公文寫作與檔案管理-預(yù)覽頁(yè)
【正文】 不問起外行或特性 ,有公私機(jī)關(guān)完成行政處理手續(xù)后 ,即送機(jī)關(guān)檔案室管理人員歸卷者 ,謂乊文卷 (臨時(shí)檔案 ). ? :已經(jīng)結(jié)案或無法結(jié)案乊懸案 ,留備各幕僚機(jī)關(guān)共同應(yīng)用乊文卷 ,保存機(jī)關(guān)檔案室以供稽憑應(yīng)用者 ,謂乊案卷 (中心檔案 ). ? :在行政上已經(jīng)失效 ,經(jīng)鑒定有永久保存價(jià)值 ,移轉(zhuǎn)檔案室管理機(jī)構(gòu)保管 ,以備研究參考者 ,謂乊檔案 (永久檔案 ). 檔案的功用 ? :為了解案情及立意遣詞的參考或援引 . ? :法令 、 規(guī)章 、會(huì)議記錄 ,都是公司檔案的一種 ,所以檔案可作為法令的依據(jù) . ? :要真切地了解其沿革 ,唯有參考其檔案 ,以獲得正確的資料 . ? :一個(gè)機(jī)關(guān)或公司的檔案 ,是研究時(shí)最直接最正確的原始資料 ,撰寫公司有關(guān)的學(xué)術(shù)報(bào)告或業(yè)務(wù) ,必須要運(yùn)用檔案 . 檔案管理中需要注意的事項(xiàng) ? : (1)收文作業(yè) (2)發(fā)文作業(yè) ? (1)點(diǎn)收時(shí) :文件是否齊全 ,手續(xù)是否完 整 (2)整理時(shí) :以件為單位 、含附件 。 個(gè)檔案 ? (1)登記目錄 (2)活頁(yè)式分類目錄 分類號(hào)碼 : 檔案管理中需要注意的事項(xiàng) 檔號(hào) 案名 起訖日期 冊(cè)數(shù) 保存 年限 轉(zhuǎn)移或銷 毀 備注 ?(3)卡片式分類目錄 : (4)卡片式人名目錄 : 檔案管理中需要注意的事項(xiàng) 檔 號(hào) 保存年限 案 名 起訖日期 冊(cè) 數(shù) 件數(shù)附件 轉(zhuǎn)移銷毀 中 文 名 英 文 名 籍 貫 出生日期 年 月 日 到職日期 年 月 日 離職日期 年 月 日 ?(5)固定書本式附件目錄 檔案管理中需要注意的事項(xiàng) 編號(hào) 收文日期文 號(hào) 發(fā)文日期文 號(hào) 附件名稱 檔號(hào) 件數(shù) 備注 ? (1)裝訂 :活頁(yè) 、整齊、厚度 (2)排列 :以件為單位 ,按號(hào)碼順序 ? 保密 、防霉、放火、防盜竊、防鼠 修補(bǔ) (裱法 、鑲法 )重制、損失處理 ? (1)出納 : 調(diào)卷 :主管簽證 、有關(guān)業(yè)務(wù)、 守秘 ,不得影印 還卷 :期限、查核無誤收 ,否則 報(bào)請(qǐng)議處 檔案管理中需要注意的事項(xiàng) (2)編輯 : (3)咨詢 : ? : (1)清點(diǎn) (2)移轉(zhuǎn) (3)移交 (4)銷毀 A存廢標(biāo)準(zhǔn) : 永久保存 —法令規(guī)章 、組織沿革 定期保存 —有效期限 B銷毀的資料要蓋 銷毀 二字備查 (5)縮影 : 檔案管理中需要注意的事項(xiàng) 三 .公司文件管理規(guī)程 ?(一 )組織圖管理標(biāo)準(zhǔn) ? : 公司級(jí)組織圖 。 印章使用 :須加蓋 紅色印章 于“承認(rèn)”欄前 。 ?文件編號(hào)采用數(shù)字加橫線加數(shù)字之方式進(jìn)行 : 例 : 41 411 4111 文件層次 : 例 : ?手冊(cè) 51 ?規(guī)程 511 ?標(biāo)準(zhǔn) 5111 ?文件編號(hào)與類別之對(duì)應(yīng) : 編號(hào) 類 別 編 號(hào) 大分類 1 全般 11 全般 人事 12 人事 總務(wù) 13 總務(wù) 14 環(huán)境 2 會(huì)計(jì) 21 會(huì)計(jì) 3 生 產(chǎn) 31 生產(chǎn) 32 I E 33 物流 34 其它 4 品 管 41 方針 ,系統(tǒng) 42 檢驗(yàn)與測(cè)試 43 測(cè)試管理 44 品質(zhì)管理 45 品質(zhì)工程 46 商品情報(bào) 47 其 他 編號(hào) 類別 編號(hào) 大分類 5 51 制品技術(shù) 52 生產(chǎn)技術(shù) 53 其 他 6 設(shè)備 61 7 貿(mào)易 采購(gòu) 71 輸入 72 輸出 73 采購(gòu) 74 報(bào)關(guān)保稅 75 其他 ?文件編號(hào)后字母的含義 : ? S:表示集團(tuán)公司 ? SC:表示光學(xué)組件事業(yè)部 ? SJ:表示光學(xué)鏡片加工事業(yè)部 ? SP:表示精密組件事業(yè)部 ? ST:表示映像事業(yè)部 ? SL:表示特殊光學(xué)材料事業(yè)部 (L事業(yè)部 ) ? SY:表示營(yíng)業(yè)本部 ? SS:表示賓得信泰光學(xué)器材有限公司 ? SX:表示事務(wù)及行銷部 ? SR:表示中央研究所影像技術(shù)中心 ? SK:表示投影機(jī)事業(yè)部 (深圳東洋光學(xué)有限公司 ) ? T:表示文件只適用于泰聯(lián) (三 )規(guī)程集及其文件保管標(biāo)準(zhǔn) ?有關(guān)說明 : ? 、規(guī)程及管理標(biāo)準(zhǔn)皆列入指定 30孔文件夾內(nèi)保管乊 ,文件集均稱為規(guī)程集 . ? ,并注明有 “ 規(guī)程集 ” 字樣 ,其他文件的制作不可與其相同或雷同 . ? : ① 全般、人事、總務(wù) ②會(huì)計(jì)、生產(chǎn) ③品質(zhì)、技術(shù) ④設(shè)備、采購(gòu)、貿(mào)易 ?文件之保管 ? 。 ?
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