【正文】 （中方）秘書翻譯司機清潔工行政部(AD)副總經(jīng)理、秘書總經(jīng)理(GM)（德方）維修裝配機械加工生產(chǎn)制造部(MM)總經(jīng)理秘書裝試工藝制造工藝工裝工藝工藝計劃制造工程部(ME)質(zhì)控質(zhì)管檢驗計量檢測供應(yīng)質(zhì)檢質(zhì)量部(QA)項目執(zhí)行經(jīng)理(MPI)翻譯采購物流庫房包裝采購和物流控制部(PM)開發(fā)應(yīng)用研發(fā)部(RD)圖1　組織結(jié)構(gòu)設(shè)置圖以上為ZF公司的基本情況的簡單介紹，作為本文重點部分的采購與物流控制部分將在下部分介紹，本部分的介紹對全文的理解有很大的幫助。下面，CKD件就是指進口的零件。（3）采購員根據(jù)公司合同樣本結(jié)合實際情況，與供應(yīng)商（德國ZF集團）商議合同條款（其實也沒有商量的地方，只是按照供應(yīng)商的要求簽訂合同），并依據(jù)此與進口代理商簽訂合同條款和代理協(xié)議，采購和物流控制部經(jīng)理審查，報總經(jīng)理批準(zhǔn)并簽字，此合同生效。采購員用電腦做好每批貨物的數(shù)量、價格、出運日期及到貨日期列表，并歸檔。在向供應(yīng)商索賠過程中，沒有分析損壞的原因，往往由于運輸?shù)脑?，?yīng)向保險公司索賠的反而向供應(yīng)商索賠，造成供應(yīng)商的誤解。ZF公司進口代理商存在的原因是：在ZF公司成立之前，當(dāng)時合資公司還沒成立，雙方以項目小組的形式合作生產(chǎn)轉(zhuǎn)向泵。在2002年，ZF公司付給進口代理商的代理費總計達幾百萬，而隨著銷量的增加、進口物品的增多，代理費將不斷地增加。再比如進口物品的運費由ZF公司承擔(dān)，而運輸商的選擇權(quán)在進口代理商手中，因此運輸費用就得不到有效的控制。包括一些沖壓和焊接件、傳動件、標(biāo)準(zhǔn)件等。供應(yīng)商據(jù)此提出報價。供應(yīng)商進行試制。（5）采購和物流控制部根據(jù)銷售計劃和生產(chǎn)計劃，與供應(yīng)商簽訂框架合同；研究和開發(fā)部與其簽訂技術(shù)協(xié)議。在所有要求都符合后，采購和物流控制部通知財務(wù)部，關(guān)于接收的貨物，財務(wù)部在確定后付款。三、國產(chǎn)化件（新產(chǎn)品）采購流程分析（一）國產(chǎn)化件（新產(chǎn)品）的采購流程圖（見下圖）（二）國產(chǎn)化件（新產(chǎn)品）的采購流程說明（1）選定合格的供應(yīng)商?？偨?jīng)理進行審批并最終定點。OTS通過后，采購物流控制部發(fā)認(rèn)可通知。四、設(shè)備的采購流程（一）設(shè)備的采購流程圖ME請購ME設(shè)備投資規(guī)劃BOD審批GM審閱ME進行價格對比PM ME選點GM審批ME技術(shù)GM決策BOD審批PM詢價FA項目控制ME技術(shù)協(xié)議PM ME談判GM價格技術(shù)方案認(rèn)可GM會簽PM合同MM備件PM跟蹤辦理相關(guān)手續(xù)PM進廠通知ME開箱安裝調(diào)試ME資料歸檔FA付尾款QA ME MM驗收PM索賠圖5　設(shè)備的采購流程圖（二）設(shè)備的采購流程說明由于ZF公司在成立的時候，需要購買大量的設(shè)備，因此對設(shè)備的采購流程有詳細(xì)的規(guī)定：（1）制造工程部提出設(shè)備投資規(guī)劃，該規(guī)劃須經(jīng)董事會的審批并交由總經(jīng)理審閱。（5）采購和物流控制部和制造工程部在收到各供應(yīng)商的初步報價后，做出各供應(yīng)商的技術(shù)對比表和價格對比表，并審批。設(shè)備備件方面由制造和維修部負(fù)責(zé)。（11）設(shè)備最終驗收后，采購和物流控制部根據(jù)雙方簽署的終驗收報告認(rèn)可作最后付款。采購和物流控制部負(fù)責(zé)安排每月進廠，并負(fù)責(zé)清點，質(zhì)量保證部負(fù)責(zé)質(zhì)量檢驗合格，采購和物流控制部負(fù)責(zé)安排付款，否則通知供貨商整改并進行索賠。