【正文】 機 保 安 12 第二章 行政辦公管理細化執(zhí)行與模板 一、辦公制度制定工作流程 工作目標 知識準備 關鍵點控制 細化執(zhí)行 流程圖 1．促進公司員工行為的優(yōu)化 2． 增強 公司凝聚力 3．完善公司規(guī)范化管理的程度 1．國家相關法律法規(guī)對公司制度制定的約束性條款 2．了解辦公制度的制定 常識 1．收集制度建議和要求 行政部在辦公制度制定前，必須了解與制度有關的人員和部門的意見和建議，確保制度制定有效、可行 《公司制度管理辦法》 2．起草制度草案 2． 1 行政部進行辦公制度的起草，起草過程必須時刻保持同相關部門和人員的聯(lián)系，傾聽他們對制度所涉及內容的想法 2． 2 辦公制度起草需要參考公司其他制度和舊制度，確保辦公制度同舊制度和其他制度的有效銜接 2． 3 參考國家法律法規(guī)，避免違法 3．組織會議討論 1．收集制度建議和要求 2．起草制度草案 3．組織會議討論 4．制度草案公示 5．修改完善制度草案 6．制度報審 7．制度實施 13 3． 1 行政部組織討論會議 ，對初步擬定的制度條款進行討論和完善 3． 2 參會討論人員包括公司各部門的負責人和行政部的主管級以上員工 3． 3 行政部對參會人員的意見和建議進行匯總，在此基礎上，對制度條文進行完善 4．制度草案公示 辦公制度在初稿完成后需要在公司顯著位置張貼公示，也可以通過公司網絡進行公示，請公司員工對制度初稿提出意見 《公司制度管理辦法》 5．修改完善制度草案 行政部負責收集公示期間員工的各類意見和建議，并進行匯總、分類，在此基礎上進行修改完善 6．制度報審 6． 1 行政部將修改完善后的制度草案報總經理進行審批 14 6． 2 總經理對制度草案進行審核，審核通過后簽字生效；總經理認為有待改進之處的，填寫意見，交行政部進行修改完善，直到總經理審核通過為止 7．制度實施 行政部制定辦公制度發(fā)布的通知和公告，組織公司員工了解新制度、學習新制度，按照制度的要求開展工作 15 二 、行政辦公執(zhí)行工具與模板 （一）行政辦公工作說明表 部門 職務 日期 姓名 直屬上級 同職務人數(shù) 工作概述 工作一 工作二 工作三 工作四 工作五 工作六 工作七 工作八 工作九 ?? 填寫人： 審核人： （二）行政辦公職位規(guī)范表 職位名稱 職位編號 職位等級 主管上級 職位職責 職位權利 任職要求 相關說明 編制人員 審核人員 批準人員 編制日期 審核日期 批準日期 16 三 、印章管理執(zhí)行工具與模板 （一）印章刻制申請表 年 月 日 申請單位 申請單位負責人簽字 申請日期 經辦人 印章詳稱 舊章詳稱 申請理由 行政部意見 行政副總意見 總經理簽字 日期 （二）印章使用登記表 蓋章時間 文件名稱 發(fā)文號 公章類別 蓋章次數(shù) 使用人 批準人 備注 （三）印章樣式規(guī)定表 印模 文字 字體 形狀及尺寸 材質 （四）印章使用審批表 編 號 用章部門 蓋章時間 公章類別 蓋章次數(shù) 文件發(fā)文號 文件名稱 備注： 用章人（簽章） 批準人（簽章） 注：請在備注欄中簡要說明蓋章用途 17 （五）印章使用申請單 單 位 申請日期 年 月 日 用印類別 份 數(shù) 文件名稱 文件說明 申請人 核準人 （六）印章管理登記表 種類 區(qū)分 名稱 印章內容 管理責任人 辦理責任人 備注 公 司 印 章 名印 公司名印 公司名?。ü煞莨居茫? 公司全稱 公司全稱 辦公室主任 行政部經理 辦公室主任 辦公室主任 金屬 制 部 門 印 章 部門印 行政部印 公司名、部門名 行政部經理 分店 名 印 分 店 印 公司名、分店名 分店經理 分 店 總務處長 職務 印章 董事經理 董事（股份公司用） 職務名稱 職務名稱 辦公室主任 辦公室主任 辦公室主任 金屬制 部長印 財務部經理印 （銀行專用） 公司名、職務名 財務部經理 18 （七）印章使用范圍表 種類 區(qū)分 投票 公司 債券 支票及銀行兌現(xiàn)憑證 合同及其他重要文件 定貨單 及日 常 業(yè)務文件 各類對 外文件 辭 令 請示 收據(jù) 人事關系及有關證明 員工存款賬目 委 任狀 公司名稱印章 公司 名章 公司股份 公司專用 部門名章 分公司名章 職務名章 董事長名章 董事（股份公司專用） 其他高級 職員名章 財務部 經理名章 分公司 經理章 （八）印章銷毀申請表 年 月 日 印章種類 報備機關 事由 審批機關 印章信息 印章文字 銷毀日期 制發(fā)日期 印章模式 申請人 主管 19 第三章 行政經費管控細化執(zhí)行與模板 一、行政經費控制流程 工作目標 知識準備 關鍵點控制 細化執(zhí)行 流程圖 1．