【正文】 機(jī) 保 安 12 第二章 行政辦公管理細(xì)化執(zhí)行與模板 一、辦公制度制定工作流程 工作目標(biāo) 知識(shí)準(zhǔn)備 關(guān)鍵點(diǎn)控制 細(xì)化執(zhí)行 流程圖 1．促進(jìn)公司員工行為的優(yōu)化 2． 增強(qiáng) 公司凝聚力 3．完善公司規(guī)范化管理的程度 1．國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)對(duì)公司制度制定的約束性條款 2．了解辦公制度的制定 常識(shí) 1．收集制度建議和要求 行政部在辦公制度制定前，必須了解與制度有關(guān)的人員和部門的意見和建議，確保制度制定有效、可行 《公司制度管理辦法》 2．起草制度草案 2． 1 行政部進(jìn)行辦公制度的起草，起草過(guò)程必須時(shí)刻保持同相關(guān)部門和人員的聯(lián)系，傾聽他們對(duì)制度所涉及內(nèi)容的想法 2． 2 辦公制度起草需要參考公司其他制度和舊制度，確保辦公制度同舊制度和其他制度的有效銜接 2． 3 參考國(guó)家法律法規(guī)，避免違法 3．組織會(huì)議討論 1．收集制度建議和要求 2．起草制度草案 3．組織會(huì)議討論 4．制度草案公示 5．修改完善制度草案 6．制度報(bào)審 7．制度實(shí)施 13 3． 1 行政部組織討論會(huì)議 ，對(duì)初步擬定的制度條款進(jìn)行討論和完善 3． 2 參會(huì)討論人員包括公司各部門的負(fù)責(zé)人和行政部的主管級(jí)以上員工 3． 3 行政部對(duì)參會(huì)人員的意見和建議進(jìn)行匯總，在此基礎(chǔ)上，對(duì)制度條文進(jìn)行完善 4．制度草案公示 辦公制度在初稿完成后需要在公司顯著位置張貼公示，也可以通過(guò)公司網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行公示，請(qǐng)公司員工對(duì)制度初稿提出意見 《公司制度管理辦法》 5．修改完善制度草案 行政部負(fù)責(zé)收集公示期間員工的各類意見和建議，并進(jìn)行匯總、分類，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行修改完善 6．制度報(bào)審 6． 1 行政部將修改完善后的制度草案報(bào)總經(jīng)理進(jìn)行審批 14 6． 2 總經(jīng)理對(duì)制度草案進(jìn)行審核，審核通過(guò)后簽字生效；總經(jīng)理認(rèn)為有待改進(jìn)之處的，填寫意見，交行政部進(jìn)行修改完善，直到總經(jīng)理審核通過(guò)為止 7．制度實(shí)施 行政部制定辦公制度發(fā)布的通知和公告，組織公司員工了解新制度、學(xué)習(xí)新制度，按照制度的要求開展工作 15 二 、行政辦公執(zhí)行工具與模板 （一）行政辦公工作說(shuō)明表 部門 職務(wù) 日期 姓名 直屬上級(jí) 同職務(wù)人數(shù) 工作概述 工作一 工作二 工作三 工作四 工作五 工作六 工作七 工作八 工作九 ?? 填寫人： 審核人： （二）行政辦公職位規(guī)范表 職位名稱 職位編號(hào) 職位等級(jí) 主管上級(jí) 職位職責(zé) 職位權(quán)利 任職要求 相關(guān)說(shuō)明 編制人員 審核人員 批準(zhǔn)人員 編制日期 審核日期 批準(zhǔn)日期 16 三 、印章管理執(zhí)行工具與模板 （一）印章刻制申請(qǐng)表 年 月 日 申請(qǐng)單位 申請(qǐng)單位負(fù)責(zé)人簽字 申請(qǐng)日期 經(jīng)辦人 印章詳稱 舊章詳稱 申請(qǐng)理由 行政部意見 行政副總意見 總經(jīng)理簽字 日期 （二）印章使用登記表 蓋章時(shí)間 文件名稱 發(fā)文號(hào) 公章類別 蓋章次數(shù) 使用人 批準(zhǔn)人 備注 （三）印章樣式規(guī)定表 印模 文字 字體 形狀及尺寸 材質(zhì) （四）印章使用審批表 編 號(hào) 用章部門 蓋章時(shí)間 公章類別 蓋章次數(shù) 文件發(fā)文號(hào) 文件名稱 備注： 用章人（簽章） 批準(zhǔn)人（簽章） 注：請(qǐng)?jiān)趥渥谥泻?jiǎn)要說(shuō)明蓋章用途 17 （五）印章使用申請(qǐng)單 單 位 申請(qǐng)日期 年 月 日 用印類別 份 數(shù) 