財務(wù)部負(fù)責(zé)預(yù)算控制。（7）申請部門或QA負(fù)責(zé)質(zhì)量檢驗，合格后采購和物流控制部認(rèn)可付款，否則采購和物流控制部進行索賠。具體規(guī)定如下：（1）申請部門提出申請。（3）采購和物流控制部負(fù)責(zé)安排入化學(xué)品庫。倉庫管理人員檢收供應(yīng)商供貨的內(nèi)容需確認(rèn)：（1）記載在送貨單上的物品與實際物品名稱、規(guī)格和數(shù)量是否與采購訂單一致；（2）供貨的物品包括狀態(tài)及零部件的損傷或遺漏狀態(tài)；（3）供貨沒有異常時，送貨單2份由ZFSJ保管，1份由供應(yīng)商保管，此時倉庫保管員需對其進行批號控制管理（進口物品入庫以同樣的方法進行），方法如下： X X X X X X X X X X （如0401112005） 倉庫號后兩位數(shù) 年 月 日 當(dāng)日進貨次數(shù) 1000五金和工具倉庫 1001原材料倉庫 1002半成品倉庫 1003成品倉庫 1004附件倉庫 1005包裝倉庫 1006電器倉庫 1007化學(xué)品倉庫 1008 設(shè)備倉庫 1009 雜件倉庫 （4）如上內(nèi)容中，因供應(yīng)商的錯誤而發(fā)生退貨理由時，向供應(yīng)商退貨，并采取措施；（5）檢收時沒有問題的話，進行到貨處理并對供應(yīng)商的交貨情況進行記錄。（5）檢查合格（6）檢查不合格a依檢查基準(zhǔn)認(rèn)定為不合格時，在樣式的確認(rèn)欄上標(biāo)為不合格；通知采購員b把不合格的檢查內(nèi)容記錄起來，作為質(zhì)量管理的指標(biāo)；c對不合格的物品，倉管員從QA接受貨物和樣式；d不合格情況記錄在供應(yīng)商交貨情況記錄上后，確認(rèn)的確是不良品，立即將其中一份送貨單蓋上退貨章印交于采購人員后，2天之內(nèi)向供應(yīng)商退貨。二、國外材料入庫操作流程（一）國外材料入庫操作流程圖到貨處理檢 收入庫處理運輸至ZFSJ 索 賠進口事故處理圖8　國外材料入庫操作流程圖（二）國外材料入庫操作流程說明 運輸至ZFSJ貨物經(jīng)報關(guān)后運至ZFSJ公司指定場所。 進口事故處理（1）在進口事故中，出現(xiàn)貨物相異以及發(fā)現(xiàn)貨物瑕疵時，應(yīng)將此批貨物放在倉庫內(nèi)指定的場所等待處理，同時必須通知采購人員；（2）對發(fā)現(xiàn)的貨物相異要求退貨時，搬運費由供貨廠家負(fù)責(zé)；不要求退貨時，作作廢處理；（3）發(fā)現(xiàn)貨物瑕疵時也同上一樣處理。（2）服務(wù)出庫：是客戶用材料，由銷售服務(wù)部安排后出庫。（6）物品申請書：是指由研究開發(fā)部要求的作為開發(fā)用的材料，質(zhì)量保證部要求的試驗用材料，和制造部門外的部門由于某種特殊要求而需要出庫材料的方法。（3）生產(chǎn)計劃日程表及Parts list清單準(zhǔn)備材料以備生產(chǎn)領(lǐng)用，此時須注意：a 進貨批號 b品名 c品號 d數(shù)量 e容器（特殊材料搬運用）的準(zhǔn)備（4）根據(jù)生產(chǎn)進度，將準(zhǔn)備好的材料的發(fā)貨單填寫完整，生產(chǎn)部門簽字后將其保存；（5）對已辦好手續(xù)但最終未出庫材料，應(yīng)在將其作為當(dāng)日材料入庫處理；（6）材料出庫后，發(fā)生退貨理由時需辦理退貨手續(xù)，仍然將其作為當(dāng)日材料入庫處理；a 因生產(chǎn)計劃變更 b 因設(shè)計規(guī)格變更 c 因特定材料的短缺（7）倉庫人員將材料送至生產(chǎn)線或外協(xié)廠，同時再次確認(rèn)：進貨批號、品名、品號、數(shù)量、狀態(tài)及其它。出庫物品（1）廠內(nèi)生產(chǎn)的物品，分為各工序，在生產(chǎn)準(zhǔn)備區(qū)出庫。（1）不良發(fā)生部門搜集當(dāng)日發(fā)生不良的材料委托質(zhì)量檢驗部門檢查，并得到部門經(jīng)理的批準(zhǔn)。b制造不良：判定為制造不良時，聚合在一起，一定量的時候，作作廢處理。（1）如果是制造不良，生產(chǎn)線憑超額領(lǐng)料單申請發(fā)貨。