法是最合適不過(guò)了 .所謂解鈴還須系鈴人 ,最清楚問(wèn)題的來(lái)龍去脈 ,同時(shí)要作出相應(yīng)行動(dòng)的都是同一人的話 ,那他自己提出來(lái)的方案 ,肯定會(huì)是最可行 ?；蚪o予適當(dāng)?shù)男睦磔o導(dǎo) ,使員工明了公私分明的重要性 ,令他再度投入工作 ,保持員工應(yīng)有的工作態(tài)度 ,積極爭(zhēng)取表現(xiàn) . 消除員工心理障礙后 ,主管應(yīng)該立即與員工商討是否須要安排一些新措施或工序 ,協(xié)助員工穩(wěn)定情緒 ,直至員工的工作再上軌道為止 . 第二類 : 主管因素 員工對(duì)工作認(rèn)識(shí)不足 ,雖努力以赴 ,但卻達(dá)不到工作的要求 . 新到職的員工或被調(diào)派新工作崗位的員工 ,由于對(duì)工作未有充份認(rèn)識(shí) ,加上訓(xùn)練不足 ,以致工作上經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤 .這樣 ,員工會(huì)缺乏工作 成就感 ,信心漸失 ,并對(duì)工作產(chǎn)生恐懼 . 主管應(yīng)適時(shí)地安排員工接受適當(dāng)?shù)脑诼氂?xùn)練 ,使其掌握有關(guān)工作的知識(shí) ,建立信心 . 專業(yè) 效益 誠(chéng)信 卓越 第 18 頁(yè) ,共 27 頁(yè) **********督導(dǎo)管理系列課程 ********** 員工在學(xué)習(xí)期間 ,若出現(xiàn)錯(cuò)誤 ,主管應(yīng)避免責(zé)罵員工 。這有助彼此建立更和洽的關(guān)系 ,日后加強(qiáng)合作 . 5. 主動(dòng)之意 主管是領(lǐng)導(dǎo)者 ,需要帶領(lǐng)屬下員工完成工作 .所以主管必須采取主動(dòng) 。主管須要學(xué)習(xí)管理自己 ,按時(shí)把工作完成 ,這可能須要改變個(gè)人的工作習(xí)慣 . 二 .時(shí)間失控的原因 很多主管往往未能如期將手上的工作完成 .導(dǎo)致他們不能有效管理時(shí)間的原因可分以下四類 . 主管身負(fù)重任 ,很多時(shí)都會(huì)同時(shí)有多項(xiàng)任務(wù)要完成 ,而這些任務(wù)又各有不同的困難和完成的期限 .面對(duì)錯(cuò)綜復(fù)雜的情況 ,主管惟有見(jiàn)步行步 ,而未能事先全盤計(jì)劃如何完成各項(xiàng)任務(wù) .漸漸發(fā)現(xiàn)時(shí)不予我 ,其中一 ,二項(xiàng)的時(shí)限迫在眉睫 .于是匆忙放下手上其它的工作 ,找尋額外資源去完成任務(wù) .這類急就章的處事方法虛耗資源和時(shí)間 . 主管很多時(shí)須要將工作分配給屬下員工處理 ,或與其它部 門配合 ,假如在分配工作時(shí)沒(méi)有把員工組織起來(lái) ,又沒(méi)有與其它部門取得默契 ,則員工在執(zhí)行工作上可能會(huì)出錯(cuò)或彼此產(chǎn)生誤會(huì) 。令執(zhí)行任務(wù)的人員受到制肘 ,無(wú)法完成任務(wù) . 主管很多時(shí)候不愿將自己的工作授權(quán)給下屬處理 .原因包括恐防下屬比自己做得