編制行政經費的使用與控制流程，確保行政經費合理使用 2．有效控制行政經費的使用 3．將行政經費的控制效果納入部門績效考核體系 1．掌握公司各級行政經費預算計劃 2．了解行政經費控制目標 3．熟悉行政經費申請、審核、報銷流程 1．下達行政經費年度預算計劃 行政部于年初將本年度行政經費預算計劃及各部門用款計劃下達至各部門 《行政經費年度預算計劃》 2．分解行政經費控制目標 行政部根據(jù)各部門的實際情況，分解各部門的行政費用支出指標，制定目標管理體系中的具體指標 目標管理體系文件 3．各部門提出行政經費申請 各部門根據(jù)實際業(yè)務開展情況，提出行政經費申請；各部門負責人負責 審核本部門所發(fā)生的各項費用單據(jù) 《行政費用管理制度》 4．按控制目標按級審核 《行政費用報銷管理辦法》 4． 1 各部門負責人審核后，在單據(jù)齊全、內容符合要求、數(shù)據(jù)無誤的情況下，在報銷單據(jù)上簽字確認，報行政部審核 各類費用報銷單 2．分解行政經費控制目標 3．各部門提出行政經費申請 4．按控制目標按級審核 5．到財務部辦理報銷 6．編制行政經費臺賬 7．經費控制情況納入部門考核 8．考核結果反饋 1．下達 行政經費年度預算計劃 20 4． 2 行政部審核各項費用是否按預算計劃的項目、內容、額度開支，并簽署相關意見 各類費用報銷單 4． 3 對于預算外的費用，需報總經理審批；對于未得 到 批準的費用，原路返回，由發(fā)生費用部門承擔 各類費用報銷單 5．到財務部辦理報銷 對于預算范 圍內的費用，經行政部經理審核后，可到財務部辦理報銷；對于預算外且經總經理審核后批準的費用，交財務部辦理報銷 1．《行政費用報銷管理辦法》 2．各類費用報銷單 6．編制行政經費臺賬 行政部在財務部的指導下，分門別類建立行政經費相關臺賬，以便于考核期內統(tǒng)計各部門 經費 使用情況 1．《行政費用管理制度》 2．各類費用報銷單 7．經費控制情況納入部門考核 行政部匯總考核期內各部門行政經費開支情況，根據(jù)目標管理體系中的具體指標，對各部門行政經費預算達成情況實施考核 《行政費用管理制度》 21 8．考核 結果反饋 行政部將考核結果反饋給相關領導和責任部門，并擬出相應的獎懲措施，報領導批準后予以實施 22 二 、行政經費預算執(zhí)行工具與模板 （一）部門辦公費用預算計劃表 編號： 單位：元 費用名稱 部門 日常辦公費用 維修 費用 印刷 費用 微機網絡費用 咨詢 費用 圖書資料費用 其他 費用 合計 生產部 銷售部 研發(fā)部 售后服務部 行政部 人力資源部 合計 編制部門： 編制日期：年 月 日 （二）行政經費年度預算計劃表 編號： 單位：元 序號 費 用 項 目 上年度 實際 本年度 預測 變動量 變動率 % 備注 1 一次性固定資產購置 1． 1 非生產性 2 各類固定資產維修 2． 1 房屋維修 2． 1． 1 基站 2． 1． 2 辦公用房 2． 2 設備維修 2． 2． 1 空調維修 2． 2． 2 電源維修 2． 2． 3 電梯維修 2． 2． 4 監(jiān)控設備維修 23 2． 3 車輛維修 2． 4 其他固定資產維修 3 經營租賃 3． 1 營業(yè)廳租賃 3． 2 其他房屋租賃 4 水電費 4． 1 水費 4． 1． 1 辦公用房 4． 1． 2 基站 4． 2 電費 4． 2． 1 辦公用房 4． 2． 2 基站 5 行政管理費 5． 1 辦公費 5． 2 差旅費 6 低 值易耗品 7 其他支出 7． 1 取暖費 7． 2 消防費 7． 3 稅金 7． 3． 1 房產稅 7． 4 通信費 7． 5 其他 合計