（1）向外協(xié)廠出示不良品代替出庫單（2份）。（1）外協(xié)廠的材料不良及制造不良， （2）決算方法是，月底根據(jù)不良出庫實際情況結(jié)算。要求有償供給時記載事項：（1）廠名，PART NO.（2）品名，規(guī)格，數(shù)量（3）要求理由對要求有償供給的材料，倉庫管理員確認(rèn)有償供給品目再作有償供給處理。（1）每月清算一次，出示納稅收據(jù)和有償供給現(xiàn)況書交給供貨廠家。 b實物數(shù)量是否與憑證一致。（2）相關(guān)手續(xù)(裝箱單等)辦理完成后，安排出庫。 (c)因零部件質(zhì)量問題而由使用部門及質(zhì)量保證部要求另行措施時，與零部件的保管期限無關(guān)，按照要求內(nèi)容處理。 b為先入、先出的原則，物品包裝上貼上標(biāo)識而管理。 a按品號及包裝上的資料； b定位：定位是為了使除了管理責(zé)任人以外的任何人都可以容易找出物品擺放的位置。（4）應(yīng)預(yù)防火災(zāi)被盜。（2）搬運用具及作業(yè)用具，要經(jīng)常維修，實施安全檢驗。（6）火災(zāi)預(yù)防：在容易發(fā)生火災(zāi)的地方，注意資財處理，要設(shè)置防火裝備。 b隨時現(xiàn)貨調(diào)查：是指必要時，隨時實施的現(xiàn)貨調(diào)查。 c各外協(xié)廠，以出庫實成績現(xiàn)況，并與現(xiàn)貨對照。 169。 長期不用的庫存的管理及處理業(yè)務(wù) 長期不用的庫存是指長期不用且其接近保質(zhì)期的物品。（4）對再檢查委托現(xiàn)況表上標(biāo)記的抽樣品數(shù)量，QA以物品申請書要求其數(shù)量，進行檢查作業(yè)。對不再使用的庫存，貼另外的標(biāo)識別，讓人容易識別。（3）成品的庫存控制 a公司應(yīng)按照顧客計劃的要求及一定的安全庫存安排生產(chǎn)，公司倉庫中的庫存量不應(yīng)超過2周的銷售量，如果有特別情況，應(yīng)得到公司領(lǐng)導(dǎo)同意后采取措施； b如果某些顧客要求ZFSJ在其周轉(zhuǎn)倉庫中存有一定量的庫存，公司應(yīng)得到其出示相關(guān)文件。根據(jù)美國的邁克爾根本性表明業(yè)務(wù)流程重組所關(guān)注的是企業(yè)核心問題，如“我們?yōu)槭裁匆霈F(xiàn)在的工作？”、“我們?yōu)槭裁匆矛F(xiàn)在的方式做這份工作？”、“為什么必須是由我們而不是別人來做這份工作？”等等。業(yè)績的顯著增長是BPR的標(biāo)志與特點。只有對價值鏈的各個環(huán)節(jié)（業(yè)務(wù)流程）實行有效管理的企業(yè)，才有可能真正獲得市場上的競爭優(yōu)勢。圍繞目標(biāo)或產(chǎn)出而不是單個任務(wù)來設(shè)計人員的工作。這一流程的確能完成工作，并且對于采購貴重貨物的確能顯示出專業(yè)化采購優(yōu)勢，但是對于鉛筆這類廉價的非戰(zhàn)略性物品，這一流程就顯得笨拙而緩慢了，并且往往用以采購的各項間接費用竟會超過所購產(chǎn)品的成本。過去大部分企業(yè)都建立了這樣一些部門，它們的工作僅僅是收集和處理其它部門產(chǎn)生的信息。在舊流程中，驗收部門雖然產(chǎn)生了關(guān)于貨物到達的信息，但卻無權(quán)處理它，而需將驗收報告交至應(yīng)付款部門。集權(quán)的優(yōu)勢在于規(guī)模效益，而缺點是缺乏靈活性?？偛繐?jù)此掌握全公司的需求狀況，并派出采購部與供應(yīng)商談判，簽訂總合同。新產(chǎn)品的開發(fā)就屬于后一種的典型。使決策點位于工作執(zhí)行的地方，在業(yè)務(wù)流程中建立控制程序。而今，信息技術(shù)能夠捕捉和處理信息，專家系統(tǒng)又拓展了人們的知識，于是一線工作者可以自行決策，在流程中建立控制，這就為壓縮管理層次和實現(xiàn)扁平組織提供了技術(shù)支持。但是，由于不同人、不同部門和組織對于信息有各自的要求和格式，不可避免地造成企業(yè)業(yè)務(wù)延遲、輸入錯誤和額外費用。