有效能的時(shí)間管理-預(yù)覽頁(yè)
【正文】 這叫 ―灌能 ‖ 陷阱二 : 拖延 ? 除了第四項(xiàng)以外 , 其它的做起來(lái)都不太愉快 ? 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 1 st 2 nd 不重要的事 3 rd 4 th 陷阱三 : 事必親躬 ? 韓非子 .八經(jīng) – 下君 ,盡已之能 – 中君 ,盡人之力 – 上君 ,盡人之智 ? 諸葛亮凡事必親躬 , 後來(lái)過(guò)勞而死 . ? 為何事必親躬 ? – 因?yàn)榕虏繉偃〈? – 不放心部屬 , 不信任部屬 – 要求標(biāo)準(zhǔn)過(guò)高 陷阱四 : 有求必應(yīng) ? 會(huì)花太多時(shí)間 , 時(shí)間不夠會(huì)犧第二項(xiàng) 受人尊敬重要 , 還是受人歡迎重要 ? 不好意思拒絕請(qǐng)託的原因 – 接納請(qǐng)託比拒絕請(qǐng)託容易 – 擔(dān)心觸怒請(qǐng)託者 – 想要做廣受愛(ài)戴之好人 – 不知如何拒絕他人之請(qǐng)託 ? 每個(gè)人都有一個(gè)好朋友 , 叫 ―施小惠 ‖, 可以適當(dāng)?shù)鼐芙^ . Conclusions: 時(shí)間管理架構(gòu) 之上 均 衡 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 不重 要的事 迫切性指數(shù)測(cè)驗(yàn) 選出你最可能反應(yīng)的行為或態(tài)度 (0＝從不， 2＝ 有時(shí)候， 4=常常） 1. 我在壓力之下表現(xiàn)最好。我討厭 等待或排隊(duì)。 7. 我只要片刻沒(méi)和辦公室聯(lián)繫就覺(jué)得不安。 ，犧牲和親友共處時(shí)間。 。 培養(yǎng)良好的嗜好 早上 中午 13:00~15:00 下午 晚上 活力充沛 , 衝勁與勇氣兼俱 (Do) 思考遲頓 , 適合散心 , 放鬆 (Check) 冷靜 , 溝通 (Action, Plan) Relax, 人文 , Thinking : EMail / 做事情 Leader 方向 / 畫(huà)架構(gòu) 案 Follow Up Around / Update Follow up進(jìn)度 (1hr) 進(jìn)行中專(zhuān)案 1 小時(shí)寫(xiě)作 禮拜一二 禮拜三四五 禮拜六日 備註 活力充沛 , 衝勁與勇氣兼俱 (Do) 思考遲頓 , 放鬆 , 溝通 (Check) 冷靜 , 思考 (Action, Plan) 方向 /做事重點(diǎn) Up 一二所丟的球 , Update 計(jì)劃 麼 ? 意義何在 ? 昇自己的價(jià)值 ? / 規(guī)劃 先問(wèn)自己以下這幾個(gè)問(wèn)題 Email? Email 會(huì)不會(huì)看小品 ? Email 的時(shí)間是連續(xù)的 , 還是片斷的 ? Email 有沒(méi)有做分類(lèi) ? , 還是分類(lèi)後集中回信 ? Email 信箱 , 是先看信還是先發(fā)信 ? 如何提高 Email 的處理效率 ? 一進(jìn)信箱第一個(gè)動(dòng)作就是把所有信件的主題瀏覽一遍 , 然後做分類(lèi)的動(dòng)作 ? 養(yǎng)成習(xí)慣 , 一天只有三個(gè)時(shí)段看 Email ? 除了急件以外 , 集中時(shí)段回信 ? the Vital Few amp。 4. 組織你的辦公桌及辦公室，提升工作效率。 8. 改變拖延的習(xí)慣，即時(shí)行動(dòng)。 工作上如此，生活亦是。不妨問(wèn)問(wèn)自己以下三個(gè)問(wèn)題：有沒(méi)有做一些根本不需要做的事？有哪些工作可以分配給其他人去做？必頇做的事，是不是可以做得更有效率？ 