文件名稱 文件說(shuō)明 申請(qǐng)人 核準(zhǔn)人 （六）印章管理登記表 種類 區(qū)分 名稱 印章內(nèi)容 管理責(zé)任人 辦理責(zé)任人 備注 公 司 印 章 名印 公司名印 公司名印（股份公司用） 公司全稱 公司全稱 辦公室主任 行政部經(jīng)理 辦公室主任 辦公室主任 金屬 制 部 門 印 章 部門印 行政部印 公司名、部門名 行政部經(jīng)理 分店 名 印 分 店 印 公司名、分店名 分店經(jīng)理 分 店 總務(wù)處長(zhǎng) 職務(wù) 印章 董事經(jīng)理 董事（股份公司用） 職務(wù)名稱 職務(wù)名稱 辦公室主任 辦公室主任 辦公室主任 金屬制 部長(zhǎng)印 財(cái)務(wù)部經(jīng)理印 （銀行專用） 公司名、職務(wù)名 財(cái)務(wù)部經(jīng)理 18 （七）印章使用范圍表 種類 區(qū)分 投票 公司 債券 支票及銀行兌現(xiàn)憑證 合同及其他重要文件 定貨單 及日 常 業(yè)務(wù)文件 各類對(duì) 外文件 辭 令 請(qǐng)示 收據(jù) 人事關(guān)系及有關(guān)證明 員工存款賬目 委 任狀 公司名稱印章 公司 名章 公司股份 公司專用 部門名章 分公司名章 職務(wù)名章 董事長(zhǎng)名章 董事（股份公司專用） 其他高級(jí) 職員名章 財(cái)務(wù)部 經(jīng)理名章 分公司 經(jīng)理章 （八）印章銷毀申請(qǐng)表 年 月 日 印章種類 報(bào)備機(jī)關(guān) 事由 審批機(jī)關(guān) 印章信息 印章文字 銷毀日期 制發(fā)日期 印章模式 申請(qǐng)人 主管 19 第三章 行政經(jīng)費(fèi)管控細(xì)化執(zhí)行與模板 一、行政經(jīng)費(fèi)控制流程 工作目標(biāo) 知識(shí)準(zhǔn)備 關(guān)鍵點(diǎn)控制 細(xì)化執(zhí)行 流程圖 1．編制行政經(jīng)費(fèi)的使用與控制流程，確保行政經(jīng)費(fèi)合理使用 2．有效控制行政經(jīng)費(fèi)的使用 3．將行政經(jīng)費(fèi)的控制效果納入部門績(jī)效考核體系 1．掌握公司各級(jí)行政經(jīng)費(fèi)預(yù)算計(jì)劃 2．了解行政經(jīng)費(fèi)控制目標(biāo) 3．熟悉行政經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)、審核、報(bào)銷流程 1．下達(dá)行政經(jīng)費(fèi)年度預(yù)算計(jì)劃 行政部于年初將本年度行政經(jīng)費(fèi)預(yù)算計(jì)劃及各部門用款計(jì)劃下達(dá)至各部門 《行政經(jīng)費(fèi)年度預(yù)算計(jì)劃》 2．分解行政經(jīng)費(fèi)控制目標(biāo) 行政部根據(jù)各部門的實(shí)際情況，分解各部門的行政費(fèi)用支出指標(biāo)，制定目標(biāo)管理體系中的具體指標(biāo) 目標(biāo)管理體系文件 3．各部門提出行政經(jīng)費(fèi)申請(qǐng) 各部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)開展情況，提出行政經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)；各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé) 審核本部門所發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用單據(jù) 《行政費(fèi)用管理制度》 4．按控制目標(biāo)按級(jí)審核 《行政費(fèi)用報(bào)銷管理辦法》 4． 1 各部門負(fù)責(zé)人審核后，在單據(jù)齊全、內(nèi)容符合要求、數(shù)據(jù)無(wú)誤的情況下，在報(bào)銷單據(jù)上簽字確認(rèn)，報(bào)行政部審核 各類費(fèi)用報(bào)銷單 2．分解行政經(jīng)費(fèi)控制目標(biāo) 3．各部門提出行政經(jīng)費(fèi)申請(qǐng) 4．按控制目標(biāo)按級(jí)審核 5．到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷 6．