ZF公司采購和物流控制部集中精力完成生產(chǎn)所需的直接物料：CKD件、配套件、國產(chǎn)化零件和化學(xué)品；配套件、國產(chǎn)化零件和化學(xué)品統(tǒng)稱為國內(nèi)件，這些物料的質(zhì)量、成本和交付對產(chǎn)品有決定性的影響。B 貨物的交付過程中有一個中間商：進口代理商；供應(yīng)商發(fā)貨給代理商，代理商發(fā)貨給ZF公司。價格確定后，才能簽訂采購合同；這是CKD件采購的特殊性決定的。流程圖 　　　　　　　　　　　　未通過PM初步選點審批制定采購信息接收需求　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　未通過GM審批、最終定點匯總評審報告和報價供貨商報價PM、QA、RD三部門考察 　　　　　　　　　不合格QA檢驗供應(yīng)商提交OTS樣件簽訂合同建立合格供方名錄　　　　　　　　　　　　　　　不合格下發(fā)OTS認(rèn)可通知書檢驗報告供應(yīng)商小批生產(chǎn)送德國檢驗不送德國檢驗QA小批生產(chǎn)過程評審PM下發(fā)PO到貨檢驗入庫退貨付款　　　　　　　　　不合格圖13　流程圖流程說明A PM根據(jù)接收到的需求信息制定較詳細(xì)的采購信息，采購信息的內(nèi)容應(yīng)包括以下幾點內(nèi)容：采購物品的名稱、年需求量、物品的圖紙或標(biāo)準(zhǔn)號、技術(shù)要求、OTS交樣的時間和批生產(chǎn)的時間等；B 當(dāng)采購信息得不到批準(zhǔn)時，應(yīng)重新制定采購信息，或者把采購信息得不到批準(zhǔn)的原因反饋之發(fā)出需求的部門；C PM應(yīng)選擇多家（多于二家）潛在供應(yīng)商，以備比較；D 由PM組織RD、QA對潛在的供應(yīng)商進行現(xiàn)場考察，并如實填寫“質(zhì)量能力調(diào)查表”(附錄C)；PM向RD申請產(chǎn)品圖紙、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，向QA申請 “外購件質(zhì)量保證原則”及 “供應(yīng)商質(zhì)量策劃”給供應(yīng)商，并與之簽訂“技術(shù)資料保密協(xié)議”（附錄D）；并向潛在的供應(yīng)商詢價；E PM將選定供應(yīng)商申報表、報價單、供貨商質(zhì)量保證能力調(diào)查表等資料匯總，報GM批準(zhǔn)；獲批準(zhǔn)后，將申報表分發(fā)至RD、QA；并將供應(yīng)商加入合格供方名單中；如果是在合格供方名單中的企業(yè)，則不需考察供應(yīng)商，但要進行采購價格的比較和審批。三、程細(xì)節(jié)的BPR 定合格的供應(yīng)商任何一個企業(yè)總是在不斷地尋求更好的供應(yīng)，即物美價廉、時間有保證的供應(yīng)。ZF公司在選定合格供應(yīng)商的過程中，在實際應(yīng)用中，存在較大的問題，如原“質(zhì)量保證能力調(diào)查表”（附錄A）就不能準(zhǔn)確地反映供應(yīng)商的實際情況，這樣在選定合格供應(yīng)商時，決策者判斷依據(jù)也就不充分，因此所選定的供應(yīng)商到時是否能提供質(zhì)量可靠、價格合理、及時交付的產(chǎn)品就成了大問題。B 原“質(zhì)量保證能力調(diào)查表”中所列的調(diào)查內(nèi)容不夠細(xì)化，對供應(yīng)商的質(zhì)量控制體系、技術(shù)管理、生產(chǎn)管理、采購管理和生產(chǎn)能力的評判沒有量化的指標(biāo)，并且所問的問題意思不太明確，不同的供應(yīng)商理解就不同。這樣，調(diào)查表就比較客觀地反映供應(yīng)商的實際情況，同時又能杜絕許多人為的因素。ZF公司在原有的程序中并沒有提到對供應(yīng)商的后續(xù)管理，但從實際情況來看，對供應(yīng)商的評價，特別是對供應(yīng)商的綜合業(yè)績評價是促進供應(yīng)商保證及時交貨、良好質(zhì)量和優(yōu)質(zhì)服務(wù)的一種好的方法。（4）采購和物流控制部采購員提供供應(yīng)商交付情況匯總，并給出得分