真正能幹的中階主管，能好好安排自己的工作時(shí)間表，逐項(xiàng)徹底執(zhí)行，一旦工作順利進(jìn)行，自然不會(huì)手忙腳亂，再加上工作效率高，工作成效自然也比他人多出數(shù)倍。 ? 拿一個(gè)小時(shí)來(lái)訂計(jì)劃，可以有二到三倍的效果出現(xiàn)。 ? 學(xué)習(xí)絕對(duì)專(zhuān)心，同時(shí)做兩三件事，像電視機(jī)選臺(tái)器一樣。 ? 要掌控時(shí)間，尌必頇先能掌控自己。完成 20％的目標(biāo)可能獲得 80％的效果，如果你每天的行事曆上有十個(gè)事項(xiàng)要做，你只要能圓滿達(dá)成其中最重要的兩個(gè)項(xiàng)目，尌可以得到八成的效果。 ? 不重要也不緊急：有空再辦。 ? 早上十點(diǎn)至十二點(diǎn)：注意力及短暫記憶力最強(qiáng)，適合腦力激盪會(huì)議、訓(xùn)練。 ? 了解自己的生理時(shí)鐘，它不像真的時(shí)鐘那麼有規(guī)律。 ? 在效率最差的時(shí)段，你可以處理：例行性事務(wù)、電話聯(lián)絡(luò)事情、接待訪客、基本行政工作。保持辦公桌清爽的最高指導(dǎo)原則：與手邊正在做的工作有關(guān)的東西，才能出現(xiàn)在桌面上，其餘的請(qǐng)立即拿開(kāi)。 ? 一年半年內(nèi)不會(huì)再用到的東西，考慮把它扔掉。 ? 每天要用到的東西，放的位置愈靠近座位；不是每天要用的，可以集中到較遠(yuǎn)的角落去。 史坦普（ Peter Stemp） Allied Dunbar Assurance plc ，將工作分配給部屬、助理或秘書(shū)。 ? 將工作交給能處理得最好的人。 秘書(shū)或助理不是花瓶，他們可以替你擋不速之客與過(guò)濾電話、信件，使你不受干擾地專(zhuān)注在重要事務(wù)上，還能替你蒐集資訊，提出解決問(wèn)題及做決策的構(gòu)想。 成功的主管奉行兩個(gè)原則：在擁有必要資訊與判斷基礎(chǔ)的最底層下達(dá)決定；直接向你負(fù)責(zé)的人應(yīng)該提出答案，而不是問(wèn)題。 ? 把預(yù)定做的事登錄到預(yù)定的時(shí)程裡，確定的事項(xiàng)用鋼筆或原子筆書(shū)寫(xiě)，可能有變數(shù)的尌先用鉛筆書(shū)寫(xiě)。 像所有其他的計(jì)劃一樣，有效的時(shí)間安排最好是在紙上作業(yè)。 ? 與對(duì)同一領(lǐng)域有興趣的人分擔(dān)資訊收集的責(zé)任。 鎖定你真正需要的資訊，避免因資訊氾濫而無(wú)所適從。 ? 讀一讀尌停下來(lái)思考，並將所讀的內(nèi)容濃縮成大要。 該寫(xiě)一篇重要報(bào)告的時(shí)候，你卻在整理桌子？像這種先處理無(wú)關(guān)緊要事情，而非該優(yōu)先解決事情的心態(tài)，尌是拖延。 ? 不要等所有資料都到手才開(kāi)始工作，有什麼尌做什麼。 ，讓時(shí)間的控制權(quán)在自己手上。 ? 不要以茶點(diǎn)或咖啡款待未經(jīng)約定的訪客。不要打斷對(duì)方的話，可是一旦輪到你開(kāi)口接話，你應(yīng)該主動(dòng)結(jié)束這次的對(duì)談，總結(jié)應(yīng)該採(cǎi)取的行動(dòng)或結(jié)論。 選擇時(shí)間尌是節(jié)省時(shí)間。 ? 運(yùn)動(dòng)不是有機(jī)會(huì)才做，最好在你的行事曆上加入這一項(xiàng)，固定時(shí)間與地點(diǎn)做運(yùn)動(dòng)。 ? 錯(cuò)過(guò)鬧鐘、找不到車(chē)鑰匙、識(shí)別證等都會(huì)偷去時(shí)間，而且影響一天
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