編制行政經(jīng)費(fèi)臺(tái)賬 7．經(jīng)費(fèi)控制情況納入部門考核 8．考核結(jié)果反饋 1．下達(dá) 行政經(jīng)費(fèi)年度預(yù)算計(jì)劃 20 4． 2 行政部審核各項(xiàng)費(fèi)用是否按預(yù)算計(jì)劃的項(xiàng)目、內(nèi)容、額度開支，并簽署相關(guān)意見 各類費(fèi)用報(bào)銷單 4． 3 對(duì)于預(yù)算外的費(fèi)用，需報(bào)總經(jīng)理審批；對(duì)于未得 到 批準(zhǔn)的費(fèi)用，原路返回，由發(fā)生費(fèi)用部門承擔(dān) 各類費(fèi)用報(bào)銷單 5．到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷 對(duì)于預(yù)算范 圍內(nèi)的費(fèi)用，經(jīng)行政部經(jīng)理審核后，可到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷；對(duì)于預(yù)算外且經(jīng)總經(jīng)理審核后批準(zhǔn)的費(fèi)用，交財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷 1．《行政費(fèi)用報(bào)銷管理辦法》 2．各類費(fèi)用報(bào)銷單 6．編制行政經(jīng)費(fèi)臺(tái)賬 行政部在財(cái)務(wù)部的指導(dǎo)下，分門別類建立行政經(jīng)費(fèi)相關(guān)臺(tái)賬，以便于考核期內(nèi)統(tǒng)計(jì)各部門 經(jīng)費(fèi) 使用情況 1．《行政費(fèi)用管理制度》 2．各類費(fèi)用報(bào)銷單 7．經(jīng)費(fèi)控制情況納入部門考核 行政部匯總考核期內(nèi)各部門行政經(jīng)費(fèi)開支情況，根據(jù)目標(biāo)管理體系中的具體指標(biāo)，對(duì)各部門行政經(jīng)費(fèi)預(yù)算達(dá)成情況實(shí)施考核 《行政費(fèi)用管理制度》 21 8．考核 結(jié)果反饋 行政部將考核結(jié)果反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任部門，并擬出相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以實(shí)施 22 二 、行政經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行工具與模板 （一）部門辦公費(fèi)用預(yù)算計(jì)劃表 編號(hào)： 單位：元 費(fèi)用名稱 部門 日常辦公費(fèi)用 維修 費(fèi)用 印刷 費(fèi)用 微機(jī)網(wǎng)絡(luò)費(fèi)用 咨詢 費(fèi)用 圖書資料費(fèi)用 其他 費(fèi)用 合計(jì) 生產(chǎn)部 銷售部 研發(fā)部 售后服務(wù)部 行政部 人力資源部 合計(jì) 編制部門： 編制日期：年 月 日 （二）行政經(jīng)費(fèi)年度預(yù)算計(jì)劃表 編號(hào)： 單位：元 序號(hào) 費(fèi) 用 項(xiàng) 目 上年度 實(shí)際 本年度 預(yù)測(cè) 變動(dòng)量 變動(dòng)率 % 備注 1 一次性固定資產(chǎn)購(gòu)置 1． 1 非生產(chǎn)性 2 各類固定資產(chǎn)維修 2． 1 房屋維修 2． 1． 1 基站 2． 1． 2 辦公用房 2． 2 設(shè)備維修 2． 2． 1 空調(diào)維修 2． 2． 2 電源維修 2． 2． 3 電梯維修 2． 2． 4 監(jiān)控設(shè)備維修 23 2． 3 車輛維修 2． 4 其他固定資產(chǎn)維修 3 經(jīng)營(yíng)租賃 3． 1 營(yíng)業(yè)廳租賃 3． 2 其他房屋租賃 4 水電費(fèi) 4． 1 水費(fèi) 4． 1． 1 辦公用房 4． 1． 2 基站 4． 2 電費(fèi) 4． 2． 1 辦公用房 4． 2． 2 基站 5 行政管理費(fèi) 5． 1 辦公費(fèi) 5． 2 差旅費(fèi) 6 低 值易耗品 7 其他支出 7． 1 取暖費(fèi) 7． 2 消防費(fèi) 7． 3 稅金 7． 3． 1 房產(chǎn)稅 7． 4 通信費(fèi) 7． 5 其他 合計(jì)